网络与办公自动化1

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1、第 1 章现 代 化 办 公本章要点随着时代不断地发展，手工办公方式与迅速增长 的办公业务量之间的矛盾变得日益尖锐起来。人们逐 渐意识到，改变传统的办公模式，将办公业务的处理 、流转、管理过程电子化、信息化，从而实现办公自 动化，已经势在必行。无论是政府机关，还是企业与 机构，实现现代化的办公条件，才能借助各种设备解 决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作 效率和质量，方便管理和决策的目的。在本章中，我 们将简要介绍一些有关办公自动化的基础知识、现代 化办公设备、办公软件以及对办公人员的职业要求等 内容。 第 1 章 现 代 化 办 公现代办公自动化基础知识（一）办公自动化（Offic

2、e Automation）简称OA，是办 公信息处理的自动化。它利用先进的技术，使人的各种 办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协 助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量 ，提高生产率的目的。办公自动化由70年代未80年代初 在我国提出，至今已有近二十年的发展历史。由于办公 自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现 ，办公自动化的内涵也在不断地丰富和发展。最早的办 公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的 使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存储、 排版及输出工作，用电脑进行人事、财务等管理。第 1 章 现 代 化 办 公现代办公自动化基础知识（二）现

3、代的办公自动化系统的观点认为，办公实际上是 人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、 分类、传递及处理，活动的协调，从而达到企业整体目标 的过程。传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系 统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递， 无法实现单位、企业内部的协调，难以对非文本如：声频 、视频、图形、OLE对象、扫描图象等多媒体信息、超文 本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件系统没有 对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的 情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务 的处理过程。第 1 章 现 代 化 办 公现代办公自动化基础知识（三）因此，现代办公自

4、动化系统更着重于提供办公 信息的共享、交换、组织、传递和监控功能，提供协 同工作的环境。从这个意义上说，现代的办公自动化 系统的作用相当于动物的神经系统。目前，较成熟的 基于客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统， 较先进的Intranet/Internet（WEB）方式的办公自动 化系统，都是企业的数字神经系统的重要组成部分。第 1 章 现 代 化 办 公办公自动化的功能特点办公自动化是信息革命的产物，也是社会信息 化的重要技术保证，具有如下特点：l 办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合 多种技术的新型学科l 办公自动化是一个人机信息系统l 办公自动化将办公信息实现了一体化处理l 办公

5、自动化的目标是为了提高办公效率和质量第 1 章 现 代 化 办 公办公自动化除了上述特点外，其功能如图1-1所示。收发文管理外出人员管理会议管理领导活动安排论坛管理个人用户管理电子邮件远程办公档案管理综合信息简报期刊办公自动化功能图1-1 办公自动化的用途 第 1 章 现 代 化 办 公办公自动化的演变过程 1714年发明了机械打字机 1836年IBM公司推出了电动打字机 1837年出现了复印机 1843年出现了录音机 1898年出现了照相机 1950年出现了电子计算机 1970年出现了文字处理机及电子打字机、声控打字机 程控电话被广泛使用第 1 章 现 代 化 办 公美国办公自动化的发展概况

6、 第一阶段：1975年以前主要是采用以计算机为中心的单机设备，用以完 成单项业务的自动化。第二阶段：19751982年间主要采用部分综合设备，建立了局域网计算机网 络系统，实现了关键部分办公业务综合管理自动化。第 1 章 现 代 化 办 公美国办公自动化的发展概况 第三阶段：19831992年间建立了跨单位、跨地域的联机系统，建立了企业 间或是地域间的计算机网络，实现了办公业务综合管 理自动化。第四阶段：1993年以后办公业务高度自动化，办公系统智能化，并将办 公自动化系统与更大范围的信息系统结合起来组成统 一的大型管理系统。第 1 章 现 代 化 办 公办公自动化的发展趋势 办公自动化的实现

