第四章 秘书工作环境课件

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1、 第四章 秘书工作环境 教学目的和要求：了解秘书工作环境的含义、特点和类型理解秘书宏观、中观、微观工作环境的内涵 及其作用 教学重点和难点：秘书工作环境（宏观中观、微观）的内涵 教学方法：讲解法、讨论法、启发法 教学课时：两课时问题1.请你描述秘书的工作环境是怎样的？ （提示：工作场所、工作设施、办公用品 ) 2.你认为在秘书的工作环境中最重要的是 什么? 秘书工作是在一定的环境中进行的。这 个环境叫秘书工作环境。秘书工作环境是客观存在的,是多方面, 多层次,多种因素的总和。秘书工作功效会受 到各种环境因素的影响。环境有的有利于秘书工作，因此必须采 取保护，使秘书工作适应这种环境；有的却 是不

2、良的环境，那就要采取改变或限制，使 环境适应秘书工作的要求，从而提高秘书工 作效率。 v影响秘书工作的环境有:宏观环境中观环境微观环境 第一节 秘书工作的宏观环境一、秘书工作环境的涵义和特点 涵义秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。 秘书工作环境特点1.复杂和多样性。社会与自然环境，物质与精神环境，宏观、中观与微观环境。 2.差异性。各国、各地区、各单位工作环境。3.变异性。社会变迁，环境的变化。 环境的这些特点，深刻的影响秘书工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化；

3、 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环境，二是污染环境 。二、秘书工作的宏观环境 宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，它处于所有组织之外，并组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境，经济环境，科技环境，文化环境等。 第二节 秘书工作的中观环境秘书工作的中观环境指秘书所处的组织的性质，制度与结构方面 的环境。它对秘书工作有着重要的影响。 企业的组织结构 现代企业是以现代企业制度为基础的。 它是在国家公司法的规定下组建的。其组织模式就是公司法规定的几种形式。几种形式有：有限责任公司，国营独资公司，股份有 限公司。任何一个公司组织

4、中的工作人员由于 地位的不同，纵向分为：高级管理人员中级管理人员操作执行人员在企业中，董事会定期开会制定决策， 决策以后由高级管理人员作具体的决策，由 中级管理人员组织实施，操作执行人员具体 执行。由于中层不可能担负起一个企业所有的 职能，因此，必须将企业的中层横向分为若 干职能部门。 第三节 秘书工作的微观环境 微观环境，又叫办公室环境，是指一定的 组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的 影响二、办公室环境的管理原则三、办公室的空间设计四、办公室的视觉环境管理 五、办公室的听觉环境管理 六、办公室的空气环境管理七、办公室的保健与安全环境 一、办公室环境的

5、种类及对秘书工作效率的影响 办公室环境包括：第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与 分配，办公空间的大小，家具的布置； 第二、办公室的视觉环境,它包括色彩,光线; 第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的 有益或无益声音； 第四、办公室的空气环境，指由生理空气因 素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办 公室的整个气氛； 第五、办公室的健康与安全环境。 办公室环境秘书工作效率的影响1.作业方面2.生理方面3.心理方面 1.作业方面办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受，体力消耗，心理反应都有直接影响。比如光线不足，足以使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力难以 集中，则效率降低。 2

6、.生理方面环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣 减低。兴趣低，工作效率必随之递降。 3.心理方面办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的心理反应。这种心理反应自然降 低工作效率。心理厌烦导致人的精神苦闷 及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率 皆有不良影响。 案例 有意思的办公室美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制造 了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿着 海滩短裤、T恤上班，享受100%的新鲜空气和自然光。有趣的是，根据美国商业周刊报道，这家 公司的生产率因此提高了15%，其中，有8位被挖角跳 槽的员工，在离职两星期

7、后自动回来报到，原因是他 们“无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。二、办公室环境的管理原则 办公环境的管理是指对办公室 环境加以合理的设计，组织和控制 ，使其达到最符合秘书工作的需要 ，进而提高工作效率，完成组织欲 达到的使命。在对办公环境进行管理的过程 中，要坚持以下4个原则： 1.方便即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地 方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的 协调和同步进行； 2.舒适整洁即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具 的摆放要井然有序。 3.和谐统一即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等 的大小，格式，颜色等协调

8、统一，这不仅能增 加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等 观念，创造出和谐一致的工作环境。 4.安全即布置办公室时要留意附近的办公环境和 办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文件 存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得 到保障；电器的电源、电线、器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。 办公室环境布置的原则与要求 办公室环境管理的根本目的在于提高工作效率。具体原则是 ： 布置 原则则具体要求1.利 于沟 通1.整体布局要求：尽可能采用一大间办间办 公室，通风风、采光良好， 整齐齐清洁洁，采取直线对线对 称的布置，避免不对对称、弯曲与成对对角的 排列。 2.部门门位置：根据工作需要和工作职

9、职能布局，相关部门应门应 置于相 邻邻地点，工作流程应应成直线线，避免倒退、交叉与不必要的文书书移 动动，接待室的位置常置于入口处处 3.主管位置：位置位于员员工的后方，其办办公区域保留适当的访访客 空间间，和秘书书保持最紧紧密的工作联联系 4.办办公桌椅：大小适中、相同，最好选择选择 旋转转椅，尽可能一个方 向摆摆放，每个位置之间间有充足的通道和充分的工作空间间，自然光 来自桌子的左上方和斜后上方 5.办办公柜：尽可能靠墙墙，也可背对对背放置当隔断使用。办办公柜、 档案柜高度、颜颜色相同，尽可能靠近使用者。 6.办办公设备设备 等：充分的电电源插座，并安装在隐隐蔽安全的角落，公 告板置于不致

