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1、时间管理 Time Management引子：你了解时间吗？一项调查表明： 工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者” 有意义的交流时间平均每天金钱，时间=生命的价值。 时间的特征： 公平性：时间对每个人都同样公平，每人 每天 都是24小时，每小时都是60分，每分都是60秒 。 单程性：时间一去不返，人生是一次单程旅行 。？既然时间是公平的，那么为什么 有人在有限的时间里既取得了学业 的成就、事业的成功，又没耽误享 受亲情和友情，还能使自己的生活 丰富多彩，秘密何在呢？何谓时间管理？秘密在于是否掌握时间管理其本质是主动有效 地控制时间，而非被动的受制于时间。时间管理 实际包含三个层次的问题：
2、 意愿和决心：由人生观价值观等决定，由个人 自行解决； 原则和方法：本培训要解决的核心问题，将围 绕此展开； 形成行为习惯：关键是观念和毅力。第二章 时间那去了？对时间 的分析请你分析：软件开发部项目经理王鹏的一天 。请问：王鹏的时间管理是否存在问题，如有 ，应如何改进？自我测试你能支配自己的时间吗？时间分析方法 工作清单分析； 工作重要性分析； 工作紧急性分析； 工作效益性分析；工作清单分析：分析你在一个工作日内都做了那些工 作事项并填入下表，连续记录四周后 汇总。 说明：累计超过10分钟的工作填入“工 作事项”。工作重要性分析：分析一段时间内各工作事项的重要程度并填表。说明：“重要性”的标
3、准如下： 非常重要 A 绝对重要（其他事情都可以不做也要做） 重要 B 需要做（你不做就要出问题） 不太重要 C 应该做（可做可不做但做比不做好一点） 不重要 D 可不做（做也不见得好）工作紧急性分析： 分析一段时间内各工作事项的紧急程度并填入下表。说明：“紧急性”的标准如下： 非常紧急 A 现在就做（马上放下其他事情开始做） 紧急 B 短时间内需要做（一般为当天要做） 不太紧急 C 可放一放再做（可纳入计划中去安排） 不紧急 D 什么时候干都行（无需计划）工作效益性分析：这里的效益指投入单位的人力资源（时间、精力、努 力）而产出的成果。分析一段时间内各工作事项的效 益并填入下表。说明：“工作
4、效益” 可以从以下三个的指标衡量： A 目标/职务贡献度：某事项对实现工作目标或履行 岗位职责的贡献大小，贡献越大，效益越高。 B 必要性：某事项由你来做的必要程度（可否由其 他同事或下属完成），必要性越强，效益越高。 C 所需人力资源（时间、精力、努力），显然，所 需资源越少，效益越高。自我分析尽可能全面地列出你具有代表性的 一周/一个月的所有工作事项，并按 照上面介绍的方法进行分析。第三章 时间管理的原则制订计划排序分时80/20原则符合生理周期养成习惯原则1：制订计划计划：为完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的部署。 计划的作用：事先计划是时间管理的根本途径 ，要想控制时间，必须首先制
5、订计划。计划的前提是确立目标哈佛大学有一个非常著名的关于目 标对人生影响的跟踪调查。对象是 一群智力、学历、环境等条件都差 不多的年轻人，调查结果如下：3%10%60%27%有清晰且长期 的目标有清晰但短期 的目标有较模糊目标无目标3%10%60%27%二十五年后：二十五年后：25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个 方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会备界的顶尖成功 人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英 大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目 标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或 缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等 几