7、，不仅仅是取代秘书的 部分工作，它更是将引起办公制度、工作方式、 办公流程、传统习惯、工作环境和决策进程等方 面的深刻变革，使办公行为科学化、规范化和标 准化。各国的经验表明：国家经济现代化必须依 赖各级管理水平的提高和办公的自动化。因此， 办公自动化必将对我国整个社会生活产生深刻的 影响。目前，我国的办公自动化系统正朝着集成 化、网络化、多媒体和智能化的国际水平发展。第 1 章 现 代 化 办 公现代办公设备 信息处理设备为了具备和完善办公自动化系统的功能，除了进行办 公人员的相应知识培训外，还必须配备相应的办公硬件设备 和软件资源。在现代办公管理的业务中，如文字编辑、信息 处理、信息传输、

8、信息检索等都离不开信息处理设备、信息 传输设备以及办公应用的机电类设备。 当你来到某公司的办公大厅时，首先映入眼帘的是桌 子上的台式电脑和笔记本电脑，还有扫描仪、绘图仪、打印 机等信息处理设备，如图1-2所示。这些设备都是现代化办 公中必不可少的组成部分。其中，计算机又是办公自动化的 一名主角，在办公自动化系统中，处于核心地位。 第 1 章 现 代 化 办 公图1-2 办公大厅设备第 1 章 现 代 化 办 公计算机的种类很多 ，根据其规模大小，可 以分为巨型机、大型机 、中小型机、微型机和 便携机等。根据用途又 可以分为专用计算机和 通用计算机。目前，办 公室最常用的是多媒体 通用微型计算机

9、，如图 1-3所示。图1-3 DELL GX270台式机和Insprion5150笔记本电脑第 1 章 现 代 化 办 公扫描仪是计算机的输入设 备，能够将图片、照片、文档等输 入到计算机中，这样就可以运用专 门的软件对这些输入介质进行处理 、存储以及通过输出设备进行输出 。被广泛应用在需要对图像进行处 理和制作方面，如图1-4所示，为 我们的办公和学习带来了方便。 绘图仪是一种优秀的输出 设备，与打印机不同，打印机是用 来打印文字和简单的图形，要想精 确地绘图，如绘制工程中的各种图 纸，就不能用打印机，只能用专业 的绘图设备绘图仪，如图1-5所示 。图1-4 方正Z310扫描仪图1-5 绘图

10、仪第 1 章 现 代 化 办 公打印机是办公自动化系统的主要输出设备之一。打印机分为 击打式和非击打式两大系列产品。击打式以针式点阵打印机为主，非 击打式则包括激光、喷墨及热升华打印机等，如图1-6所示。 随着网络技术的发展和普及，传统打印机也插上网络的翅膀 得到更加充分的发挥。“网络打印”这个概念早在6年前就已经提出 ，虽然在业界并没有一个明确的定义，但从它的名字上来说，网络打 印机至少应该能够实现在网络上打印。也就是说把这台打印机放在网 络上，接上网线，安装相应的软件就能实现打印，而不用直接连在任 何一台电脑主机上。网络打印机与共享打印机相比，具有更高速、高 效，无需网络等待，不易丢失数据

11、等特点。 图1-6 惠普Laserjet 4100激光打印机和Laserjet 2280喷墨打印机 第 1 章 现 代 化 办 公此外，公司会议室还配有投影仪、数码相机、数 码摄像机、麦克风等先进办公设备。每当开会时，可以 通过投影仪，在屏幕上观看公司的计划方案。如果需要 将会议内容拍摄或录制成节目，可以使用数码相机或摄 像机做现场拍摄和录制，如图1-7、1-8、1-9所示。图1-8 数码照相机图1-7 日立CP-HX5000投影仪图1-9 索尼DCR-IP210E摄像机 第 1 章 现 代 化 办 公现代办公设备信息传输设备随着办公自动化技术的发展，各个机关、公司、企 业、学校都建立了的局域

