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1、终端商场费用审批流程及报销制度 （修订本）一、 商场开户及年度合同审批制度二、 终端商场费用申请审批流程及相关要求三、终端商场费用报销制度与要求 四、区域终端商场费用分摊标准 五、执行情况监控及违纪处罚六、费用分类归档及数据电脑输入要求品牌策划部: 营销总监： 副总经理： 总经理： 修订日期：2007年11月24日 执行时间：2007年11月26日1一、 商场开户及年度合同审批制度1、商场开户要求 适合商场：需由榄菊公司支付商场合同固定费用的新开发或未在公司开户的KA卖 场、A类店、B类店； 准备工作：业务人员对有意向开发的商场进行资信和竞品调查，并对合同条款做 一个初步了解，进行评估以决定是
2、否进入下一阶段洽谈环节。针对进入洽谈程序的目标 商场展开初步接洽和进一步洽谈，将洽谈后的合同条款提报商场开户申请表（分经 销和直营两种）进行逐级审批；业务人员按公司最终审批后的条款与商场进行洽谈，如 洽谈后的条款在审批标准之内，可签订合作协议，如超出审批标准，需重新申请，批准 后方可签订协议； 经销商操作且需要我司分摊商场合同费用之商场必须注明我司承担标准，直营商 场合同审批盖章将以审批后的商场开户申请表作为依据，相关商场费用报销将参考 商场开户申请表和合同条款执行； 直营商场定义：以榄菊公司名义开户且由直营办直接经营之商场或主要由我司 业务人员负责跟进、经销商只负责物流配送，收取物流配送费用
3、之商场。其它归类为区 域终端商场。 2一、 商场开户及年度合同审批制度2、年度合同审批制度 适合商场：需由榄菊公司支付商场合同固定费用的已合作的KA卖场、A类店、B类店 ； 准备工作：业务人员收集本年该商场销售、回款及费用数据，分类汇总作出分析，与 商场在下年度合同洽谈时做销售回顾； 年度合同审批标准：在本年度合同条款比较合理的商场，下年度合同条款能整体保持 本年度水平则较为理想，如下年度在没有销量较大增长的情况下，合同费用上涨太大则要重 点评估考核； 合同洽谈：业务人员根据本年度销售及费用情况，结合本年度合同及下年度业务发展 ，与商场进行合同谈判，将最后谈判的条款提报商场年度合同审批表，经公
4、司权限领导 批准后方可签订年度合同。 3、审批流程：特别说明：KA 系统必须经过该系统KA经理审核确认，非直营办、分公司的KA卖场必须通过区域KA经理审核。提报申请表审核审核审核审核okokok业务人员市场部经理区域经理 （直营办经理）（终端部经理）核准营销总监副总经理okKA经理3一、 商场开户及年度合同审批制度4、存档备案要求：营销中心行政管理科将已批准的商场开 户申请表和商场年度合同审批表整理后，将原件交帐 务处理科按区域、市场部/直营办、客户分别归档，以上批文 将作为合同签定的前提和合同费用报销的依据之一。合同正 式签订后，由行政管理科根据合同条款将我司必须承担的各 项费用及合作条款输
5、入到商场客户合作条款档案管理系统中 。 5、签订合同的要求:所有合同格式（范本）必须先传真到公 司总部进行审核，审核以后才能签订，所有直营办、分公司 签订的合同必须由营销总监及营销副总签名后才予以生效， 并在公司盖章确认。双方签名盖章确认后，必须寄回公司销 售行政科备案。如分公司的商场合同在分公司已盖章的，必 须寄回公司留底。4二、终端商场费用申请审批流程及相关要求1、 终端商场费用范围：商场合同费用、商场促销活动费用和商场促销员费用。2、 商场合同费用申请审批流程及相关要求： 申请编号具体格式如下： 品类代码 市场部/直营部名称 市场部/直营部区分 申请时间 申请序号 （前两字首个大写字母）
