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1、会计基础工作规范化讲义2011年一、正确使用各种图章（一）会计机构章必须由会计机构负责人保管，“银行收讫”、“银行付讫”、“现金收讫”、“现金付讫”戳由出纳人员专用；“转讫”戳指定专人使用。（二）填制记账凭证、登记会计账簿，凡是会计科目位置，可以盖会计科目戳，使用蓝色印油；其他印章、戳记均使用红色印油。二、正确使用原始凭证（一）从外单位取得和对外开出的发票或收据，必须盖有税务部门或财政部门监制章和填制单位的财务专用章。v从外单位取得发票应具备的内容，强调以下几点：1、票据名称：取得发票首先要看是哪一种，是否符合经济业务内容，例如购买办公用品取得的应是销售发票，复印资料取得的应是服务业的发票，维
2、修业务取得的应是加工修理修配发票。2、填制日期：发票上的日期体现的是业务发生的实际日期，表明经济业务的归属期间，也可以判断记账是不是及时。会计基础工作中要求记账日期与实际发生的日期相差不能超过5天，有特殊情况者以领导签字日期为准。3、接受单位名称：通过这一项目判断业务属于哪个 单位。4、经济业务内容：经济业务的摘要须简要，是业务的内容的概述。5、计量：涉及计量的要素主要有物品规格、计量单位、数量、单价，金额。 6、金额：会计法第十四条规定：“原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。”也就是说原始凭证金额不可以更改，若出现错误则票据作废。常出现的错误就是大小写金额不符，阿
3、拉伯数字涂改，阿拉伯数字为后填。7、财务章：无论是开出还是取得发票必须加盖财务专用章，没章就是废票。自制原始凭证的规范: 发放临时工工资，造补助时需要会计人员自己制作单据，自制原始单据如何成为合法票据，必须具备以下内容：名称、填制日期、清晰反映业务内容的表格、制单人签章、审核人签章、财务章。不具备以上内容的自制造单据不允许下账。（二）从个人处取得原始凭证，必须有收款本人和经办人的签名或盖章。 （三）职工因公借款的借据，必须由借款人亲自复写。收回借款时，退还借据副本，不得退还借据。 （四）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件复印件作为原始凭证的附件。（五）从外单位取得的原始凭证如有遗失，
4、应当取得原开出单位记账联的复印件，由经办单位经办人及该单位会计机构负责人（会计主管）写出说明并签字，并加盖红色财务专用章。经遗失凭证单位有关领导人批准后，可代作原始凭证。 确实无法取得原始凭证复印件的，如火车票、轮船票、飞机票等，由当事人将情况写清，经本单位领导批准后可代作原始凭证。三、记账凭证的填制（一）记账凭证的填制日期：货币资金收、付款记账凭证，按会计机构收、付货币资金的发生日期填制；转账凭证按收到原始凭证的日期填制，要求与所附原始凭证的日期最多不超过五天。（二）如果一笔经济业务需要填制2张及其以上的记账凭证时，采用分数编号法。合计数只准写在最后一张记账凭证上，其余凭证的合计数栏从左上角
5、到右下角划斜线注销。所涉及的原始凭证全部附在第一张记账凭证后。（三）除结账与更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。（四）一张原始凭证涉及几张记账凭证的，可把原始凭证附在首张记账凭证后，在其他记账凭证“附凭证X张”位置注明附有原始凭证的记账凭证编号。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担时，应当将其他单位负担的部分，开给对方“原始凭证分割单”，进行结算。 （五）记账凭证填制齐全后，有关人员（包括：主管会计、稽核、记账、制证、出纳等）应在记账凭证规定的位置予以签章；每张记账凭证必须有2人以上签章方能生效。四、错误更正方法（一）记账前，发现记账凭证填写错误时，一律作废
6、重新填写。（二）记账后，使用红字更正法时，编制红字凭证时，在摘要栏注明“注销某年某月某日某号凭证”，编制蓝字凭证时，在摘要栏注明“订正某年某月某日某号凭证”。只金额部分用红字表示，其余部分用蓝字表示。五、会计凭证的装订常见错误：1、记账凭证用铆钉装订；装订线绳外露；原始凭证均未钉住，有散落现象；原始凭证粘贴后无法翻阅；未按流水号顺序装订；订书钉未去掉；有凭证装订颠倒现象。2、记账凭证封面无主管会计签章，无压缝章；记账凭证总数含原始凭证数量。3、记账凭证封面无财务章，内容填写不全。4、单独装订的原始凭证未注明保存位置。5、账夹未去掉，账簿启用及经管人员一览表、科目目录均未填写。6、备份资料未异地