12、网。各个局域网用户之间可以 进行大量的信息交换，形成一个信息网，这样就可以提 高工作效率。其中用于通信的设备有局域网、因特网、 传真机、智能IP电话机等。 局部区域网络（Local Area Network）通常简称为局 域网，缩写为LAN。局域网是结构复杂程度最低的计算 机网络。局域网仅是在同一地点上经过网络设备互连在 一起的一组计算机。局域网通常距离很近，它是目前应 用最广泛的一类网络。通常将具有如下特征的网络称为 局域网，如图1-10所示。 第 1 章 现 代 化 办 公图1-10 局域网第 1 章 现 代 化 办 公因特网是一个信息资源网，由大量主机通过连接在单一、 无缝的通信系统上而

13、形成的一个全球范围的信息资源网，接入因 特网的主机既可以是信息资源及服务的提供者，也可以是信息资 源及服务的消费者。因特网代表着全球范围内一组无限增长的信 息资源，是人类所拥有的最大的知识宝库之一。随着因特网规模 的扩大，网络和主机数量的增多，它所提供的信息资源及服务也 将更加丰富，其用户视图如图1-11所示。 Internet 服务器客户机图1-11 因特网的用户视图第 1 章 现 代 化 办 公传真机作为一种信息传递工具，以其方便、快捷、准确和通讯 费用低等优势，成为企事业单位必不可少的通信工具，如图1-12所示。 智能IP电话机，采用大规模集成电路设计、功耗低、抗干扰性 能好。可用于拨打

14、市话、国内国际长途电话、特服号码等，操作方便快 捷。内置电话电脑管理器功能，可以通过话机按键将各种IP电话卡及各 种电话记帐卡预存于电话机内。拨打时免拨卡号密码，且智能选择最优 通话方式。适合企事业单位、家庭、宾馆等场所使用，如图1-13所示。 图1-13 智能IP电话机图1-12 松下普通纸传真机KX-FP423CN 第 1 章 现 代 化 办 公现代办公设备办公应用机电类设备对于办公来说，最常用的机电设备就是复印机、刻录机、一体 机以及碎纸机。其中复印机的使用范围最广泛，当公司需要制作合同 或者布置一项活动时，就需要使用复印机将制作好的文稿复印出来， 分发给各级部门进行贯彻，如图1-14、

15、1-15、1-16、1-17所示。图1-16 碎纸机图1-17 刻录机图1-15 激光一体机 图1-14 数码复印机第 1 章 现 代 化 办 公办公软件 软件是计算机的灵魂，没有软件的计算机就如同没 有磁带的录音机和没有录像带的录像机一样，与废铁没 什么差别。使用不同的计算机软件，计算机可以完成许 多不同的工作，它使计算机具有非凡的灵活性和通用性 。也正是这一原因，决定了计算机的任何动作都离不开 由人安排的指令。人们针对某一需要而为计算机编制的 指令序列称为程序。程序连同有关的说明资料称为软件 。配上软件的计算机才成为完整的计算机系统。一般把 软件分为两大类：系统软件和应用软件。 第 1 章

16、 现 代 化 办 公系统软件一般由计算机设计者提供的计算机程序，用于计算机的管理 、控制、维护、运行，方便用户使用计算机。不同的应用软件， 虽然能够完成不同的工作，但他们都需要一些共同的基础操作， 例如都要使用输入设备传送数据，从输出设备取出数据，向外存 写数据，从外存读数据，对数据的常规管理等等。这些基础工作 也要由一系列指令来完成。人们把这些指令集中组织在一起，形 成专门的软件，用来支持应用软件的运行，这种软件称为系统软 件。代表性的系统软件有：l操作系统l数据库管理系统l编译软件 第 1 章 现 代 化 办 公应用软件 应用软件是专门为某一应用目的而编制的软件，常见的软件 包括：l文字处理软件l信息管理软件 l辅助设计软件l实时控制软件 除此之外，办公中的常用软件还有Excel、PowerPoint、 Photoshop、Flash等。常见的应用软件见表1-1所示。分 类 名 称 应 用 软 件 文字处理软件WPS、Word、WordPerfect、Amipro 电子表格处理软件Excel、Lotus12