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1、Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Ltd Centre LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 基础知识培训（基础知识培训（时间管理讲座时间管理讲座ISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd Ltd目 录：目 录：1.1.时间管理时间管理之之理理念念及内及内容容 2.2.时间的论述时间的论述 3.3
2、.时间失控的原因时间失控的原因 4.4.有效管理时间的方法有效管理时间的方法ISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）时间的论述（时间的论述（1/41/4） 1.1 浅 释Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）时间管理古人以一寸光荫一寸金比喻时间之宝贵，力世人应该珍惜分秒，好好利用不断流逝的岁月。此理念，至今仍是放之四海皆准 。在工商业社会里，身
3、为主管必须有效地利用每天的办公时间，将计划了的事项完成。而时间管理其实多属自我管理；主管须要学习管理自己，按时把工作完成，这 可能须要改变个人的工作习惯 。某一次同几个业务人员出国，同住一个旅馆，与他们每天轻装打扮，脚穿布鞋，早上7点半出门，晚上10点回来，做 “市场调查”，每个城市都如此，一天的时间超过14小时，问他们这样岂不太辛苦了。他们苦笑，没办法呀！一趟出来，来回机票多少钱住宿费等等要多少钱，等于是我们出来的时间每一分钟要多少代价 您有何启示：时间的论述时间的论述（2/42/4）1.2 时间成本观念Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern
4、Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）人的一生时间有限，也许是80年，这一生里每一个人 都想成功，或有成变或能够有所意义 。 公侯将相本无种，好把勤劳契上天，没错，人生下来以后，大多数的人成功的机会原则上是一样的，为何经过了30年或40年以后会有不一样成就的人，答案是不一样成就的人，在前面他把时间做了不同的使用，有些人从小就努力学习、勤奋工作，当然他们会比其他人更快速的累积更多的智慧与经验，就有机会 就会步步爬升。时间的论述时间的论述 (3/4)(3/4) 1.3 时间的感觉Ho
5、ng Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）时间的论述时间的论述 (4/4)(4/4) 相反的也有一些人不努力学习，工作不勤快，甚至把 时间浪费在吃喝玩乐，也许他本身不自觉，但他的时间已在不自觉中溜走。这又如何来成就呢？ 回头看看自己，再看看别人，总会有启示吧！ 磨练时间的感觉，就是抓住现在，让每一分钟时间做最好的使用。 不论贫富贵贱，老天分配给每个人每天的时间均是一样，为何结果会有不一样成就的人呢，那
6、就是在于他 们把时间做了不一样的分配。Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）时间失控的原因时间失控的原因(1/4)(1/4) 2.1 缺乏计划 主管身负重任，很多时都会同时有多项任务须要完成主管身负重任，很多时都会同时有多项任务须要完成，而这些任务又各有不同的困难和完成的期限。面对，而这些任务又各有不同的困难和完成的期限。面对错综复杂的情况，主管惟有见步行步，而未能事先全错综复杂的情况，主管惟
7、有见步行步，而未能事先全盘计划如何完成各项任务。渐渐发现时不予我，其中盘计划如何完成各项任务。渐渐发现时不予我，其中一、二项的时限迫在眉睫。於是匆忙放下手上其他的一、二项的时限迫在眉睫。於是匆忙放下手上其他的工作，找寻额外资源去完成任。这类急就章的处理工作，找寻额外资源去完成任。这类急就章的处理方法虚耗资源和时间。方法虚耗资源和时间。Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）时间失控的原因时间失控
8、的原因(2/4)(2/4)主管很多时须要将工作分配给属下员工处理，或与其他部门配合。假如在分配工作时没有把员工组织起来，又没有与其他部门取得默契，则员工在执行工作上可能会出错或彼此产生误会；或因缺乏器材或原料而导致无法完成工作等情况，令主管须花时间去纠正。2.2 缺乏组织Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）时间失控的原因时间失控的原因(3/4)(3/4)主管於分配工作给各员工时，对他们的情况
