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1、 目目 录录n n前期准备前期准备 会议资料的设计与确认会议资料的设计与确认 宣传物料制作宣传物料制作 牌匾、揭牌、空飘等物料准牌匾、揭牌、空飘等物料准 备备 导引系统等宣传品导引系统等宣传品 相关人员分工相关人员分工 领导、嘉宾、媒体邀请、接领导、嘉宾、媒体邀请、接 待方案待方案 场地安排场地安排n n活动执行活动执行 活动概述活动概述 嘉宾、媒体签到嘉宾、媒体签到 礼仪礼仪/ /接待接待 流程（含主持、摄影等）流程（含主持、摄影等） 揭牌仪式、媒体访谈揭牌仪式、媒体访谈 参观演示参观演示 预案事项预案事项天津津南区海河故道文化创意产业园 项目签约暨中贞集团揭牌仪式策划案活活 动动 主主 题
2、题活动概述活动时间：2009年10月26日 活动地点：天津津南区海河故道文化创意产业园 活动主题：天津津南区海河故道文化创意产业园项目签约暨中贞集团揭牌仪式 活动人群：100人 活动目的：通过活动对外传播天津津南区海河故道文化创意产业园签约 仪式暨新闻媒体发布会信息，并展现天津津南区区政府对外 文化创意产业示范区充满活力与希望的未来愿景以及对外政务合作的凝聚力和强大向心力！前期准备前期准备1、素材采集：津南区海河故道文化创 意产业园、中贞集团拍摄、图片采集； 2、会议资料设计、确认与制作会议资料设计与制作相关人员分工 1、接待、现场组织（工作人员、礼仪） 2、主持人/摄影师工作流程 3、发言嘉
3、宾、揭牌嘉宾 4、演示讲解人员 5、分组参观负责人、工作人员1、国家政府机关领导 2、天津市政府领导嘉宾 3、津南区海河故道文化创意产业园、中贞集团 合作伙伴嘉宾 4、天津、北京两地媒体团 5、其他相关学者人士 （政企、媒体、业内等代表）嘉宾邀请礼品准备：宣传性礼品、制作精美的纪念礼品 。 设备准备：音响、录音录像、照明设备等，各 类设备需进行检查、调试。 交通工具准备：接送重要宾客、运送货物等。 酒店准备：人数、住宿规格、就餐标准等。 活动所需用品准备：牌匾；工作证；宣传画册 、单页、流程单、餐券等。前期物料准备与制作42 13活动总概况本次活动具有以下三大特点： 各级重要领导参加，出席领导
4、级别较高； 活动环节实施可安排集中式(现场场地需搭建棚房划分各功能调控区域)或以分散式两种预案部署； 活动人数达到100人之多；因此，活动流程及相关安保服务工作为此次活动策划案的重中之重。并依此确保此次活动的顺利圆满完成。重点因素分解10月25日-受邀领导媒体接站10月26日-活动落地执行【 时间因素 】（活动暂定为10月26日举行）：【 人员因素 】：1. 本市领导邀约-活动前期确定出席领导名单，提前一至两周发放请柬。2.外埠媒体莅临- 将接站环节工作做到细致与严谨。我公司分别在火车站及机场安排 两辆高级中型轿车在指定时间段内往返酒店接送媒体。 3.100位与会人员参加-重点环节的有序把控和
5、每处细节的周到服务是确保活动顺利完成的关键所在，特聘安保人员保障活动的有序进行。重点因素分解前期统筹安排时间时间内容内容目的目的10.1110.11提交方案，等待确认提交方案，等待确认10.12-10.1510.12-10.15不断完善方案，并及时与贵方负责人沟通方案，做相关调不断完善方案，并及时与贵方负责人沟通方案，做相关调 整。整。保证活动流程万无一失保证活动流程万无一失10.1610.16预定领导的返程票。预定领导的返程票。保证活动结束后，外埠领导的顺利返程保证活动结束后，外埠领导的顺利返程 。10.16-10.2110.16-10.21挑选安保、服务人员，购置相关纪念品，检查迎宾车辆及
