采购审计方案规划与设想

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1、采购审计方案规划与设想非常高兴和荣幸与大家一起分享 研究采购审计的心得和体会郑勇杰 暨南大学审计处回答什么采购审计必须先明了什么是教育采 购业务 教育采购业务是指以合同方式有偿取得 物资、工程和服务的经济行为。 在高校采购业务中，具体包括教学科研 设备、各类行政设备、图书教材资料、 后勤生活物资、各类用品用具及医疗器 械药品等货物采购；各类基建、维修、 网络、园林绿化等施工工程；各种生活 、后勤（卫生保洁、设施维护等）等服 务行为。采购审计的概念 狭义的采购审计是指物资采购审计，即指组织 内部审计机构及人员依据有关的法律、法规、 政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对 物资采购各部门和环节的

2、经营活动和内部控制 等所进行的独立监督和评价活动。 这里所称的 “物资”是指组织在产品生产、基本建设和专项 工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料 、动力、工具、配件和设备等。 广义的采购审计包括物资采购审计以及基建审 计、合同审计。 我们在这里所讲的采购审计主要是指物资采购 审计。物资采购审计的目的 目的是改善物资采购质量，降低采购费 用，维护组织的合法权益，促进组织价 值的增加及目标的实现。物资采购审计的内涵和主要内容 物资采购审计是对物资采购全过程实施 的监督和评价，是财务审计与管理审计 的融合。物资采购审计的主要内容包括 审计物资采购内部控制、采购计划、采 购合同、采购招标、供货商选

3、择、采购 数量、采购价格、采购质量、物资保管 、结算付款以及物资采购期后事项等。 物资采购审计的两种模式 根据组织的管理模式和要求、物资采购业务量的大小 、内部审计机构资源等的不同，物资采购审计可以采 取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。 （一）项目管理式审计是有重点、有目的地将某物资 采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划，形成 为特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。 大、中型规模的组织适合采用该模式。 （二）过程参与式审计是由专职内部审计人员参与监 督物资采购的全过程或者部分重要过程，实现物资采 购审计的日常化。小规模组织可以采用该模式。 比较上述两种采购审计模式，说明可以

4、 通过对组织内部某个业务流程或环节， 有效地开展审计工作，达到最大限度地 节省审计成本或资源的目的。 不一定非要开展专项的采购审计项目， 才算采购审计。必要时实行业务外包， 委托中介单位进行。采购审计面临的现实环境 为什么采购会成为腐败的高发地段，致 使一批批干部蜕化成为阶下之囚？ 原因有三： 1.市场经济体制强化了个人的利已行为。 2.采购形式本身成为诱发个人牟利的客观 条件。 3.眼花缭乱的促销手段，成为采购人员挡 不住的诱惑。内部审计人员应具有物资采购管理的相关专业知识， 熟悉相关法律、法规、政策和组织内部有关规定，掌 握物资采购内部控制原理，了解组织物资采购现状和 外部环境的变化。开展

5、专业技术性较强的物资采购审 计，内部审计机构可聘请外部专家参与。第二部分、如何开展采购审计 （一）、物资采购前期审计 （二）、物资采购过程审计 （三）、物资采购后续审计物资采购前期审计是从制定年度审计计划开 始到具体实施物资采购审计程序之前对各项 审计工作作出的安排。其基本过程包括： （一）编制年度审计计划，确定审计对象。内 部审计人员应综合考虑以下各种因素： 1重要性。 2物资采购方案、内部控制的重大变化。 3改进空间。 4审计资源。5风险因素。风险可能来自组织内部或外部 （二）获取与研究相关资料，制定项目 审计计划和审计方案。相关资料包括： 1、物资采购目标和计划； 2、前期物资采购审计工

