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1、三、职务分析与职务描述 （一）职务分析的概念 1.职务分析的含义 职务分析又称工作分析，是全面了解一 项职务的管理活动，也是对该项职务的工作 内容和职务规范(任职资格)的描述和研究过 程，即制定职务说明和职务规范的系统过 程。 2.职务分析的意义只有做好了职务职务 分析与设计设计 工作，才能据 此完成以下的工作： l 使整个企业业有明确的职责职责 和工作范围围。 l 招聘、选选拔使用所需的人员员。 l 制定职职工培训训、发发展规规划。 l 设计设计 出合理的工资资、奖奖酬、福利政策的制度 。 l 制定考核标标准，正确开展绩绩效评评估工作。 l 设计设计 、制定企业业的组织结组织结 构。 l 制
2、定企业业人力资资源规规划。3.职务分析的基本术语 1）工作要素：工作中不能再分解的最小动作单 位。2）工作任务：为了达到某种目的所从事的一系 列活动。 3）工作责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。 4）职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任。5）职务：一组重要责任相似或相同的职位。6）职系（Series）是指一些工作性质相同 ，而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职 等也分不同的职位系列。 7）职级（Class）指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。 8）职权指依法赋予职位的某种权力，以保障 履行职责，完
3、成工作任务。 9）职业是在不同组织、不同时间，从事相似 工作活动的一系列工作的总称。 10）工作族是指两个或两个以上的工作任务 相似或要求的人员特征相似的一组工作。4.职务分析所需资料背景资料工作活动 工作行为工作设备 有形和无形物质绩效标准 工作条件人员条件5.职务分析的战略性决定 1）了解企业人力资源管理目标和战略，以及人 力资源规划的方向 ；2）制定职务分析的目标，以决定资料搜集的内 容、职务分析的方法和负责人员的安排；3）搜集背景资料；4）选择有代表性的职务加以分析；5）依照所选定的方法进行资料搜集；6）编写职务描述和职务规范。(二)职务分析的方法 1.访谈法 1）访谈内容 工作目标；
4、工作内容；工作的性质和范围；所负责任所需知识与技能；其他内容 2）访谈时应注意以下几点： （1）尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言 恰当； （2）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到 轻松愉快； （3）应注意对被访谈人的启发、引导，但应避 免发表自己个人的观点和看法；（4）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录 表。 2.观察法使用原则 1）被观察者的工作应相对稳定2）适用于大量标准化的、周期较短的以体力 活动为主的工作3）要注意工作行为样本的代表性4）观察人员尽可能不要引起被观察者的注意5）观察前要有详细的观察提纲和行为标准 3.问卷调查法（以美国普渡大学（Purdue University）的
5、研究 为例）1）调查内容（1）资料投入（2）用脑过程（3）工作产出 （4）与他人关系（5）工作范畴 （6）其他工作特征2）评价、剖析工作的五个维度（1）具有决策、沟通与社交能力 （2）执行技术性工作的能耐 （3）身体灵活度 （4）操作设备与器具的技能 （5）处理资料的能力4.功能性职务分析法（FJA）按照这一方法，职务分析应包括对该职务 的工作特点和担任该职务的员工特点进行分 析。 1）工作特点包括工作职责，工作的种类 及材料、产品、知识范畴三大类。2）员工的特点包括正确地完成工作所必 备的培训、能力、个性、身体状况等方面的 特点。 5.资资料分析法 为了降低职务分析的成本，应当尽量利用现 有
6、资料，例如，现有的岗位责任制文本等，以便 对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任 职资格等有一个大致的了解，为进一步调查奠定 基础。 6.关键事件记录法关键事件是指使工作成功或失败的行为特 征或事件。关键事件记录包括以下几个方面：1）导致事件发生的原因和背景；2）员工特别有效或多余的行为；3）关键行为的后果；4）员工自己能否支配或控制上述后果。7.实验法 实验法是指主试控制一些变量，引起 其他变量的变化来收集工作信息的一种方 法 1）实验法的运用原则（1）尽可能获得被试者的配合； （2）严格控制各种变量； （3）设计要严密； （4）变量变化要符合实际情况； （5）不能伤害被试者。2）实验法
7、的具体操作例如，装卸工装卸车上的货物，一般是四 个人合作，30分钟可以装满一辆10吨的货车。 在实验中，先由两个人合作，再由三个人合作 ，最后由五个人合作，任务都是装满一辆十吨 的货车，看结果各用了多少分钟，哪一个组合 效率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。 8.工作秩序分析法工作秩序分析的方法之一就是动作时间研究 ，其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完 成时间，将工作中所有任务的完成时间相加得到工 作完成所需的标准工作时间。9.工作日记法 指由任职人员自己记录下每天活动的内容。 （三）职务分析的基本程序1.准备阶段 （1） 组成由职务分析专家、岗位在职人员 、上级主管
8、参加的工作小组；（2） 确定调查和分析对象的样本，同时考 虑样本的代表性；（3） 利用现有文件与资料对工作的主要任 务、主要责任、工作流程进行分析总结； （4） 把各项工作分解成若干工作元素和环 节，确定工作的基本难度；（5） 提出原来的任职说明书主要条款存在的不清楚、模棱两可的问题，或对新岗位任职说明书提出拟解决的主要问题。2.调查阶段 （1）编制各种调查问卷和调查提纲；（2）到工作场地进行现场观察，观察工 作流程，记录关键事件，调查工作必需 的工具与设备，考察工作的物理环境与 社会环境；（3）对主管人员、在职人员广泛进行问 卷调查，并与主管人员、“典型”员工进 行面谈，收集有关工作的特征以
9、及需要的 各种信息，征求改进意见；（4）若有必要，职务分析人员可直接参与要调查的工作，或通过实验的方法分析各因素对工作的影响。3.分析阶段 （1） 仔细审核、整理获得的各种信息； （2） 创造性地分析发现有关工作和工作人员的关 键成分； （3） 归纳、总结出职务分析的必需材料和要素。 4.完成阶段 （1）根据职务分析规范和经过分析处理的信 息草拟“职务描述书”； （2）将草拟的“职务描述书”与实际工作对比 ；（3）根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究；（4）修正“职务描述书”；（5）若需要，可重复（2）（4）的工作；（6）形成最终的“职务描述书”；（7）将“职务描述书”应用于实际工作中，收 集应用的反馈信息，不断完善“职务描述书”； （8）对职务分析工作本身进行总结评估，注 意将“职务描述书”归档保存，为今后的职务 分析工作提供经验与信息基础。 （四）职务描述书的编写1.职务描述书的内容 1）职务概要 2）责任范围及工作要求 3）机器、设备及工具 4）工作条件与环境 5）任职条件2.对职务描述书编写的要求 1）清晰 2）具体 3）简短扼要
