的统计功能及其运用

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1、第五讲 Excel的统计功能及其运用 魏代俊 2013-06本次课要达到的目的n课时：6课时nExcel作为教育管理中统计图表的处理工 具，通过温习Excel的数据处理和统计功 能，为学习教育管理技术中图表的处理 奠定基础。 Excel正确输入身份证号码n设置单元格格式为文本；或者在输入数 值前加入英文输入法下的号。Excel数据输入范围控制n成绩一般为0-100，设置有效性时，选定 小数，0.0到100.0Excel数据表格中如何按条件显示Excel自定义输入数据下拉列表Excel数据格式设置用好Excel的搜索函数Excel分区域锁定n开始单元格（格式）保护工作表一次打开多个Excel文件

2、Excel中特殊符号的输入在Excel中插入超级链接Excel大写数字设置Excel工作表的移动Excel工作表的复制给Excel数据表添加页眉页脚Excel表格标题重复打印在Excel中设置打印区域设置Excel文件只读密码密码保护Excel工作簿加密保存保护Excel 工作簿共享Excel工作簿锁定和隐藏Excel公式在Excel中打印指定页面Excel模版的保存和调用更改Excel缺省文件保存位置设置Excel标签颜色在Excel中添加常用文件夹Excel页面背景设置Excel监视窗口每次选定同一单元格n为了测试某个公式，需要在某个单元格内反 复输入多个测试值。但是，每次输入一个值 后按

3、下Enter键查看结果后，活动单元格就 会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或 上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如 果你按“Ctrl+Enter”组合键，则题会立刻迎 刃而解，既能查看结果，而活动单元格仍为 当前单元格。 n日期快捷输入n如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”， 再敲回车就行了。n不连续单元格填充同一数据n启动Excel，选中一个单元格，按住Ctrl键 ，用鼠标单击其他单元格，就将这些单 元格全部选中了，在编辑区中输入数据 ，然后按住Ctrl键，同时按一下回车，在 所有选中的单元格中都出现了同一数据 。n自动调整列宽n选中要调整的列，从Excel菜单栏中选择 ：格式列最

4、合适的列宽即可。或者 选中要调整的列，将鼠标移动到任意被 选中的两列的列标交界处，光标会变为 带左右箭头形状（就是我们要手动调整 列宽的位置），左键双击 n平均分布各行/列n在标尺栏上选中相应的行/列：再拖动其 中一个行/列的行宽/列高即可调整所有行 或列为同一宽度/高度。另外一种方法就 是选中相应的行/列，在行高/列宽对话框 中直接输入相应的数值即可。让序号原地不动n有时我们对数据进行排序时，序号全乱 了。如果在序号列与正文列之间插入一 个空列，再排序时，序号就不会乱了。 位于序号前面的列中的内容均不发生改 变；为了不影响显示美观和正常打印， 可将这一空列隐藏起来。平均分布各行/列 n自动调

5、整列宽 n选中要调整的列，从Excel菜单栏中选择：格式 列最合适的列宽即可。或者选中要调整的列， 将鼠标移动到任意被选中的两列的列标交界处， 光标会变为带左右箭头形状（就是我们要手动调 整列宽的位置），左键双击 n在标尺栏上选中相应的行/列：再拖动其中一个 行/列的行宽/列高即可调整所有行或列为同一宽 度/高度。另外一种方法就是选中相应的行/列， 在行高/列宽对话框中直接输入相应的数值即可 。n复制、粘贴中回车键妙用n先选要复制的目标单元格，复制后，直 接选要粘贴的单元格，回车OK；先选要 复制的目标单元格，复制后，选定要粘贴 的区域，回车OK；先选要复制的目标单 元格，复制后，选定要粘贴的

6、不连续单元 格，回车OK。n多张工作表中输入相同的内容n几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以 选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗 口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需 要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的 任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时 这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中 。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键， 然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表， 解除这些工作表的联系。 Excel中的公式和函数n公式的概念n公式Formula就是由用户自行设计并 结合常数数据、单元格引用、运算 符等元素进行数据处理和计算的算 式。n用户使用公式是为了

7、有目的地计算 结果，因此Excel的公式必须且只能 返回值。公式的结构n下面表达式就是一个简单的公式实例：= （C2+D2）*5n从公式结构来看，构成公式的元素通常 包括等号、常量、引用和运算符等元素 。其中，等号是不可或缺的，公式通常 以“=”开始（Excel的智能识别功能也允许 使用“+”、“-”作为公示的开始，系统会自 动前置“=”），否则Excel只能将其识别为 文本。公式的输入、编辑和复制n公式的输入、编辑和复制n当单元格中输入“=”时，Excel就会识别其为公 式输入的开始，按结束公示的编辑。 如果要对原有公式进行编辑，使用以下几种方 法可以进入单元格编辑状态。n（1）选中公式所在

