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1、Chapter4. Event operation | 执行管理2010 泰康杯| Presented By ACC.2011.3月“华夏人寿个险第三届高峰会”策划文案Index.Chapter 1 Understanding 活动理解Chapter 2 Concept development 概念推导 Chapter 3Creative solutions创意方案Chapter 4Event operation 来宾航班信息即时准确的更新； 接送机期间因为天气原因导致航班延误变更，要与VIP即时取得了联系，要做到没有一位客人落接； 机场接机人员要做到井然有序的安排VIP机场到酒店整体行程；
2、接送机车辆能够准确接送每一位VIP到达目的地； 与每名VIP确认返程信息并通知大会送机安排，确保每名需要送机的VIP的返程安排不受影响； nVIP贵宾接待-接待流程1. VIP抵达酒店/会场，在专人陪同下进入休息室；2. 会议签到后，礼仪人员为其佩戴鲜花，VIP休息室安排保安人员看守;3. 服务人员在VIP室内提供服务;4. 会议开始前，VIP在休息室内相互交流;5. 主会场工作人员通知会议即将开始;6. 工作人员及保安陪同VIP离开休息室，经展示区进入会场;7. VIP途径路线需要提前清理人群，保证通道畅通;8. VIP进入会场入座，会议随即开始n工作人员管理-工作守则1. 严格遵守工作时间
3、，按时上下班，不迟到早退，不无故缺席；2. 按规定时间准时到达现场，进行签到；工作结束后签退，然后离开熟悉各自的工作职责及流程，把工作细化，专业化；不作与本职工作无关的事情；3. 不许聚众聊天，打私人电话，不许工作时间内吃零食、吸烟及私自休息；4. 礼貌、热情对待所有来宾，耐心协助与会者解决各种问题；5. 认真踏实的对待自己的工作并注意与其它工作人员的配合；6. 不许和来宾起冲突，保持良好的素养和职业道德，礼貌热情待人；7. 按活动要求统一着装，请注意头饰，鞋，丝袜等细节的要求；8. 保持自己工作区域的干净，整齐；爱护公司统一发放的衣服，证件等。n工作人员管理-指引人员工作职责道路指引工作人员
4、 来宾入场秩序维护及签到咨询；会议场地及大会安排指引咨询；用餐地点指引及用餐秩序维护；会议开始提醒来宾进会场。会场指引人员 主动问好，请来宾出示胸卡,并请其入场；没有胸卡,请其至签到台办理签到手续后携带胸卡入场大堂&分会场区域指引人员主动问好，指引来宾到达会场n工作人员管理-主会场人员工作职责主会场内： 会议开始前负责引导来宾就坐（请来宾尽量向前坐等），会议开始后负责引导迟到的来宾尽快找到自己的座位；舞台区域专人看守，确保摄影记者和拍照来宾不要挡住后排观众视线；在VIP专区引领VIP入座； 如有Q & A，负责传递话筒；主会场外：负责检查来宾的胸卡，在主会场会议开始后负责大门的开启与关闭；如有
5、没佩带胸卡的来宾礼貌的请其出示胸卡并提醒佩带在胸前提醒会议结束后引导来宾到指定就餐地点就餐。n突发事件及应急方案火灾处理： 发现火情，无论大小，必须立即报告。 在发生火灾的情况下，须安下列步骤行动： - 用距离最近的火灾报警箱报警； - 同时用电话或对讲机报告饭店或指挥部，通报火灾发生具体地点及火势进展情况； - 协助会场内来宾撤离现场。 事故处理 ：如有人因事故受伤时，应按下列步骤行动： - 立即通报所在岗位的区域负责人； - 立即打电话找医疗救护，并尽你所知向医生描述客人状况； - 打电话时应找他人留在受伤者身边照看； - 将事故经过报告给相关负责人并填写突发状况表。 n突发事件及应急方案
6、贵重物品遗失： 如果会代表在活动期间遗失了贵重物品需要协助时，应按下列步骤: - 询问其在何处遗失何种物品； - 如果会场内遗失，先同会场内失主遗失物品的区域负责人联络看是否可找到遗失物品； - 同时在征得失主同意的情况下，请安保人员向公安部门报案； - 请失主留下联络方式，以便有结果时可以及时通知失主； - 事后经办人应填写突发事件记录表。如果在会议现场发现他人遗失物品，应按下列步骤行动：立刻将失物交于自己的主管或指挥中心相关负责人，进行查看； 如果可以找到失主的联络方式，及时与失主进行联络，并进行详细登记。| 工作人员管理主会场管理晚宴会场管理制作物料项目协调 VIP管理数据管理 来宾邀请
7、 现场签到机场接待 车辆调度酒店房间 来宾入住场地管理 午餐管理后勤保障 临时人员 物品制作现场搭建 影音设备 数据库管理应用 跟踪邀请状态 随时补充数据 签到设备管理 应用软件制作 来宾签到管理 来宾接待管理 Staff证件发放 数据分析总结 航班信息收集 司机岗前培训 临时人员挑选 临时人员培训 司机管理 车辆调度 会前交通安排 车证统一管理 突发事件协调 来宾信息收集 住房要求 房间质量检查 协助来宾入住 来宾特殊要求 设置晨唤提醒 核对住房数量 确认房间消费 场地使用协调 账单审核 协调活动 相关部门管理 菜单挑选 午餐期间管理 用餐来宾疏导 相关物品制作 质量把控 临时人员挑选 临时
8、人员培训 工作人员用餐 现场办公室管理 文具供应 通讯设备管理 现场人员管理 搭建质量控制 设备使用方案 AV流程撰写 现场安全管理 设备调试检测 安全隐患排除 活动彩排 现场设备监管 AV搭建管理 相关文件收集 流程彩排 环节交接管控 来宾入场分流 突发事件协调 分会场管理 AV搭建管理 相关文件收集 流程彩排 环节交接管控 来宾入场分流 突发事件协调 分会场管理 合作协议制定 日常沟通协调 参会手册制作 会前提示 现场接待管理 日常工作沟通 突发事件协调 客户反馈收集项目总负责 朱永强郭西志邓皓徐琳宋蕊张文嵩刘铮徐琳宋蕊苗苗周立媛Chapter4. Event operation | 执行管理2010 泰康杯| Presented By ACC.
