《秘书实务》秘书的含义

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1、第章 秘书的涵义本章学习要求 从职业角度认知秘书的涵义和职责 认知秘书职业化的意义 理解秘书工作的特征 理解秘书工作的要求第一节 什么是秘书一、情景案例在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一 个特殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情， 丰厚的收入容易给人一种错误的认识秘书是花 瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟 性。国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比 尔盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一位42岁的有四 个孩子的母亲。 曹老板的十八个秘书 最后的女秘书 模范秘书 致命女秘书秘书这两部是关于人 心险恶和权利侵犯的，有教育意义 非常女秘书 二、秘书的职业特征 1.服

2、务性： 直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内 容与领导工作保持一致；直接对领导负责，听命于领 导，并向其汇报）； 广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性 （只要不解聘不辞职，秘书长期为固定地上司服务， 业缘关系和人情关系） 2.知识化：以处理书面信息为主要内容，需掌握现 代办公手段和专业知识技能，属知识分子或白领阶层 ，高级秘书属于智囊型人物 3.年轻化：发达国家平均年龄26岁，一般20- 35岁之间。工作3-5年，积累经验，锻炼能力 ，逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进 4 .初级中级秘书女性化：程序性重复、规 范性要求，需细心耐心 5.高级秘书男性化：调研、出谋划策、

3、挑战 性，需高科技和逻辑思维露宝把微软公司看成一个大家庭，她一 直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到 ，把公司里里外外打理得妥妥贴贴。露宝 以她的教养、经验和能力在微软享有很高 的地位，深受比尔盖茨的器重和员工的尊 重。有人说，比尔盖茨是微软的董事长， 露宝是微软的家长。比尔盖茨曾说过：“我 和微软的成功因为有露宝 。” “邂逅”大龄女秘书微软公司当时基本上都是年轻人，这些人搞业务 、搞推销都是一把好手，可是弄起内务、管理方面的杂事 ，没有人能有耐心。一次，为了接待即将来访的惠普公司人员，盖茨 才在亚帕克基市中心租了一套四个房间的办公室，可里边 还是空荡荡的。盖茨动员大家连夜去寻找办公用品，自

4、己则亲手 安装终端设备。 可这些，对于他的第一任秘书一个 年轻的女大学生来说，似乎并不是她分内的工作，一副不 闻不问的冷漠劲儿让盖茨大伤脑筋。他深切地感到，对公司这些粗粗鲁鲁风风火火的 年轻人来说，应该有一位热心肠、事无巨细的把后勤工作 都能揽下来的总管式女秘书，不能总让这方面的事来分他 们的心。 不久，盖茨在自己的办公室招见了伍德，问他需 要的女秘书找到了没有。伍德一连交上几个年轻 女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。他看中女秘书的干练、稳重、能干，而对 花瓶式的年轻女性没兴趣。“难道就没有比她们 更合适的人选了？”盖茨失望地责问伍德。伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递给盖茨： “这位女士做过文秘

5、、档案管理和会计员等不少 后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐 怕” 不等伍德说完，盖茨已看完了这份应聘 资料，丢下句“就是她了”后扬长而去。就这样，盖茨的第二任女秘书42岁的 露宝上任了。她是4个孩子的母亲，出来应聘时并 没有寄予太大的希望，在长年操持家务后她希望 重新走向社会，重新追寻自我的价值。露金是微软公司总裁比尔盖茨的第二任 女秘书，在到公司工作时，她已42岁了，并且是 四个孩子的母亲，而比尔盖茨当年才21岁，正值 创业之初。当露金的丈夫知道她要去上班的公司情况 时，就警告她，要特别留意公司月底是否发得出 工资。而露金没有理会丈夫的忠告，她想一个如 此年轻的董事长开办公司，遇到