6、作底稿； 3、组织资料; 4、财务会计资料； 5、相关制度规定; 6、外部信息资料； 7、法律性文件。 内部审计人员应通过审阅资料、咨询技 术专家、进行分析性复核、现场观察物 资采购流程、询问等方法，研究相关背 景资料，初步评价重要性和审计风险， 进而制定适合本组织实际情况的物资采 购项目审计计划及审计方案。经适当管 理层批准后，向被审计单位发出物资采 购审计通 知书。 （三）审查、评价内部控制。物资采购 内部控制包括控制环境、风险管理、控 制活动、信息与沟通以及监督五个要素 。 1、采购控制环境。 2、采购风险管理。 3、采购控制活动。 4、采购信息与沟通。 5、采购监督。监督采取的方式包括

7、物资采购内部控制 自我评估、内部审计报告、内部控制例 外情况报告、操作人员反馈以及顾客投 诉等。 物资采购内部控制审计可通过设置 采购内部控制调查表等方式进行深 入调查、了解和测试，并形成审计 工作底稿。 二、物资采购过程审计 物资采购过程审计是根据采购内部控制 评审结果，确定采购计划、价格、合同 、执行等方面的测试范围、重点和方法 ，以收集审计证据。采购计划审计是对采购计划中所列物资价格 、数量、质量、采购方式和供货商选择等的 真实性、合理性和有效性等进行的审计。 （一）应获取的相关资料。包括采购政策、采购计 划、物资储备定额补库计划、销售计划、产品产量 计划、技术措施计划、生产作业计划、在

8、制品期初 存量和期末预计存量、新产品试制计划、物资工艺 消耗定额、生产设备大中小修理计划、技术改造计 划和物资价格供应状况等。 （二）应关注的风险领域。包括采购计划程序失控 、采购计划依据不当、采购计划分解不到位、采购 计划执行不彻底、采购计划与其他计划不协调等。（三）审计内容 n采购计划编制依据的可靠性。 n采购计划审批程序的合规性。 n采购计划所列价格的合理性。 n采购计划所列物资数量的合理性。 n采购方式选择的合理性。 （重点） n供货商选择的合理性。物资的取得有两种方式定点进货 非定点进货 具体包括市场选购、电子商务采购、招标采 购、委托加工、互惠购买、融资租赁和企业 自制等方式。 审

9、查采购方式的确定是否综合考虑了下列因 素：现有资源的充分利用、物资的重要性程 度、资金的贴现幅度、供货商的信誉和各种 价格构成要素等。结合招投标法政府采购的五种方式p公开招标p邀请招标p竞争性谈判p询价p单一来源采购第十条，招标分为公开招标和邀请招 标。公开招标，是指招标人以招标公告的 方式邀请不特定的法人或者其他组织 投标。邀请招标，是指招标人以投标 邀请书的方式邀请特定的法人或者其 他组织投标。 国家招标投标法实施招标采购的主要程序确定采购标的（进行合理分包）；确定采购方式和采购主体（政府集中采购；招标代理采购；自行招标采 购）；成立相应采购组织机构（领导机构、工作机构、监督机构）；进行资

10、格预审（非必须）；编制采购文件（一般应包括技术需求和服务标准，确定参与竞争的门槛 ，综合评分标准）；发出采购邀请（招标文件、谈判邀请等）；开标（公开招标自发出采购公告至开标不少于20天）；评审（一般应在评审开始前1-5天确定评标委员会专家人选）；确定中标人（视情况公示，与中标候选人的进一步确认，履行内部审批 手续）；签署采购合同。采购合同执行情况的监督。国家招投标法规定 第十七条，招标人采用邀请招标方式的 ，应当向三个以上具备承担招标项目的 能力、资信良好的特定的法人或者其他 组织发出投标邀请书。投标邀请书应当 载明本法第十六条第二款规定的事项。 第二十条，招标文件不得要求或者标明 特定的生产

11、供应者以及含有倾向或者排 斥潜在投标人的其他内容。 第二十二条，招标人不得向他人透露已 获取招标文件的潜在投标人的名称、数 量以及可能影响公平竞争的有关招标投 标的其他情况。招标人设有标底的，标 底必须保密。 强制招标 必须进须进 行招标标：（一）大型基础设础设 施、 公用事业业等关系社会公共利益、公众安 全的项项目；（二）全部或者部分使用国 有资资金投资资或者国家融资资的项项目；（三 ）使用国际组织际组织 或者外国政府贷贷款、援 助资资金的项项目。广东省规定下列项目应当公开招标 列入国家计划的大中型基本建设和技术 改造项目； 省重点基本建设项目和技术改造项目； 使用财政性资金投资的项目； 使

