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1、时 间 管 理 II日月光集团 GRP 菁英团队 管理课程Rev.: B; 06/09/2002 WorkShop 时间: 2.5 小时*Page 3 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?请闭目一分钟思考这个问题时间管理是什么?Page 5 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002时间管理不是什么? 时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥 有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间, 而 是在于自己如何善用及分配你自己的时 间Page 6 of 62日月光 GRP团队
2、时间管理 Rev B. 06/09/2002时间管理是什么? 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩 效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划Page 7 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002人, 为何安于现状? 为何你我都不满意现状, 但是却安于现状1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状时, 表示会有新的事 物发生在你的身上但是要用对 “新的 思考方式”Page 8 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev
3、B. 06/09/2002请架设一座桥,使A至B 距离最短, 但是桥不可歪斜100 公尺300 公尺AB河水Page 9 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形2 cm2 cm2 cm2 cm10 cm10 cm10 cm10 cm4 cm4 cm4 cm4 cmPage 10 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002你可知道为何会画不出来? 因为你跳不出原来的思维习惯 但是假设你画了出来. 恭喜你, 你可以用 新的角度去思考一个旧有的问题. 改变时间管理的第一步, 从你自觉需要时 间管
4、理开始时间管理的架构Page 12 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/20024 th 缓3 rd 轻不重要的事2 nd 重1 st 急重要的事不紧迫的事紧迫的事请排出正确的行事优先级? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?A A A AB B B BC C C CD D D DPage 13 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/20024 th 缓3 rd 轻不重要的事2 nd 重1 st 急重要的事不紧迫的事紧迫的事正确的行事优先级Page 14 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/200
5、2有些交际应酬 有些文件之处理 处理属下之工作 自我干扰 个人嗜好的沈迷有些电话 有些不速之客到访 有些会议之出列席 有些无谓的请托 有些临时的邀约不重要的事计划之研拟 技能之提升 公关之促进 问题之调查 健康检查设备故障,生产停摆 重伤害急救 员工产生肢体冲突 顾客抱怨 停电重要的事不紧迫的事紧迫的事Page 15 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002陷阱一:时间的配置不对 Reaction消极回应 vs Proaction 积极掌握 危机就是转机 规划重于做事 最好的控制是预防 预防胜于处理Page 16 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev
6、 B. 06/09/2002不合理的时间配置II. 35%IV15%II 5%I.45% 处理危机Page 17 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002明智的时间配置III1.重要的事情着重在 PlanPlan 着重在 DoDo 着重在 CheckCheck 着重在 Action 2.重要的事情要逐渐地交给信任的部属, 这叫 “灌能”Page 18 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002陷阱二: 拖延 除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉 快 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的 事情4 th3 rd不重要的事2 nd1
7、st 重要的事不紧迫的事紧迫的事Page 19 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002克服1.成本/效益分析法成本 . . . . . .好处 . . . . . .Page 20 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002克服2.思维习惯的改变 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成 每一块的任务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般Page 21 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/0
8、9/2002陷阱三: 事必亲躬 韩非子.八经 下君,尽已之能 中君,尽人之力 上君,尽人之智 诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死. 为何事必亲躬? 因为怕部属取代 不放心部属, 不信任部属 要求标准过高Page 22 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002陷阱四: 有求必应 会花太多时间, 时间不够会牺第二项 受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的原因 接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴之好人 不知如何拒绝他人之请托 每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当地拒绝.Page 23 of 62日月光 GRP团队 时间管
9、理 Rev B. 06/09/20021.舍得 2.勇于拒绝 3.交待1.怡情养性 2.轻松一下Conclusions: 时间管理架构1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂之上2.灌能均 衡均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率Page 25 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质. 3.保持良好的体力; 养成运动的习惯 4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好Page 26 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06
10、/09/20021.工作时段分配法则1.花 1 小时写作1.思考问题 2.写计划/ Update Follow up进度 (1hr) 3.Update/Modify 进行中专案1.面对面 Follow Up 2.Go Around 3.沟通与协调1.发球: EMail 2.电话敲定事情 / 做事情 3.给 Leader 方 向/ 画架构 4.执行进行中专 案Relax, 人文, Thinking冷静, 沟通 (Action, Plan) 思考迟顿, 适合 散心, 放松 (Check)活力充沛, 冲劲 与勇气兼俱 (Do)晚上下午中午 13:0015:00早上Page 27 of 62日月光 G
11、RP团队 时间管理 Rev B. 06/09/20022.每周工作性质分配法则1.想想目的是什 么? 意义何在? 2.有没有办法提 升自己的价值? 3.计划/ 规划1.Follow Up 一 二所丢的球 2.调整, Update 计划 3.议题收尾 4.倾听沟通1.大型项目丢球 2.组内项目丢球 3.给予组员做事 方向/做事重点 4.创造议题冷静, 思考 (Action, Plan)思考迟顿, 放松, 沟通 (Check)活力充沛, 冲劲 与勇气兼俱 (Do)备注礼拜六日礼拜三四五礼拜一二如何管理你的EMail葛洛夫: 你的时间是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中处理它.Page
12、29 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002先问自己以下这几个问题1.你一天花多少时间在看 Email? 2.你进 Email 会不会看小品? 3.你看Email 的时间是连续的, 还是片断的? 4.你的Email 有没有做分类? 5.你回信时是边看边回, 还是分类后集中回 信? 6.你进 Email 信箱, 是先看信还是先发信?Page 30 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002如何提高 Email 的处理效率 一进信箱第一个动作就是把所有信件的 主题浏览一遍, 然后做分类的动作 养成习惯, 一天只有三个时段看 Ema
13、il 除了急件以外, 集中时段回信Page 31 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002看Email 的时段分配VVXV回信私人22:00公司16:30公司13:00公司09:10备注信箱时段Page 32 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002Email资料夹的分类 Reply: Private, 公务 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 进度 有空再看如何展开你的计划一日之计在昨天下班前 一周之计在于周日 一月之计在于月底Page 34 of 62日月光 G
14、RP团队 时间管理 Rev B. 06/09/20021.舍得 2.勇于拒绝 3.交待1.怡情养性 2.轻松一下良好的时间管理来自于计划1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂之上2.灌能均 衡均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事Page 35 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002PADC不 好好 耗用时间花时间在计划上才是 最节省时间的作法耗用时间Page 36 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/20028.80/20法则1/2 the Vital Few & the Trivial Many 柏拉图法则 花最
15、少的力气, 获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于 20%的时间=也就是说80%的努力是与成 果无关的Page 37 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/200280/20原理意示图80% 时间20% 时间80% 成效20% 成效重要的 少数事物琐碎的 多数事物Page 38 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/2002目标金字塔长程目标年目标季目标月目标周目标日目标Page 39 of 62日月光 GRP团队 时间管理 Rev B. 06/09/200212510080 64 48 3627181212020406
16、080100120140專案一專案二專案三專案四專案五專案六專案七專案八專案九專案十12510080 64 48 3627181212020406080100120140學習一學習二學習三學習四學習五學習六學習七學習八學習九學習十12510080 64 48 3627181212020406080100120140生活一生活二生活三生活四生活五生活六生活七生活八生活九生活十如何列管重要计划 将自己短中长期的计划 依工作,个人及生活这三 个主轴一一列举出来, 并 算出每个计划的效益. (如下一页所示) 在同一个时间点进行这 三个主轴的前3个项目 (项目件数依自己能力而 定,红线的右手边) 有项目结束之后下一个 项目就可以往左递补Page 40 of 62日月光
