组织结构与业务流程分析

《组织结构与业务流程分析》由会员分享，可在线阅读，更多相关《组织结构与业务流程分析（81页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、管理信息系统 山东大学信息管理系系统分析系统分析第一节 系统分析概述本章内容：第二节 现行系统的详细调查第三节 组织结构与业务流程分析第九节 系统分析报告第四节 数据与数据流程分析第五节 功能/数据分析第六节 数据存储分析第七节 系统化分析总结第八节 新系统模型设计管理信息系统 山东大学信息管理系第一节第一节 系统分析概述系统分析概述 1系统分析的任务在充分认识原信息系统的基础上，通过问题 识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最 后完成新系统的逻辑方案设计。 2逻辑设计和逻辑模型系统分析阶段又叫做新系统逻辑设计阶段。所 谓逻辑设计是建立新系统的逻辑模型，在逻辑上 规定新系统的功能而不涉及具

2、体的物理实现，也 就是要解决“系统干些什么”，而不是“系统如何 去干”。管理信息系统 山东大学信息管理系二、系统分析的工作步骤二、系统分析的工作步骤 1.现行系统的详细调查集中时间和人力，通过各种途径做全面、充分和详细的调查研究，弄清现行系 统的边界，组织机构，人员分工，业务流程，各种计划、单据和报表的格式、种类 以及处理过程等，弄清企业资源及约束情况，为系统开发做好原始资料的准备工作 。2.功能、数据与流程分析根据详细调查的资料，对现行系统进行研究和分析，找出现行系统的薄弱环节 ，进行数据整理，为提出新系统逻辑模型做准备。3.建立新系统逻辑模型在系统功能和数据分析的基础上提出最佳的逻辑模型。

3、逻辑模型由一组图表工 具进行描述和表达，方便用户通过逻辑模型了解未来目标系统，并与分析人员进行 讨论和改进。4.提出系统分析报告系统分析报告是系统分析阶段的主要成果。系统分析报告既是用户与开发人 员达成的书面协议或合同，也是管理信息系统生命周期中的重要文档。 管理信息系统 山东大学信息管理系可行性分析的任务明确应用项目的开发的必要性和可行性。1、必要性来自实现开发任务的迫切性2、可行性则取决于实现应用系统的资源和条件管理信息系统 山东大学信息管理系可行性分析的内容管理上的可行性指管理人员对开发应用项目 的态度和管理方面的条件。技术上的可行性分析当前的软、硬件技术能 否满足对系统提出的要求， 以

4、及考虑开发人员的水平。经济上的可行性主要是预估费用支出和对 项目的经济效益进行评价。管理信息系统 山东大学信息管理系系统分析特点 采用画图方法易于理解,图形工具是系统分析 员与用户，系统设计员之间的桥梁 自顶向下原则，对一个复杂系统由粗到细,由 表及里的分析,符合人们认识规律，能很快理解 现行系统并提出新的逻辑结构。 把逻辑设计和物理设计分开，本阶段主要进行 逻辑设计，确保设计基础是正确的，进而才能 保证物理设计是正确的。管理信息系统 山东大学信息管理系第二节第二节 现行系统的详细调查现行系统的详细调查 一、详细调查的目的一、详细调查的目的新系统产统产 生的基础础是现现行系统统，它可能是人工的

5、，或是计计算机化的，或是部 分计计算机化的。现现行系统统是一个已经经在实际实际 运行中受考验验的、可行的系统统，其工 作流程、信息需求将成为为新系统统开发发的依据；现现行系统统存在的缺点和不足正是新 系统统予以改进进、变变革和提高的依据，因此对现对现 行系统统了解的程度直接影响新系统统 逻辑逻辑 方案的质质量。详细调查详细调查 就是研究目前的业务业务 系统统，弄清用户对户对 新系统统的功能及信息要求 。详细调查详细调查 是在初步调查调查 的基础础上进进行的深入、细细致、详详尽的调查调查 。它涉及企 业业内部各部门业务门业务 信息处处理工作的功能及各功能之间间信息流动动的关系，其目的是 为为了设

