商务旅行计划编制教学PPT

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1、 （1）了解旅行计划的编制方法（2）旅行计划的基本内容（3）日程表的编制方法(1) 出差时间 、启程及返回日期，按站安排；（2）出差路线、终点及途经地点和住宿安排；（3）会晤计划（人员、地点、日期和时间 ）；（4）交通工具的选择 。航空公司、飞机客舱种类及停留地的交通安排（案例：香港游）；（5）需携带的文件等资料；（6）上司或接待人的特别要求；（7）旅行区域的天气状况；（8）行程安排，约会、会议计 划，会晤人员的名单背景，会晤主题；（9）差旅费用：现金、兑换 外币、办理旅行支票、信用卡。头等舱、公务舱和经济舱三种等级。 每种等级又按照正常机票价和多种不同特殊优惠机票价划分为不同的舱位代号。头等

2、舱一般设在客舱的前部，座椅本身的尺寸和前后之间的间距都比较大，长航线甚至会采用平躺式座椅，相对舒适；经济舱的座位设在从机身中间到机尾的地方，占机身的四分之三空间或更多，座位尺寸相对小；公务舱介于两者之间。经济舱是旅行时座位等级较低的一个舱等 。虽然座位不很舒适，空间有限，但因为 价格比较便宜，还是受到很多旅客的欢迎 。比如飞机上有头等舱，商务舱，这两个 都比较贵，所以一般人士都会选择经济舱 。飞机经济舱的座位设在客舱靠中间到机 尾的地方，占机身的四分之三空间或更多 一些，座位安排的比较紧密。公务舱的价格是经济舱全价的130%。在地面上，享受在机场的优先办理乘机手 续和托运行李（免费30公斤）。

3、免费使用 公务舱候机室和优先登机。飞机上，座椅要比经济舱宽大，座位间距 也宽敞，乘坐也要比经济舱舒适。提供的 餐食和饮品也比经济舱好一些。一般指在飞机上，或轮船上的一种档次比 较高的舱位，由于其价格相对经济舱昂贵 ，一般由一些公务人士或商务人士来选择 乘坐。头等舱的座位宽敞，旅客可以在座 位之间的桌子上打牌或者摊开自己的文件 。鸡尾酒是免费的，食品更加精美，如果 你想要，还可以供应香槟。乘务员只照顾 10到15位旅客，所以旅客的每项要求都能 立即得到满足。旅行支票是由非银行金融机构（统称旅行支 票发行机构）为方便国际旅行者在旅行期间 安全携带和支付旅行费用而发行的一种固定 面额票据，可在全球广

4、泛使用。 可选品牌： 美国运通国际股份有限公司发行的AMERICAN EXPRESS旅行支票。主要币种：美元、日元、 加拿大元、澳大利亚元、英镑、欧元、瑞士 法郎。Visa与Mastercard是两个国际上最大的信用卡组织，两种卡在国际上都拥有庞大、完整、先进的清算网络。其它信用卡组织还有JCB、运通等，国内的银联也是。在国外银联的只能在有银联标识的设备上才能使用，不大方便，但费用较低。旅行计划除内容外还要求是什么？旅行计划除内容外还要求是什么？1.1.复印三份：上司；上司家属；办公室存档复印三份：上司；上司家属；办公室存档2.2.时间不可太紧，应留有余地；时间不可太紧，应留有余地；3.3.了

5、解目的地相关情况：气候；交通等。了解目的地相关情况：气候；交通等。4.4.如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司 参考。参考。思考思考1 1、旅程计划表主要包括哪些内容？、旅程计划表主要包括哪些内容？2 2、旅程表和旅行计划，哪个更详细？、旅程表和旅行计划，哪个更详细？（1）日期（年、月、日、星期几）；（2）时间（出发及返回时间、中转时间、具体活动时间）；（3）地点（目的地、中转地、具体活动地点）。（4）交通工具(出发、返程工具）；（5）具体事项（商务活动，洽谈、访问、会议以及私人事务活动，观光、探亲等）；（6）备注（中转站或中转机场，风俗习惯提醒等）广州

6、波士顿 2004年12月12日14日时 间日程安排12月12日（星期一） 上午9：10 下午19：30 下午20：30乘中国民航CA521次班机由广州至波士顿 。 抵波士顿，由丽云小姐接，住F旅馆。 与格兰（GRAN）先生共进晚餐。12月12日（星期二） 上午9：10 中午12：00 下午15：00 下午19：30 下午20：30与格兰先生在公司会议室会谈（所用08号 文件在公文包中）。 与格兰先生共进午餐。 与格兰先生继续会谈（所用10号文件在公 文包中）。 在旅馆用晚餐。 拜访陈安家先生（丽云陪同，礼品在手提 箱中）12月12日（星期三） 上午9：10乘CA541次班机回广州（刘大鹏副总经

7、理 接）1 1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的 后的商务活动计划。后的商务活动计划。2 2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差 的有关规定的有关规定3 3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地 交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的 货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康 规定等常识规定等常识

8、4 4、需要中转时，尽量选择衔接时间在、需要中转时，尽量选择衔接时间在2424小时之间的班机小时之间的班机 ，减少时间的浪费。，减少时间的浪费。5 5、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地6 6、国际旅行时注意时差问题、国际旅行时注意时差问题7 7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择确定出差目的和日期；确定出差目的和日期； 确认总经理出差陪同人确认总经理出差陪同人 与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明 确如早午晚餐安排、所到地地址、需确如早午晚餐安排、所到地地址

