T1G办公室工作实务

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1、办公室工作实务任课教师:孟祥萍 办公室电话:61362169 邮箱:第一章 办公室实务概况 u一、课程考核的有关说明u1、考核对象：本课程的考核对象是全院 本课程的学生。u2、考核依据：本考核说明是依据办公 室实务课程教学大纲及北京航空航天大 学出版社出版张强主编的办公室工作 实务文字教材编写的第一章 办公室实务概况u二、考核要求：本课程主要考核对办公室实 务操作方面的基本知识、基本技能和与之相 关的交际能力、文字能力等。考核分为三个 层次，即一般了解、基本掌握、重点掌握。 一般了解，主要指对教材中介绍的一般性知 识、方法等有一个大概的了解，知道有一个 说法就可以。基本掌握是指对所要求的内容

2、要能够做到运用较为灵活，对涉及到的相关 理论和方法能够既知其然，又要知其所以然 。第一章 办公室实务概况u三、考核形式：平时成绩（包括考勤、 平时作业、课堂发言）占40，考勤三 次不到者取消该门成绩；期末考试成绩 占60，期末考试采用开卷形式。 办公室管理名言u把每一件简单的事做好就是不简单u把每一件平凡的事做好就是不平凡海尔集团 总裁 张瑞敏案例导入u邮件门事件:经理陆纯初和秘书Rebecca的纠纷陆纯初的邮件中说，“Rebecca， I just told you not to assume or take things for granted on Tuesday and you loc

3、ked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person.With immediate effect， you do not leave the office until you have checked with all the managers you support - this is for the lunch hour as well as at end of day，

4、OK 案例导入u瑞贝卡在邮件中回复说:u “首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的 ，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。 其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的 主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。 第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间， 请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。 第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多 次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作 以外的事情，我无法做到。 第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气， 这是做人最基本的礼貌

5、问题。 第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没 有这个时间也没有这个必要。”第一章 办公室实务概况u1、1 办公室的含义（office)：一般意 义上的白领工作场所。主要有书写、接 待、联络、会谈等作用。第一章 办公室实务概况u1、2 办公室工作的主要内容：1）办文：文字工作、文书处理和档案 工作、电子文件管理。2）办会：会议组织和筹备。3）办事：信息、技术、日常事务、临 时事务第一章 办公室实务概况u1、3 办公室的作用：u1）参谋和助手u2）枢纽与心脏u3）协调与沟通u4）形象与管家第一章 办公室实务概况u1、4 办公室内部设置u 某单位办公室内部机构主任 副主任秘书科

6、行政科机要科信息科档案科信访科督察科第一章 办公室实务概况u1、5 办公室人员构成:按工作职能划分为管理人员和办公 室工作人员,简而概之,带”长”的为管 理人员,其他为工作人员.第一章 办公室实务概况u1、6 办公室人员的职业意识 1）幕后意识 2）保密意识 3）时间意识 4）合作意识 5）信息意识 6）多能意识第一章 办公室实务概况u1、7 办公室人员的职业能力包括知识结构和办公能力两方面。知识结构包括：基础知识、专业知识、 相关知识。办公能力包括：写作能力、口头表达能 力、办事能力、使用现代信息技术能力 、分析判断能力、社交能力第一章 办公室实务概况u1、8 办公室效率和时间管理u1）合理

7、分工和协作u2）区分常规工作和非常规工作u3）分清缓急和顺序u4）合理分配时间精力u5）使用辅助手段u6）并行串行兼顾，合并同类工作事项u7）注意承办期限u8）工作环境优化 第一章 办公室实务概况uP19案例分析5uP19案例分析6第二章 办公室运行及管理u案例导入议事规则议事规则.docu 分析：为什么预算草案能顺利通过？第二章 办公室运行及管理u2、1 议事规则简介罗伯特议事规 则规则诞生的目的：让决策过程和决策过 程更加科学、规范、有效。为了达到这 个目的，就必须对个体的行为进行限制 。第二章 办公室运行及管理u2、2 计划管理u2、2、1年度工作计划u2、2、2办公会议题计划u2、2、

8、3年内会议计划u2、2、4月工作计划u2、2、5周工作计划第二章 办公室运行及管理u2、2、2、1办公会议议题计划u1）领导安排议题（专题会议、紧急临 时性事项）u2）向与会人员征集议题（常规性）u议题表第二章 办公室运行及管理u周计划表时 周次 间星期 一星期二 星期三 星期四 星期五9：00 10：0011：00第二章 办公室运行及管理u工作日志表时间工 作 内 容 9：00部门会议，4楼412室，带相关文件 资料 10：00 11：00确认所订的上司与客户的午餐第二章 办公室运行及管理u2、2 内部制度u2、2、1 工作流程设计第二章 办公室运行及管理u2、2、2办公室内部制度设计原则u

9、1）实用原则u2）简明原则u3）落实责任原则u4）与法律法规一致原则u5）定期修订原则u6）与办公室人员素质培养相结合原则第二章 办公室运行及管理u2、2、3岗位管理u2、2、3、1根据部门设置定岗定员u2、2、3、2岗位说明书u岗位说明书范本第三章 公文处理实务u案例导入:某集团公司领导张XX打电话给某项目 公司办公室主任李小姐,指示发文任命 王XX为该项目的常务副总经理,李小姐 按照要求很快起好文并下发至该项目各 部门,没想到此文件引起一场大的风波, 请你想想问题出在哪里?第三章 公文处理实务u公文种类按照2000年国务院行政机关公文处 理办法的规定，国务院所规定的公文 菜有13类14种，

