办公自动化第2章制作邀请函与打印文档

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1、第2章 制作邀请函与打印文档2.1 邀请函的基本制作 l2.1.1 新建文档l步骤1 新建Word文档。双击桌面Word 2003快捷图 标“”，或者选择“开始”|“程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office Word 2003”命令，启动 Word 2003，新建Word空白文档。l步骤2 录入文字。在打开的空白文档中输入如图所示 邀请函标题和内容。 l2.1.2 文本格式设置l步骤1 设置标题格式。l步骤2 设置文本格式。l步骤3 设置正文格式。l步骤4 设置正文落款格式。l设置完成后邀请函如图所示。 l2.2 添加水印背景 l步骤1 选择“水印”图片

2、。单击“格式”|“背景”|“水印” 命令，在出现的“水印”对话框中，选定“图片水印” ，再单击“选择图片”按钮，在出现的“插入图片”对 话框中，选择一幅图片，或利用“查找范围”下拉 选项，选择自己喜欢的图片的位置，再单击“插入 ”按钮，如图所示。 l步骤2 设置图片缩放大小。返回“水印”对话框， 设置所需图片显示的缩放比例。系统默认“缩放” 参数为“自动”，并默认勾选“冲蚀”复选框，选择“ 缩放”下拉列表中的“200%”选项，如图所示，再选 择“确定”即可。 l步骤3 完成水印背景设置。设置完成后，返 回文档中，所选的图片图片以水印的格式 插入已插入在文档正中位置。完成效果如 图所示。l 若是

3、制作单位的信纸也可利用“文字水印”效果 ，将“水印”对话框中的“图片水印”改为“文字水印” ，在“文字”文本框中输入“邀请函”文本，设置为“ 华文行楷”，“尺寸”设置为“40磅”。如图左所示。“ 文字”选项中也可输入单位名称等内容，“字体”选 项中可选择字体，根据需要还可改变字体的尺寸 和颜色。完成后效果如图右所示。 小贴士2.3 插入剪贴画和艺术字l2.3.1 插入剪贴画l步骤1 选择命令。单击“插入”|“图片”|“剪贴画”命令 ，弹出右边的“剪贴画”任务窗口，设置“搜索范围” 。单击“搜索”按钮，在右边窗口出现的剪贴画中 选择所需要的图片，双击选中图片，将其添加到 文档当前光标位置。调整图

4、片大小，并移至合适 的位置。 l步骤2 设置图片格式。右键单击插入的剪贴画图 片，在出现的快捷菜单中选择“显示图片工具栏” ，如图所示。选择“文字环绕”下拉按钮，在展开 的下拉列表中单击“衬于文字下方”选项。或者选 择“设置图片格式”，再选择“版式”选项卡设置。 l步骤3 设置图片亮度。在图2-8所示的图片工具栏中点 击“增加亮度”或“降低亮度”按钮，调整图片的亮度，或 选择快捷菜单中“设置图片格式”，选择“图片”选项卡， 设置亮度为“+40%”。l步骤4 调整图片大小。选择“图片工具栏”的“压缩图片” 图标，或者选择快捷菜单中“设置图片格式”，选择“大 小”选项卡，设置其合适大小。l步骤5

5、设置好的文档效果如l 图所示。 l2.3.2 插入艺术字l步骤1 编辑艺术字。选择“插入”|“图片”|“艺术字”命令 ，在出现的“艺术字样式”对话框中选择所需要的样式 ，然后再在出现的“编辑艺术字文字”对话框，在文本 框中输入“敬请光临”，再设置字体为“华文行楷”，字号 为“48”，斜体，单击“确定”。l步骤2 设置艺术字格式。在文档中将艺术字调整到适 当的位置，并将其设置为“衬于文字下方”。完成后的 效果图如图所示。2.4 设置页眉页脚信息l步骤1 选择命令。单击菜单栏中“视图”|“页眉和页 脚”命令，弹出“页眉和页脚”工具栏，如图所示。 l步骤2 录入页眉并设置格式。在页眉中输入“邀请 函

6、”文本，并移动图标到适当位置，设置单位名称 的字体、字号和颜色和下划线。打开“边框和底纹 ”对话框中设置相应的下划线和颜色。如图所示。l步骤3 录入页脚并设置格式。在页脚中输入单位 的地址和电话等，并设置好其字体、字号、颜色 及下划线。l步骤4 设置好的效果如图所示。 2.5 建立模板l步骤1 选择命令。单击“文件”|“另存为”命令。l步骤2 设置保存位置及相关参数。在弹出的“另存为” 对话框中，单击“保存类型”下拉列表中的“Word模板 （*.dot）”选项，并在“文件名”文本框中输入模板名称 为“邀请函模板”，然后单击“保存”按钮将其作为文档模 板保存。如图所示。2.6 邮件合并l2.6.

