有效的时间管理

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1、Touch Insight有效的时间管理Effective Time ManagementCoach X你的梦想是什么Touch Insight引言最成功和最不成功的 人一样，一天都只有 24小时，但区别就在 于他们如何利用所拥 有的24小时 。那么如何利用好你的 24小时呢，如何成为 一个高效人士，让我 们从对时间的管理开 始。Touch Insight拖延商数测验v每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分， “略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。 v总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许 偶尔有拖延的习惯。 v总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病 ，但不太严重。 v总分多于

2、30分，表示你或许已患上严重的拖 延毛病。 Touch Insight因为我们不知道因为我们不知道 究竟什么对我们最重要，究竟什么对我们最重要， 所以每件事好像都很重要。所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要因为每件事好像都很重要 所以我们不得不每件事都做。所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，有些人看到我们每件事都做， 所以，他们期望我们什么都做。所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，每件事都做让我们非常忙碌， 所以我们没有时间去考虑，所以我们没有时间去考虑， 究竟什么对我们最重要。究竟什么对我们最重要。忙忙 人人 的的 告告 白白成功和失败的分水岭可以

3、用五个字来表达。成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“ “ 我没有时间。我没有时间。” ”Touch Insight计算一下你有多少时间 每个星期有168 个小时，其中56 个小时在睡眠中 度过，21 个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91 个小时则由你来决定做什么每天13 个小时。 如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重 要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自 己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向Touch Insight典型降低效率因素L规划不良 L目标不明 L优柔寡断 L凌乱工作环境 L不授权 L介入琐碎事情Touch Insight有效管理时间的原则C 明确目标 C 制定计划

4、C 要事第一 C 四象限法则 艾森豪威尔表格Touch Insight明确目标v没有目标的人没有前进的指引和动力，走不快 也走不远，常常在原地徘徊，偶尔还会向回走 。 v他走了，不知道去哪里；他到了，不知道身在 何方；他回来了，不知道去过哪里。 v一个有效的目标 SMART -具体的（specific） -可衡量的（measurable） -可达到的（attainable） -相关的（relevant） -基于时间的（time-based）Touch InsightStep3配合生理时钟制定计划在目标指引下作计划Step4分析检讨目标达成 情况来修改计划Step2 按照目标的轻重缓急 安排优先

5、次序Step1 设定长期目 标以及与之 相关的短期 目标。Touch Insight有效制定计划v根据你的长期目标确定短期目标的轻重缓急 v根据你的短期目标确定各项事务的轻重缓急 v制定你的计划，包括比较概括的长期计划，可能 包括月计划、周计划还有基本的日程计划Touch Insight没有日程计划带来的问题v有没有日程计划，决定了你这一天是主动地生活 ，还是被动地回应外界环境。 v如果你没有规划时间，那么你对时间的使用便无 效率可言。你的时间变成一块蛋糕，谁来了都可 以分上一块，你不控制自己的时间，别人就会来 控制它。 v你把方向盘的操纵权让给了别人，或者信马由缰 ，虽然你在努力工作不断前进

6、，却有可能走上了 错误的方向，成天忙忙碌碌地做些没有意义的事 情，不但浪费了时间，还浪费了精力。Touch Insight要事第一 我们真的花了时间去做这些对我们一生都我们真的花了时间去做这些对我们一生都 很重要的事情了吗很重要的事情了吗? ?Touch Insight80/20原则v你应该去寻找用去寻找用20%20%的努力就可得到的努力就可得到80%80%的效果的效果 的领域的领域 vv集中精力解决少数重要问题集中精力解决少数重要问题, ,而不是解决所有问题而不是解决所有问题 vv在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有 创意的工作创意的工作80%

7、80%最佳效最佳效 果的工作果的工作20%20%工作效果工作效果80%80%工作量工作量20%20%工作量工作量 80%80%的时间的时间20%20%的时间的时间80%80%工作量工作量20%20%工作量工作量100%100%的时间的时间Touch Insight谨防确定优先次序的误区 你懂的事 你喜欢的事 叫得最响的人 按先后发生的次序 容易或费时不多的事 已筹划好或排定时间的事 你知道如何最好进行的工作 还有一分钟就到最后期限的事Touch Insight紧 急 不 紧 急 重要不重要IIIIIIIV* * 危机危机* * 急迫的问题急迫的问题* * 有期限压力的计划有期限压力的计划* *

8、 防患未然防患未然* * 改进改进产能产能* * 建立人际关系建立人际关系 * * 发掘新机会发掘新机会 * * 规划、目标管理规划、目标管理* * 不速之客不速之客 * * 某些电话某些电话 * * 某些信件与报告某些信件与报告 * * 某些会议某些会议 * * 必要而不重要的必要而不重要的 问题问题* * 繁琐的工作繁琐的工作 * * 某些信件某些信件 * * 某些电话某些电话 * * 浪费时间之事浪费时间之事 * * 有趣的活动有趣的活动四象限法则时间管理矩阵Touch Insight我们应该如何选择紧 急 不 紧 急 重要不重要IIIIIIIV全力以赴全力以赴计划并有 条不紊地 进行做

