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1、展会运作阶段文案写作（二）参展说明书写作 展会相关活动策划案l 教学目的： 1.掌握参展说明书包含的内容及写作要求；l 教学重点难点 1.掌握参展说明书包含的内容及写作要求；的概念 、内容结构及写作要求；l 教学方法：讲授、练习 l 教学内容 1会展招展方案的写作 2.案例分析 3.相关作业 l 课时小结（见末页）一、参展说明书写作（一）参展说明书的概念参展说明书是办展机构将展会筹备、开 幕以及参展商参加展会时应注意的其他问题 汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一 种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项 基础性的工作。说明：办展机构在确定了展会的有关日期安 排，指定了展会承建商、展会
2、运输代理和展 会旅游代理以后，就可以着手编制展会的 参展说明书了。（二）参展说明书包含的主要内容 参展说明书主要包括以下几方面的内容： (1)前言。主要是对参展商参加本展会表示欢迎， 说明本手册编制的原则和目的，提醒参展商在 筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本 手册的相关规定等。前言一般都很简短，言简 意赅。 (2)展览场地基本情况。包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地 的基本技术数据等。绘制展馆及展区平面图时，要注意标 明展馆各种服务设施所在的位置、展区和展位划分的详细 情况、展馆内部通道和出人口等；在绘制至展馆的交通图 时，要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以利 用
3、的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该 城市的具体位置等；对于该展览场地的基本技术数据，要 清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积 容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的 水电供应状况等。对展览场地基本情况的介绍对于帮助 参展商准确地找到展馆和自己的展位，进而进行展位搭装 和布展有着很好的指引作用。 (3)展会基本信息。 包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、 展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接 待酒店等。对于办展时间，要具体列明展会的布展时间、开幕 时间、对专业观众和普通大众开放的时间、撤展时间、布 展撤展加班时间等，对以上时间尽量精
4、确到小时；对于办 展机构，要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单 位和协办单位等；另外，还要具体列明各办展机构、展会 指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒 店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人，如果有 网址和emall也最好能公布，以便参展商在需要的时候 方便联系各有关单位。(4)展会规则。就是展会要求参展商和观 众等参加展会时所必须遵守的一些规章制 度，包括：展会有关证件使用和管理的规 定、展会现场保安和保险的规定、层位清 洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水 电的注意事项、现场展品销售的规定、消 防规定、知识产权保护规定、现场展品演 示的注意事项等。展会规则是所有与
5、会人 员必须遵守的一些制度，对展会现场管理 和维护现场秩序十分重要。(5)展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本要求和说明，主要包括 标准展位说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的，所 以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出说明，列 明参展商使用标准展位的注意事项，提出如果参展商需要 增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出 的一些规定和要求，如使用材料的要求、动火作业的规定 、消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对 指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。 (6)展品运输指南。是对参
6、展商将展品等物品运到展览现场所 作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南 和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输 指南，都要对展品等的运输方式和运输线路、 各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件 的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、 回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说 明。展品运输指南对帮助参展商及时安排展品 等物品的运输有较大的作用。 (7)会展旅游信息。是对解决参展商及观众等参加展会期间的交 通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等 作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各 指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联 系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等，要 列出海外观
7、众和参展商入境的签证办法、会展期 间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的 线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参 展商及观众的日常生活服务的。(8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用 的各种表格，主要包括展览表格和层位搭装表格 两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临 时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表 、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申 请表等。参展说明书编制成功以后，可以印刷成 册，在展会开幕前适当的时间寄给参展商，也可 以将其内容发布在展会的专门网站上供参展商阅 览和下载，如果展会有海外参展商，还要将参展 商手册翻译成外语文本。 （三）参展说明书的
8、作用 参展说明书主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布 展、展览和撤展等服务的，它不仅对参展商进行参展筹备有着 十分重要的指引作用，也对办展机构对展会的布展、展览和撤 展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响： 1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商手册分别对展览 场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展 旅游等作出详细的说明，参展商在得到参展说明书以后，就可 以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备，如安 排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等；在展会布展现 场，参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展，避 免布展期间的盲目和违规；在展览期间，参展商可
9、以按该说明 书的要求布置展品演示；在撤展期间，参展商可以按照该说明 书的指引有条不紊地撤展；展会结束后，参展商还可以按照该 说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。在参展说明书的 指引下，参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节 的各项事务。 2、参展说明书对展会现场管理的作用。 参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展 期间的各项规定，不仅有利于指导各参展商按规 定办事，也有利于办展机构按该手册的规定监督 展会现场的各种事宜，并按手册的规定为参展商 提供各种服务。参展商手册是办展机构对展会筹 展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重 要依据之一，它为展会各阶段制定了大家必须遵 守的行
10、为规范，有利于办展机构按此规范对展会 各环节的现场进行管理。 3、参展说明书对观众的作用。 除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外，参展 说明书对展会观众也能起一定的作用。比如，手册对展馆 平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店 和展会开放时间的说明，就对观众参观展会有较大的帮助 。 观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆 ，在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服 务提供点，可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇。 在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观 时间等等。一般来说，展会的观众有很大一部分是各参展 商自己邀请来的，参展商一般都会将上述信息通知其邀请 的观众，这样，参展说明书对观众所起的作用将更大。（四）编制参展说明书的基本原则 从参展说明书所起的作用我们可以看出，参展说明 书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说 明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用，在编 制参展商手册时，我们必须做到： 第一、实用原则。 第二、简明原则 第三、详尽原则 第四、美观原则 第五、专业原则 第六、国际原则例文分析 见例文(略） 课时小结： 学生对展会流程的了解是学好本节的关键 。
