连锁药店流程设计

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1、XXX 大药房有限公司流程设计1业务流程设计前言前言本流程从制定公布起所有部门按照此流程执行，且每月进行一次流程碰头会议，对流程进行微调、修正，使流程更加简洁、高效、合理。本流程制定的总原则为：简单、高效、严谨。目录目录1 新品引进流程 2 采购流程、预付款流程 3 收货、验收、入库流程 4 供应商结款、发票结算流程 5 调进价、配送价、零售价流程 6 采购退货流程 7 报损报溢流程 8 配送出库流程 9 门店收货流程 10 门店退仓流程 11 门店盘点流程 12 总仓盘点流程 13 店间调拨流程XXX 大药房有限公司流程设计2新品引进流程(1 of 2)说明职责部门/岗位备注流程图开始新品引

2、进需求提 交分配采购员收集商品资料资料初审新品引进会根据样品详细信息建立商 品档案确定初次进货量下订单不通过寻找替代或不 引进采购经理批准不通过收货验收流程供应商主动提出 合作新品引进发起： 1、公司所有人员均可向采购主管提出新品引进 申请，并填写新品引进申请表； 2、供应商主动提出新品合作； 3、经数据分析，商品线需要补充缺类品种； 采购主管按照引进商品的类别分配给相应采购 员；采购员收集新品资料：供应商、新品样品、注册 批件、等其他详细资料(见附件)；由采购员主管对新品资料进行初步评估，如果资 料齐，则相应补允；针对重点区域进行市调，并最终确定销售价格；定期召开新品引进会，对引进商品进行分

3、析，要 求做成ppt格式; 包括介绍新品的品名、规格、 剂型、功能主治、成分、服用量、零售价格带等 信息进行分析评估；最终由采购经理决定是否采购；与供应商签定购销合同，内容重点包含付款方 式、进价、返点返利、赠品、活动支持等条款；供应商提供样品详细信息，系统中建立商品档 案；标记新品标识、完善商品分类、质检信息等 基本资料；确定初次购进量与供应商签定购销合同市调、确定零售价XXX 大药房有限公司流程设计3新品引进流程(2 of 2)流程图说明职责部门/岗位备注门店新品培训会新品铺货配送流程新品上架销售新品试销评估会是否供应商？退仓退供应商滞销Y作废商品信息畅销转非新品，正常销售停止采购/正 常

4、销售库存销完结束召开新品培训会：培训新品知识、销售话术、陈 列要点等按照门店分类进行新品铺货；同仓库配送流程 门店做好新品上架陈列、做好促销标识，并做好 营业员产品知识、促销话动、销售话术等培训； 新品引进3个月，必须组织人员招开新品试销评 估会；评估该商品引进销售情况；并评估该品种是否转正式商品； XXX 大药房有限公司流程设计4采购流程(1/2)说明职责部门/岗位备注流程图开开始始是是否否自自动动生生成成采采购购计计 划划采采购购计计划划未未审审核核Y YN N采采购购计计划划一一审审核核修修正正计计划划/ / 是是否否询询价价? ?询询价价N NY Y采采购购计计划划生生效效请请货货是是

5、否否合合理理Y YN N报报货货转转采采购购订订单单流流程程1、每周一制定一次大采购计划，计划 必须第二天上午12点之前完成报货；针对周一至周五期间，部分商品的紧 急补货，可通过手工录入采购计划单 的形式填制；2、采购计划自动生成原则：当库存低 于库存下限时，补足库存上限；(库存 上下限=库存上下限天数*前30天日均 销量；补货量=库存上限-当前库存)跟据数据分析修改采购计划单，包括 计划品种、计划数量、计划进价、供 应商；采购询价一审核采购计划单核对采购品种是否应采；价格是否最 低；供应商是否最优等；通过：电话、QQ、Email向供应商报 货；采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员采购部

