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1、集团有限责任公司集团有限责任公司 物流配送中心管理体系文件物流配送中心管理体系文件程程 序序 文文 件件编制： 日期：2017.5.1 审核: 日期：2017.5.5批准: 日期：2017.5.10 受控状态： 手册编号：发放序号：2017.05.16 发布 2017.05.18 实施 xxx集团物流配送中心文件控制程序1 1、目的：、目的：确保使用场所得到的文件均为有效版本，防止使用作废的文件。2 2、适用范围：、适用范围：适用于与管理体系有关的所有文件的控制。3 3职责职责3.1 综合办是文件控制的归口管理部门，负责文件的发放、更改、控制和管理工作。3.2 经理负责管理方针、目标和管理手册
2、、程序文件的批准。3.3 各部门负责与本部门有关的文件 的控制和管理。4 4工作程序工作程序4.l 文件的分类和编制、批准按文件管理标准执行，并确保所有文件在发布前对其适宜性均得到批准。4.2 各种类别的文件的编号方法按文件编号办法的规定进行编号。4.3 各部门根据工作需要识别需编制的文件，填写“文件编制计划/文件清单”组织人员进行文件的编写。4.4 文件的签发4.4.l 综合办负责文件的签发，文件接收人在“文件收/发文记录单”上签字后领用相应文件。4.4.2 以传真、电子邮件传递的文件应记录时间、接收传真号和电子信箱号。4.4.3 文件在批准时应注明发放对象，具体按文件管理标准执行。4.5
3、文件的评审、更新与更改4.5.1 文件在实施过程中，应评审其适宜性。文件编制部门应适时（标准/法规、市场产品、企业机制及上级、顾客、供方等信息变化时）组织相关部门，对文件进行评审；内审及管理评审时应对文件评审，以确定是否更换。4.5.2 如文件需要更改时，由归口部门提出更改申请，说明更改意见及原因，组织有关部门评审后更改，并填写“文件更改/销毁记录”下达更改通知单到文件原持有人。改动内容较小时可采用划改方式，文件持有者按通知单要求划改；改动内容较多时可采用换页的形式。将原页码收回销毁。文件持有人负责对文件修改条款换页/作出标识。4.5.3 文件更改应重新按本程序规定、批准发布。并由原审批人员负
4、责审签，原审批人不在职时，由现任领导审批、签发，现任领导在审批前，应获得原审批文件所依据的背景资料，了解原文内容、更改原因、依据等。4.5.4 多次更改或文件大幅度修改时应进行换版。换版后原版次文件作废，换发新版本。4.5.5 作废文件由发放部门按原发文登记记录收回，并在备注栏注明“作废”标识，作废文件，由文件管理人员填写“文件更改/销毁记录”经主管领导审批统一销毁，并在原文件登记表中记录销毁日期和文件数量。留作参考有保存价值的作废文件，应在文件醒目处标“作废”标识，并在原文件登记表备注栏注明“作废留存”方可保留。4.5.6 各文件管理部门负责对发放到本矿外部的受控文件，应做好发放记录和更改/
5、更换/作废控制，当本本矿文件更改/换版时及时给予更改和换发。4.6 文件的管理4.6.1 文件管理部门应编制“文件清单” 。4.6.2 文件应分类存放在干燥通风和安全的地方，由文件管理部门监督实施。4.6.3 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰易于识别和检索。4.6.4 需临时借阅的文件，借阅者应填写“文件借阅、复制记录” ，经主管领导批准后借阅文件，由文件管理员负责收回；原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏，具体按文印管理办法执行。4.6.5 文件管理部门负责组织，全面检查各类在用文件的有效性，随时核查各使用者手中的文件以及作业现场的文件，发现问题及时处理。4.7 外来文件的控
