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1、东信网络啄木鸟小组东方通信股份有限公司 缩短投标文件的制作时间缩短投标文件的制作时间质量出效益,点滴成江河如何缩短标 书的制作时 间？ 老技术遇到了管理 的新挑战七、要因确认八、制定对策九、对策实施十、效果检验十一、巩固措施十二、总结和打算目 录一、小组概况二、术语解释三、选题理由四、现状调查五、设定目标六、原因分析一、小组概况小组名东信网络啄木鸟小组注册时间 2015.3 课题名缩短投标文件制作时间注册号 课题类型 管理型 活动时间 2015.32015.9 组长董乐为会合时间/次数 32小时/16次 活动口号质量出效益，点滴成江河NO姓名性别学历组内职务 组内分工 1董乐为男本科组长 组织
2、策划 2鲁磊男本科副组长工程设计3潘久洪男本科组员 技术指导 4任佳丽女本科组员 技术评价 5周颖女本科组员 生产评价 6蒋小波女本科组员数据采集成员全家福制表人:董乐为 制表时间:2015.3.1二、术语解释中华人民共和国招标投标法实施条例即中华人民共和 国国务院令第613号，自2012年2月1日起施行。与2000年版的中华人民共和国投标招标法对比，条 例突出了招投标的规范性，国家鼓励利用信息网络进行电子 招标投标。其中第八条明确了国有资金占控股或者主导地位 的依法必须进行招标的项目，必须公开招标。三、选题理由从2012年底开始，随着东信网络营业 收入的不断增加，制作的标书数量也在不断 地上
3、升。制图人:董乐为 制表时间:2015.4.1三、选题理由制表人:董乐为 制表时间:2015.4.9从投标文件的月度汇总看，呈现两头高，中间低的分布， 即每年的10月份到下一年的1月标书较多，其中最多的为11 月和12月。为什么年底 我们 总是忙不过来三、选题理由创新构想目前状况引出课题缩短投标文件的制作时间，应对未来 更广阔的市场。平均一份标书的制作时间为52小时，即 每周加班一天才能完成一份，年末年初更 加忙。同时小组成员兼顾技术支持工作。缩短投标文件的制作时间，迫在 眉睫，是市场的需要不仅是技术支 持部的需要，也整个公司的需要。东信网络公司进行正在进行架构合并，会有新的业 务并入，未来会
4、有更多的招投标任务。如不加完成 此项课题，会影响公司未来的发展。制表人:董乐为 制表时间:2015.4.10四、现状调查 一制表人:董乐为 制表时间:2015.4.1152 小时四、现状调查二制表人:董乐为 制表时间:2015.4.1152小时四、现状调查三制表人:董乐为 制表时间:2015.4.5前期 准备商务 应答技术 应答价格 应答装订 打印标书 提交网上报名 资格预审标书购买标书下载授权书 企业资质财务数据 业绩合同荣誉奖励 专利著作项目架构 实施方案进度计划 质量管控人员资料 优秀案例商务报价 分项明细税率税额账户信息文件校对 文件打印盖章签字制作封面 封条文档封装交投标保 证金网上
5、提交.制作过程制作时长占比累计占比商务应答2446.15%46.15%技术应答1630.77%76.92%前期准备47.69%84.62%价格应答35.77%90.38%装订打印35.77%96.15%标书提交23.85%100.00%四、现状调查四对2015年1-4月的投标文件制作的分项工作分别记时，按 完成时间平均值进行汇总整理。通过调查，可见每份应答文件制作的平均时长为52小时 ，即需要一个人一周的时间。通过排列图分析可得出：商务应答和技术应答用时占比为 77%是影响投标文件制作时间长的关键因素。制表人:董乐为 制表时间:2015.4.5五、设定目标一我们将本次我们将本次QCQC活动的目
