计算机基础第5部分

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1、第5章 电子报表处理软 件Excel 2000home前 言Microsoft Excel 是美国微软公司开发的Windows 环境下的 电子表格系统， 它是目前应用最为广泛的办公室表格处理软件中重 要的一员。自Excel 诞生以来Excel 历经了Excel5.0、 Excel95、Excel97 、Excel2000和Excel2003 等不同版 本。本课程以Excel2000为蓝本为大家介绍这一功能强 大的电子表格软件。 Excel是一款优秀的电子表格软件，更是一个功能强 大的数据处理工具。homeExcel不仅可以制作电子表格、完成许多复杂的数据运算、进行数据的分析和预测，并且提供了强

2、大的制作图表的功能使复杂的数据直观生动。办公人员可以用它来管理单位的各种人事档案，如职工业绩考评表、工资册等；财务管理人员可以用它进行财务管理、统计分析等；决策人员可以用它进行决策分析；证券管理人员可以用它进行投资及证券交易的各种图表分析等。前 言home目 录5.1 Excel基础知识5.2 工作表的编辑5.3 图表处理5.4 数据分析处理5.5 工作表打印home5.1 Excel基础知识Excel的启动和退出Excel的工作窗口Excel基本概念homeExcel的启动和退出1Excel的启动 （1）单击 “ ” 按钮, 利用“开始”菜单启动Excel。 （2）利用桌面上的快捷图标“ ”

3、启动Excel。 （3）利用已存在的Excel文件启动Excel。 2 Excel的退出 （1）双击Excel窗口左上角的控制菜单按钮。 （2）单击“文件”菜单中的“退出”命令。 （3）双击窗口右上的“关闭”按钮 。 （4）按快捷键Alt+F4。如果在Excel中输入了数据并未事先保存，在退出Excel时系统时会 提示用户是否保存，如果想保存文件，则选择“是”，系统会弹出“另存为 ”对话框，在确认保存位置和输入文件名后可单击“保存”按钮保存文件并 退出；选择“否”，则不保存文件退出；选择“取消”，则返回Excel工作状 态。homehomeExcel 工作窗口启动Excel后，它都会自动地创建

4、一个新的 空白工作薄，如“Book1” 工作薄。工作簿是 Excel的普通文档或文件类型，一个工作簿可由 多个工作表组成，每一个工作表的名称在工作 薄的底部以标签形式出现，例如，“Book1” 工作薄由三个工作表组成，它们分别是 “Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”（自动 命名，可进行修改）。homehomeExcel 工作窗口列号编辑栏行号当前单元格工作表标签工作表工作簿全选按钮homehomeExcel基本概念Excel常见鼠标指针及用途 、形 状指 针 类 型说 明常规鼠标指针用来执行菜单命令,点击按钮选择工作 表中的对象带阴影的空心白十 字形指针选择单元格或单元格区域实

5、心黑十字指针当鼠标移到单元格右下角的填充柄上时出 现这种指针,可以实现自动填充等功能I型指针出现I型指针表示可以输入数据分割指针用来改变单元格的大小双向指针用来改变图形等对象的大小homehome工作簿、工作表与单元格工作簿（Workbook）它是Excel管理数据的文件单位，以独立的文件形式存储在磁盘上，也就是通常意义上的Excel文件（*.xls)。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的， 最多可有255个 。工作簿（255）工作表（Worksheet）它是工作簿的一部分，也称作电子报表。是Excel完成一项工作的基本单位，由单元格按行列方式排列组成。工作

6、表的大小：65536行256列。工作表中可以放置的对象可以是：字符、数字、公式或图表等。homehome单元 格Excel的工作表实际上是一个二维表格，每个工作表由大量的单元格组成，单元格由行号和列号共同标识。 单元格是工作表中最基本的存储数据单元。单元格中可以存放文字、数字和公式等信息，每个单元格最多可以保存32000个字符。单击列标按钮，可选定包含该列所有单元格的整列。单击此处单击此处 看第一个看第一个左右移动左右移动 看其它表看其它表单击此处单击此处 看最后一个看最后一个工作表标签homehome当前单元格：只能在当前单元格中输入信息，它的特征是黑色边框 包围，单元格的引用会显示在名字框