6、/采购主管采购部/采购员手工录入XXX 大药房有限公司流程设计5采购流程(2/2)说明职责部门/岗位备注流程图采采购购订订单单未未审审采采购购计计划划二二审审核核/ /生生效效是是否否预预付付款款N N采采购购计计划划生生成成 订订单单采购订单形成两种形式：a. 采购 计划转单形成；b. 紧急补货；修正采购订单付款方式，失效日 期、结算部门等信息一审采购订单是否需要预付款：a. 不需要预付 款，则采购订单直接生效；b. 需 要预付款，则单据二级审核不通 过，并且提示需要采购经理审 核，此时需要采购员打印预付款 申请单进行纸质预付款审批；预付款审批流程：采购员-采购 经理-财务经理-出纳付款采购

7、经理收到预付款审批单时， 查询出预付款单据，审核生效， 并且转成供应商预付及扣款单 据，走预付款流程转供应商预付款及扣款单据出纳跟据经过采购经理、总经 理、财务经理签字的预付款申请 单 +供应商预付款及扣款单据进 行付款，付款完成之后，审核供 应商预付款及扣款单据，系统会 自动生成该供应商往来账目；采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员 采购部/采购主 管财务部/出纳Y Y收收货货验验收收流流程程采采购购订订单单一一审审打印审批Y Y是是否否预预付付款款供供应应商商预预付付及及扣扣款款单单据据未未 审审供供应应商商预预付付及及扣扣款款单单据据生生 效效手手工工填填制制紧紧急急补补货货XXX

8、 大药房有限公司流程设计6收货、验收、上架流程(1/2)说明职责部门/岗位备注流程图Y Y供应商电话通知收货员收货，收货员需询 问：厂家、总件数、是否有冷藏品；自查该厂家是否有退货；与送货司机一同清点件数、并检查外包装是 否完整、是否有漏液、污染。交接随货同行 单、发票等材料。收货员在收货记录单上签字，并要求送货司 机在收货记录单上签字。收货过程中如发现数量破损、污染则拒收， 并通知我方采购员；在系统中填制收货单，需填写：到货同行单 号、到货日期、进价、数量、批号、有效期 等信息；针对冷藏药品，需填写启动时间、 运输方式、到货温度、温控方式等；针对中 药品种需填写生产企业、产地；与验收员交接收

9、货记录单、随货同行单、发 票、过程温度等材料；A. 收货数量小于订单数量、进价低于订单数 量则直接收货。 B. 收货品种与订单不符、收货数量大于订单 数量、到货进价高于订单进价，联系采购 员，由采购决定是否需要入库，如果需要入 库，则需补做订单。验收员验收商品是否符合质量要求、数量是 否满足等； 验收内容：品种、批号、有效期、电子监管 码、检验报告书等；如发现质量问题，则联系采购部进行处理；储运部/收货员储运部/收货员储运部/收货员 采购部/采购员储运部/收货员储运部/验收员储运部/验收员 采购部/采购员供供应应商商通通知知收收货货N N拒拒收收/ /并并通通知知采采购购是是否否有有退退货货将

10、将退退货货交交与与送送货货司司机机 并并签签名名收收货货收收货货有有差差异异、破破损损等等电电脑脑中中填填制制收收货货单单送送至至待待验验区区验验收收单单质质量量是是否否合合格格Y拒拒收收/ /并并通通知知采采购购NR RF F调调取取未未审审核核的的验验收收 单单XXX 大药房有限公司流程设计7收货、验收、上架流程(2/2)说明职责部门备注流程图验收员与保管员进行货物、相关材料 交接。保管员跟据验收结论上架；如果出现 数量不足或者其他数量有差异的，联 系验收员进行核实；上架原则：整件大于2件放整货区，小 于2件放零货区； 上架时，商品需拆下纸箱（特殊品种 除外）。整单完成之后，一审入库单；打

11、印三 联入库清单，并签字；将入库清单、 随货同行单、发票等资料一同交与采 购员，采购员签定，保管员带回一 联，仓库保管；采购员收到入库单之后，二审入库单 生效，如数量高于订单、进价高于订 单等则与供应商联系处理；如有低价 票等则相应处理；采购员审核入库单生效、结算发票完 成之后，将入库清单、发票交与财 务，财务签字，采购带回一联与供应 商结款；储运部/验收 员储运部/保管 员储运部/保管 员储运部/保管 员 采购部/采购 员采购部/采购 员采购部/采购 员 财务部/会计验验收收流流程程数数量量是是否否满满足足Y Y跟跟据据R RF F指指定定的的货货位位上上架架联联系系验验收收员员N N入入库