6、标活动的目标设定为设定为： 现状现状 5252小时小时目标目标 4242小时小时五、设定目标目标是可以 实现的！1、横向比较：通过横向比较，股份公司的其他事业部 都达到这个水平，即一周完成一个投标文件。2、纵向比较：参照历史数据，发现在2011年以前，原 来的市场部完成时间在40小时左右，即一周时间完成。3、可行性计算：主要原因商务应答和技术应答时间缩 短25%，就能完成目标。可行性分析缩短 10 小时六、原因分析制表人:董乐为 制表时间:2015.5.4 头脑风暴 发散思维料机人法环商务应答 时间长技术应答 时间长封装难控制打印等待时间长资料没有电子归档没有规范手册标书风格各异合并时间长扫描
7、慢复印慢找资料慢大文件操作电脑大文件操作慢培训没有开展达不到大文件操作要求上传速度慢电脑常死机电脑配置低宽带速度慢没有及时通信工具技术方案复杂编写管理不完善文本资料多编写不熟练制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 七、要因确认 小组成员对这8个末端原因逐一进行验证，确认所产生问题 的主要原因。验证一末端原 因1、招投标技能培训没有开展标准四门基础课考试合格80%以上 责任人董乐为 2015年5月1日现场测 试对招投标所需的招标法规、工程 经济、项目管理、通信工程四门 课程进行专科考试。小组成员考 试合格率只有43.7%，只有通信 实务为全部合格。 结论要因制表人:周颖 制表时间:2015
8、.5.11 考试 成绩招标 法规工程 经济项目 管理通信 实务成员甲合格不合格 不合格合格成员乙 不合格不合格 不合格合格成员丙 不合格合格不合格合格成员丁 不合格不合格合格合格流动比率？速动比率？资产负债率？到底有何区别?一张财务报表往往要填 写一天，还要不断的 百度七、要因确认 验证二末端原 因2、电脑达不到大文件操作要求标准电脑配置达到100%达到要求 责任人董乐为 2015年5月5日现场测 试招投标操作用的电脑，CPU主频， 内存，硬盘，显存大小100%满足要 求。结论非要因制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 电脑配件CPU内存剩余空间显存配置双核以上大于4G大于100G大于1
9、G成员甲满足满足满足满足成员乙满足满足满足满足成员丙满足满足满足满足成员丁满足满足满足满足个人的笔记本电脑屏幕 较小，在2015年初配置了 大屏显示器，满足文档细 致检查的需要。验证三末端原 因3、宽带速度慢标准宽带的速度达到2M以上 责任人董乐为 2015年5月5日现场测 试在2015年搬入新的办公楼后，与公 司软件开发部共用了移动专网光纤 ，实际测试速度为20M左右。满足 文件上传下载的需求结论非要因制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 七、要因确认投标文件一般在都 在150页以上，文件的 大小在30M以上，最大 的会在100M以上，网 速的快慢会影响标书上 传下载的时间。验证四末端
10、原 因4、没有即时的通讯工具标准项目交流有即时通讯工具 责任人董乐为 2015年5月6日现场测 试有即时通信工具。2014年底开始， 项目组的标书讨论用均采用微信群 的方式，可以使每个成员都能及时 看到互相沟通的信息。同时大文件 用QQ群传输。 结论非要因制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 七、要因确认项目执行部销售部技术支持部验证五末端 原因5、资料没有电子归档标准 2012年以后的资料90%以上完成 电子归档 责任 人董乐为 2015年5月6日现场 测试需要电子归档的项目有：企业资 质、财务数据、业绩合同、荣誉 奖励、人员资料、优秀案例，检 查发现电子归档率只有30%。 结论要因制
11、表人:周颖 制表时间:2015.5.11 七、要因确认验证六末端原因6、没有标书的编写规范手册标准有标书的编写规范手册 责任人董乐为 2015年5月7日现场测试没有企业内部的标书编写范本，标书编写有较大的随意性，每个人编 写的标书都有不同的风格。企业简介、致辞等通用部分不一致，字体 ，行间距，字号，标题编写没有统一，合并时需要大量时间修改。结论要因制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 七、要因确认不同 风格 的封 面验证七末端原 因7、技术方案复杂标准技术方案有统一模板 责任人董乐为 2015年5月6日现场测 试技术方案各有特点，各个标书规范不一 ，无法统一。结论非要因制表人:周颖 制表
