2013_office_办公自动化基础 (1)

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1、1办公自动化将人、计算机和信息三者结 合为一个办公体系，构成一个服务于办公业 务的人机信息处理系统。1.1 办公自动化概述办公自动化是一个不断发展的概念，像 电子商务、电子政务、企业信息化、数字家 庭等都可以看成是它的延伸。2一、办公活动办公：为了实现一个具体的工作目标， 所从事的处理人群集体事物或信息的活动。影响办公方式的因素：办公设备。1.1 办公自动化概述办公设备的演变历史办公设备的演变历史 农业时代纸、笔、算盘(老三件) 工业时代打字机、电话机、电传机(老三机) 复印机、传真机、微缩设备(新三机) 信息时代计算机、通信设备、办公设备3二、办公自动化Office Automation,

2、OA1.1 办公自动化概述20世纪70年代，美国麻省理工学院M.C.Zisman教 授将办公自动化定义为：将计算机技术、通信技术、系 统科学及行为科学应用于传统数据难以处理的、数量庞 大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理 的一项综合技术。我国办公自动化专家定义为：利用先进的科学技术 (主要是计算机技术)，不断使人的一部分办公业务活动 物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员 构成服务于某种目标的人机信息处理系统。4三、办公自动化的特点集成化：软硬件及网络集成，人与系统集成智能化：如汉字识别、辅助决策等多媒体化：包括文字、声音、图形、视频等运用电子数据交换(EDI)：通过网络

3、，在计 算机之间进行交换和自动化处理。1.1 办公自动化概述办公自动化的目的：尽可能充分利用信息资 源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策， 取得更好的经济效益，以达到既定的目标。5四、办公自动化的发展过程1.1 办公自动化概述公元前3200年埃及人发明了墨水，公元105 年后中国人发明了纸、砚和毛笔,几千年来文房 四宝成了中国及亚洲地区的传统办公工具。1041年 1714年 1836年 1837年 1843年 1898年 1946年北宋毕升发明了活字印刷术 英国工程师亨利米尔获得写字机器专利 IBM公司推出了电动打字机 出现了复印机 出现了录音机 出现了照相机 出现了电子计算机6美国办公自

4、动化的发展过程1.1 办公自动化概述年代年代发展内容发展内容第一阶段 1975年以前主要采用以计算机为中心的单机设备，如文 字处理机、复印机、仿真机和专用交换机 等用于完成单项办公业务的自动化。 第二阶段 1975-1982主要采用部分综合设备，建立局部计算机网 络系统，实现关键部分办公业务运行自动 化第三阶段 1983-1992主要采用系统综合设备，如多功能工作站等 建立了跨单位、跨地域的联机系统，实现 了办公业务综合管理的自动化。 第四阶段 1993年以后办公业务高度自动化，办公自动化系统智能 化，并组成更大范围的大型信息管理系统 。71.1 办公自动化概述中国办公自动化的发展过程年代年代

5、发展内容发展内容第一阶段 1981-1985准备期，主要与国外公司联合生产诸如复印 机、电子汉字打字机；解决汉字输入输出 技术，典型办公软件包的汉化等。 第二阶段 1986-1990发展期，单机和微机局域网的应用和中文文 字处理系统，如中文操作系统、汉字输入 法以及一些文字处理系统-方正排版、华 光排版、WPS系统等。第三阶段 1991年以后成熟期，中央、省市、中心城市、大中型企 事业单位都基本实现了办公自动化，并建 立起网络互联、自上而下的办公自动化系 统。8办公自动化的发展趋势1.1 办公自动化概述办公环境网络化、办公操作无纸化办公服务无人化、办公业务集成化办公设备移动化、办公思想协同化办

6、公管理知识化、办公系统智能化办公信息多样化(多媒体化)91.2 办公自动化系统一、基本概念办公自动化系统：面向特定单位、支持 其综合办公业务的集成化信息系统。办公自动化系统的运作：信息采集信息加工、信息传输、信息保存10二、组成要素1.2 办公自动化系统办公人员：最终用户-包括领导决策人员、专业管理人员、辅助工作人员； 办公机构：直接影响系统的总体机构和办公效率； 办公制度：保障办公活动正常进行的各种规章制度； 办公信息：即工作对象，包括数据、文字、声音、图形和图像等。 办公设备：支持各类办公人员进行办公活动的工具、设施和技术手段； 办公环境：包括物质的和抽象的、内部和外部环境。11三、系统功

