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1、第四章 会议策划与营销n会议业是会展业重要的组成部分。所谓会议通 常指有一定数量的人参加，围绕特定的目的、 在某个地点定期或不定期进行的持续一段时间 的思想、观点和信息交流活动。n根据ICCA统计，每年全世界的会议收入约在 2800亿美元以上，其中国际会议收入为76.2亿 美元。第一节 会议策划n教学目的与要求：通过本章的学习了解会议策 划的要素、会议策划的内容和要求，能够撰写 会议总体策划文案。 本节主要内容：一、会议策划的概况 二、会议前期的准备工作一、会议策划的概况（一）会议的类型1.国际性会议、全国性会议、区域性会议、单位性会议2.决策性会议、公正性会议、研讨性会议、显示性会议、商 贸
2、性会议3.现场会、观摩会、座谈会、招待会、电视电话会4、协会会议、公司会议一、会议策划的概况（二）会议工作流程1、会前 （1）与会议主办方洽谈 （2）提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、 交通等信息。并制定完备的会议预案书 （3）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场 地、游、娱乐等相关方面的情况。 （4）确定方案，签订合同，预付定金。 2、会中 （1）会议接待 （2）会前准备（3）会议场所 （4）会议住宿 （5）会议餐饮（6）会议旅游（7）会议娱乐 （8）会议服务3、 会后 n（1）结帐 （2）资料收集（二）会议策划的要素n5W(WHO WHAT WHEN WHERE
3、WHY HOW)n1、 WHO :谁来参加会议？会议规模、预期参 加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员 ？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是 否有海外代表？2、WHAT: 会议是什么类型的会议？ 3、WHEN n组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会 人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟 邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动 是否会影响参会人数等n(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因 素n4、 WHERE:会议地点，又称“会址”。既是 指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开 的具体会场。n会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地 点与会议主题的关系等 n5、WHY: 举
4、办会议的目的n6、HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间 、设备、餐饮、娱乐等)（三）会议筹办的时间周期n筹办的时间周期小型专项研讨会-几个月中型新产品发布会-半年大型培训班-1年国际协会举办的大型会议-2-3年（四）会议策划的基本流程落实时间地点确定主题和目标初步设计方案确立所有关键任务落实到人或机构确定日程表定期交流、过程监控制定预算详细方案、制定企划书方案得到认可会议整体构思市场调研、确定计划二、会议的前期准备工作（一）确定会议目标和主题1、确定会议目标会议目标是会议各项工作的指挥棒，是会议 日程安排和内容的基础。会议目标应书面列明、会议目标必须切合实际、会议目标必须具体而可以衡量、会
5、议目标必须是“应实现什么”，而非“应做什么 ”第18届东盟首脑会议2011年5月7、8 日开幕在即，印尼定下三大目标：一是基 于政治安全、经济及社会文化三大利益， 促使东盟有长足的进步，以达成2015年东 盟共同体；二是确定东南亚环境与区域结 构适合开展的建设事业，把东盟合作提升 至全球等级，包括与东亚峰会扩大会议的 合作；三是发挥东盟更大的作用，为全球 问题谋求解决办法。2、确定会议的主题n主题：就如同写文章的题目，把会议的实质 问题画龙点睛地勾画出来，并尽可能反映时 代特征或问题的紧迫感。n会议主题与会议目标的关系：会议主题服从 目标案例：日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现 人与自然共
6、存的21世纪 主题-“自然的智慧”2010年上海世博会主题“城市-让生活变得 更美好”副主题：经济发展、可持续发展、城乡相互 作用、高技术发展、城市与多元文化发展（二）确定会议议题议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的 课题，或是所要解决的问题。会议议题一般是对 某一件事或某一种活动开展一次有针对性的会议 ，围绕这件事进行讨论研究。 议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确 性和可行性。议题制定的原则：1、服从目标2、主题立意要高3、处理好主题与议题的关系主题是议题的集中体现，表达上更概括；主题统帅议题，主题通过议题具体化。2005年钢铁产业政策与价格形式研讨会议题一：产业政策解读 钢铁产业
7、政策取向及对产业发展的影响 议题二：钢铁产品价格走势 20052006年国内钢材市场环境及价格总体走势分析 议题三：钢铁专家、生产、贸易企业交流会（三）会议参加对象会议参加人员根据会议的目的、性质、议题、议 事规则等确定。1、法定会议，根据组织章程或议事规则确定；2、会谈、谈判、国际多边会议等，由发起者、主办者 和成员之间根据议题协商代表人选；3、协会和学术会议，由协会会员和学术界有关人士自 己做出是否出席会议。4、纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或领导决 定。（四）会议发言n会议发言类型传达式/讲课式汇报式审议式讨论交流式（五）会议规模的确定1、会议的规模n会议规模由会议的组织者根据实际
8、情况掌握，以严格控 制规模为原则。正式代表、特邀代表、列席人员、工作 人员(包括服务人员)的总体数量。 2、会议规模的相关要素n会议的效率n会议场地情况n会议举办的成本（七）会议场所的选择1、策划人员必须在初选的前提下对现场进行考察选择带有会议设施的饭店场所的标准位置区位市区、乡村、海滨、山区环境优美交通便利是否容易寻找（七）会议场所的选择2、会议室数量与容纳量-是否适合举办会议质量-隔音效果、翻译设备、断电应急设备、装潢、清 洁度、座椅、通道、视听设备n3、住宿客房数量是否充裕、各种房型都有质量装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家 具、娱乐等网络4、餐饮食品质量服务速度食品种类特殊食品