6、的困难恐怕很多 吧。她开始以一个成熟女性所特有的缜密、细腻 与周到，考虑她今后在公司应尽的责任与义务。 在“娃娃公司”的日子露宝刚进公司时觉得这个公司的气氛有点古怪： 一般公司请秘书一定要年轻漂亮身材苗条的女性，而自己 这么大的年龄居然得以录用，真是令人不可思议。几天后的一个早上，露宝坐在自己的位置上看到 一个男孩直闯董事长的办公室，经过她面前时只是“嗨” 地打了一声招呼，像孩子对待母亲似的那么自然，然后摆 弄起办公室的电脑。因为先前伍德曾特别提醒她，严禁任何闲人进入 盖茨的办公室操作电脑，所以她立刻告知伍德说有小孩闯 进了董事长的办公室。伍德表情淡漠地说：“他不是小孩，他是我们的 董事长。”

7、 “什么，他就是比尔盖茨？”“没错。”露宝回到自己的办公室，愣了几分钟还是 不死心，又跑去问伍德：“对不起，请问盖茨几 岁了？”“21岁。”许多竞争对手就是被这个外形清瘦、头发 蓬乱还带着头皮屑的大男孩所迷惑。露宝也不例 外，她在想：一个给人印象如此稚嫩的董事长办 实业，遇到的困难恐怕很多吧！她以一个成熟女 性特有的缜密与周到，考虑起自己今后在娃娃公 司应尽的责任与义务。 一些日子后，露宝发现盖茨和艾伦行为颇异于常 人。他们通常是中午到公司上班，一直工作到 深夜。假如偶然要在第二天早上会客，他们就在 办公室睡到天亮。盖茨睡觉的习惯很独特，他从不在床单上 睡觉。累了的时候，只要拉过一条毛毯盖在头

8、上 ，不管何时也不管环境如何喧闹，他总能马上进 入甜甜的梦乡。细心的露宝就适时为他准备毛毯，特别是 出差的时候，无论时间多紧张，盖茨想睡觉时总 能随手拉出毛毯。 关心盖茨的起居饮食，成了露宝日常工作的一项 重要内容，这使盖茨感到了一种母性的关怀和温 暖，减少了远离家庭而带来的种种不适。她在工作上也是一把好手，公司离亚帕克 机场只有几分钟路程，所以盖茨每次出差时，为 了使工作尽可能的满负荷，他往往要在办公室处 理事务到最后时刻才开始赶往机场，为了赶时间 ，他常超车甚至闯红灯。这样的事多了，露金难 免为他担心，便请求他每次多留出15分钟去机场 ，并且每次她都要加以督促。露金把公司看成一个大家庭，她

9、对公司的 每个员工、每项工作，都有一种很深的情感。很 自然地，她成了公司的后勤总管，负责发放工资 、记账、接订单、采购、打印文件等。 “垃圾”事件露宝把微软公司看成一个大家庭，她对公司的 每个员工、每份工作都有一份很深的感情。很自 然，她成了微软公司的后勤总管，负责发放工资 、记账、接订单、采购、打印文件等工作，这引 得周围好多人的羡慕。然而，此时的她却有了新的苦恼。每天早上9 点左右，清洁工会进入微软公司进行清理工作。 有一天，一位软件工程师突然从办公室里嚷着冲 出来，板起脸孔问露宝有没有把他的程序扔掉。 露宝莫名其妙地问：“没看见什么程序呀！” 经过 仔细询问，方知是清洁工误把这位软件工程

10、师放 在电脑旁、写在废纸上的一叠程序当做垃圾给扔 了。这位工程师懊恼不已，那可是他的灵感之作 呀。 这件事后，露宝定了制度：在微软公司的办公室 ，清洁工只能清除垃圾桶里的东西，其他地方的 东西一律不准移动。可是问题又来了，程序设计师把喝完饮料的空 罐随手扔在电脑旁或桌子角，清洁工也不敢去碰 。过不多久，办公室里空罐堆积如山。露宝又得 向清洁工解释：哪些东西是有用的，不可以碰； 哪些东西是垃圾，应该清除。露宝成了公司的灵魂，给公司带来了凝聚力， 盖茨和其他员工对她都有很强的信赖心理。当微 软公司决定迁往西雅图，而露宝因为丈夫在亚帕 克基有自己的事业不能走时，盖茨对她依依不舍 ，留恋不已。 盖茨、

