法定公文格式及拟定注意事项讲座PPT

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1、法定公文格式及常用公 文撰写注意事项2014年8月o一、公文的概念o二、公文特性o三、学好公文必读文件o四、新旧公文法规的主要变化o五、公文种类o六、行文规则o七、党政机关公文格式o八、公文中数字规范使用o九、公文中标点符号规范使用o十、日常工作中常见的公文非规范现象o十一、日常工作中常使用的公文写作要领o十二、公文写作错误案例分析目 录看似平易，实则很深。 中国作家协会会员中国公文学学科奠基人中国公文写作研究会创始人一、公文的概念公文是公务文书的简称。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中所形成的具有法定效力和规范格式的文书。二、公文的特性o 1具有法定的权威与效力。o 2具有规

2、范的体式与处理程序。三、学好公文必读文件(一)党政机关公文处理工作条例中办发201214号 （二）党政机关公文格式GBT 9704-2012国家质量监督检验检疫总局、 国家标准化管理委员会发布四、新旧法规的主要变化（一）适用范围扩大为各级党政机关（二）重新定义了公文处理相关概念（三）文种增加，表述完善(四)公文格式要素数量和使用标准作了调整（五）公文拟制更加强调程序规范五、公文种类2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、

3、议案、函、纪要。决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报：适用于公布重要决定或者重大事项。法定公文使用范围公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。法定公文使用

4、范围报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。法定公文使用范围函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。法定公文使用范围六、行文规则按行文方向，公文包括上行文、平行文、下行 文。 上行文：如请示、报告等 平行文：如函 下行文：如决议、决定、命令、意见、通知、 通报、批复、纪要等。根据公文载体的不同，公文格式又分为文件格式、信函格式、电报格

5、式、命令格式、纪要格式等。七、党政机关法定公文格式（一）公文版面及装订要求1公文用纸及版面尺寸采用国际标准A4型纸，尺寸为210mm297mm公文用纸天头（上白边）：37mm1mm公文用纸订口（左白边）：28mm1mm版心尺寸：156mm225mmA4型公文用纸页边及版心尺寸 （一）公文版面及装订要求2公文排版及装订一般每面排22行，每行排28字无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋无特殊说明，公文中文字颜色均为黑色公文装订有骑马订和平订，不掉页、无坏钉、漏 钉、重钉。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各 70mm处。（二）公文格式要素划分编排规则公文格式要素包括版头、主体、版记三部分。 版头:

6、公文首页红色分隔线以上的部分。包括:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、 版头中的分隔线 图图2 2 版头示意图版头示意图份号发文机关标志密级和保密期限紧急程度发文字号签发人0000001机密1年特急XXXXX文件XXX201210号签发人：XXX文件 版头：1份号:一般6位3号阿拉 伯数字，顶格编排在版心 左上角第一行。 2密级和保密期限:一般 用3号黑体字，顶格编排 在版心左上角第二行；保 密期限中的数字用阿拉伯 数字标注。3紧急程度:一般用3号黑 体字，顶格编排在版心左 上角。 4发文机关标志:发文机 关标志居中排布，上边缘 至版心上边缘为35mm，使 用小标

7、宋体字。联合行文时，如需同时 标注联署发文机关名称 ，一般应当将主办机关 名称排列在前；如有“ 文件”二字，应当置于 发文机关名称右侧，以 联署发文机关名称为准 上下居中排布。版头：5发文字号:编排在 发文机关标志下空二行 ，居中排布。上行文发 文字号居左空一字编排 ，与最后一个签发人姓 名处在同一行。6、签发人 由“签发人”三字加全角冒号 和签发人姓名组成，居右 空一字，编排在发文机关 标志下空二行位置。“签发 人”三字用3号仿宋体字， 签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人 姓名按照发文机关的排列 顺序从左到右、自上而下 依次均匀编排，一般每行 排两个姓名，回行时与上 一行第一个签