7、能1.2 办公自动化系统文字处理：文字录入、版式编排、表格制作、智能检查 数据管理：数据库、表格处理、生成图表、数据统计等 语音处理：声音输入、语音合成、语音识别等 图形与图像处理：输入、存储、编辑、传送、输出以及图像识别； 通信功能：即时提醒、远程通信、远程监控、视频会议 文件处理：收发文件管理、文件存储、电子邮件处理等 电子日程管理：部门日程管理、职员日程管理、工作进程管理、工作周报、工作月报等。 电子行文办理：行文无纸流转、实现会议计划和通知等12四、层次模型事务型OA系统(基层)：支持属于日常例 行性办公事务处理的OA系统，它包括基本办 公事务处理系统和机关行政事务处理系统。 管理型O

8、A系统(中层)：除了具有事务型 OA系统的全部功能外，主要增加了完成本部 门工作所需的信息管理系统(MIS)系统。决策型OA系统(高层)：除了具有前两种 模式的功能外，还应具有复杂决策的功能。 1.2 办公自动化系统131.2 办公自动化系统Lotus Notes (Domino)Notes是企业级通讯、协同工作及Internet/ Intranet平台，它包括工作流自动化和群件 系统、电子邮件系统和知识管理系统等功能 ，主要内容包括文件处理，档案处理，电子 邮件，数据处理，信息处理决策支持等各个 方面Fnotes 1800 协作系统 该软件思想来源Lotus Notes，可以完成：团队 日常

9、沟通(邮件、日志）、问题管理(bug跟踪 )、需求管理、项目管理、费用报销、共享文 件夹等,并可以自扩展到客户、销售、物品管 理等领域（杭州龙峰连科技有限公司）其他系统万户办公自动化系统、东鹏办公自动化系统 海康办公自动化系统、吉奥办公自动化系统 14一、操作系统办公自动化环境使用最多的系统平台是 微软发布的视窗操作系统-Windows。1.3 办公自动化环境其他常用办公软件： 图像处理工具Photoshop 压缩与解压缩工具WinRAR 病毒防护工具瑞星，江民，360安全卫士 光盘刻录工具Nero Burning ROM 计算机系统维护工具Windows优化大师二、办公软件Microsoft

10、 Office办公软件15三、办公设备办公设备是实现办公自动化的硬件基础常用办公设备：计算机、打印机、扫描 仪、复印机、传真机、投影仪、交换机、数 码相机和多功能一体机等。1.3 办公自动化环境四、网络办公环境局域网计算机互访可以协同工作Internet可以实现资料搜索、上传、 下载以及电子邮件收发，达到资源共享。16一、扫描仪1984：扫描仪问世常用输入设备：键盘、鼠标、扫描仪1.什么是扫描仪扫描仪是机、光、电一体化的数字化输 入设备，它可以将图片或文稿等转换成计算 机能识别和处理的数字图像文件。优点：保留原稿风貌。 蒙娜丽莎(达芬奇)1.4 常用办公设备172.扫描仪的工作原理扫描仪是由光

11、源、聚焦透镜、电荷耦合 器件(CCD)阵列、A/D转换器等组成。工作过程：照到原稿上光线，经反射光 分光镜等得到彩色光带,照射到各自的CCD上 并转换成电信号，经A/D转换成数字图像。光源 W原稿反射镜透镜CCDA/D接口1.4 常用办公设备183.扫描仪的分类平板式扫描仪平板式扫描仪是由步进电机带动扫描头 对图片进行自动扫描。特点：扫描精度较高、成像稳定适用场合：图稿幅面不大精度要求较高文字识别OCR 1.4 常用办公设备19手持式扫描仪手持式扫描仪是以手动的方式推动扫描 仪对图片进行扫描。特点：体积小、携带方便、价格便宜缺点：图像失真(手推进速度不均匀)适用场合：图稿幅面小精度要求不高1.

