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1、高效的时间管理晨光集团行政部 2016.6.182常见的问题n这个来电话，那个来请示、投诉n比谁都忙，到处救火，工作越做越多n计划赶不上变化，或计划从未兑现过n对什么都不放心，每天忙于事务性工作n工作抓不住重点，也没空去想何为重点n总无法说“不”，因此总要打乱时间计划n3您的问题是什么？1.2.3.4.5.4您的解决办法？n无能为力；n尽量加班；n减少自己的休闲时间；n求助于老板；n把一些事情向后推迟；n5格言n浪费他人的时间， 无异于谋财害命！鲁迅6学习目的n学会合理应用时间n掌握时间管理的几个原则n提高时间管理的技能，并在最差的方面 做出改变7必须建立的观念n失去的时间是永远无法追回的n我
2、们都有相同的时间，真正的价值在 于我们利用它做什么事n损失了时间就等于抵押你的未来n时间是经不起浪费的n时间一流逝，我们就一无所获8我们为何忙乱？n电话干扰n会议没有计划和控制n上司召见太随意n下属不断请示汇报n不放心下属工作，帮 下属做事n事必亲躬n工作没有程序n做事没有主次和轻重 缓急n太关注细节和小事n不知道如何说“不”n对喜欢和熟悉的事尽 快做完，对棘手的事 一拖再拖n不授权，下属闲，自 己忙9时间管理的障碍n障碍一：我的时间安排得挺好，我是一 个有序的人n障碍二：时间管理有什么用，计划赶不 上变化n障碍三：时间掌握在别人手中n障碍四：时间管理太麻烦n障碍五：习惯不同，我就这样，不好改
3、10中层经理时间管理的特点n特点一：关联多，经常把时间平均分配给上下 左右，没有主次n特点二：难于抓住重点n特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被 动应付n特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽 误时机n特点五：不能很好利用零散时间n特点六：会议多。没有会议计划时间哪里去了？对时间的分析12十大无效时间应用法：1.老是在做别人喜欢你做的事；2.老是用同样的方式完成事；3.做你不擅长的事；4.做无乐趣可言的事；5.总是被打断的事；6.别人也不感兴趣的事；7.超出预计两倍时间的事；8.合作者不可信赖或没有品质保偿障的事 ；9.不可预期进行过程的事；10.煲电话粥。13分析一：计算时间价值年薪每
4、天价值每小时价值每分钟价值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作8小时，每年242个工作日14价值启示n你的每一天、每一小时、每一分钟都有 很大的价值n钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一 分钟挤出来的n浪费多少时间，就会浪费多少钱n规划时间，让有限的时间产生最大的效 益和收益15分析二：你能支配你的时间吗
5、？n见附件n测试一：您了解您的节奏吗？n测试二：您能支配您自己的时间吗？16分析三：时间清单分析n目标：分析每天（或每周/月）的法定工 作时间都是怎样用掉的n方法：运用时间清单分析表（附件 ）n内容：n计划性如何n有多少时段记不起来做什么了n浪费/超时多少n17分析四：工作清单分析n目标：分析一个工作日内都做了哪些工 作事项，用时如何n方法：见附件工作清单分析表n内容：n时间利用率n延误、浪费多少时间n寻找原因与对策18分析五：工作（活动）分项分析n目标：分析一个工作日内各项工作分别 花费了多少时间n方法：运用附件工作分项分析表n内容：n计划用时与实际用时差异最大的是哪三项n浪费/延误最多的是
6、哪三项n无计划用时最多的是哪三项19分析六：每周时间分析n目标：分析一周时间使用状况n方法：运用附件每周时间分析表n内容：n各项工作每周总计用多少时间n用时排序，找出前三项n各项工作实际用时顺序，找出前三项n误差最大的前三项工作？分析原因n一周里，误差的总小时数20分析七：工作分析n目标n分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析 工作内容、责任、特征、必要条件等n了解自身职位与时间管理的关系n方法：运用附件工作分析表n内容n工作的时间、目标、概要、内容等n费用支出、失误造成的损失n内部接触、外部接触n监督、管理、能力要求21其他分析n工作紧急性分析n工作重要性分析n高效益活动分析n低效益活
7、动分析n授权分析n会见分析n会议分析n出差分析n干扰因素分析时间管理的原则23原则一：80/20原则n20%的工作占整个工作80%的价值n集中80%的精力做好20%的工作n投入20%的精力做另外80%的工作24如何坚持这一原则？n列出全部工作项目n对工作按价值进行分类n分配自己的时间和精力常见误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力25原则二：目标ABCnA：必须做的nB：应该做的nC：暂时可以不做的26原则三：排列优先次序紧急不紧急重要不重要A：紧急重要B：不紧急重要C：紧急不重要D：不紧急不重要27四象限原理解析A：紧急状况迫切问题限期完成突发事件B：准备工作预防措施计划人