6、计设计 出新系统统的功能和逻辑逻辑 模型。二、详细调查的原则二、详细调查的原则1自顶向下全面展开系统调查统调查 工作应该严应该严 格按照自顶顶向下的系统统化观观点全面展开。首先根据管 理的层层次，先从高层层管理入手，了解其需求；然后再调查调查 下一管理层为层为 高层层管理 提供的支持，直至摸清组织组织 的全部管理工作。这样这样 做的好处处是使调查调查 者既不会被 组织组织 内部庞庞大的管理机构搞得不知所措，无从下手，又不会因调查调查 工作量太大而 顾顾此失彼。管理信息系统 山东大学信息管理系3工程化的工作方式对于任何一个组织来说，其内部的机构和工作都是复杂而且庞大的， 这就给调查工作带来了一定

7、的困难。对于一个大型系统的调查一般都是由多 个系统分析人员共同完成的，按工程化的方法组织调查工作可以避免一些可 能出现的问题。4全面调查与重点调查相结合如果要开发发整个组织组织 的MIS，应应开展全面的调查调查 工作。如果近期内只 需要开发发某一局部的信息系统统，就应该坚应该坚 持全面调查调查 和重点调查调查 相结结合的 方法，即在自顶顶向下全面展开的同时时，侧侧重于与要开发发的子系统统相关的部 分。5主动沟通、亲和友善的工作方式系统调查涉及组织内部管理工作的各个方面，涉及不同类型的人， 所以调查人员应主动与被调查者在业务上沟通，应当具有虚心、热心、耐心 和细心的态度，创造出一种积极、主动、友

8、善的工作环境和人际关系，这是 调查工作顺利开展的基础。同时，在调查过程中，调查人员要善于引导、不 断启发，尤其在考虑计算机处理的特殊性而进行的专门调查中，更需要按用 户能够理解的方式提出问题，打开用户的思路。 管理信息系统 山东大学信息管理系三、详细调查的内容三、详细调查的内容 1.组织机构调查企业的组织机构是根据企业目标设置并组织起来的，搞清业务内部的部 门划分及各部门的职能范围，可以帮助系统分析人员认识未来的新系统所处 的环境，为进一步调查指明路线和方向。组织机构的调查就是调查现行系统 的组织机构设置、行政隶属关系、岗位职责、业务范围和配备情况等。2业务功能调查功能指业务具有的作用和效能，

9、业务功能分配到组织或组织的某个部门 或某个岗位时，形成了职能范围或岗位职责。业务功能相对于组织结构是独 立的。把业务功能抽象出来，按功能设计系统和子系统使信息系统具有较强 的生命力和良好的柔性。3工作目标和发展战略调查初步调查中，我们已经了解了企业的总目标和发展战略，企业各部门围 绕总目标都有自己的子目标和发展战略。详细调查阶段的任务是搞清部门工 作目标及战略。实际工作中，虽然每个业务人员都有一个工作目的，但往往 要靠系统分析员帮助其归纳、汇总。管理信息系统 山东大学信息管理系5数据与数据流程调查在业务流程的基础上舍去物质要素，对收集的数据及统计和处理数据的 过程进行分析和整理，绘制原系统的数

10、据流程图，编制数据字典。6处理逻辑调查数据与数据流程的调查结果只强调了流程，而没有对每个信息处理的细 节进行说明，所以还需要对每个处理的逻辑做详细的调研。7.查询和决策要求调查企业的各管理层的人员根据自己的需要常常要查询一些信息，这些查询 有的经常发生，有的偶然发生。详细调查时，必须向各层次的人员了解查询 要求，以便有针对性地组织数据库和数据仓库。除了查询以外，企业的各管理层都需要作决策，特别是对于组织的高层 决策者，用信息系统辅助它们的决策，是信息系统开发的主要目标。详细调 查阶段，要认真听取中高层决策人员的要求，如决策的内容、信息需求、决 策模型等等。8其它内容详细调查还包括可用资源和限制

11、条件的调查、现存问题和改进意见的调 查、系统环境的调查等等。 管理信息系统 山东大学信息管理系四、详细调查的方法四、详细调查的方法 1.查阅资料就是将各部门科室和车间日常业务中所用的计划、原始凭据、单据和报 表等的格式或样本收集起来，以便进行分类研究。2.召开调查会这是一种集中征询意见的方法，适合于对系统的定性调查。调查会可按 两种组织方式进行：一是按职能部门召开座谈会，了解各个部门业务范围、 工作内容、业务特点以及对新系统的想法和建议；二是召集各类人员联合座 谈，着重听取使用单位介绍目前作业方式存在的问题，对新系统解决问题的 要求等。调查会要求吸收生产指挥人员和技术骨干参加。3.访问访问是一