9、到 未雨先缪简化、授权、 集中处理不做不做Touch Insight授权我是万能的 焦头烂额的经理人养了一堆无所事事的下属 沮丧的员工-不被信任才能无法发挥经理人无法专心从事改善公司运作的思考指派给谁，不仅考虑能力还要考虑潜力 明确职责，赋予权力，给予信任 授权不代表推卸责任，授权者还是要承 担最终责任 适度的对进展情况进行追踪管理經理人Touch Insight1% 1%紧 急 不 紧 急 重要不重要IIIIIIIV25-30%25-30%15%15%50-60%50-60%2-3%2-3%普通人的时间分配Touch Insight1% 1%紧 急 不 紧 急 重要不重要IIIIIIIV20

10、-25%20-25%60-80%60-80%15%15%追求完美 美国独立宣言有错别字Touch Insight第4招：没定期限就不叫工作v设定期限（双方共同协议） v交办事项、定下期限，按时追踪 指使、要求、命令书面化 按时追踪 v承办事项、自定期限、限期前提报 主动提出进度报告。 力有未逮时，马上说出来。Touch Insight第5招：找出最佳生理时间v一周之计在于二、三、四 周一调整周末狂欢，周日睡大觉。 周五倦怠假期等待 v一日之计在于晨 精华期 9.00-11.00注意力和记忆力最好，是工作和 学习的最佳时段 高峰期 下午2.00-4.00是分析力和创造力得以发挥 到极致 夜修期

11、晚上8.00-10.00晚上活动的巅峰时期，适合 进行商议进修等需要思维缜密的活动Touch Insight第6招：区分可控制的时间可控不可控起居、饮食、睡眠 对别人态度的反应交通 开会 上司召见二分法：区分可控和不可控时间Touch Insight第7招：跳出时间的陷阱六大陷阱 v过多的电话 v不必要的会议 v不速之客 v无意义的文件 v无能的部属 v刁蛮的上司Touch Insight第8招 充分利用零碎时间 从时间表中“剪裁”大块大 块的时间后，剩下的边角 余料可不能浪费。可以用 它复习学过的知识、做一 两节操。一个利用小块时 间的技巧是：把你不愿做 的事情分成小段，然后在 做其他事情的

12、间隙每次完 成一小片，不知不觉做完 讨厌的事情。Touch Insight时间=？v 时间就是金钱！ v 时间就是生命！ v 一切有商业价值的东西都是以 时间为基准来计算的，马克思 定义商品价值是社会必要劳动 时间 。 v 大家常常会说买一个房子要50 万，然后又会说得要20年时间 才能还清贷款，最终的计算标 准还是时间。 v 珍惜时间=有效管理你的时间Touch Insight一个时间管理方案v每周末做一个简单计划，列出下周要做的三五件 事。 v每天晚上写下明天要做的事情。 v每天早上开始，按照重要性从高到底的顺序来逐 一完成要做的事情（而不是简单性和紧急性）。 v对于文件、电子邮件要集中处

13、理。 v不要把今天的工作留到明天，明天有明天的事情 。 v不要把工作带回家。 v如果周末检查发现目标都已经实现，那么给自己 一个奖赏Touch Insight其它浪费时间的克服方法 犹豫决定/错误决策 缺乏自律 混淆责任/权力 沟通欠佳/争论 琐碎事务/文山书海将风险视为无可避免而加以接受/收 集资料，给自己抉择期限/运用决策 技术*建立目标和标准/追踪/一次处理完明确责任分工表/责权相当选择合适渠道/倾听/双向沟通/反馈/同 理心/达成共识及时处理/一次处理一件/只处理一次/ 原件批复/减少副本/规范存档/控制留 存期-Touch Insight不坦白 坦白 2 2，2 21 1，10101

14、010，1 15 5，5 5一个经典经济学模型 囚徒的困惑囚犯甲囚犯乙不 坦 白坦白Touch Insight对我们的启示v 不管囚犯甲是否坦白，囚犯乙坦白都是对自己有利的；不 管囚犯乙是否坦白，囚犯甲坦白都是有利的；所以不管囚 犯甲和囚犯乙都会选择坦白，那么就是说最后又一个稳定 解，就是二人都坦白，每人各判五年。这就是博弈论中的 纳什均衡。 v 但是我在这里讲这个经典的经济学理论是为了说明一个道 理，那就是一个团队的成员要彼此信任，这样就不会承担 不必要的附加成本，沟通工作要做足，其实对于囚徒甲和 囚徒乙最好的选择就是都不说，每人只判两年。 v 德鲁克今天，组织的基础不在是权力，而是信赖！ v 加强信任也是一种降低成本的好方法。Touch InsightTHE END