11、艾伦和伍德联名写了一封推荐信，信中给 露宝的工作能力以很高的评价。露宝凭着这封推 荐信，重找一份工作不成问题。临别时盖茨握住露宝的手动情地说：“微软公司 为你留着空位，随时欢迎你来！”久而久之，露金成了公司的灵魂，给公司带来 了巨大的凝聚力，盖茨和其他员工对露金也有很 强的依赖心理。当公司决定迁往西雅图，露金因 丈夫有自己的事业不能走时，盖茨对她感到依依 不舍。 3年后的一个冬夜，西雅图浓雾持久不散，因缺乏 得力助手而心情郁闷的盖茨坐在办公室里发愁。 这时，一个熟悉的嗓音伴随着一个熟悉的身影来 到了他的跟前，“我回来了。”是露金，她为了微 软公司，说服了丈夫举家迁到了西雅图，继续为 公司的腾飞

12、效力。随着微软帝国的建立，盖茨从露宝那里得到了 信赖，露宝则从盖茨那里得到了尊重，也获得了 个人职业生涯的巨大成功。相辅相成，唇齿相依 ，成了微软公司一道独特的风景。是的，忠贞不二是一个人最大的优势与财富， 它能换取别人的信赖，从而铸就事业的成功与辉 煌。秘书实务主讲：一、情景案例第一节 什么是秘书在国外，“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”， 意思是“可靠的职员”。英语中的秘书（secretary）与秘密 （secret）有着密切的联系。现代西方国家的秘书概念形 成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物，主要 指一种职位或职业及具有此职位的职员或从事此职业的 人员。（一）秘书

13、的界定二、基本知识 1、宫中秘藏之书。 （1）据史籍记载， “秘书”一词在我国最早 出现于汉代，最初的涵义是指物，指用隐语 预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书 ；如汉书叙传： “斿li博学有俊才， 与刘向校秘书。”汉书刘向传：“诏 向领校中五经秘书。” （2）指物向指人转变。 到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始 用来作为掌管图书史籍的官员的职务名称。 文献通考：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年 ，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异 同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。” 虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物 变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官 员“秘书

14、监或秘书令”），掌管的仅仅是朝廷的图书 典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书 工作（辅助领导，参与政务，管理事务，搞好服务 ）。 东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典 尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操实际上 是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不 但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏 章、发布政令之事。 秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令职权， 是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员 所没有的。这是我国历史上第一次出现的现 代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职 。 因而可以说，曹操所设的秘书令，是最接近 现代秘书含义的古代秘书官职。社会职业就世界范围而言，秘书又是广泛的 社会

15、职业之一。它属于第三产业（服 务性行业），它以其处理文书、事务 的知识和管理能力为社会各行业和团 体服务。如政府机关、企事业单位、 社会团体和个人等。欧美许多科学家、教授、医生、 律师、著名演员和运动员都聘请私人 秘书，作为自己工作和生活的助手。上述种种见解，各有其道理。 比较起来，我们认为，所谓秘书， 在我国现代主要是指为党和政府机 关、企事业单位、社会团体或个人 提供辅助管理与综合服务的人员。从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、 文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。 行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书 机要秘书是指处理机关机密文件的秘书 文字秘书是指专职从事以

16、撰拟、处理文稿为主要工作的 秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。 事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾 高层领导、专家生活的秘书 会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等 工作的秘书 公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立 和维护组织良好形象的秘书（二）秘书的分级1初级秘书n指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服 务性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电 话、文件收发保管和其它事务工作是其主要任务。他们 不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。2中级秘书 指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科 长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理 公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工 作成效，对领导者的决策