12、时间:2015.5.11 七、要因确认验证八末端原 因8、文印店打印机时间长标准文档在传送到文印店后3小时内完成打印 责任人董乐为 2015年5月7日现场测 试文印店在江南大道与东信大道交界口，距 离公司一公里，文档在传送到文印店后2 小时内完成打印。 结论非要因七、要因确认制表人:周颖 制表时间:2015.5.13 经过小组成员调查分析，最终确定导致“商务应答 和技术应答用时较长”要因有以下三个：资料没有电子归档2没有编写规范手册3技能培训没有开展1八、制定对策制表人:董乐为 制表时间:2015.5.15 序号要因对策目标措施完成时间地点责任人1投标技 能培训 没有开 展 开展培训 四门课程
13、 培训4门课程的 员工培训 率达到 100%1、电子教材的购买6月31日公司会议室鲁磊2、完成课程培训公司会议室3、参加职业资格考试考试指定 2资料没 有电子 归档进行投标 资料的电 子归档投标资料 电子归档 完成率 99%1、企业资质电子归档 5月30日办公楼一厅周颖2、财务资料电子归档办公楼一厅3、荣誉奖励电子归档办公楼一厅4、业绩合同电子归档6月30日办公楼一厅董乐为5、优秀案例电子归档办公楼一厅 3没有编 写规范 手册编写东信 网络的投 标文件规 范手册完成东信 网络的投 标文件规 范手册终 稿并审核 通过1、编写通用企业介绍6月15日办公楼三厅董乐为2、编写专用企业介绍办公楼三厅3、
14、定义文档的行文规范7月15日办公楼三厅董乐为4、投标文件示范文本初稿办公楼三厅5、投标文件示范文本终稿办公楼三厅八、制定对策针对要因一，投标技能培训没有开展 ，小组做了一个培训实施方案的比选制表人:董乐为 制表时间:2015.6.3 方案1：外部上课，优点：效果好；缺点：费用高，占用休息时间 方案2：电子授课，优点：较平均；缺点：不明显 方案3：内部自训，优点：费用低；缺点：人工操作，效果不可控制 确认方案二为最终实施方案要因序列内容投入资源实施周期 效果预估结论投标技能 培训没有 开展 方案一外部上课2万元2个月完全解决一般方案二电子授课2千元2个月完全解决最佳方案方案三内部自训1千元5个月
15、效果不可控一般九、对策实施-电子课程培训 对策1考试 成绩招标 法规工程 经济项目 管理通信 实务成员甲完成培训完成培训完成培训完成培训成员乙完成培训完成培训完成培训完成培训成员丙完成培训完成培训完成培训完成培训成员丁完成培训完成培训完成培训完成培训九、对策实施-电子课程培训成员甲成员乙成员丙安全员概预算特种作业一级建造师通过通过通过通过通过 通过 通过 通过制表人:董乐为 制表时间:2015.6.3 对策有效九、对策实施-电子归档对策2企业资质、荣誉奖励、优秀案例 彩色扫描财务报表、业绩合同、人员资料 黑白扫描九、对策实施-电子归档个人 资料身份资料学历证明认证资格社保证明奖励 奖项表扬信表
16、扬信证书奖牌奖座锦旗奖杯业绩 合同验收 报告发票合同 全本汇总表生成投标专用的资源库投标资料完成100%电子归档财务报表9年企业资质32个荣誉奖励78个人员资料1356人业绩合同1861份经过小组成员的共同努力对策有效九、对策实施-编写标准化手册行文规范 正本封面目录标题一标题二标题三标题四正文附件封条外包装字体微软雅黑微软雅黑微软雅黑微软雅黑微软雅黑微软雅黑微软雅黑微软雅黑黑体黑体尺寸二号五号三号小三四号小四五号小五三号二号行间距一倍1.5倍1.5倍1.5倍1.5倍1.5倍1.5倍一倍2倍2倍单双面单面单面双面双面双面双面双面双面单面单面对策3自检互检专检质量控制点 一质量控制点 二质量控制点 三质量控制点 四质量控制点 五对策有效很快过去了时间小伙伴们时间缩短了吗？缩短18小时活动前活动中活动后目标实现十、检验效果-制作时间的缩短十