8、单元格，并按住键。n（2）双击公式所在单元格。n（3）选中公式所在单元格，单击列表上方的 编辑栏。n公式中输入负数n只需在数字前面添加“-”即可，而不能使用括号 。例如：=5*-10的结果是“-50”。Excel中规定 所有的运算符号都遵从“由左到右”的次序来运 算。n数字居中小数点对齐n选中某列，点击“居中”工具按钮；格式 单元格自定义，输入“?.?”或 “?.0?”类型的字符，问号个数可根据实 际添减。 Excel公式的复制n如果在某个区域使用相同的计算方法，不必逐个编辑 函数公式，因为公式也具有可复制性。n在连续的区域中使用相同算法的公式，可以通过双击 或拖动单元格右下角的填充柄向下填充

9、即可进行公式 的复制；如果公式所在的单元格区域不连续，还可以 借助“复制”和“粘贴”功能来实现公式的复制。nStep1：选中被复制运算公式的单元格，按下 组合键，或者用鼠标右键复制公式。nStep2：选择要复制的单元格区域，点击鼠标右键，点 击“选择性粘贴”。nStep3：在“选择性粘贴”对话框的“粘贴”类型下选择“公 式”选项，单击“确定”按钮完成公式复制。条件显示n利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子， 就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时， 能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格“ 。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。假设成绩 在A2单

10、元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格 中输入公式：=If（A20，SUM（A1：A5） ，0）此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大 于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。输入分数n几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜 杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”， 在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年 月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键 则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期 混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数 前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之 间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时， 则应该输入“0 1

11、/2”。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏 中显示“8.5”。 输入负数n在单元格中输入负数时，可在负数前输入“ -”作标识，也可将数字置在（）括号内来 标识，比如在单元格中输入“（88）”，按 一下回车键，则会自动显示为“-88”。输入小数n当需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定 位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面 的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对 话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复 选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小 数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自 动添零，可指定一个负数值

12、作为要添加的零的个数 ，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零， 变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相 反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成 “0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。输入日期nExcel是将日期和时间视为数字处理的，它 能够识别出大部分用普通表示方法输入的 日期和时间格式。用户可以用多种格式来 输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分 隔日期中的年、月、日部分。比如要输入 “2001年12月1日”，可以在单元各种输入 “2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在 单元格中插入当前日期，可以按键盘上的 Ctrl+

13、;组合键。 输入时间 n在Excel中输入时间时，用户可以按24小 时制输入，也可以按12小时制输入，这 两种输入的表示方法是不同的，比如要 输入下午2时30分38秒，用24小时制输入 格式为：2:30:38，而用12小时制输入时 间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时 间之间有一个空格。如果要在单元格中 插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。 工作表的管理n设定工作簿中工作表的数目n“工具” “选项” ；n选择“常规”选项卡，在“新工作簿内的工 作表数”框中写入或选择所需工作表数目 ，不得大于255。单击“确定”按钮。n插入工作表n用鼠标单击欲插入位置的工作表标签， 将要插

14、入的工作表在选中位置的左侧；n选择“插入”菜单中的插入类型：其中有工 作表、图表供用户选择。 n删除工作表n用鼠标单击欲删除的工作表标签;n“编辑” “删除工作表” ，屏幕将显示 提示：n“要删除的工作表中可能存在数据。如果 要永久删除这些数据，请按“删除”。单击 “删除”。 n工作表的改名n用鼠标选中欲改名的工作标签;n“格式” “工作表”,在其子菜单中再选 择“重命名”,在标签中写入新名即可。分类汇总n建立分类汇总表：分类汇总包含分类和汇总 两个运算：先对某个字段进行分类（排序） ， 然后再按照所分之类对指定的数值型字 段进行某种方式的汇总。 n常用汇总方式有：求和、计数、求平均值、 求最

15、大值、求最小值等等。 n以学生成绩表为例，对各班的“英语”、“平 均分”求平均值。先对“班级”字段排序，选 数据库，然后“数据” “分类汇总” n数据透视表n分类汇总适合于按一个字段分类；若要按多个 字段分类，可利用数据透视表。n数据透视表和数据透视图向导：n步骤 1 指定数据源类型和报表类型。n步骤 2 指定数据源区域。n步骤 3 指定数据透视表的显示位置。 n数据透视图n数据透视图是数据透视表的图解，建立 方法与数据透视表的基本相同。n在数据透视表中执行快捷菜单的数据透 视图命令可以更方便地建立数据透视图 。在Excel中自动推测出生年月日及性别的技巧 n身份证号码已经包含了每个人的出生年

16、 月日及性别等方面的信息，新式的18位 身份证而言，7-14位代表个人的出身年 月日，而倒数第二位的奇数或偶数则分 别表示男性或女性。根据身份证号码的 这些排列规律，结合Excel的有关函数， 我们就能实现利用身份证号码自动输入 出生年月日及性别等信息的目的，减轻 日常输入的工作量。 nExcel中提供了一个名为MID的函数，其 作用就是返回文本串中从指定位置开始 特定数目的字符，该数目由用户指定， 利用该功能我们就能从身份证号码中分 别取出个人的出生年份、月份及日期， 然后再加以适当的合并处理即可得出个 人的出生年月日信息。 nMID函数的格式为 MID(text,start_num,num_chars)或 MIDB(text,start_num,num_bytes)，其 中Text是包含要提取字符的文本串； Start_num是文本中要提取的第一个字符 的位置（文本中第一个字符的start_num 为1，第二个为2以此类推）；至于 Num_chars则是指定希望M