9、、需要的路程时间、接待人员要的路程时间、接待人员 等信息。）等信息。） 确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型 及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、店、熟悉酒店的电话、 传真等）、接传真等）、接/ /送机人员（明确接送机人的联系方式）；送机人员（明确接送机人的联系方式）； 完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人 、议程等）、议程等）（见范例）（见范例） 根据总经理的习惯，根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带准备出差用物品（见物品携带 表

10、）。表）。 拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及 相关人员发出邮件和复印件（财务部相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。等）。 了解外汇，办理兑换外币了解外汇，办理兑换外币 收集所到国的背景资料收集所到国的背景资料出差前 在第一时间掌握总经理到达后的联系在第一时间掌握总经理到达后的联系 方式，必要时通知授权人及其它相关人员。方式，必要时通知授权人及其它相关人员。 根据总经理日程安排，随时通报公司及根据总经理日程安排，随时通报公司及 GMGM关心的业务进展情况；关心的业务进展情况； 配合总经理授权人的工作，及时掌握公配合总经理授权人的工作，及时

11、掌握公 司及业务相关信息。司及业务相关信息。 根据情况及时与相关人员及总经理沟通根据情况及时与相关人员及总经理沟通 ，及时调整日程安排；，及时调整日程安排；出差中及时向总经理汇报出差期间公司及时向总经理汇报出差期间公司 内部事务及业务进展；内部事务及业务进展； 出差资料整理（包括资料、名片、出差资料整理（包括资料、名片、 会谈备忘），根据需要转发相关人员或存会谈备忘），根据需要转发相关人员或存 档；档； 向总经理认为有必要的合作方致感向总经理认为有必要的合作方致感 谢函。谢函。 各种差旅费用报销；各种差旅费用报销； 跟进业务后续事宜；跟进业务后续事宜；出差后1订车票、机票 2预订房间 3准备必

12、备的文件资料及随身携带的用品 4预支差旅费上司出差，需要准备哪些物品？上司出差，需要准备哪些物品？小知识 （1）撰写出国申请；（2）办理护照；（3）办理签证；（4）办理国际预防接种证书；（5）办理出境登记卡；（6）订票；（7）办理保险。中华人民共和国 护照是发给中国 公民，供其出入 国境和在境外旅 行、居留时证明 其国籍和身份的 证件。公安部和公安部授权的地方公安机关颁发因私普通护照，办理延期、加页、加注手续。港澳地区护照护照颁发机关经授权也可颁发代替护照的证件，对已经发出的护照和代替护照的证件有权收缴、宣布作废或吊销。护照的注销Xinjiang Uygur Autonomous Region

13、Inner Mongolia Autonomous RegionNingxia Autonomous RegionGuangxi Zhuang Autonomous Region(Tibet) Autonomous Region签证，是在一个人所 持的护照或旅行证件 上签注（盖章），或 贴上一张标签，盖章 或标签带有清晰的说 明文字，指明持有人 进入该国的事由、允 许停留的时间、或通 过其领土前往其他国 家的许可。签证一般可做在护照上，也有的做在其它身份证件 上。如前往未建交国家，往往做另纸签证，与护照 同时使用。签证的等级分为外交、公务和普通签证。申请前往国签证，一般是向该国驻我国的使领馆申

14、 请办理。各国对我国公民进入该国，根据理由不同 有不同的规定提交各种证件，所以，出国人员拿到 护照后，还要认真、实事求是地准备必要的申请材 料，提交前往国使领馆、办理签证。黄皮书的英文为：黄皮书的英文为：International ertificate International ertificate Of VaccinationOf Vaccination它是国际卫生组织为了它是国际卫生组织为了 保障出入国境人员的人保障出入国境人员的人 身健康，防止某些疾病身健康，防止某些疾病 传染流行所要求的证明传染流行所要求的证明 。教你学会看机票！教你学会看机票！飞机上看云海时差：国际规定以英国格林尼

15、治时间（ GMT）为标准时间。地球的两个半球分为 东八区和西八区，东八区时间比GMT早， 西八区比GMT晚。对于出国人员来说，调 整时差必不可少。通常计算是以经线划分 ，即格林尼治以东，每15度加1小时，以西 ，每15度减1小时。英（格）中+8 法+1美（纽）-5 澳+10加-8（太平洋沿岸）1：008：0017：0021：00出国应当办理哪些手续？是 不是每个手续都是必不可少的 ？1.网上预订2.电话预订酒店早餐一般分为中早（中式早餐）、西早（西 式早餐）和中西自助早。中早一般是馒头、稀饭等，品种比较少，价 格比较实惠。西早价格大约比中式的高80%-100%品种比 较丰富。中西自助有大饼油条

16、，也有面包牛奶，是比 较多和受欢迎的早餐。在预定酒店时问清是否提供早餐，早餐有哪些， 是否与上司平时的饮食习惯相符。若上司不想在 酒店用早餐，则查清酒店地理位置，并查看周边 是否方便就餐。经济型酒店：一般是三星级以下的酒店。酒店以 住房为主，其他辅助项目为辅，价格一般在250 元以下。房间在50100间左右。 经济型连锁酒店：装修风格相同，全国范围内都 有分店。锦江之星、莫泰168,如家快捷,速8酒店, 24K国际 连锁酒店、宝隆居家连锁、7天连锁城市客栈。君悦 、万豪、索菲特、喜来登、希尔顿、 香格里拉等全球性连锁的五星级酒店 留下信用卡如下信息： 卡种、卡号、有效期、持卡人姓名、持卡人有效证 件号 验证码为什么要提供信用卡担保 酒店房间紧张，而我们给酒店的订房量较大，为了确 保客人的入住和减少酒店