6、制综合办负责外来文件的管理和控制，填写“外来文件清单”并做好发放记录。4.8 对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。5相关文件5.1文件管理标准5.2档案管理制度5.3文印管理办法54文件编号办法6 相关记录6.1 文件编制计划/文件清单6.2 文件收/发文记录单6.3 文件更改/销毁记录6.4 文件清单6.5 文件借阅、复制记录记录控制程序记录控制程序1 1、目的、目的反映体系运行的实际情况和保证体系运行的可追溯性，证明体系运行的有效性。2 2、适用范围、适用范围适用于质量、环境和职业健康安全管理体系运行中形成的记录。3 3、职责、职责综合办对质量和环境、职业健康安全体系运行
7、记录进行编目，建立清单，规定记录保存年限。各部门负责本部门管理体系形成的记录的控制。4 4、工作程序、工作程序4.1 需管理的记录详见管理体系记录清单 。4.2 记录的标识和检索a）记录的标识方法按档案管理制度执行。b）记录要保证内容准确可靠、字迹清晰、收集时间及时有可追溯性。c）记录要按发生的顺序与类别进行保存，以便于检索查阅。顾客或公司内部有关人员提出查阅质量记录的要求，需向资料员办理查阅登记手续，并填写记录查阅登记表 。4.3 记录的贮存和保护a）记录的保管要确保不损坏、变质、丢失，一般应指定专人负责保管。b）记录必须保证真实，严禁涂改。确因错误需要更改时，可以划改，但必须在更改处作出标
8、记，由更改人签名。c）查阅记录时，需经保管人员同意，不得损坏。4.4 记录的保存期限和处置a）保存期限（详见管理体系记录清单 ） 。b）超过保存期限的记录需要销毁时，经主管领导批准后以适当的方式销毁，并填写记录销毁登记表 。如因特殊需要备以后查阅、考证之用时，应标明“失效暂存” ，隔离存放。c）记录应存放于干燥、通风、便于查找的地方。长期保存的的资料应设立专门的存放场所。5.5.相关文件相关文件5.1文件控制程序5.2档案管理制度6.6.相关记录相关记录6.1 管理体系记录清单 6.2 记录销毁登记表 6.3 记录查阅登记表 法律法规和其他要求控制程序法律法规和其他要求控制程序l 目的为及时获
9、取、识别和更新与质量、环境和职业健康安全相关的法律、法规及其他要求，对遵守法律法规要求和其他要求的情况进行评价，以保证本矿的施工生产、经营、管理活动符合相应的法律、法规及其他要求，特制定本程序。2 适用范围适用于本矿获取、识别和更新相关的质量、环境和职业健康安全法律、法规及其他要求，并对其遵守情况的评价。3 职责3.1 综合办负责识别、收集与质量、环境和职业健康安全相关的适用标准、规范、法律、法规，并负责编制本矿的“法律法规及其他要求清单” 和“标准清单” 。3.2 各相关部门负责识别、收集、更新与本部门相关的法律法规及其他要求。4工作程序4.l 法律法规及其他要求的获取4.1.l 获取范围A
10、. 国家有关的法律、法规、条例 和规范；B. 地方法规和相关部委的规章 ；C. 国家、行业和地方的标准；D. 国际公约。4.1.2 获取法律、法规及其他要求的途径可以：A.国家、地方、上级主管部门以及国家质量技术监督局、国家环保局、国家安全生产监督管理局和国有资产监督管理委员会等相关行业部委的管理部门；B.出版社、书店、图书馆和互联网；C.中国质量报 、 中国环境报 、 中国安全生产报 、 中国建设报 、 施工企业管理 、 劳动保护 、 中国消防杂志等相关专业报刊和杂志；D.参加相关部门、地区的会议。4.1.3 综合办应定期（一般每年一次）组织评审法律、法规及其他要求的适用性。4.2 综合办组