7、中。单元格的命名是由列标和行号唯一来标识，称为单元格的引用 。例如：B3表示第二列第三行的单元格。填充点（填充柄）在活动单元格的右下角有一个 黑点，当鼠标移动到这个黑点上， 鼠标的形状就回由空心的十字架变 成一个实心的黑十字架形状，称为 填充点或者填充柄。homehome单元格区域是指多个相邻单元格形成 的矩形区域。从D3开始到右下角E6的一片连续单 元格区域表示为D3:E6单元格区域位于工作簿左上角，行号和列号交错位置的空白按钮，单击该按钮可以选 择当前工作表中的所有单元格，单击工作表编辑区任意位置则取消选择。 全选按钮homehome在名称框中输入相应的单元格名称如“K33”，可以快速的定

8、位 到这一单元格，使其成为当前的活动单元格。编辑栏由名称框、命令按钮和编辑输入框三部分组成取消按钮 确认按钮 编辑公式按钮 确认操作EnterEnterTabTab取消操作EscEsc编辑栏homehome5.2 工作表的编辑数据输入数据输入操作区域的选取 输入数据 数据有效性工作簿的基本操作工作簿的基本操作单元格、行和列的插入删除及表格大小的调整工作表的基本操作公式与函数的应用公式与函数的应用公式的应用 函数的应用数据的编辑与格式化数据的编辑与格式化数据保护数据保护home数据输入操作区域的选取使用Excel操作的第一步是建立工作表，而Execl的一切操作 均以工作表中的单元格为基本操作单位

9、。那么我们首先要选取操作对 象单元格。 包括选取单个单元格、选取多个连续单元格、选取多个不连续单元格、选取整行（列）和选取整个工作表。选选中单单元 格一个单击该单单击该单 元格多个连续连续 ： 不连续连续 ： 选选中行/列 一行/列单击单击 行号/列号多行/列拖动动行标标/列标标 不连续连续 的行/列 整个工作表单击单击 工作表左上角行列交叉处处全选选按钮钮ShiftCtrlCtrlhomehome单元格的选取1选定单个单元格单击要选定的单元格（此时鼠标指针 在单元格上以空心白十字光标出现），被 选定的单元格呈高亮状态，周围用黑框围 定。对于不同的操作，鼠标指针形状会随着操作的不同而发生相应的

10、变化。大家 请注意观察。2选定连续区域单元格将鼠标指针指向区域中的第一个单元格，再按住鼠标左键拖拉 到最后一个单元格，便可选定一块单元格区域。或者在选定区域中的第 一个单元格后按住Shift键，并用鼠标单击最后一个单元格（或使用方 向键扩展选定的单元格区域）。homehome鼠标拖动按住Ctrl键再 选中homehome单元格的选取3选定不连续区域单元格 （1）选定第一个单元格或区域。 （2）按住Ctrl并用鼠标单击其他单元格或区域，以增加选定的单元格 或区域4选定行或列（3）选定不相邻多行（或列）时，先单击第一个要选定的行号（或 列号），再按住Ctrl键，然后单击其他行的行号（或列号）。（2

11、）选定相邻多行（或多列）时，先单击第一个要选定的行号（或列 号），再按住Shift键，然后单击最后一行的行号（或列号）。（1）用鼠标单击行号（或列号），所在行（或列）就以高亮度显示 。homehome输入数据输入原始数据（中英文字符、数字）和公式步骤1：明确内容输入的单元格当前活动单元格步骤2：内容输入（注意观察编辑栏）向Excel工作表中输入数据，首先必须使待输入数据的单元格成为 活动单元格，使某个单元格成为活动单元格的最简单的方法是用鼠标 单击该单元格。活动单元格的地址同时被显示在“名称框”中。 单击其单元格，使之成为活动单元格。 按Enter键，活动单元格由上往下。 按Shift+Ent