6、挑选安保、服务人员，购置相关纪念品，检查迎宾车辆及 相关设备。相关设备。充分做好前期准备工作，为后面打好铺充分做好前期准备工作，为后面打好铺 垫。垫。10.18-10.2410.18-10.24打印制作仪式所需物料，相关硬件配套进场。打印制作仪式所需物料，相关硬件配套进场。确保各种仪式物料的完整完善，避免错确保各种仪式物料的完整完善，避免错 差现象。差现象。10.21-10.2210.21-10.22再次核审安保及服务人员人数，以及相关车辆设备的的配再次核审安保及服务人员人数，以及相关车辆设备的的配 置工作。置工作。保证领导的顺利抵达以及我们的接站流保证领导的顺利抵达以及我们的接站流 程。程。
7、10.23-10.2410.23-10.24安排酒店提供标准套房，由领导具体人数确定套房数量。安排酒店提供标准套房，由领导具体人数确定套房数量。保证每位领导的食宿生活及环境卫生。保证每位领导的食宿生活及环境卫生。10.2410.24针对安保、服务及相关工作人员进行前期综合培训。针对安保、服务及相关工作人员进行前期综合培训。保证每位工作人员都能详细了解活动的保证每位工作人员都能详细了解活动的 重要性和相关信息。重要性和相关信息。10.2510.25进入外省领导的接站工作进入外省领导的接站工作本方案将按时间因素划分为两大块即25日接待方案、26日仪式方案10月25日领导、媒体接待方案（外埠）Par
8、t 1方 案 概 述时间：10月25日 地点：机场、火车站、酒店 人员：各外埠领导（国家相关级别领导及相关随行人员） 人数：具体人数待详细沟通后再定 任务：领导接待、媒体接待 目标：圆满完成外埠领导的接站工作，确保领导、媒体顺利 抵达预订酒店。接机、接站流程表时间时间/ /地点地点内容内容担当担当1010月月2424日日确定接站人员，检查接站车辆，核审接站路线及其他所需物料。确定接站人员，检查接站车辆，核审接站路线及其他所需物料。双方双方1010月月2525日日 机场机场安排两辆贵宾车于上午安排两辆贵宾车于上午1010点前抵达机场，做好接机准备。点前抵达机场，做好接机准备。 以每小时为时间周期
9、，整点出发车辆班次，往返于机场与酒店，最大的减少领导等以每小时为时间周期，整点出发车辆班次，往返于机场与酒店，最大的减少领导等 候时间。候时间。 人员配备：贵方人员配备：贵方1-21-2人人 / / 传奇公关：传奇公关：1 1人人 车辆配备：丰田考斯特车辆配备：丰田考斯特 / / 两辆（暂定）两辆（暂定） 相关物料：接机牌、饮品相关物料：接机牌、饮品双方双方1010月月2525日日 火车站火车站安排两辆贵宾车于上午安排两辆贵宾车于上午1010点前抵达火车站，做好接站准备。点前抵达火车站，做好接站准备。 以每小时为时间周期，整点出发车辆班次，往返于机场与酒店，最大的减少领导等以每小时为时间周期，
10、整点出发车辆班次，往返于机场与酒店，最大的减少领导等 候时间。候时间。 人员配备：贵方人员配备：贵方1-21-2人人 / / 传奇公关：传奇公关：1 1人人 车辆配备：丰田考斯特车辆配备：丰田考斯特 / / 两辆（暂定）两辆（暂定） 相关物料：接站牌、饮品相关物料：接站牌、饮品双方双方1010月月2525日日 途中途中按前期划定路线返回酒店，贵方接待负责人负责路途中的有关接待工作，并通知酒按前期划定路线返回酒店，贵方接待负责人负责路途中的有关接待工作，并通知酒 店负责人做好酒店接待准备。店负责人做好酒店接待准备。( (注注: :接待酒店后附接待酒店后附) )双方双方1010月月2525日日 应
11、急应急分别在机场和车站安排应急车辆，一旦发生堵车等突发情况，及时应对。另若航班分别在机场和车站安排应急车辆，一旦发生堵车等突发情况，及时应对。另若航班 、火车晚点，应急车辆做到随叫随到，平稳快速将领导送达酒店，保证有充足时间、火车晚点，应急车辆做到随叫随到，平稳快速将领导送达酒店，保证有充足时间 休息。休息。双方双方人员接待原则人员接待原则确保每一位参会人员得到妥善的接待，全程有专人进行跟踪。 确保每位参会人员对服务满意。 邀请接待全过程符合整体的活动基调。人员邀请采用邀请函形式； 邀请函中设计一张夹业内容为天津津南区海河故道文化创意产业园 行车路线图； 邀请函发出后进行跟踪确认。备注： 机场