6、 （前两字首个大写字每） （市或直首个大写字母） （年月日） （按本部申请顺序编写序号）注： 品类代码 消杀类XS 洗涤类XD 雅黛YD 举例：2006年11月15日深圳 直营办申请的洗洁精堆头费，是当天本地申请单的第9张申请单编号：XD-SZ-Z-2006111509 适合费用范围：年度合同里规定和未规定的与合同执行相关的费用，包括商场开户费、 续约费、入 场费、新品条码费、新店开张费、节庆赞助费和返利等相关固定费用。 合同费用申请时间及要求：公司已审批和备案的年度合同规定的固定合同费用在费用发生后5天内（ 以发票日期为准）提报商场合同费用申请表（分经销和直营），提出申请。直营办经营的直营商
7、场必须 由销售会计（或助理）加签名字，并做备案留底。区域终端商场必须在申请表上注明商场收取的总费用、分 摊的厂家数量及我司承担的具体费用； 新品条码费用：业务人员根据市场情况需要补充新品条码，应至少提前15天提出入场及费用申请，注 明入场品项及价格（价格表附后），经批准后方可办理入场手续； 提出申请 审核审核审核审核okokok业务人员市场部经理区域经理营销总监副总经理（直营办经理）KA经理（终端部经理）、审批流程：5二、终端商场费用申请审批流程及相关要求 审批核决权限3、商场促销活动费用申请流程及相关要求 分常规性促销活动和大型促销活动 常规性促销活动： 定义：商场一般海报特价、TG堆头及买
8、赠等常规性促销活动； 适合费用范围：DM快讯费、TG堆头费、货架陈列费、特价折扣费和赠品费用等与常 规促销活动有关的其它促销费用； 注：以上审批权限范围为我司需要承担之费用区域经理 （终端部经理 ） 营销总监副总经 理区域终端商场单次3000 元以内单次4000 元以内单次4000元 以上直营商场单次4000 元以内单次5000 元以内单次5000元 以上级别级别权限权限类别类别6二、终端商场费用申请审批流程及相关要求直营商场及经销商操作之KA及A类店：每月15日前，业务人员提报申请下月商场月度促销 计划（分直营与经销），经批准后方可与商场进行促销洽谈与落实，如实际洽谈的促销活动 中，特价力度
9、和费用标准在已批准的商场月度促销计划之内，即可签订促销协议，同时至 少必须在活动开始前两天分商场提报商场促销活动费用申请表（分直营与经销）进行审批 备案；如超出月度促销计划标准，必须至少提前五天提报商场促销活动费用申请表重新申 请，待批准后方可签订促销协议，特殊情况可先电话请示，批准后立即补办审批手续。核准后 的商场促销活动费用申请表将直接作为该项费用报销的有效凭证之一； 经销商操作之B类店及C类店：每月15日前，业务人员提报申请下月商场月度促销计划， 经批准后方可与商场进行促销洽谈与落实，如有取消或超出商场月度促销计划外，必须调 整重新进行提报，批准后方可落实促销。经批准的商场月度促销计划直
10、接作为此类商场该 项费用报销有效凭证之一； 常规性促销活动，如未提前申报商场月度促销计划而直接以促销活动申请表形式提出申 请的，公司原则上不予接受，特殊情况必须提出书面说明；如果不符合原则性，又无特殊情况 ，后果自负。未提出申请或公司尚未批准就开展之活动，相关费用公司原则上不予承担，相关 责任由业务人员负责 直营办与当地市场部要保持经常性的沟通，每月的促销活动计划必须相互知会，尽量保持促 销产品与力度一致，尽可能降低因促销活动而带来价格等负面影响；如果价格折扣造成对当地 的负面影响，则由其承担协调责任。 所有DM堆头陈列费的支付必须签订相应协议，在活动或陈列正式执行时，至少必须提前3天 将签订