12、er健， 活动单元格由下往上 。 按Tab键，活动单元格由左至右。 按Shift+Tab健，活动单元格由右至左。homehome注意：在单元格中输入分数形式的数据，应先在编辑框中输入 “0”和一个空格，然后再输入分数，否则Excel会把分数当作日期 处理。例如，要在单元格中输入分数“2/3”，在编辑框中输入 “0”和一个空格，然后接着输入“2/3”，按一下回车键，单元格 中就会出现分数“2/3”。当Excel中数值数据过大时则采用的是科学记数法表示， 如“2.13123E+20”。但是，如果单元格的宽度小于显示数值的最小 允许宽度，则会显示若干“#”，这时只要调整该列宽度到合适位置 即可。数据

13、类型包括文本、数字、日期和时间、逻辑值及出错值。一、数值输入：包括数字(09)、运算符(+、-等)以及小数点( . )千分位符（，）等特殊字符。homehome二、文本输入包括键盘能键入的符号，单元格内左对齐。如果是数字，如邮 编需作字符处理，只需在输入数字前加上一个单引号。在人事管理中，经常需要录入一些日期型的数据，在录入过程中要 注意以下几点： 输入日期时，年、月、日之间要用“/”号或“-”号隔开，如 “2002/8/16”、 “2002-8-16”。 输入时间时，时、分、秒之间要用冒号隔开，如“10:29:36” 。 若要在单元格中同时输入日期和时间，日期和时间之间应该用 空格隔开。三、

14、日期型数据和时间型数据 输入Ctrl键加上分号即“Ctrl+;” 可显示当前系统日期;输入“Ctrl+Shift+;” 可显示当前系统时间。homehome注意：EXECL自动将含有汉字或英语字母等字符的数据视为文本，全部 由阿拉伯数字组成的数据自动视为数值。为了更好地识别它们，输入的 文本自动左对齐，而数值自动右对齐。如果你要为数值设置更复杂的格式，应选中要设置格式的单元 格（或区域），再打开“单元格格式数字”选项卡进行设置。homehome如果你输入单元格的文本或 数字长度超过列宽，按住Alt键回 车可以使单元格内的数据换 行。 另外还有一种让Execl表格自动换 行的方法：先选中单元格，

15、然后 选择菜单“格式/单元格”，选择 “对齐”标签，在对话框中勾选 自动换行的复选框，确认后，文 字就自动换行了。homehome自动输入自动输入数据可以方便的输入等差、等比甚至自定义的数据序列 利用填充点 利用“编辑”菜单下的填充命令注意鼠标拖动 填充点的操作 （特别是鼠标右 键的应用）homehome自定义序列Excel在默认情况下自 定义了很多数据序列，如甲 、乙癸等，以方便用户 输入。用户也可以根据自己 的需要添加新序列。 “工具”选项自定义序列homehome批量输 入方法：首先选中需要输入数据或公式的所有单元格（如果单元 格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中）。然后单击Execl编

16、辑栏，在 其中输入数据或公式。完成后按住Ctrl键回车，公式或数据就会被填 充到所有选中的单元格。如果单元格需要输入的内容在其上方输入过(两者之间不能有 空白单元格),可以采用列表输入简化: 选中单元格后按ALT键（也可用鼠标右键单击需要输入数 据的单元格，选择快捷菜单中的“选择列表”命令）打开内容 列表。用上下方向键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠 标单击需要的内容，数据就会被入单元格。列表输 入homehome数据有效性利用数据有效性功能，限定区域的单元格或在单元格中输入了无效 数据时，能显示自定义输入提示信息和出错提示信息。操作步骤如下： 选定单元格； 执行“数据”菜单中的 “有效数据”命令，出现 右图对话框； 根据具体需要选择允 许的数据及其相应的条 件，使单元格在输入数 据时能够自动检查错