12、种个别征询意见的办法，是收集信息的主要渠道之一。通过调 查人员与被访问者的自由交谈，充分听取各方面的要求和希望，获得较为详 细的定性信息。访问时应从信息的来源、去向、组织及处理等方面提出问题 。访问在了解潜在的问题时非常有效，这是和各类人员交流思想及听取对系 统建设意见的好方法，还是获得高层管理者的意见及建立相互信任的最好形 式。管理信息系统 山东大学信息管理系4.问卷调查根据系统特点设计调查表，用调查表向有关单位和个人征求意见和收 集数据，该方法适用于比较复杂的系统，用来调查系统普遍性的问题，可 以获得对组织基本情况的认识。调查人员在编制调查表时，应当充分考虑 各种情况，精心设计问题，使得调

13、查结果既能反映本企业的特点又能全面 反映业务内容。 5.参加业务实践如果条件允许，亲自参加业务实践是了解现行系统的最好方法，能够 有效地了解主要业务流程的具体细节。通过实践，同时还加深了开发人员 和用户的思想交流和友谊，这将有利于下一步工作的开展。 6.电子问卷采用电子邮件或者网页调查方法，可以以较低的边际成本获得大范围 的调查结果。如果企业已经建有内部网络平台，这种方法可以方便快捷地 获得相应的需求。 7.电话和电视会议如果有条件还可以利用打电话和召开电视会议进行调查，但只能作为 补充手段，因为许多资料需要亲自收集和整理。管理信息系统 山东大学信息管理系第三节第三节 组织结构与业务流程分析组

14、织结构与业务流程分析一、组织结构分析一、组织结构分析对一个组织作调查研究，首先接触到的具体情况就是系统的组 织机构状况，也就是现行系统的组织机构设置情况和它们之间的隶 属关系。现行系统中的信息流动是以组织结构为基础的。因为各部 门之间存在着各种信息和物质的交换关系。只有理顺了各种组织关 系，才能使系统分析工作找到头绪，才能使我们按照系统工程的方 法自顶向下地进行分析。通常用组织结构图来描述现行系统组织机构的层次和隶属关系 。组织结构图是一种树状结构图，用矩形框表示组织机构，用直线 表示领导关系。分析人员根据组织结构图，判断各部门的职能是否 明确，是否真正发挥作用。根据同类型企业的国际、国内先进

15、管理 经验，对组织机构设置的合理性进行分析，找出存在的问题，并根 据计算机管理的要求，为决策者提供调整机构设置的参考意见。管理信息系统 山东大学信息管理系厂长计划科生产部财务部供销计 划 组统 计 组计 划 调 度 组外 协 组技 术 组成 本 组会 计 组出 纳 组供应 组销售 组出 纳 组某企业业的组织结组织结 构图图 管理信息系统 山东大学信息管理系某高校出版社的组织结构图管理信息系统 山东大学信息管理系二、组织二、组织/ /功能关系分析功能关系分析组织结组织结 构图图反映组织组织 内部各部门门之间间的隶属关系，但是却不能反映组织组织 内部 各部门门之间间的联联系程度、各部门门的主要业务

16、职业务职 能和它们们在业务过业务过 程中所承担的工 作等。为为了弥补这补这 方面的不足，通常增设组织设组织 功能关系图图来反映组织组织 各部分在 承担业务业务 功能时时的关系，这这将有助于后续续的业务业务 流程分析和数据流程的分析。组组 织织功能关系图图中的横向表示各组织组织 的名称，纵纵向表示业务业务 功能的名称，中间栏间栏 填写组织组织 在执执行业务业务 功能过过程中的作用，如下图所示。管理信息系统 山东大学信息管理系三、业务功能分析三、业务功能分析功能指完成某项业务工作的能力。系统都有一个总的目标，为了达到这 个目标，必须要完成各子系统的功能，而各子系统功能的完成，又依赖于 下面各项更具体功能的执行。系统业务功能调查的任务，就是要了解或确 定系统的目标与系统功能的结构和关系。功能要依靠组织机构来具体实现。因此，在理想情况下，