高效企业秘书及助理训练080510

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1、高效企业秘书及助理训 练广州柏明顿管理咨询有限公司广州柏明顿管理咨询有限公司 讲师：盛代宏讲师：盛代宏 20082008年年5 5月月17181718日日实战讲师实战讲师 盛代宏盛代宏n n柏明顿高级培训讲师、人力资源管理硕士，先后于大型国营柏明顿高级培训讲师、人力资源管理硕士，先后于大型国营 、民营企业历任董事长秘书、总经理助理、总裁办主任、人、民营企业历任董事长秘书、总经理助理、总裁办主任、人 力资源总监、营运总监、副总经理等职务，是实干型的行政力资源总监、营运总监、副总经理等职务，是实干型的行政 、人力资源管理人员。他坚持实践加理论的工作方式，以最、人力资源管理人员。他坚持实践加理论的工

2、作方式，以最 新的经验总结传授给他人，他授课风格注重以实际案例结合新的经验总结传授给他人，他授课风格注重以实际案例结合 现场互动形式，剖析授课知识点，能够深入浅出，感染力强现场互动形式，剖析授课知识点，能够深入浅出，感染力强 ，实效显著。主讲课程有：，实效显著。主讲课程有：赢在中层赢在中层、高级秘书及助高级秘书及助 理训练理训练、现代企业公文写作技能现代企业公文写作技能、旅游景区营运力旅游景区营运力 管理管理、职业经理口才训练职业经理口才训练、旅游企业人力资源实战旅游企业人力资源实战 运用运用等，接受过其培训的学员，给以他最高的评价等，接受过其培训的学员，给以他最高的评价-将最将最 创新的、实

3、战的、具执行力的知识授给大家，教大家活学活创新的、实战的、具执行力的知识授给大家，教大家活学活 用。他的公开课程与企业内训课程强调用。他的公开课程与企业内训课程强调“边学、边做、边成边学、边做、边成 就就”，使得学员能够很快掌握实践性的工作技能与技巧。，使得学员能够很快掌握实践性的工作技能与技巧。学会认识n每个小组成员相互认识。 要求将自己的左手掌拓写在大白纸上 将自己的名字写在掌心 将现服务的企业主营项目写在大拇指上 将服务的企业性质(如合资)写在食指上 将服务的部门名称写在中指上 将自己岗位写在无名指上 将自己的兴趣写在小指上 观察本组的其他组员，有相似的用红笔 連线。 观察本组中连线是否

4、是本班最多的。课 程 大 纲第一章、企业秘书与助理的工作 第二章、如何提高工作效率与提升工作技能 第三章、如何成为上司得力助手 第四章、企业秘书与助理的形象 第五章、企业秘书与助理礼仪常识 第六章、秘书与助理的职业发展第一章 企业秘书与助理工作n企业秘书与助理的角色定位n上司眼里的秘书与助理n不同性质企业秘书的工作介绍n企业秘书与助理的工作特征一、企业秘书与助理的角色定位与功能发挥1、秘书是什么？（常识）辞海中，秘书有五种涵义：一指职务名称之一 ，是领导的助手；二是指官名，中国自秦汉以来，历 代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、 秘书郎等官职；三指使馆中介于参赞和随员之间的外 交人员

5、，分一等秘书、二等秘书和三等秘书；四指宫 禁里的藏书；五指衬伟图录（汉代流行的宗教迷信） ，我们现代的秘书的涵义，是指人，即秘书人员。确切地说，秘书是领导、专家、管理人员履行其职 务时的辅助人员，是为政府机关、企事业单位、团体 或个人提供辅助管理、综合服务的人员。2、秘书的差别秘书职务是通性的定义，但在实际工作中 ，秘书人员是有区别的，那么如何区分呢？主 要用生物学中的属与种类的方式进行。属，我 们称秘书为工作人员，而种则有一定的区分， 比如因单位的性质不同而有所区分，行政事业 单位与企业、人个等皆不同，因而存在着一定 的差异。不过，秘书或秘书班子，都从属于一定的 机构或个人。同时，秘书或秘书