8、发人姓名对 齐。全角冒号 3号仿宋体3号楷体7版头中的分隔线:发文字 号下4mm处居中印一条与 版心等宽的红色分隔线。公 文 首 页 版 式份号：一般用6位3号阿拉伯数 字，顶格编排在版心左上角第 一行。公文首页必须显示正文。一般用3 号仿宋体字，编排于主送机关名称 下一行，每个自然段左空二字，回 行顶格。文中结构层次序数依次可 以用“一”“一”“1.”“（1）”4 mm 两行 标题2号小标宋编排于红色分隔线 下空二行位置，分一 行或多行居中排布； 回行时，要做到词意 完整，排列对称，长 短适宜，间距恰当， 标题排列应当使用梯 形或菱形。 发文机关标志 居中排布，上 边缘至版心上 边缘为35m

9、m， 推荐使用小标 宋体字为红色 主送机关编排于标题下空一行位置 ，居左顶格，回行时仍顶 格，最后一个机关名称后 标全角冒号。如主送机关 名称过多导致公文首页不 能显示正文时，应当将主 送机关名称移至版记。发文字号 居中 六角括号“”发文顺 序号不加“第”字，不编虚位 （即1不编为01），在阿拉 伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一 字编排，与最后一个签发人 姓名处在同一行。 主体主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件主体1标题：一般用2号小标宋 体，编排于红色分隔线下空 二

10、行位置，分一行或多行居 中排布。 2主送机关：编排于标题 下空一行位置，居左顶格， 回行时仍顶格，最后一个机 关名称后标全角冒号。标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。标题 字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。梯形标题 主体3正文：公文首页必须显示 正文。一般用3号仿宋体字， 编排于主送机关名称下一行， 每个自然段左空二字，回行顶 格。正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字“一、”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”

11、，不得逆向使用。层次序数：第一层 “一、” （黑体）；第二层 “（一）”（楷体） ；第三层 “ 1” （仿宋）； 第四层 “（1）” （仿宋）。半角输入半角输入的结果全角输入的结果半角输入在正文下空一行左空 二字编排“附件”二字 ，后标全角冒号和附 件名称多个附件使用阿拉伯数字附件名称后不加 标点符号附件名称较长需回行时，应当与 上一行附件名称的首字对齐。4附件说明如有附件，在正文下空一 行左空二字编排“附件”二字，后 标全角冒号和附件名称。如有 多个附件，使用阿拉伯数字标 注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标 点符号。附件名称较长需回行 时，应当与上一行附件名称的

12、首字对齐。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。5发文机关署名、成文日期、印 章：成文日期一般右空四字编排， 印章端正、居中下压发文机关署名 和成文日期，使发文机关署名和成 文日期居印章中心偏下位置，印章 顶端应当上距正文（或附件说明） 一行之内。成文日期，由汉字改为 阿拉伯数字标全。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或 签发人签名章、成文日期时，可以采取调整 行距、字距的措施解决加盖印章应注意的事项单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比

13、发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使用成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。不加盖印章的公文：6附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件：122012年X月X日（联系人： 联系电话： ）抄送：，。办公室 2012年X月X日印发 。7附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订

14、，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。（三）、公文格式要素划分版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：版记中的分隔线、 抄送机关、印发机关和印发日期、页码1抄送机关如有抄送机关，一般用 4号仿宋体字，在印发机关 和印发日期之上一行、左 右各空一字编排。“抄送”二 字后加全角冒号和抄送机 关名称，回行时与冒号后 的首字对齐，最后一个抄 送机关名称后标句号。如需把主送机关移至 版记，除将“抄送”二字改为 “主送”外，编排方法同抄送 机关。既有主送机关又有 抄送机关时，应当将主送 机关置于抄送机关之上一 行，之间不加分隔线。抄送机关名称之间 顿号隔开

15、句号印发机关和印发日期印发机关和印发日期 一般用4号仿宋体字，编 排在末条分隔线之上，印 发机关左空一字，印发日 期右空一字，用阿拉伯数 字将年、月、日标全，年 份应标全称，月、日不编 虚位（即1不编为01）， 后加“印发”二字。版记中如有其他要素 ，应当将其与印发机关和 印发日期用一条细分隔线 隔开。4号仿宋体字左空一字右空一字常用标点符号 标点符号： 点号有：句号： 。 问号： ？ 感叹号： ！ 逗 号： ， 顿号： 、 分号： ； 冒号： ：下脚圆点号“” 标号有：引号：“” 括号：（） 破 折号： 省略号： 着重号： 书名号： 间隔号： 连接号： - 专名 号： _我们日常工作中常见的公文非规范现 象o 1.文种混用。 o 2.错用文种。 o 3.文