6、乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作， 但都没有什么特别的成绩 几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如 意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人， 抱怨社会，抱怨世界 制订计划的SMART原则S 明确的(Specific)M 可衡量的(Measurable)A 可达成又具挑战性的（Achievable）R 相适的或称合理的（Relevance）T 时间性（Timeliness）我的目标是想在一年内赚 100万 ！请问我应该如何计划我的目标 呢？ 一个符合SMART原则的计划是目标 能否实现的度量仪。计划的形成：采用树杈法（鱼骨法 ）将目标分解成任务形成计划 写下一个
7、大目标； 写出实现该目标所有的必要条件及充分条件，作为小目标，即第一层树杈 ； 写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件，变成第二层树杈 ； 如此类推，直到画出所有的树叶-即时目标为止，才算完成该目标多杈树的分解 ； 检查多杈树分解是否充分、即反之从叶子到树枝再到树干，不断检查如果小目标均达成，大目标是否一定会达成，如是则表示分解已完成；如不是则表明所列的条件还不够充分，继续补充被忽略的树枝 。目标寻找 如意配偶相遇条件你的条件对象条件能力品格生理条件工作他可能期望你达到的条件如何吸引他如何找到他如何创造缘份收入未来感情长期维系条件个人条件个人观念家庭条件基本条件 应自我塑造的条件他会在哪里
8、如何处理竞争者如何接触到他事业条件一位人事主管的周工作计划原则2：排序分时即排出顺序、分配时间资源时间管理矩阵图重要 不重要紧急 不紧急危机 急迫的问题 有限期的任务，会议 筹备事项准备及预防工作 计划 关系的建立 培训，授权，创新干扰，一些电话 一些会议 一些紧急事件 符合别人期望的事细琐的工作 浪费时间的闲聊 无关紧要的信件 无关紧要的私人电话错误倾向：偏重第一类事务 结果：压力筋疲力竭危机处理忙于收拾残局错误倾向：偏重第三类事务结果：轻重不分，未有效完成本职缺乏自制力，怪罪他人面临危机压力失去目标与计划第二象限工作法 合理的按照紧急和重要两个纬度划分自己 的工作事项； 将大部分时间和精力
9、放在第二象限的工作 上，主要根据第二象限的工作制订计划， 80%的时间资源放在第二象限，20%放在其 他象限。原则3：80/20原则80/20原则（也叫帕雷托原则）： 80%的工作价值来自于20%的工作事 项，而剩下的20%的价值来自于80%的 工作事项。80/20原则的启示 启示：20%的工作事项创造80%的工作价值；抓 住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主 要工作，可以保证80%的工作结果；改进这20% 的工作处理方法，可以获得80%的新效果。 误区：面面俱到都想做好；完全主义 都想做完；平均分配时间和精力。原则4：符合生理周期了解你的“兴奋”和“低潮”时间段并以 此为依据制定你
10、每天的工作计划。 请做以下测试，了解自己的生活节 奏，以便有效的工作：原则5：养成习惯送给参训者三句话： 好习惯是在有意识的控制中形成的，坏习惯是在 无意识的放任中形成的。 我们先要塑造自己良好的习惯，然后好习惯会塑 造我们自己。 形成好习惯的过程同时也是克服坏习惯的过程， 形成过程中会比较困难，但好习惯一旦养成也会 具有自然的惯性，保持起来相对比较容易；坚持 下去，21天可基本形成习惯。第四章 时间管理的步骤分析当前工作事项和时间支配确定浪费时间的因素审核目标将目标分解成可管理的任务安排时间计划实施计划并力争形成习惯评估计划并进行调整一、分析你当前的工作事项和时 间支配情况 。分析你在一个工