12、4 常用办公设备20滚筒式扫描仪滚筒式扫描仪是采用扫描头固定、滚动 式走纸机构移动图纸而自动完成扫描。特点：幅面大适用场合：大型工程图纸，如A0、A1透明胶片扫描仪1.4 常用办公设备214.扫描仪的性能指标分辨率光学分辨率：表示扫描仪对图像细节表 现的能力，它直接取决于CCD元件数。表示为：300-1200dpi600(CCD解析度)1200(步进电机步长)插值分辨率：通过数学算法在原有图像 的两点中间插入点，以达到超过光学分辨率19200dpi-某台扫描仪标注最大分辨率1.4 常用办公设备22色彩位数用来表示彩色扫描仪所能识别的最大色 彩数目(24位、30位、36位等)。色彩位数越高，图像

13、颜色表现力越丰富扫描速度指扫描仪在扫描图稿时所需的时间。主要影响因素：步进电机的速度分辨率的设置接口类型1.4 常用办公设备235.文字识别软件OCR(Optical Character Recognition)光学字符识别系统主要用于文字信息输 入及各种印刷文字的自动录入。1.4 常用办公设备扫描仪捆绑软件： 扫描仪驱动程序 图像扫描处理软件紫光扫描大师 文字识别软件OCR软件 专业图像处理软件24二、复印机1938年美国人Chester Carlson发明静电 复印机。发展趋势：小型化、多功能化、数字化 1.4 常用办公设备复印机主要用来复印大量的 文件、书刊、材料等稿件， 同时它还被应用

14、于大幅面的 工程图纸的复印，以及一些 特殊场合的使用。251.基本组成静电复印机是运用光学、机械和电控等 技术并利用静电复印原理来实现复印功能。静电复印系统是整个机器的核心部件， 它由光导体、 充电、显影、 转印、分离、 清洁等装置组 成。1.4 常用办公设备262.复印机的分类工作原理：模拟复印机、数码复印机复印速度：低速(10-30份/分)中速(30-60份/分)高速(60份以上/分)复印幅面：普及型、工程型纸张材料：普通纸、特殊纸复印颜色：单色、多色和彩色1.4 常用办公设备273.复印机的使用保持稳定电压、使用优质墨粉及时添加墨粉、使用连续复印使用优质复印纸1.4 常用办公设备操 放原

15、稿，正面朝下，按纸张标尺放好 作 设定缩放尺寸、浓淡程度和复印数量 步 放入纸张 骤 启动复印规格规格幅宽幅宽长度长度规格规格幅宽幅宽长度长度 A08411189B010001414 A1594841B17071000 A2420594B2500707 A3297420B3353500 A4210297B4250353 A5148210B5176250 A6105148B6125176 A774105B788125 A85274B8628828三、传真机传真机是20世纪中后期得以迅速发展和 广泛使用的通信设备，是目前采用公用电话 网传送并记录图文真迹的唯一技术手段。1.4 常用办公设备传真机是

16、利用扫描和光电变换 技术，从发送端将文字、照片 等静态图像通过有线或无线信 道传送到接收端，并在接收端 以记录的形式重显原静止图像 的通信工具。291.传真机的工作原理整个传真通信过程可以分为发送和接收 两部分，两个过程的内部进程是互逆的。1.4 常用办公设备发送端：将待发文件经发送方进行图像扫描、 数字化处理、编码及调制成模拟信号，由传输 线路传送给接收方。 接收端：接收方收到后，经过解调、译码、记 录转换以及接收扫描，最后还原出与发送图像 一致的图像信息。 302.传真机的技术指标分辨率(扫描密度)：7.7线/mm适合大字 体文件，15.4线/mm适合小字体文件。灰度级(半色调级数)：反映图像亮度层 次，图像层次越丰富就越逼真。如16-一般 文件，32-数字表格，64-图片或照片传真速度：9600bps15s A414400bps6s A41.4 常用办公设备31四、多功能一体机定义：同时具备打印、扫描、复印、传 真当中三种以上功能的办公设备。1.4 常用办公设备特点：节约空间功