12、用财政性资金采购货物、购置设备的 项目； 使用财政性资金的勘察、设计、咨询、 监理、管理等服务项目。我校物资采购招标投标管理办法（试行 ） 50万元及以上物资采购须进入省、市有 形市场公开招标。 单价或批量在5万元以上（含5万元）、 50万元以下的物资采购实行学校集中采 购，由学校自行组织招投标。我校设备采购流程物资需求学院、系、所报采购计划归口经费使用部门审核 如科技处、社科处、211工程办等设备管理处对其进行分类管理 进行招投标程序，网站发布公告中标之后，设备处与中标公司签订合同， 对设备进行验收保管凭发票办理入库手续，进行资产登记 并转交财务处进行结算。总务处与设备处的一个区别 涉及到办

13、公用品、家具总务处 涉及到设备采购，找设备管理处。 两者区别在于用途不同。什么情形可采用邀请招标具有特殊性，只能从有限范围的 供应商处采购的； 采用公开招标方式的费用占平均 项目总价值的比例过大的。什么情形可采用竞争性谈判招标后，没有符合要求的投标单 位； 不可预见的急需采购； 因技术复杂或性质特殊，不能确 定详细规格或者具体要求。什么情形可采用单一来源采购只能从唯一供应商处采购的，或供应商为 唯一专门代理，无其它合适替代的； 发生不可预见的紧急情况而不能从其他供 应商处采购的； 必须保证原有采购项目一致性或服务配套 的要求，需要继续从原供应商处添购，添购 金额不超过原合同采购金额的10%的。

14、询价采购的要求 属于标准规格且价格 弹性不大的，经分管 校领导及学校招投标 工作领导小组批准， 可以采用询价采购。 组成询价小组。（专 家三人以上、代表） 确定不少于三家供应 商。评标的方法 评分法 合理最低投标报价法 最低评标价法 综合性或其他方法采用招标方式具体审查要点 监督招标过程和招标标准是否符合“公开 选购公平竞争、公正交易”的原则，确定 在招标、开标、评标和定标过程中有无 违反规定程序、私自与供货商串通、泄 露招标信息等情况。 审查有关招标文书的内容是否完整、严 密，有关条款规定是否得到切实遵守。 监督招标方式的选择是否合理。采用公开招标方式的 ，审查对外发布的招标信息是否全面、准

15、确，发布范 围是否具有广泛性，参与招标的投标人是否合格；采 用邀请招标的，审查接受邀请的投标单位是否具有良 好信誉、资质和财务状况，是否邀请至少三个以上投 标人参加；采用议标采购方式的，审查所采购的物资 是否确实没有供方投标、没有合格投标者、因技术复 杂或性质特殊不能详细确定规格或具体要求、采用招 标所需时间不能满足各组织紧急需要、不能预先计算 出价格等，参加议标的单位是否在两家以上。 审查招标采购的价格是否合理。复验标底价格，对编 制标底的工作底稿所载明的物资数量、价格、人工耗 费、各项其他费用及税金等进行复核、验算；审查最 高采购限价的合理性和公允性；对于不能编制标底的 招标物资或采用议标方式招标的，可根据市场行情对 标的进行合理的价位判断。落到实处，根据采购程序进行审计 一、公开招投标程序的审计。（一）招标审计（二）投标审计（三）开标、评标与定标审计（四）中标审计 二、邀请招标及其他采购方式程序的审计 。（一）邀请招标程序审计（二）竞争性谈判程序审计（三）询价采购程序审计（四）单一来源采购程序审计招标审计 自行招标是否符合有关条件,委托代理招标是否签订委 托协议,明确委托代理的事项； 是否在财政部指定的政府采购信息发布媒体上 发布招标公告； 自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标 文件截止之日止的时间是否符合规定的时间； 招标文件的