10、引起职职工分散精力及造成拥挤拥挤 之处处2. 协调协调 舒适3.便 于监监 督三、办公室的空间设计 v 所谓办公室的空间管理是指组织为 节省成本，有效地利用空间，缩短工作 流程，迅速处理信息，提供良好工作环 境，并促进秘书与其他工作人员的沟通 与协调所作的办公室内的布置。v 办公室空间设计包括以下方面：1.各职能部门的场地设计 主管办公区域 里需保留适当的访客空间，同时又要和 秘书保持最紧密的联系，以便于工作上的交流与沟通。与公众接触频繁的部门 应设置于入口处，或者通向走 廊，以减少穿过公开工作区的次数，如前台文秘安置在 入口处，以便接待来访客人，而不至于干扰其他工作部 门。业务处理者 安置在

11、中央，位置次序面对同一方向，直 线式组合，便于交接文件和沟通联系。审计部门 位于离行政区较远的地方，有利于工作的保 密与高度集中。主管的工作区域 位于工作区域的后方，以便控制和监 督，同时不因主管的接洽工作转移和分散工作人员的视 线和精力。办公室空间设计的具体程序1对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析 ，明确各部门及各员工之间的关系，以此为依据确定 每位员工的工作位置。 2按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空 间大小。一般而言，每人的办公空间，大者可310 平方米，普通者1.58平方米。 3选配相应得家具、桌椅。 4绘制办公室座位布置图，依图布置。 5办公设备安放提出合理化建议（优

12、化设备，光源 （百叶窗）、办公桌椅、隔音玻璃（隔音板）、档案 柜、屏风、空调、电脑、传真机、复印机）2.工作中心的设计 特殊工作中心，指特殊用途或专门业务的工作 中心，它包括： 接待中心 该中心是公司机关和外界接触的媒介 ，故布置应井然有序。设计要点：远离公司机关主要部门，以免访客的干扰；放 置公司简报或其它阅读资料的地方，应光线充足以利 阅读。 计算机中心布置要点：注意适当的湿度和温度，相对湿度 为 4060%之间，温度在1820之间。对几种办公室设计的评价：1.采光通风良好 2.员工面对同一方向 ，光线来自桌子的 斜后方，不直接面 对窗户 3.公共空间和私人空 间相对独立 4.直线对称布置

13、 5.桌椅统一大小 6.家具颜色和谐 7.使用办公室隔断， 尽可能让个人空间 不受干扰。 1、接待室置于门口，不 干扰其他员工工作。 2、光滑、不透明的玻璃 屏风当墙，易于架设， 且可提供良好的光线和 通风 3、主管位于员工后方， 易于观察工作地点发生 的事情。和秘书距离较 近，便于工作上的交流 。 4、采取直线对称的布置 ，避免不对称、弯曲与 成对角的排列。 5、档案柜当做隔断使用 。 主管的位 置相对独 立，其办 公区域需 保留适当 的访客空 间 1、常用的设备和 档案柜与使用者相 隔太远2、档案柜也可背 对背放置，当做隔 断使用。 3.开放式办公场地的布局开放式办公场地又叫自由式的聚集办

14、公室。其特点： 没有个人办公室，工作空间的位置通过安排可 活动的物件来确定； 每次进行工作间布局规划时，并不考虑窗户或 其它常规结构的限制，而是以信息流和工作运转的自 然路线所形成的不统一的款式来安排的； 工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务 ，而不是由他们的位置来确定的，如高级管理人员可 以有较大的办公室及不同颜色，不同形状的办公桌， 除此以外，几乎没有可以看得见的等级标志。 德国：开放式办公室4.开放式办公房间的空间设计的优点降低能源成本和建筑成本； 减少占地面积； 降低了重新布局的成本； 由于拆除了办公室的隔屏，管理者与被 管理者的交往障碍减少了这有利于排除心理 障碍根据员工数量的

15、多少，选择大间 办公室要比采用 同样大小的若干 个办公室好得多 ，更利用采光、 通风、监督、沟 通等。两种办公室布局方法的比较布置 类类型优优 点缺 点开放 式办办 公室1.灵活应变应变 ，工作位置随需要而调调 整 2.节节省面积积和门门、墙墙等，节节省费费 用，能容纳纳更多的员员工 3.易于沟通，便于交流 4.易受监监督，员员工的行动动易得到上 司的督察 5.容易集中化服务务和共享办办公设备设备1.难难保机密 2.难难集中注意力，员员工易 受电话电话 、人员员走动动等干扰扰 3.房间间易有噪音，如说话说话 声、打电话电话 和操作设备设备 声 印象他人 4.员员工难难于找到属于自己 的私人空间

16、间封闭闭 式办办 公室1.易于集中注意力，便于从事细细致 活专业专业 工作 2.易于保证证工作的机密性 3.比较较安全、可以锁门锁门 4.易于保证隐证隐 私，明确办办公空间间与 自己使用的空间间1.费费用高，门门、窗等占用 空间间 2.难难于监监督工作人员员的活 动动 3.难难于交流、员员工被分隔 开，易感觉觉孤独四、办公室的视觉环境管理 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物的 颜色和照明。 1.覆盖物它包括墙壁，天花板，地面，门窗，支柱等 上面的覆盖物。 有效的使用颜色。 地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁，天花 板的颜色协调一致，以保证一个统一的，和谐 的环境。 2.照明 指为完成办公室的指定工作 而提供适当的光线系统。 光线的量。光线的量一般用w(瓦)代 表。光线的质。光的设计。五、办公室的听觉环境管理 1.消除噪音的来源。 2.用吸音的材料以减少噪音的影响 。 3.适量音乐的