[2017年整理]高效会议与简报技巧

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1、楊顯華楊顯華Date1人資課職訓中心个 人 简 历个 人 简 历20032003年毕业于重庆教育学院年毕业于重庆教育学院计算机与现代教育技术系计算机与现代教育技术系声像专业声像专业20032003年年1010月月3131日入社日入社信 泰 联、精 熙 集 团Date2人資課職訓中心qq会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及解决方案qq当今会议面面观当今会议面面观（意议、目的、种类、频率、成本计算意议、目的、种类、频率、成本计算）qq会议流程会议流程qq簡報技巧簡報技巧目目 錄錄信 泰 联、精 熙 集 团Date3人資課職訓中心会议效率不高会议效率不高表现在表现在分组讨论与发表分组讨论

2、与发表信 泰 联、精 熙 集 团Date4人資課職訓中心信泰联、精熙集团信泰联、精熙集团 会议是一个集思广益的 渠道 会议显示一个组织或一 个部门的存在 会议是一种群体沟通的 方式 会会 议议 的的 意意 义义会议 的 意义Date5人資課職訓中心开展有效的沟通 传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议、解决问题资源共享开发创意激勵士氣鞏固主管地位会议 的 目的会会 议议 的的 目目 的的Date6人資課職訓中心信 泰 联、精 熙 集 团按人数分类按人数分类 按开会方式分类按开会方式分类 按开会目的分类按开会目的分类 会议 的 种类会会 议议 的的 种种 类类 团体会议 一对一会议面对面会议 电话会

3、议 视频会议 讲解政策的会议 表扬或批评的会议 临时处理突发事件的会 议Date7人資課職訓中心会议的会议的 频率频率 固定的部门会议固定的部门会议 全体会议全体会议处理突发事件的会议处理突发事件的会议 一对一会议一对一会议 会会 议议 的的 频频 率率 信 泰 联、精 熙 集 团Date8人資課職訓中心n n日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下 了六十億日圓成本了六十億日圓成本. .未來三年預計還可省下三百億日圓所以，有效開會，穩賺不賠！n n精準計算會議成本：精準計算會議成本： 信 泰 联、精 熙 集 团Date9人資課職訓中心信 泰 联、精

4、 熙 集 团Date10人資課職訓中心会议成本分析会议成本分析信 泰 联、精 熙 集 团时间成本直接会议成本3 大 成 本效率损失成本Date11人資課職訓中心會議成本計算公式會議成本計算公式會議成本會議成本=(2X3) X (G平+S平) X T X N +會議後勤會議後勤工作經費工作經費注注：G為參加會議人員各個人的單位工作小時工資數S為參加會議人員各個人每單位工作小時取得的工資外其他收入值值,“平平”為平均值值 , T T為參加會議 人員各個人的實際到會時間(小時)n n為參加會議人員人數Date12人資課職訓中心会议效率不高的原因会议的通病会议的通病效率不高效率不高信 泰 联、精 熙

5、集 团Date13人資課職訓中心会议效率不高的原因时间.地点会议的准备工作参会者参会者. .主持人主持人的技能开会对象的选择主持人信 泰 联、精 熙 集 团Date14人資課職訓中心 安排的时间安排的时间8.12.178.12.17? ? 准时开始、结束准时开始、结束到会人员的时间到会人员的时间联络时间准确联络时间准确会会 议议 的的 时时 间间信 泰 联、精 熙 集 团Date15人資課職訓中心会议会议 地点会议举行地点联络地点准确會議通知范例會議通知范例 地 点信 泰 联、精 熙 集 团Date16人資課職訓中心信 泰 联、精 熙 集 团會議名稱: 業務會議 目目 的的: : 公司本季營業

6、額嚴重衰退,本次會議將討論營業額下降原因,並提出改善對策。 時時 間間: : 2002.03.18 AM10:00 地地 點點: : 精熙第八會議室(2F) 議議 程程: : 1.現況說明 2.各部門報告3.未來趨勢分析 4.振興方案 準備資料準備資料: : 與會各單位相關報表、資料 與會人員與會人員: : 客服課長、MTQC、MT制程、MT技轉、設計人員 主辦單位主辦單位: : 營業部會議通知范例會議通知范例Date17人資課職訓中心开会对 象的选 择主要人員必到主要人員必到越少越好越少越好请权威人士请权威人士请业务能手请业务能手开会对象的选择信 泰 联、精 熙 集 团Date18人資課職訓

7、中心主持人 的技能影响力、说服力、好口才影响力、说服力、好口才胆大胆大. .心细心细. .脸皮厚脸皮厚主持人的技能信 泰 联、精 熙 集 团Date19人資課職訓中心参会者 的技能不在会中羞辱别人 积极发言,意见不同是好事 互相推脫責任参会者的技能信 泰 联、精 熙 集 团上海凱悅金貿大廈使用的電梯A.奧的斯 B.三菱Date20人資課職訓中心会议的准备工作明确会议的原因 目的和结果信 泰 联、精 熙 集 团Date21人資課職訓中心高效会议的八大特征信 泰 联、精 熙 集 团 只有必要只有必要時時才召集才召集 好好好好籌劃過籌劃過 擬擬定和分定和分發發了了議議程表程表 遵守遵守時間時間 一切