11、织相关部门对于各自获取的标准、法律、法规及其他要求进行适用性确认。确认结束后填写“法律、法规和其他要求清单” 和“标准清单” ，一式两份，并分送相关部门。4.3 当上述外来文件更新或增加时，综合办及时修改法律法规和其他要求清单 ，并将新的内容补发至相关部门，并对旧的原件及时收回，需保留的应作相应标识。4.4 各部门负责组织与本部门工作有关的适用标准、法律法规及其他要求的培训，并做好相应培训记录。4.5 标准、法律法规及其他要求的管理按文件管理标准和文件控制程序执行。5 相关文件5.1文件控制程序5.2文件管理标准6 相关记录6.1 法律法规及其他要求清单目标指标和管理方案控制程序目标指标和管理
12、方案控制程序1.1. 目的目的为建立、规范中心及各相关职能和层次的目标，实现质量安健环目标、指标，以及确保实现目标和指标而制定的管理方案的实施，不断改进公司的质量、环境行为和职业健康安全的工作。2.2. 适用范围适用范围适用于本中心及中心各相关职能和层次质量安健环目标和指标及管理方案的建立、实施和管理。3. 职责职责3.3.1 中心经理负责批准中心质量安健环目标。3.2 综合办负责组织制定中心及相关部门的目标、指标及管理方案。 3.3 综合办负责对目标、指标及管理方案的实施情况按照考核期进行统计考核。4.4. 工作程序工作程序4.1 质量安环管理目标4.1.1 质量安环管理目标和指标制定4.1
13、.1.1 管理者代表组织相关部门、相关人员根据质量安健环管理方针、年度工作计划、公司生产任务、产品质量、环境因素、危险源、经济和技术的可行性、法律法规要求以及相关方的要求等提出公司总的目标、指标，经管理者代表审核，报分公司经理批准后执行；4.1.1.2 每年初，综合办组织相关部门按本矿目标的年度指标分解，经管理者代表审核，分公司经理批准后实施；4.1.1.3 目标责任部门采取措施实现所承担的分目标，并在考核期后三日内，将分目标完成情况报考核部门。考核部门统计后于三日内上报公司领导及有关部门4.1.1.4 当管理评审对目标提出修改时，由管理者代表组织目标再次分解。适当时，质量安健环管理目标和指标
14、内容要求可包括：a.产品的要求；b.有关法律法规及其他要求；c.公司的重要环境因素、重大危险源；d.相关方的要求；e. 污染预防的承诺、劳动安全保护行为的持续改进；f. 技术及经济上的可行性；4.1.2 目标通过层层分解展开，量化后纳入各部门。即目标明确、指标具有可测量性；4.1.3 综合办应定期检查目标、指标的完成情况，并对其进行动态管理；4.1.4 分公司经理通过日常工作报表、资料、管理评审掌握目标的实施情况。4.1.5 目标指标实现后，如有必要，需制定新的目标指标；如果在规定的时间内目标和指 标未能实现，应及时通报管理者代表，由管理者代表组织进行更改，经分公司经理批准后执行。4.1.6
15、管理评审时，对年度目标、指标的实现情况及适宜性、充分性、有效性进行评价，需要时对目标进行修订，具体按安全目标管理制度执行。4.2 管理方案4.2.1 管理方案的编制a.综合办负责组织相关部门编制环境和职业健康安全管理方案报分公司经理批准后执行；b.管理方案涉及与安健环目标和指标有关的全部可能的活动；c.职业健康安全和环境管理方案要考虑实现安健环目标和指标的有关部门作业活动的设计。4.2.2 管理方案的内容与要求a.已确定的管理方案控制的目标和指标；b.明确实现目标指标的具体措施及方法，包括实施程序、步骤、支持性的措施、资源、相关方的协作等；c.责任部门、岗位、经费、开始时间、完成时间，验证时间；d.如果在规定的时间内目标和指标未能实现，应及时对目标指标的管理方案进行评审，由原制订部门重新制订原审批部门审批。4.2.3 管理方案的实施与检查a. 各部门按照环境和职业健康安全管理方案组织实施，必要时对中心管理方案进行进一步的分解，制订适用本部门详细管理方案的实施计划；b. 管理方案的检查：综合办负责对管理方案的实施进度与效果进行监督验证。5 相关文件5.1安全目标管理制度5.2年度目标计划5.3中心目标指标管理方案6 相关记录6.1 检查记录 6.2 中心目标指标管理方案完成情况统计 6.3 评审记录 6.4 修订记录环境因素识