7、保存。应注意事项：1、会计凭证装订前，检查会计凭证及其附件是否齐全，编号从小号到大号是否连续，确认无误后，全部原始凭证齐记账凭证左上角装订。2、整理会计凭证（1）对面积大于记账凭证的原始凭证采用折叠的方法，按照记账凭证的面积尺寸，将原始凭证先自右向左，再自下向上折叠。折叠时应注意将凭证的左下角空出，以便于装订后的展开查阅。（2）对纸张面积过小的原始凭证，则采用粘贴的方法，即按一定次序和类别将原始凭证粘贴在一张与记账凭证大小相同的“粘贴单”上。粘贴时要注意，应将同类单据粘在一起；粘贴完成后，应在“粘贴单”一旁注明原始凭证的张数和合计金额。（3）对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，需齐记账凭证的
8、左上角粘贴。（4）对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管（不包括发票），并在封面上注明原始凭证的张数、金额，所属记账凭证的日期、编号、种类。同时在记账凭证上注明“附件另订”，以备查考。（5）各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，需要单独保管的，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。3、凭证上的大头针、曲别针、订书钉全部去掉，用线绳装订。4、凡是有汇总原始凭证的，其所附原始凭证均属附件。3、凭证上的大头针、曲别针、订书钉全部去掉，用线绳装订。4、凡是有汇总原始凭证的，其所附原始凭证均属附件。5、装订会计凭证要加封面、封底，封面内容填写齐
9、全，签章要全。6、装订后，由装订人在装订线封签处盖章。六、会计账簿的正确使用 （一）依据国家统一会计制度的规定，企业必须设置总账、明细账、日记账，根据自身实际情况设置辅助性账簿。总账、日记账必须使用订本账，明细账使用活页账。（二）会计账簿的启用 v1、填写“账簿启用及经管人员一览表”。v2、填写账户目录。涉及明细科目的，一级会计科目应顶格盖会计科目章，在一级科目行之下，向右让一个字位置，盖明细科目章。v3、粘贴印花税票。在启用表右上角粘贴印花税票，并在印花税票中间划两道横线，以示注销。使用缴款书交纳的，在账簿启用表右上角 注明“印花税缴款书X元，见X年X月X日X号记账凭证”。（三）会计账簿的装
10、订年末结帐后，明细账撤出空白账页、账夹装订整齐，按流水号统一编总页次。（四）记账规则1、根据审核无误的会计凭证登记账簿。2、各种账簿应按账页顺序连续填写，不得跳行、隔页。发生隔页跳行时按以下两种方法进行更正：一是，空页划红色对角线，空行从左上角到右下角划红色斜线。二是，空页盖“此页空白”章，空行盖“此行空白”章。两种方法均由记账员、会计机构负责人签名或者盖章。3、账簿记录发生错误，不准刮、擦、涂改、挖补或用药水消除字迹。使用划线更正法时，记账员、会计机构负责人在更正处盖章。4、账户结出余额后，在“借或贷”栏标明余额方向。没有余额的账户，在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内“元”位用“0”表
11、示。每一账页登记完毕，应当在最下面一行摘要栏盖“过次页”章，并结出借、贷方自年度始至此的全年累计数和余额。在下一页的第一行摘要栏盖“承前页”章，并将借、贷、余三栏金额抄写过来。 5、年度内登记账簿使用的墨水颜色要求保持一致（五）结账1、规范的结账方法：在本月最后一笔业务下划通栏单红线；在下一行的摘要栏盖“本月合计”章，结出本月借、贷、余三栏金额，下划通栏单红线；在下一行的摘要栏盖“本年累计”或“本年合计”章，结出借、贷、余三栏本年累计数，下划通栏单红线。2、年末结账，在“本年累计”行下划通栏双红线。3、某会计期间只有一笔业务时，结账时只需在该笔业务下划通栏单红线，即表示结账。（六）转账在“本年
