应用文写作 第二编 公务类文书

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1、 西昌学院应用文写作课件第二编 公务类文书第一章 公文概说第二章 通知、通报第三章 报告、请示第四章 函、会议纪要第一章第一章 公文概说公文概说学习目标知识概要内容详解本章小结v了解公文的概念v理解公文的作用v掌握公文的结构和语言特点及其要求第一节 公文文体常识第二节 公文格式第三节 公文行文规则第四节 公文处理第一节 公文文体常识公文的概念公文的种类公文的特点一、公文的概念 公文，即公务文书，又称文件。是国家 机关及其他社会组织在行使职权和实施管理 的过程中所形成的具有法定效力与规范格式 的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工 作，请示和答复问题，报告和交流情况，联 系公务、记载工作活动的重

2、要工具。 公文有广义与狭义之分广义的公文，既包括2000年8月24日国务 院发布的国家行政机关公文处理办法中 所规定的13种公文及1996年5月3日中共中央 办公厅印发的中国共产党机关公文处理条 例中所明确的14种文件，又泛指机关常用 应用文。狭义的公文，专指党和国家行政机关各 自正式规定的正式、主要文种。二、公文的特点作者的法定性特定的体式性语言的庄重性严格的程序性法定的权威性明确的公务性公文的特点三、公文的作用 法规和准绳作用（明法） 领导与指导作用（传令） 宣传教育作用（宣教） 公务联系作用（纽带） 凭证记载作用（凭籍）三、公文的分类 公文可以从以下几个方面进行分类：从公文内容的性质分类

3、从公文的行文关系分类从公文内容处理要求分类从公文办理的时间要求分类从公文的来源分类从公文的秘密程度分类第二节 公文格式一、什么是公文格式二、公文格式的种类三、公文的书面格式一、什么是公文格式 公文格式，也称公文体式。它是公文通 用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各 组成要素排列顺序和标识规则的总和。这种格式是公文的形式标志，它不仅可 以区别于应用文的其它文种，而且也表示出 公文的法规性，使公文更好地发挥效用。二、公文格式的种类1.用纸格式：A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白 边(天头)空37mm，订口(左白边)空28mm。 2.排版格式：正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体 、黑体、

4、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字 。 3.印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与 书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差 不超过4mm。 4.书面格式 三、公文的书面格式1.眉首区：公文份数序号、秘密等级和保密期 限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、 签发人等 2.主体区：公文标题、主送机关、公文正文、 附件、成文时间、印章、附注等 3.版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印 发日期等第三节 公文行文规则一、行文与行文规则二、公文行文关系三、公文行文方式四、行文原则一、行文与行文规则 行文 ：各级机关在其公文处理过程中以本机关 名义撰制公文向受文机关运行的环节 行文规则

5、：以行文关系为核心的行文制度、行 文方式的总和 二、公文行文关系1.隶属关系（领导与被领导关系） 2.指导与被指导关系 3.平行关系三、公文行文方式行文方式上行方向下行方向平行方向逐级行文 越级行文逐级行文 多级行文 直贯到底行文平行文四、行文原则1.确有必要 2.注重效用 3.协商一致 4.向下级机关或者本系统的重要行文应 当同时抄送直接上级机关。 5.党政分工 6.正确选择适合联合行文的机关7. 请示公文的报送制度和行文规范问题一般不得越级请示会商一致。请示应一文一事请示一般只写一个主送机关请示不得同时抄送下级机关“请示事项”不得夹带在“报告” 中第四节 公文处理一、公文处理的任务二、公文

6、处理程序图一、公文处理的任务公文处理：收文、发文、立卷、归档等特点：严肃性、辅助性和应用性。原则：实事求是、精简、高效要求：及时、准确、安全 二、公文处理程序图一、公文收文处理程序 签收登记分发拟办批办承办催办 注办 二、公文发文处理程序图 拟稿会商核稿签发注发缮印校对 用印分装传递公文文体常识公文概说（概念、种类、特点）公文格式行文规则公文处理（任务、程序图）书面格式、印装格式 排版格式、用纸格式行文关系 行文方式 行文原则第二章第二章 通知、通报通知、通报学习目标知识概要内容详解本章小结v了解通知、通报的文种常识v理解通知、通报的格式和写作要求v掌握通知、通报的语言特点及其写法第一节 通

7、知第二节 通 报第一节 通 知一、文种常识二、格式扫描三、写法指要 四、写作须知一、文种常识涵义发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发 上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下 级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事 项，任免人员特点1.发布性2.批示性3.中转性4.广泛性5.告之性种类1.指示性通知 2.发布性通知 3.批转性通知 4.转发性通知 5.告知类通知 6.任免聘用通知 7.一般性通知二、格式扫描 标题：发文机关+事由+（重要、紧急、联 合、补充）+“通知” 主送： 正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 落款：署名、日期三、写法指要 v正文基本构成：通知的缘由和目的、通知事 项

8、、执行要求v要着眼于实v要防止滥用v要一目了然文件名称(一)发布性通知法规性文件经有关部门制定以后，需要用 通知的形式予以发布。这类通知的正文一般 包括四个方面的内容：文件由来希望要求 附 件（二）指示性通知上级单位向下级单位对某一项工作的布 置、要求、意见等往往用通知的形式传达。 这种通知带有指令性，必须有根据、有目的 、有任务、有要求。 （三）传达性通知这种通知带有指示性、规定性，多用于 上下级之间，职能部门与有关部门之间。对 通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执 行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去 脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈 希望或要求。 （四）转发和批转性通知上级或同