6、班子以阐明和 贯彻领导意图为已任，具有执行性。n大学同窗王芳和李兰同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受 到了总经理的青睐，一再被提升，很快就做了部门经理，可工作起来同样肯 吃苦的王芳却一直在做文员。终于有一天王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈 ，并痛斥总经理用人不公。n总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说：“年轻人，别忙着辞职，先帮我到 今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳很快从集市回来说，“只有一个农民 拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回 去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总 经理望着气喘吁吁的王芳说，“请休息一

7、会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的 。”说完，叫来李兰对她说、：“请你马上到集市上去看看，今天有什么可卖的 。”n李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有 10代，价格适中，质量很好，她带回来几个让总经理看看。这个农民过会儿 还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可 能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也带过来了 ，他现在正在外面等着回话呢！n面对着一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会 取得成功。 案例：两个秘书不同结 果问题n王芳和李兰的差 距在哪里？n上司眼里的秘书 与助理是怎样的 ？ 1、修养、

8、职业道德与能力 （1）修养：要有一定的工作立场，不存在大是大非， 同时具有较高的理论基础。 （2）职业道德：敬业爱岗，甘于平凡；不辞劳苦，少 计得失；自尊自重，克已奉公；谦虚谨慎，平等待人 ；严守机密，提高警觉。 （3）能力要求： A、办事能力是由多种能力综合而成的，包括： 理解和领会能力、分析能力（主次缓急、难易远近）、应 变能力；二、上司眼里的秘书与助理B、交际能力秘书善于交际，使人容易 接近，也容易让人信赖； C、表达能力口头表达能力与书面表达 能力，能说会写是秘书的“看家本领”。说话 一要清楚明白，二要注意分寸，三要生动活泼 。而写作能力主要指应用文的写作能力，这种 能力要求秘书平时勤

9、学苦练，练就“出手成章 ”的硬功夫。 D、操作能力秘书是种需要多种技能的 综合性的职业种类，秘书人员在使用工具方面 须与社会的发展保持一致。比如电脑、通讯器 材、照相机、远程通讯、英语等软件工具须通 晓。（1）准确-办事讲究质量。 （2）迅速-执行讲究效率，凡是应该办的事，要迅速办理， 能在当天完成的，绝不拖到明天；能在1小 时内办完的，绝不延到1小时后。 （3）保密。2、上司对秘书与助理工作的要求3、上司需要什么样的秘书n1)、了解你的老板 个性与处事风格 男老板与女老板有别 不能改变情势、不能改别人，只好改变自己n2)、成为一个得力的秘书 自动自发 像一个尽职的管家婆 注意细节 可以24小

10、时全天候待命 任劳任怨，学中做、做中学 管理自己、管理老板n3)、办公室的游戏规则 认清自己的处境及地位 评估自己的能力和潜力 基本的生存工具 小心别卷入政治斗争n4)、成功来自信心 对事不对人 恐惧只是借口而不是理由 宽阔自己的人生道路 享受工作的乐趣1、国营企业 2、民营企业 3、中外合资 4、外资企业台资、日资、美资、 欧资、东南亚地区三、不同性质企业秘书的工作介绍三、不同性质企业秘书的工作介绍n领导的助手。秘书工作之所以重要，是因为它直接为领导服务。n领导参谋。秘书须做好大量的数据库建立工作，保证领导及时所需。n上下沟通、左右协调的枢纽。做好承上启下、上达下达的工作 。秘书部门是来自上