12、库单单一一审审货货位位是是否否满满足足摆摆放放 要要求求Y修修改改目目标标货货位位N打打印印入入库库清清单单入入库库单单二二审审是是否否涨涨价价YN调调整整零零售售价价、配配送送 价价、进进价价后后续续结结款款、发发票票结结算算等等 流流程程结束XXX 大药房有限公司流程设计8发票结算、供应商结款流程说明职责部门/岗位备注流程图各业务流程保管员交接是否有发 票供应商发票结算单Y与供应商联 系，索要发票N发票是否结算NY是否有退货填制供应商结款单一审供应商处理退 货打印结款申请单结款单审批流程供应商结款单审核生效结束生成往财务往来账的单据有：入库单、采购退货 单、调进价单、供应商预付款及扣款单据

13、采购员跟据入库品是否带发票、发票是否已收到 进行供应商发票结算。如果供应商发票未到仓 库，则随时跟踪发票情况！当采购收到发票时，填制进 行发票结算。与供应商结款时，首先核对是否有发票未结、采 购退货未退，如果有发票未结或者采购未退时， 停止结款。根据入库单、采购退货单、预付款及扣款单据进 宪供应商结款申请。原则为：有采购退货及预付 款、调进价单优先结算，最后结算入库单往来 账；打印供应商结款申请单，进入审批流程： 采购主管-采购经理-财务经理-出纳付款 (注：公司暂无采购经理时，暂由董事长审批)出纳付款之后，审核。业务部门采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员采购部财务部/出

14、纳XXX 大药房有限公司流程设计9采购退货流程说明职责部门/岗位备注流程图退供应商申请是否需要退与供应商谈判填写采购退货通知单YN内部消化是否可退YN采购退货单未审打印采购退货单拣货实退数与退货单一致修改采购退货单采购退货单一审YN打印采购退货单清单各部门、门店均可发起采购退货申请。 采购跟据各部门、门店的采购申请，决定是否需 要退供应商，如果不需要退，则做出相应的处理 措施。 如果需要退供应商，则与供应商进行谈判，协商 处理措施；质量正常可退，则填制并且直 接审核，锁定商品库存。仓库打印退货拣货单，进行拣货打包；在拣货的过程中，如果出现实物数量不符，则需 要修改采购退货单；拣货完成，并且无误

15、之后一审采购退货单，同时 打印三联退货清单，拣货员签字，并贴在打包好 的退货箱上，其他两联放与采购，采购签字带回 一联，采购收到采购退货清单之后，通知供应商前来取 退货；供应商取走退货的同时，储运主管审核采购退货 单，以达到账货同行；采购通知供应商取走退货供应商取走退货，储运主 管审核采购退货单结束各部门采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员 供应商采购部/采购员储运部/拣货员储运部/储运部/拣货员采购部/采购员储运部/拣货员XXX 大药房有限公司流程设计10总部报损报溢流程说明职责部门/岗位备注流程图开始仓库任意人员发现系统库存与实物数量不符，通 知仓库主管；仓库主管针对该单品进行盘点；

16、通过盘点、核对进销存，分析差异原因，并得出 处理办法；如果通过报损报溢的形式处理，则填制报损报溢 单； 否则通过其他方式处理；报损报溢单二级审核质管部三级审核 财务部四级审核主管盘点单品找到库存差异的原因是否通过报损溢处 理报损报溢单一审其他方式处理报损报溢单二审报损报溢单三审报损报溢单四审仓库人员仓库主管仓库主管仓库经理质管员财务部XXX 大药房有限公司流程设计11门店请货流程说明职责部门/岗位备注流程图开始配货周期：跟据门店分类，A类门店每周配送2 次，B、C类门店每周配送1次；自动生成规则： 1、当库存低于下限时，补足库存上限。 2、申请数量=库存上限-当前库存。人工修改配送申请单，核对数量是否合理、品种 是否合理、是否接近中包装等信息；门店跟据紧急状态，联系仓库发货,并跟踪发货 情况；请货合理？是否自动生成配送申请单Y手工录入缺货品种NN配送申请单生效YN手工修改是否紧急补货?等待仓库发货，跟踪到货 情况电话联系仓库是否紧急