7、1 创建表格通讯录l l 创建通讯录有两种方法：一是通过邮件合并 功能，向通讯录输入数据；另一种是使用Word表 格功能和Excel软件创建一个通讯录表格。便于使 用邮件合并功能时进行表格数据导入。l 本节介绍使用Word表格功能创建通讯录。在 创建表格时应考虑纸张的方向。l步骤1 调整页面方向。Word默认是使用纵向页面 ，若要制作较宽表格时，则要根据表格的宽度来 调整页面的方向。新建一个Word文档，选择“文 件”|“页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框 中单击“页边距”选项卡，选择“方向”选项中的“横 向”选项，再单击“确定”按钮即可，如右图所示。 l步骤2 选择命令。光标定位表格

8、要插入的位置，然后 选择“表格”|“插入”|“表格”命令，打开“插入表格”对话框 ，如图左所示。l步骤3 设置表格参数。在弹出的“插入表格”对话框中 ，在“列数”微调框中输入表格的列数，在“行数”微调框 中输入表格的行数，其他则使用默认操作，完成后单 击“确定”按钮，如图右所示。 定位光标l步骤4 录入表格记录。即在新建表格第一行输入字段 名（列标题），如姓名、性别、职称、学院名称等。l步骤5 调整表格行与列。光标定位到要调整宽度的表 格线上，当光标变为如图所示的形状“ ”时，单击 并拖动鼠标即可调整表格列宽。同样操作，也可调整 表格列宽。完成后如图所示。l步骤6 设置表格格式和字体格式。根据

9、需要对表格中 的字体、表格属性等进行设置，完成后以“通讯录 .doc”为文件名保存在指定位置。 l小贴士：建立不规则表格l步骤1 新建文档。启动Word2003，新建一空白文档 。l步骤2 选择命令。光标定位表格要插入的位置，然后 选择“表格”|“插入”|“表格”命令，打开“插入表格”对 话框。l步骤3 设置表格参数。在弹出的“插入表格”对话框中 ，在“列数”微调框中输入表格的列数如“4列”，在“行 数”微调框中输入表格的行数如“11行”，其他则使用 默认操作，完成后单击“确定”按钮。若表格的行列数 较多的话，也可先设置大概的行列数，在表格操作过 程中进行行列数的增减。l步骤4 输入内容。输入

10、如图左所示的文字内容，并设 置字体格式。l步骤5 拆分单元格。选定“性别”、“身高”、“民族”、“ 毕业院校”和“专业”等列，单击菜单上“表格”|“拆分单元 格”命令，如图右所示。在弹出的“拆分单元格”对话框 中设置拆分的列数如“2列”和行数如“5行”后，单击“确 定”按钮，完成单元格的拆分。本例只拆分列数。 l步骤6 平均分布各列。由于拆分后单元格列数宽度不同，影响 表格整齐美观，可通过平均分布各列命令来完成。选定要平均 分布的列数，单击菜单栏“表格”|“自动调整”|“平均分布各列”命令 ，如图左所示。l步骤7 合并单元格。选定“照片”所需列数，单击右键，在弹出 的快捷菜单中单击“合并单元格

11、”命令。选定合并的单元格，单 击右键，设置其“单元格对齐方式”为水平居中和垂直居中，即“ 表格属性”中的“单元格”的“垂直对齐方式”为“居中”。并输入“照 片”文本。 l2.6.2 邮件合并l步骤1 选择命令。在打开的上述步骤创建的邀请 函文件中， 单击“工具”|“信函与邮件”|“邮件合并” 命令，如左图所示。l步骤2 选择文档类型。在文档右边窗口会出现“邮件 合并”任务窗格，选择“信函”文档类型，并单击“下一 步：正在启动文档”文字链接。如图右所示。l步骤3 选择开始文档。在邮件合并第二步，如图左所 示的任务窗格中，选择“使用当前文档”来放置信函。 也可根据需要，进行其他选择。并单击“下一步