9、级的来文要传达到下属单位贯彻执行 ，需要用通知的形式，这种通知叫转发性通知。其 写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发 文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提 出一些具体要求和希望。v 上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、 请示、意见等所用的通知称为批转型通知。有的照 批照转，有的加些指示性的意见。（五）会议通知会议通知要求以极其简短的文字，写明 会议名称、目的、内容（日期、时间、地点 、出席对象以及对出席者的要求等）。 （六）任免通知上级机关对于所任免的人员需要用通知 行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任 免，除向规定范围发通知外，还要向社会公 布。 四、写作须知v 表达要

10、明确v 体式要规范v 形式要灵活v 要编号登记第二节 通 报一、文种常识二、格式扫描三、写法指要 四、写作须知五、相关链接一、文种常识涵义：对典型的先进事迹、人物进行表彰，对 严重的错误予以批评教育，对重要的经审核 情况予以传递沟通特点：典型性、引导性、严肃性、时效性种类：批评通报、表彰通报、情况通报标题 正文 落款二、格式扫描三、写法指要v正文基本构成：通报情况、通报决定、希望和要求v表彰通报：事项、决定、号召v批评通报：缘由、事项、分析、要求v情况通报：事项、现况、要求 四、写作须知v1.事例要典型 v2.情况要真实 v3.分析要准确 v4.详略要得当 v5.通报要及时 五、相关链接通报与

11、通知的区别：v1.告知对象不同 v2.制发时间不同 v3.目的不同 v4.作用不同v通知和通报均属于知照性公文，都有沟通情 况、传达信息的作用。v通知通过具体事项的安排，要求下级机关在 工作中照此执行或办理，具有较强的约束力 。v通报的目的在于宣传教育或信息沟通。第三章第三章 报告、请示报告、请示学习目标知识概要内容详解本章小结 v了解报告、请示的文种常识v理解报告、请示的格式和写作要求v掌握报告、请示的语言特点及其写法第一节 报 告第二节 请 示第一节 报 告一、文种常识二、格式扫描三、写法指要四、写作须知一、文种常识v涵义：向上级机关汇报工作、反映情况、提 出意见或建议、答复上级机关的询问

12、。v特点：行文的单向性、表达的陈述性v种类：工作报告、情况报告答复报告、递送报告 二、格式扫描 标题 主送 正文 落款三、写法指要v正文基本构成：报告缘由、报告内容、结束语v报告写作的通用规则：1情况做法问题(意见)；2情况(做法)问题今后意见；3情况问题今后意见；4情况原因(责任)下步做法；5情况原因责任及处理意见；6情况问题建议；等v工作报告：基本情况、成绩和经验、问题与 不足、改进办法v情况报告：情况或问题发生的经过、原因、 责任分析、处理意见、应吸取的教训等v答复报告：报告的原因、回答询问四、写作须知v情况要真实、准确v重点突出，中心明确v合理安排结构、层次v注重时效，不失时机v语言要

13、简洁、凝练第二节 请 示一、文种常识 二、格式扫描 三、写法指要 四、写作须知 五、相关链接一、文种常识v涵义：下级机关请求上级机关对某项工作或 问题作出指示、答复或者批准v特点：使用范围广泛主送明确，内容单一不能超越职权请示 v种类：政策性请示 工作性请示 二、格式扫瞄标题 主送 正文 落款三、写法指要v正文基本构成：请示原因、请示事项、请求语v常见请求语：“当否，请批示”、“以上意见 如无不妥，请批准”、 “特此请示，即请予 以核批”等。四、写作须知v理由要充分v事项要明确v请求要单一v文种要用对五、相关链接v请示与报告的区别： 1.行文目的不同 2.行文时间不同3.内容含量不同4.公文处

14、理不同5.主送机关的数目不同6.结尾不同v报告、请示均属于报请性上行文，使用的范 围和频率都很高。v报告是用来向上级机关汇报工作、反映情况 、提出意见或建议、答复上级机关的询问v请示是下级机关请求上级机关对某项工作或 问题作出指示、答复或者批准的。v请示和报告是两个不同的文种，注意区分。第四章第四章 函、会议纪要函、会议纪要学习目标知识概要内容详解v了解函、会议纪要的文种常识v理解函、会议纪要的格式与写作要求v掌握函、会议纪要的语言特点及其写法第一节 函第二节 会议纪要第一节 函一、文种常识 二、格式扫描 三、写法指要 四、写作须知 五、相关链接一、文种常识v涵义：不相隶属机关之间相互商洽工作

15、、询 问和答复问题，向有关主管部门请求批准和 答复审批事项等v特点：灵活简便 往来性 法定效用 v种类：请准函(申请函）、商洽函、询问函、 答复函、告知函标题 主送 正文 落款二、格式扫瞄三、写法指要v正文基本构成：发函缘由、事项、结语v叙事清楚，说理有节v短小精悍，注意技法v不能将“函”遗忘四、写作须知v文体要正确v内容要简洁v措辞要得体五、相关链接v请准函与请示的区别v函与书信的区别1.函是处理公务的信件，书信是个人与组 织之间、个人与个人之间使用2.函较庄重严肃，书信较自由3.函在文字表述上更为简洁第二节 会议纪要一、文种常识 二、格式扫描 三、写法指要 四、写作须知 五、相关链接一、文种常识v涵义：记载、传达会议情况、议定事项和主要精神 ，要求与会单位共同遵守、执行v特点：概括性、纪实性、系统性、约束性v种类：按性质和内容，分为决议性的和情况信息 性的；按会议的内容与方式，分为工作、专业或 专题会议纪要二、格式扫描v1.标题：会议名称+文种会议名称+纪要内容+文种会议的主要内容+文种双式标题v2.正文v3.落款三、写法指要v正文基本构成：会议基本情况、会议纪要事 项、结尾v导言写法：平列式、鱼贯式v主体写法