8、按部就班一切按部就班 請請了最有了最有經驗經驗和才能的人和才能的人 作出作出評論評論和和歸納歸納 記錄記錄所有所有決決定定Date22人資課職訓中心信 泰 联、精 熙 集 团有效藉蓍團隊的集思廣益集思廣益,解決個人無法 完成或突破的問題,有效達到會議目標。 和諧營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安 全感、信任感、認同感,展露個人才能。 參與參與的人用心關注用心關注,才能讓會議得到 健全發展。 效率當一個會議成功的要素具備后,能在預定的時間內預定的時間內完成開會,這就是效率 。 學習在參與開會的同時有更多學習學習的機會成功的會議成功的會議Date23人資課職訓中心会 议 流 程信 泰 联、精 熙 集

9、 团Date24人資課職訓中心无须开会的“五个如果”必须开会的“五个如果”明确1H 5W发会议通知选择和布置会场做开场白会务的工作内容会务的工作内容按排议题开始开始传接电话掌握议事进度达成决议办理手续确定步骤.拟定名单结束会议信 泰 联、精 熙 集 团Date25人資課職訓中心无需开 会的五 个如果没有特别的事情没有特别的事情 需要讨论需要讨论会议成本太大会议成本太大按惯例每按惯例每 周聚会周聚会你是唯一做你是唯一做 决策的人决策的人还有比开会还有比开会 更好的方法更好的方法无须开会的“五个如果”信 泰 联、精 熙 集 团Date26人資課職訓中心必须把信息同时传达给 多人有些事情需当众表揚或

10、 当众批评听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的“五个如果”信 泰 联、精 熙 集 团Date27人資課職訓中心明确1H 5Why会议的目的会议的目的What讨论的话题讨论的话题Who参加者确认与否参加者确认与否where地点及设备地点及设备How规章制度规章制度开会前的准备工作信 泰 联、精 熙 集 团When日期及開始、結束時間日期及開始、結束時間Date28人資課職訓中心安排议题收集议题的点渠道：单位领导指定有关部门汇报的问题下级单位请求讨论的问题上级领导下达指示，需各部门贯彻执行 的问题开会前的准备工作 信 泰 联、精 熙 集 团Date29人資課職訓中心开会前的 准备工作确定步骤

11、步骤主要包括：会议的议程程序日程拟定与会人员名单参加者主持人 记录人信 泰 联、精 熙 集 团 策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算Date30人資課職訓中心議議 程程 設設 計計n由重要到不重要會議開始時即討論 重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。n由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓 與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題, 使氣氛不尷尬。n由容易到困難讓大家漸漸融入會議進 行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫 折感。Date31人資課職訓中心组织落实，成立组织落实，成立TEAMTEAM组组Date32人資課職訓中心会务组的分工会务组的分工Dat

12、e33人資課職訓中心谁能胜 任会议 记录者、谁能胜任会议记录者、谁能胜任会议记录者反应快反应快写字快写字快知识面广知识面广记忆力强记忆力强倾听能力强倾听能力强总结力强总结力强办理会议报批手续 信 泰 联、精 熙 集 团Date34人資課職訓中心发会议通知发会议通知可用书面或电话、电报三种形式 通知的内容包括会议名称，会议目的和主要内容、会期、 地点、与会人员携带的材料和个人支付的费用，主办单位 、联系人姓名和电话等。重要的邀请对象应既可表示对受邀请者的尊重准备会议文件和材料会场勘察主持人的准备工作 信 泰 联、精 熙 集 团Date35人資課職訓中心主持人的准备工作 信 泰 联、精 熙 集 团

13、选择和布置会场选择和布置会场如果与会人员如果与会人员超过超过1010个，会场最好布置成个，会场最好布置成“”字型字型如果是如果是全体会议全体会议，可以布置成，可以布置成阶梯教室阶梯教室的形式的形式5 5到到7 7人的会议，最好安排成人的会议，最好安排成圆桌型圆桌型，也就是半岛型。，也就是半岛型。Date36人資課職訓中心热情接待会议成员搞好签到工作开会期间的工作信 泰 联、精 熙 集 团Date37人資課職訓中心如何做开场白 传接电话开会期间的工作信 泰 联、精 熙 集 团用用3-53-5分鐘：分鐘： 內容：開會背景、目的，時間安排內容：開會背景、目的，時間安排 議事方式，紀律規則等議事方式，

14、紀律規則等Date38人資課職訓中心開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使 得本季的營收目標達成率只有70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何 刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況 ,再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方 案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由 在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效 的業績提升計劃,大家加油!Date39人資課職訓中心如何讓大家願意發言如何讓大家願意發言塑造歡樂、和諧的氣氛。塑造歡樂、和諧的氣氛。 建

15、立包容、安全的討論環境。建立包容、安全的討論環境。 保持客觀保持客觀, ,對事不對人。對事不對人。 不以言立人不以言立人, ,不以言廢人。不以言廢人。 帶動與會人員的熱烈參與帶動與會人員的熱烈參與, ,有拋磚引玉的效果有拋磚引玉的效果 。 主動出擊主動出擊, ,適時發問適時發問, ,塑造發言機會塑造發言機會, ,且予以正且予以正 向的肯定與鼓勵。向的肯定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通。有效傾聽與良好溝通。 Date40人資課職訓中心如何掌握议事进度 1.语言方式2.非语言方式开会期间的工作信 泰 联、精 熙 集 团Date41人資課職訓中心如何处理会议中的冲突暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主 ，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别 紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。 迁就型。迁就型 一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。 回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。