9、不甚了解，例如没有考虑员工的工作能力、工作量及组员间的合作性等。忽略这些因素可能令员工无法顺利如期完成任务，这时主管须要亲自解决或重新分配工作，因而花费主管和员工的时间。2.3 用人不当Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）时间失控的原因时间失控的原因 (4/4) (4/4)2.4 缺乏控制 每项任务都有完成的时限和要求的标准。若主管在分配工作后没有跟进员工的进度及成效，很可能在限期完结前两三
10、天才发现限期将至，而恐怕工作不能如期完成，导致要花费很多时间急谋对策。或者是在工作完成后，须要从头再做，平白浪费不少时间。Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）有效管理时间的方法有效管理时间的方法 (1/10) (1/10)3.1 时间之认识 上至国家最高元首，下至每一个平民百姓，每一个人 老天给的时间都一样，今天过了，永远再没有今天。 要磨练自己“时间感觉”，不浪费一分钟。 每天把起床开始至
11、工作一天的行动予定型化。 养成记录就等于节省时间。针对以上所各漏敝，大家不妨参考以下一些有效管 理时间的方法。Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）有效管理时间的方法有效管理时间的方法(2/10)(2/10)养成容易的事先做，重要的事先着手的习惯。 培养果断力可以节省时间。 做事情要求一次就能做好。 当天例行性工作，不可拖到隔天。 读书是节省时间的作为。 工作要懂得简化。 善于利用休闲时间。H
12、ong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）有效管理时间的方法有效管理时间的方法 (3/10) (3/10)3.2 工作计划 计划是有效管理时间最重要的一环。没有计划，主 管和其下属的工作便会缺乏一个明确目标。计划的 订定有两个重点： 1. 定立目标对一些比较重要的工作，主管应该明确的定立目 标。目标包括工作完成的时限及要求的品质水平 。主管亦须要将定立的目标知会各有关人等，以 便取得他们的共识,予以
13、支持，使目标顺利达成。Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）有效管理时间的方法有效管理时间的方法 (4/10) (4/10)2. 确定优先处理项目 主管若要在同一时限内，完成不同工作的情况下, 主管便要分析各项工作的重要性和急切性，即其 成败所带来的后果，和目前可资利用的时间。以 便比较各项工作的缓急轻重之后，才决定那项工 作需要优先完成。主管可以利用以下的矩阵帮助 分析，将工作依一、二、三、
14、四来编排次序。缓急轻重重要性 时限Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）有效管理时间的方法有效管理时间的方法 (5/10) (5/10)3.3 组织工作 订立计划后，主管下一步便要组织资源完成工作。 1. 充份准备 主管在作出资源分配之前，应该详细研究工作任务的性质、可能出现的问题和解决的方法，务求做到第一次处理便正确无误，减少因为工作出错而需要更正的时间。Hong Kong Modern M
15、anagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）有效管理时间的方法有效管理时间的方法 (6/10) (6/10)Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）2. 小组合作 主管完成工作分析后，便要分配工作 给员工。主管须要促进组员之间的协调，
16、明确指派每个员工的任务，有关工作的 要求及他们可以使用的器材和资源等。在 分派工作时，要确保各员工清楚明白工作 的要求及彼此互相合作。Hong Kong Modern ManagementHong Kong Modern Management Centre Centre Ltd LtdISO9001:2000 ISO9001:2000 培训讲座系列（培训讲座系列（C C ）3. 自我约束 主管的个人工作时间分配亦很重要。 主管须要每 天将自己的工作时间作出 适当安排，尽可能按计划进行。主管应 每天尽量拨出一定的时间，例如 避免 接听电话或会晤访客，以便能处理及集 中完成重要的工作。有效管理时间的方法有效管理时间的方法 (7/10) (7/10) 4. 婉拒要求此外,主管须要学习如何适当地拒绝他人的要求，以免於未能完成个人的工作时，便随意答应处理他人的要求，浪费自己时间去帮