9、的供应，如素食食品、清真食品价格内所包含酒水的数量活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足5、饭店相关设施活动期间会议主办者在饭店内是否有单独的办公室休闲设施，如游泳池、网球场、歌舞厅等公共区域的质量停车位配备电脑、传真、通讯、秘书设备的商务中心是否能够满足客人对展览空间的需求6、人力资源管理是否是负责的、高效的、给予支持的是否配有专业视听技术人员员工培训的水平是否有提供专门活动的联系人7、价格公布的房价价格协商的余地付款的方式与条件 8、安排专项服务的能力摄影师、演艺人员、花商等9、其他是否有方便残疾参与者的设施是否有同声传译设备是否有印刷设备是否有存储空间是否有免费的定点班车（八）会议时间包括三
10、种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。（九）会议的议程1、什么是会议议程？一次会议所讨论的问题及进展程序，如开幕式、大 会发言、分组讨论、其他事项、通过报告书、闭幕式等 。由会议的领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握 。2、确定会议议程的方法n（1）根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；n（2）根据会议的主题，确定会议发言人；n（3）围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议 规模，确定讨论方式；n（4）根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议 的总结。案例：会议议程安排 一、 会议时间：2011年2月23日13:30至18:00 二、
11、 会议地点：xx大街路口南xx酒店3楼会议室 三、 会议议程：n13:30-14:00 与会人员陆续入席 n14:00-14:15 会议开幕致词并通报公司发展概况 n14:15-14:25 部门划分及岗位职责 n14:25-14:55 销售部管理规定 n14:55-15:20 公司财务综合管理和流程 n15:20-17:20 平台开发进展通报（提问讨论）n17:20-17:35 客服流程和试题库发展 n17:35-18:00 通报视频产品现状 n18:00-18:30 市场部工作计划 n10 18:30-18:50 会议总结及致词 四、 参加人员：1、 公司全体员工 2、 其他人员 五、 有关
12、要求： 1、 参加人员要事先安排好，务必准时参加，如无特殊原 因不得请假； 2、 鉴于会议的重要性，请自己做好必要的记录。（十）会议日程全国政协十一届三次会议日程 3月3日（星期三） 下午3时 政协十一届三次会议开幕会1.审议通过政协第十一届全国委员会第三次会议议程2.听取贾庆林主席作政协全国委员会常务委员会工作报告3.听取罗富和副主席作政协全国委员会常务委员会关于政协十一届 二次会议以来提案工作情况的报告 3月4日（星期四）上午9时 小组讨论（常委会工作报告和提案工作情况报告）下午3时 小组讨论（常委会工作报告和提案工作情况报告） 3月5日（星期五）上午9时 列席十一届全国人大三次会议开幕会
13、听取国务院总理温家宝作政府工作报告下午3时 小组讨论（政府工作报告）（十一）会议预算n预算创造一定程度的利润保持收支平衡即便超支，也必须保持在一定的金额之内固定成本：不论参加者人数多寡都需要承担的 那部分费用。如：发言人的出场费、场地租赁 费、市场营销开支、设备租金。可变成本：根据参加人数的多寡而发生变化的 那部分费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等 。收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的 展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传 手册中登广告等。（十一）会议预算实现最佳资金流动状况：提早获取收入，如收取订金；尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用 。一般会留出10%的应急费用通常主办者不
14、得不通过削减餐饮费来减少支出 ，但须注意不能影响活动的整体质量。文案写作：会议总体方案构成要素n1、会议的名称n2、会议的目标和指导思想、意义n3、会议的主题、议题和日程n4、会议的对象和规模n5、会议的时间n6、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城市）、合适的场馆 （会场、宾馆的布置及要求）n7、主办单位、承办单位、协办单位等n8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱 乐、聚餐等n9、会议的接待、后勤保障措施和手段n10、会议的宣传方式（召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、 发送新闻稿件等）n11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式n12、其他
15、需要说明的事项作业： 1、撰写一份国际会展产业论坛的会议策划方 案n1、主要客户在哪儿确定目标会议类型n2、他们为什么会来了解客户心理n3、多远半径内的人会来掌握客户的区域分布n4、怎么让他们知道理清传播途径n5、怎么打动客户策划专业而准确的传播内容n6、怎么让他们来组织精准营销n7、会议来了怎么办做好会议服务n8、如何让他们再来做好客户管理工作第二节、会议营销第二节、会议营销（一）会议营销策略 1、会议营销对象 2、会议营销策略n会议产品“顾客化”n追求品牌的知名度n寻求产品生命周期的延续n产品差别化销售（二）广告技巧 1、原则 2、会议广告的方式 信函 媒体宣传n（三）主题活动促销n酒店独
16、立承担n一家酒店与有关单位共同实施n多家酒店与其他有关单位参加的目的地营销（四）编制重要的客户计划（五）会议报价n1、报价种类n会议散价n会议套价n2、报价技巧案例：深圳富苑酒店会议产品n深圳富苑酒店十二个可分别容纳10-1000人的多 功能会议及宴会厅均配备了先进完善的设施设 备，专业营销团队将为您提供全方位策划、热 情周到的服务。全城独一无二的无柱式天幕中 庭宴会厅高达21米，可轻松举办500多人的大型 宴会。不管是私人寿筵喜筵、亲朋聚会还是公 司会议庆典，都可以在此感受至尊至上的贵宾 待遇。n深圳富苑酒店特别为您推出健康模式半天会议包 价及全天会议包价半天会议包价:每位人民币300+15服务费（ 此 套方案适用于十人及以上使用），您可尊享以下 服务： 1.4小时的会议室使用，从早上8:00至中午12:00 或 下午13:00至下午17:00 2.上午或下午小憩咖啡或茶, 配以小