10、常用的有命令（令）、 决定、公告、通告、通知、通报、议案 、报告、请示、批复、意见、函、会议 纪要等Company Logo第三章 公文处理实务3、1公文写作的实 用价值和社会意义Company Logo第三章 公文处理实务u 作为具有社会性特征的人，无论 是个体还是群体，在日常生活工作 中，相互之间会形成各种关系，会 产生各种交往；或是为了交流信息 ，或是为了合作办事，或是为了探 讨问题，或是为了解决矛盾等等。Company Logo第三章 公文处理实务人与人交往处理事务的方式很多，其中经常使用并且往往具有不可替代性的方式，就是以文字为中介的公文。人们已自觉并习惯地把公文视为人类交往、处理事

11、务、治理社会，乃至管理国家的重要工具。Company Logo第三章 公文处理实务u3、1、1提高公文写作的基本途径 （一）掌握公文的基础知识u 1、写好公文，必读的文件：u（1）国家行政机关公文处理办法u（2）国务院办公厅关于实施国家 行政机关公文处理办法涉及的几个具 体问题的处理意见Company Logo第三章 公文处理实务u2、关于使用权限的归纳：u 一般机关不能使用的文种有：命令、 议案、公告、批复u 部门不能使用的文种有：命令、议案 、决定、公告、批复u 部门经常使用的文种有：意见、通告 、通知、通报、报告、请示、函Company Logo第三章 公文处理实务u3、关于适用范围的归

12、纳：u可用于表彰的公文有：命令、决定、通报 、函、感谢信u可用于请求批准的公文：议案、请示、函 、申请书u可用于回复的公文：批复、意见、通知、 函Company Logo第三章 公文处理实务1上下级 关系2平级关系3非隶属关系4、关于行文关系的归纳：Company Logo5、关于公文格式的归纳上行公文格式事务文格式下行公文格式特殊公文格式专用文书格式公文格式Company Logo6、关于党政公文文种归纳：党政机关公文共有的文种（决定、通知 、通报、报告、请示、批复、意见、函 、会议纪要）u党的机关公文特有的文种（决议、指示 、公报、条例、规定）u行政机关公文特有的文种（命令、公告 、通告、

13、议案）Company Logo（二）多读并鉴赏公文的范文u通过阅读范文学习写作，是一条已 被证实确有成效的途经。u多读公文的范文，可以增加对公文的感性认识。通过阅读熟悉公文， 对公文文体熟悉了，写起来就容易 多了。Company Logo阅读鉴赏方法Add Your TitleAdd Your TitleAdd Your Title精读鉴赏法比较鉴赏法理论与 案例的 比较与 鉴赏Company Logo（三）设计情景多练笔写给谁（受体）1谁在写（主体）2为办何事写（客体）3用何文种写（载体）4第三章 公文处理实务3、1、2公文的基本构成要素 ：文种1生效日期4事由2收发机关3第三章 公文处理实

14、务1.明确意图2.确定主题3.选择文种4.收集材料3、1、3 公文写作程序（二）拟制文稿首先要拟写提纲。（一）公文写作前的准备文尾格文尾格 式式用纸、印装格式用纸、印装格式正文格式正文格式文头格式文头格式（三） 安排结构第三章 公文处理实务1、文头格式文头是公文制发者的标志。位于公文首页上 端的约1/3或2/5的位置。包括发文机关标识、发 文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等。下面 加一条红色横实线作为标记，形成正式公文的固 定文头形式，因此俗称红头文件。（1）发文机关标识，又称公文版头，它表明 了公文的责任者，展示了公文的法定权威性。 通常用大号黑体、黑变体字或标准体、宋体字 套红印制，居中

15、排列，醒目、整齐、庄重。第三章 公文处理实务第三章 公文处理实务第三章 公文处理实务第三章 公文处理实务（2）发文字号，简称“文号”，由发文机关、发文年份、 发文年份和发文顺序号三者组成。如“渝政发200415 号”。 （3）秘密等级，也称密级，是国家对公文运用范围和保守 秘密的规定。标注在发文机关标识的左上方。分为绝密 、机密、秘密三个等级。绝密和机密公文还应标明份数 序号。 （4）紧急程度，是对公文抄送和办理的时间限度。办法 规定“紧急文件应当分别标明特急、急件， 紧急电报应当分别标明特急、加急、平急 。”一般标注在发文机关标识的右上方。 （5）签发人，是代表机关核准并签发公文的领导人。上行 文应当注明签发人、会签人的姓名，平行并列于发文字 号右侧。左右各空1格。一般在原稿上签注。2. 正文格式（1）标题：就是公文名称，一般由发文机关名称 、事由、文种三要素组成。公文标题除法规、规 章名称加书名号外，一般不用标点。 （2） 题注：主要用于会议通过或领导机关批准 发布的公文，是这类公文生效的标志之一。 （3）主送机关：是指公文的受理机关，顶格写在 标