12、累计”下行的摘要栏盖“结转下年”章，填写“借或贷”栏和余额栏，内容与“本年累计”栏相同。在下年度相应账户中，账页的第一行摘要栏盖“上年结转”章，填写“借或贷”栏和余额栏，内容与旧账册相应栏目相同。七、会计机构和会计人员 1、出纳员不得兼管总账报表、稽核、会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作；非出纳人员不得经管现金、有价证券和票据（不含支票）；实现会计电算化的单位，出纳员、程序编制人员不得兼任微机录入工作，不得进行系统操作。2、单位任用会计人员应当实行回避制度。单位领导人、会计机构负责人以及营销部门负责人的近亲属不得在本单位从事会计工作；会计人员的近亲属不得在同一会计机构从事会计工
13、作。3、会计人员必须按照国家和本省的有关规定取得会计从业人员资格证书。 4、电算会计岗位人员必须取得会计电算化初级合格证书，无证不得从事电算化会计工作。八、会计工作交接规范（一）会计人员发生下列情况之一者，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员，没有办清手续不得擅自离职：1、工作调动；2、因病不能工作超过3个月；3、因故临时离职超过3个月；4、撤销会计职务； 5、单位撤销（向上级主管部门交接）；6、单位合并（被合并单位向合并单位办理交接手续）；7、单位分立（被分单位向分出单位办理交接手续）；发生2、3款情况在3个月之内者，单位领导人必须指定专人代理，办理临时交接手续。（二）移交前应做好以
14、下工作 1、已经受理的会计事项，应全部填制记账凭证、登记账簿、结出余额，并在余额之后加盖移交人名章。2、填写经管人员一览表中的移交项目、交接日期，并加盖有关人员名章。3、编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、文件资料、其他物品、现金、有价证券、票据、支票簿、公章等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。4、会计机构负责人、会计主管人员移交时，应将全部财务会计工作、重大财务收支和会计人员情况，向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题，应当写出书面材料。（三）办理会计工作交接手续，
15、必须有监交人负责监交。一般会计人员交接，由单位会计机构负责人、会计主管人员负责监交；会计机构负责人、会计主管人员交接，由单位领导人负责监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。 （四）办理移交时，移交人员按照移交清册逐项移交，接替人员应逐项核对点收。交接完毕后，监交人和交接双方应在移交清册上签名。移交清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。（五）为保证会计记录的连续完整，接管人员应继续使用移交的会计账簿，不得自立新账。九、会计档案管理规范（一）会计档案的内容：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料（包括：银行存款对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、经济合同、
16、财产清查汇总资料、涉外文件）。实行电算化单位的软件数据资料、程序资料及存储于磁性介质上的会计数据、程序文件等，均应视同会计档案一并管理。（二）规档保管：1、当年的会计档案在会计年度终了后，由财会机 构保管一年；期满后填制“会计档案移交清册”一式两份，列明应当移交的会计档案名称、卷号、 册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保 管期限，向档案机构办理移交手续。点交后，双 方签字，各执一份。移交时，账簿经管人员在“经 管人员一览表”中填写移交日期并盖名章，次行由会计档案保管人员填写并盖章。2、未设专职档案机构的单位，必须配备房屋和专用柜，财会部门指定专人负责会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等工作。3、机构变动或档案管理人员调动时，应当办理交接手续。4、会计档案保管期限：各种会计凭证15年，总账、明细账、辅助账15年，银行存款日记账、现金日记账25年，年度决算永久，会计档案保管清册永久，会计移交清册15年，银行存款余额调节表5年，银行对账单5年。（三）会计档案的借阅使用。1、建立会计档案清册：建立会计档案保管清册，将会计档案内容、保管期限、存放