8、际关系的建立真正的再创造能力自身能力的提升C：造成干扰的访问、电话 、信件、报告某些会议迫在眉睫的急事符合别人期望的急事D：忙碌琐碎的事处理文件等函件电话浪费性时间逃避性活动28时间管理矩阵使用技巧 ：n不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；nB做得多了，A就自然做得少了；n寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作 效率；n比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重 要的事变成紧急的事去做；n勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分 解大的计划；n尽量将每件事情一次性做对。29原则四：制订计划n对工作做出计划，并按计划去执行n必须留出处理不可预计事务的时间n列出日、周、月的工作清单30原则五：养成习惯Wat
9、ch your thoughts注意你的思想Watch your words注意你的话they become words它会成为你的话they become actions它会成为行动Watch your actions注意你的行动they become habits它会成为习惯Watch your habits注意你的习惯they become character它会成为你的个性Watch your Character注意你的个性it become your destiny它决定你的命运高效时间管理的方法32有效管理时间四大法则 ：法则一：明确目标n树立时间观念n设计职业生涯n切实的短期目标
10、n合理进行目标管理 法则二：分清轻重缓急n运筹时间，充分应用n只做最重要的事情n时间管理矩阵n20/80原理的运用法则三：制订计划表n六项工作法n制订有效计划n逐步实现远期目标n自我激励 法则四：立即行动n克服拖延n有头有尾n重视今日33方法之一：n只做重要的事情六项工作法 ：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：1. 2. 3. 4. 5. 6. 34如何选择？对于所有要做和想做的事情，都要有 如下判断：n我内心深处的潜意识是什么？n我真的必须做这些事吗？n假如我不做，会发生什么事情？n如果我拖延，会对我的生存环境有什 么影响？35方法二：日计划AB表A表n六项工作n每项工作开始 及结束
11、时间n每项工作完成 情况B表n未完成事项n未完成原因n是否需要移到 明天继续做？n明天能否完成 ？36方法之三：n标准化操作电梯测试：由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会 ，为此你精心准备了约40分钟的方案介绍演 讲。会议开始前，客户决策人对你说：“实在 对不起，我必须马上去参加一个重要会议， 无法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘 电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如 何？”37用标准化来提高效率n环境标准化：保证办公环境的整洁有序n时间标准化：计算时间，保证守时n讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料 和若干种标准讲解方式n流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和 高速解
12、决问题n操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标 准，并以此来培训员工n38方法四：利用零星时间n最好的时间管理方法是：39讨论：n在各自的部门中，在自己的工作 中，我们如何利用零星时间呢？40如何充分利用零星时间？有时仅仅需要调整一下工作的顺序 ！41回顾做好时间管理的方法：1.六项工作法2.排列优先顺序，运用AB表3.标准化操作4.养成好习惯，充分利用零星 时间42时间管理的革命可行吗 ？1.我别无选择，我无法自己运用自己的时间，老板不会答应。2.我得换工作，但我承受不起换工作的风险。3.这对有钱有成就的人是很好的建议4.无法相信这么简单，如果像你说的那么简单，谁都做的到。43你肯定行！我们经常听到别人 用自信的语气说： “我没有自信！”现在，我们需要换 位思考。 我们需要告诉自己 ：“我只要坚持这 一天。”当你有渴望时，你 就应该把你的意愿 变成行动。 你的老板永远不会 反对你向高效率的 工作进发。 立即行动！这本就 是时间管理的要旨 之一。44简单才有效 ！谢谢！