11、的协议或证明传真至公司销售行政科备案，否则当违规处理（深度分销商场陈列费用按 照深分要求执行）；7二、终端商场费用申请审批流程及相关要求直营商场票扣及帐扣费用申请要求 a.定义：票扣费用是指将商场的某些费用从已发货金额中提前扣除后再开具相应金额的增值税发票，此费用商场不开具发票；帐扣费用是指在回款时，从已开出增值税发票的货款中将某 些费用进行扣除，并开具费用发票； b. 涉及范围:票扣费用一般以年度合同规定的固定返利、特价折扣和库存补差为多，有时也有 商场促销费用等其它费用；帐扣费用一般以合同规定的固定费用和商场陈列费用为多，有时也 包含返利等折扣； c.相关要求：票扣费用在开票前提供票扣费用
12、明细，如果是合同规定的固定返利，在开票前提 供发货金额证明（一般以开票的发货单为准）和合同复印件；如果是特价折扣和其它商场促销 费用，提供相应促销活动申请；如果是库存补差，提供库存补差的依据，其中包含商场的提供 的补差证明。帐扣费用如果是合同规定的固定费用，在商场出现帐扣清单后即时申请；如果是 合同外费用，必须在费用发生前进行申请。 d.其它说明：直营办在要求开发票时必须提供票扣费用明细及相关凭证，由订单管理科审核后 给财务部开票，票扣明细交帐务处理科按费用项目分别输入至费用管理系统；审批流程区域经理终端部经理提出申请审核审核审核审核审核okokokok业务人员市场部经理直营办经理KA经理营销
13、总监副总经理审核ok品牌部经理8二、终端商场费用申请审批流程及相关要求 审批核决权限： 区域经理（终端部经理）品牌部经理营销总监副总经 理榄 菊区域 终端 商场KA、 A、B 、C类 店价格折扣厂价5%以内厂价6%以内厂价8%以内厂价8%以上费用额度单次申请总额 2000元内单次申请总额 3000元内单次申请总额 4000元内单次申请总额 4000元以 上直营 商场KA、 A、B 、C类 店价格折扣供价8%以内供价10%以内供价12%以内供价12%以上费用额度单次申请总额 3000元内单次申请总额 4000元内单次申请总额 5000元内单次申请总额 5000元以 上雅 黛区域 终端 商场KA、
14、 A、B 、C类 店价格折扣厂 价10%以内厂 价12%以内厂 价15%以内厂 价15%以上费用额度单次申请总额 2000元内单次申请总额 3000元内单次申请总额 4000元内单次申请总额 4000元以 上直营 商场KA、 A、B 、C类 店价格折扣供价12%以内供价15%以内供价18%以内供价18%以上费用额度单次申请总额 3000元内单次申请总额 4000元内单次申请总额 5000元内单次申请总额 5000元以 上级 别权 限类 别特别说明：以上价格折扣指我司承担的价格折扣部分。价格折扣与费用同时申请时，其中任何一项超出权限人核决权限的，必须由上一级权限人核决. 9二、终端商场费用申请审
15、批流程及相关要求大型促销活动： 定义：除了常规性促销外，还增加一些诸如现场演示宣传、抽奖或路演等至少涉及3名人员专职配合 ，且每天投入在300元以上或一次性投入在5000元以上的场内或场外大型促销活动； 业务人员在活动确定前，必须至少提前15天提报大型促销活动申请表，详细说明活动背景、目的 和内容，制定活动执行细则，分类汇总各项费用，预计活动达到的效果，经相关权限经理批准可落实活动， 活动结束后5天内必须提报促销活动效果评估表传回公司审批备案，对未达到预期效果之促销必须进行 详细分析并制定应对调整措施； 审批流程与一般性促销费用审批流程一致； 审批核决权限：单次费用总额5000 元以上单次费用总额 5000元以内 单次费用总额 4000元以内 单次费用总额 3000元以内 直营商场单次费用总额4000 元以上单次费用总额 4000元以内 单次费用总额 3000元以内 单次费用总额 2000元以内区域终端商场副总经理营销总监品牌部经理区域经理 （终端部经理）级别权限 类 别10二、终端商