12、：选 取收件人”文字链接。l步骤4 选择收件人。用户可以使用现有的联系人表， 也可以使用Outlook来管理邮件。如果数据源文件已 存在，则可选中“使用现有列表”单选按钮，并单击“浏 览”文字链接，如图右所示。l步骤5 选取数据源。在弹出“选取数据源”对话框中， 用户可以使用默认的表（已建好的Word表格、Execl 表格和Access表），也可以自定义表的列。本例选取 已存在的Word文件通讯录。如图左所示。l步骤6 选择收件人。在出现的“邮件合并收件人”对话 框中，如图右所示。根据需要选择收件人。本例收件 人设置为全选。单击“全选”按钮，再单击“确定”按钮即 可。l步骤7 使用现有列表。返

13、回“邮件合并”第三步任务窗 格，单击“下一步：撰写信函”文字链接，如图左所示 。l 步骤8 撰写信函。在如图中所示的“撰写信函”窗格选 项中选择“其他项目”，则弹出如图右所示的“插入合并 域”对话框。在此对话框中，选择所需的域名并将其 插入到相应位置。如下图所示。l步骤9 预览信函。单击合并邮件向导“下一步：预览 信函”文字链接，如图左所示。再单击“下一步：完成 合并”文字链接。l步骤10 完成合并。在邮件合并向导第六步“完成合并 ”的设置中，单击“编辑个人信函”，如图中所示。在弹 出的如图右所示的“合并到新文档”对话框中，选择“全 部”，再单击“确定”按钮，即可完成所有邀请函的制作 ，完成后

14、将“邀请函”保存在相应位置。2.7 打印文档 l2.7.1 页面设置l步骤1 设置页边距。单击菜单栏中“文件”|“页面设置” 命令，打开“页面设置”对话框。默认是“页边距”选项卡 ，有页边距选项和纸张的方向选项等，如图所示，根 据排版需要进行设置。l步骤2 设置纸张大小。在 “页面设置”对话框中，单击 “纸张”选项卡，切换到“纸张”选项卡对话框，如图所示 。默认纸张大小为A4纸。可根据排版需要进行设置。 本例“纸张大小”选择“自定义大小”，根据邀请函的实际 大小来确定。 l当纸张大小不规则时，可用直尺直接度量出纸张的长和宽，在“自定义纸张”下方“宽度”和“高度”微调框中直接输入。若纸张大小规则

15、，则按规则纸张选择对应的纸张大小，如用A4纸，则选择对应的A4纸张大小类型即可。 2.7.2 逆序打印和双面打印l步骤1 设置每页版数。单击菜单栏“文件”|“打印”命令 ，弹出“打印”对话框，在“缩放”选项组中单击“每页的 版数”下拉列表中的“4版”选项，如图所示，表示每页 打印的版数为4版，可根据实际情况来选择。 l步骤2 设置纸张缩放大小。若在打印时，发现A4纸 用完了，则可以使用“按纸张大小缩放”功能。“按纸张 大小缩放”选项就是将Word文档按比例缩放在不同的 纸型上的功能。如图所示，按已有纸张的规格设置“ 按纸张大小缩放”为16开或其它纸型，将A4版面的文 档内容缩小到16开纸上打印

16、。l步骤3 设置纸张双面打印。在“打印”对话框中，勾选“ 手动双面打印”复选框，如图左所示，在“打印”对话框 中设置“打印”选项为“范围中所有的页面”。l步骤4 取消逆页序打印。若存在逆页序的问题，选择 菜单栏“工具”|“选项”命令，单击“打印”选项，取消“逆 页序打印”勾选即可。如图右所示。2.7.3 打印副本l步骤1 设置打印份数。若一份文件只有1页，要打印多份 ，则可在“打印”对话框中，根据需要设置副本的份数，如“ 份数”设置为“4”，如图左所示。再单击“确定”按钮，即可一 次打印4份。 l步骤2 逐份打印。若一份文件有几十页，打印份数多的时 候，就可在“打印”对话框中，勾选“逐份打印”复选框，如 图右所示。完成文件的打印，便于文件装订。2.7.4 打印预览l 文档录入和排版完成后，就可将它打印出来。在 正式打印文档之前，最好预先浏览下下文档的打