11、作日内都做了那些工作 事项和实际用时，连续记录四周后汇总 成星期和月度工作完成情况表； 运用“紧急性”、“重要性”、“效益性”指 标对工作事项作出分类，分别归纳到第 一至第四象限中；二、确定浪费时间的因素并列出 应对它们的策略。审查你的时间使用情况，并确定浪费时间 的因素。 针对每一种浪费时间的因素，思考适合你 的风格的策略。一次对付一种浪费时间的 因素。 对你制定的策略进行尝试，保留切合实际 的那些。 三、审核目标。审核你个人的工作目标是否与组织的战 略、目标、部门的任务以及岗位职责相 适应。 考虑你为每一目标安排的优先顺序、时 间资源分配和完成期限。 四、将目标分解成可管理的任务 。 采用
12、树杈法（鱼骨法）将工作目标分解 成需要完成的多层任务，在此基础上才 能制定自己的年度、半年、季度、月度 、周工作计划。 根据任务对首要目标的支持程度，给每 项任务设定优先顺序，将任务按先后顺 序进行排列。五、安排时间计划。 在任务分解的基础上制定自己的年度、半年、季 度、月度、周工作计划；同时从长期和短期的角 度考虑，计划每天应完成的任务，一次应制定出 数周甚或数月的时间安排。 根据计划确定所有必要的工作事项，运用“紧急性 ”、“重要性”、“效益性”指标对工作事项作出分类 ，分别归纳到第一至第四象限中； 运用第二象限工作法排出完成事项的顺序和分配 时间资源。目标任务总体工作计划工作事项短期具体
13、工作计划整体思路：六、实施计划并力争形成习惯。 带上你的待办事项清单，需要时对照查询，以保 证你至少完成了当天的首要任务。 在一天结束时对计划进行复核。奖赏自己按计划 完成了某些任务，并在一周剩下的时间内对计划 进行必要的调整。 谨记，像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保 持的。习惯成自然，你实践得越多，保持起来就 会越容易。 七、评估计划并进行调整。 在使用有关辅助工具安排时间一个月之后，监督你的执行 情况及其所带来的结果。向自己提出以下问题： 你能完成为一周设定的任务吗？ 为实现目标你正在取得进展吗？ 不做某些事情会有什么后果？ 你在回避浪费时间的情况吗？ 这是你能坚持的计划吗？ 如果你在
14、按时完成任务方面有困难，可以让你的经理、同 事和下属提供反馈意见。采纳他们的意见不断改进自己的 工作，并根据你的分析修订自己的计划。 第五章 时间管理的技巧安排时间计划的技巧遵循时间计划的技巧控制浪费时间因素的技巧一、安排时间的技巧1期望不要太多 我们都有太多的事情要做。承认你不可 能将所有的目标都实现是很重要的，即 使是你的最首要目标。期望太多对生活 的所有方面都有不好的影响。“了解你的 主要责任，专注于你最主要的目标”这一 原则有助于你避开这个陷阱。 2利用工具 时间安排工具可以帮助你轻而易举地对任务和活 动进行整体规划，使你能够观察自己能否应对任 何计划外的请求，也可以使你了解自己为什么
15、没 有时间。 以下是一些时间计划工具： 年度、季度、月度与每周的工作计划表格 “待办事项“清单 约会日程表 管理软件（如电脑日程表和个人助理） 台历、效率手册 下面重点介绍“待办事项“清单：一份有效的“待 办事项“清单包括以下按优先顺序排列的工作事项： 你需要做出的决定； 你需要起草的总结报告； 你正在等待的信息； 你需要拨打或你期待接听的电话； 你需要发送的信函和电子邮件； 你应该参加的会议和约会；3记住帕金森定律：抓住工作的关键，集中80%的主要 精力做20%的主要工作。4平衡你每日的活动：即计划时间时要考虑放松的时间，用来 活动身体、娱乐和参加社会活动。5每天留出至少一个小时计划 外的时间用以应付危机和突发事件和处理一 些耗费时间而无效的事情。6给每月工作设定一个核心主 题争取每月完成一项重要任务，每周 完成组成该重要任务的重要一环。二、遵循时间计划的技巧1利用个人生理周期：了解你的“兴奋”和“低潮”时间段，把需 要创造力和智慧的重要工作或活动安 排在你精力旺盛的时间来做。日常的 或单调的事务则应放在精力不太旺盛 时处理。2今天抽取一些时间为明天最重 要的工作做些准备。查看你的档案，审查时