11、下左右和各种情况、资料、函件、信息的集散地， 是领导工作指挥、联络系统的开关，是协调上下、沟通左右联系的桥梁 。n领导的耳目作用。掌握的信息面要广、量要大，但反映给领导的则 要少、要精。n企业及企业领导的门面作用。四、企业秘书与助理的工作特征第二章 如何提高工作效率与提升工作技能1、助手与背后工作者的心态 2、成为“边学、边做、边成就”的秘书 3、高效率的文件管理技巧 4、会议管理技巧 5、企业常用文书写作 6、秘书与助理口才训练 7、企业秘书督办、查办工作技巧 8、企业秘书与助理保密工作要领面对逆境: 泥土或星星 有一個美國年輕軍官接到調動命令，人事令上將他調派到 一處接近沙漠邊緣的基地。新

12、婚的妻子跟著他離開都會生活前 往。 該地夏天酷熱難耐，風沙多且早晚溫差變化大，更糟的是 部落中的印地安人都不懂英語，連日常的溝通交流都有問題。 過了幾個月，妻子實在是無法忍受這樣的生活，於是寫了 封信給她的母親，除了訴說生活的艱苦難熬外，信末還說她準 備回去繁華的都市生活。她的母親回了封信跟她說：有兩個 囚犯，他們住同一間牢房，往同一個窗外看，一個看到的是泥 巴，另一個則看到星星。 從此後她改變了生活態度，積極的走進印地安人的生活裡 ，學習他們的編織和燒陶，並迷上了印地安文化。她還認真的 研讀許多關於星象天文的書籍，幾年後出版了幾本關於星星的 研究書籍，成了星象天文方面的專家。一、永远的助手与

13、背后工作者的心态良好的心态是成功秘书与助理的先决条件有目标、有气魄、 热心、细心、用心 、忠心、虚心、责 任心、决心、爱心 、信心、诚心、 进 取心果断 勇敢 主动宽容 努力乐观 不折不挠人格魅力不怕失败口 才 远 见 能力强 计划性人际关系.运气 环境 天 赋漂亮 背 景态 度技 巧其 他80%13%7%分析关 于态度既然决定成功的要素有80%都来源于态度，似乎我们已经可以得出一个结 论：成功是因为态度。然而，你也许会认为这一结论似乎有些牵强，因为 还有20%非态度因素，或许它们才是起决定性作用的关键要素。关于技巧研究分析所有的“技巧”因素，都会得出同样的结论，态度与技巧 其实是因果关系。所

14、有今天的技巧都根源于昨天的练习技巧的态 度。换句话说，今天的技巧有问题，是因为昨天的态度不够好， 而明天的技巧吉果不好，那一定是因为今天的态度出了问题。关于客观因素客观因素肯定是成功的重要要素之一，但是，真正决定今天的“客观因素” 强何在个人身上起作用的，一定不是“客观”的本身，而他昨天练就的把握 “客观因素”的能力、技巧，是前天他对待“客观因素”的态度。即使是“客 观因素”，成功者的字典里同样属于态度。失 败 也 是 因 为 态 度一般的人，如果你问他为什么没有成功或为什么失败的 时候，他会毫不犹豫的说：当然是因为没有机会，学历太低 、年纪太大，或太年轻等等。这种人往往把失败的原因归究 于他

15、人与环境，为失败找借口，而不是改变自己的态度，去 为成功找方法。其实，你有什么样的态度，就有什么样的世界。你有什 么样的态度，就决定你有什么样的人生。成功是因为态度，失败也是因为态度。态度其他技巧心 态 树态度的划分有两种：积极的心态和消极的心态。任何事情都 可以从不同的角度去看它，关键看你是积极的，还是消极的。种下“积极心态”，收获34种积极的硕果；种下“消极心态” ，滋生34种消极的苦果。34 种 积 极 硕 果热情 拼搏 虚心 宽容心勇气 真诚 信心 幽默成就感 坚强 信任 老板心决心 贡献 自律 理解豁达 沉着 创新 企图心乐观 荣誉感 务实 无私开朗 合群 责任感 爱心激励 恒心 平常心果断 雄心 进取心34 种 消 极 苦 果急燥 抱怨 贪小 推委怯懦 被动 虚荣 索取狭隘 忌妒 自悲 气馁懒惰 拖沓 虚伪 怕苦冷漠