12、和火车站的工作人员及车辆配备待外埠领导、媒体人数确定后再做相应调整； 机票及火车票的预定事宜待确定具体人数后再行落实； 接站工作人员及车辆在接待当日以每小时往返一次安排，如果个别领导或媒体因特殊情况晚到或早到，传奇公关安排应急车辆随时接站； 25日领导接待工作完成后， 传奇公关召开协调会，准备26日上午领导、媒体由酒店至 活动现场的转移工作； 相关车辆及人配备由传奇公关统一调度；车辆及随行人员安排： 每辆接站车上安排1-2名贵方相关接待负责人，1名传奇公关工作人员； 待抵达酒店后由酒店负责人负责领导及媒体人员入住酒店事宜； 车辆随行人员跟随接待车辆返回机场或车站，并以此轮番; 机场及车站接站车
13、辆每处最少为2辆，以便于领导、外埠媒体抵达天津后能及时赶到酒店休息; 机场和车站各安排4名便装安保预防突发事件的发生。车辆推荐车型推荐：丰田考斯特 特点：优美的外部曲线，宽敞、舒适的内部空间；为国家礼宾专用车辆。 乘员：23人备注：领导抵达天津后，相关工作人员引领领导上车，车内放置低糖饮品，缓解 长途旅行带来的疲惫。车型推荐：厦门金龙客车 特点：具有后现代风格的设计曲线，宽敞、舒适的内部空间。 乘员：45人备注：领导抵达天津后，相关工作人员引领领导上车，上车后并提供相关 饮品和餐点服务。车辆推荐邀请函效果人人 员员 邀邀 请请接站牌示意图机场和火车站各安排 一名工作人员专门负 责接站牌事宜。接
14、站牌效果手提袋前期活动相关物料前期活动相关物料参会贵宾证参会媒体证入住酒店用餐凭证前期活动相关物料前期活动相关物料礼品（建议后附）会议资料封面示意会议资料内容 项目简介 活动日程 会场、酒店分布图 会场座次分布 活动人员职责分工及联系方式 火车站、汽车站车次时刻表 订票服务指南 天气预报 前期活动相关物料前期活动相关物料10月26日活动落地执行Part 2活活 动动 主主 题题天津津南区海河故道文化创意产业园 项目签约暨中贞集团揭牌仪式第一部分 场地选择场场 地地 选选 择择方案方案1 1签约仪式、新闻发布会、揭牌集中式签约仪式地点：天津津南区海河故道文化创意产业园 新闻发布会地点：天津津南区
15、海河故道文化创意产业园 揭牌集中式：天津津南区海河故道文化创意产业园场场 地地 选选 择择方案方案2 2签约仪式、新闻发布会、揭牌分散式签约仪式地点：津南区区政府 新闻发布会地点：津南区区政府 揭牌地点：天津津南区海河故道文化创意产业园场场 地地 选选 择择说明：场地最终落实以双方相关人员实地考察后确定方案方案1 1活 动 概 述活动时间：10月26日上午09：30-11：30 活动地点：天津津南区海河故道文化创意产业园 活动主题：天津津南区海河故道文化创意产业园项目签约暨中贞集团揭牌 仪式 活动人数：100人左右 参与人群：国家领导天津市市级领导领导随行人员北京、天津相关新闻媒体其他相关人员
16、前期统筹 24日活动棚房、VIP棚房、舞台搭建、挂幅、空飘球、音响设备等其他相关硬件配备完毕。 25日与贵方协商划定贵宾接待室、贵宾通道、贵宾停车区等其 他有关区域事项。 26日早上7点之前传奇公关负责人再次检查所有设备及物料的完善情况。 26日早上8点之前传奇公关在贵方工作人员的协同下，针对相关工作人员以及礼仪小姐进行仪式前的具体事宜培训，并提前设定各区域负责人。第一章. 活动流程第一节：领导转移 第二节：领导接待 第三节：仪式进行 第四节：午宴第一章 / 第一节：领导转移 根据最后确定领导人数，安排领导专用车辆前往酒店接应。 每辆专车安排1-2名贵方工作人员跟随专车。 车辆配备方面传奇公关将安排2名工作人员专门负责。时间统筹： 1.
