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1、Network Optimization Expert Team广西经济管理干部学院 邱宗国2011年5月Network Optimization Expert Team课程介绍课程背景：p 在电子化時代，我们在企业内部大量用Email、文件、企划案、PPT作为沟 通的媒介，当文字沟通的机会逐渐大于其他形态沟通之时，出色的写作能 力已经成为职业人士一项必备的能力要求。p 写作，简单地說，就是用文字把心中的話说清楚、让人看得明白。但对许 多职业人士来说，这却是一件“上刀山、下油锅”的苦刑。Network Optimization Expert Team目 录公文写作的四道关10种常用文书的写作公
2、文管理的基本规范Network Optimization Expert Team 看文面：规范、和谐 看内容：言有物、言有序 看表达：语言规范 让人愿意看 让人容易看 让人看得懂我们需要：标准、规范，具有泓和品质的公文u掌握阅读者的思维习惯u遵照阅读者的思维习惯，做到u职业公文写作勇闯四关格式关文种关层次关 语言关Network Optimization Expert Team公文写作闯四关选择恰当文种合理安排结构遵守公文格式掌握语言特点Network Optimization Expert Team文件头 或眉首文件主 体文件尾 或版记第一关：格式关常见的三大格式问题 格式不统一 格式不规范
3、 版面不和谐007机密一年急 件Network Optimization Expert Team统一行文格式统一行文格式规范公文格式美化公文版式遵守公文格式u下行文格式 u上行文格式 u信函式格式 u会议纪要式Network Optimization Expert Team规范公文格式u 庄重醒目的发文机关标识 u 发文字号规范标注法 u 知晓秘密等级的标注 u 慎重标注紧急程度 u 用来区别文件个体的份数序号 u 发文必有及上行文必标的签发人u公文标题的三项式及其省略式 u主送机关标注要点 u附件与附件说明的关系u成文日期的确定原则 u加盖印章必须遵循的规则 u附注的两种内容u主题词的标引思
4、路 u确定与标注抄送机关的方法 u印发机关与印发日期的标注文件头或眉首文件主体文件尾或版记Network Optimization Expert Team美化公文版式u 文件标题字体用宋体二号；正文字体用仿宋三号；正文行间距用固定值28磅。u 公文标题文字力求准确、简要，除法规、规章名称和被批转、印发文件的标题加 书名号外，公文标题中间一般不用标点符号；批转、转发公文，标题应避免使用 重复用语和相同的公文种类。u 结构层次序数：第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“”、第 四层为“（1）”。u 引用公文，先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。如“根据 .关于.（泓和规字
5、20102号）”的引用。u 公文首页必须显示正文u 禁标“此页无正文” Network Optimization Expert Teaml公司要发文宣布某部门的经理任免事宜l公司要向下属各单位下发财务中心制定的资金审批制度l公司要发文表彰在公司成立十周年征文大赛活动中，获奖的个人和集体 。l为联系公司员工职业化写作能力培训一事，公司拟发向经干院行管系发 文，商谈有关事宜。想一想：以下情形发什么文？第二关：定位关 文心雕龙-“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”Network Optimization Expert Team 文种错用、乱用：表彰、批评决定、通知；批转、转发、印发通知 ；请批
6、函与请示批复等 文种自创：关于的请示报告；关于申请；关于的制度；关于的要求 请示、报告混用： 文种不对，导致报 告到领导办公室后， 遭遇“冷板凳” 请示一般一文一事， 一个主送机关常见文种错误Network Optimization Expert Teaml决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更 或撤消下级机关不适当的决定事项。l通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，一般用于登报 。l通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文， 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 l通报：适用于表彰先进、批评错误，
7、传达重要精神或者情况。l函：适用于平级、不相隶属机关或单位之间互相商洽工作、询问和答复问题 。发什么文:选择适当文种Network Optimization Expert Teaml 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级机 关的询问。l 请示：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级机 关的询问。关于订购客服部工作服的请示 l 批复：适用于答复下级机关的请示事项。要引用请示的文件标题和文号。关 于订购客服部工作服的批复 l 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。l 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。Network Optimiz
8、ation Expert Team“五要素三部分”的结构模式 1五要素： 依据公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等； 目的公文达到什么意图； 文种承启语以文种为动词的过渡性语言； 事项公文的具体内容，是公文的重点； 要求提出希望、要求。2三个部分：前言；主体；结尾。第三关：层次关注意开头：勿戴高帽设计文眼：标题三戒安排结尾：勿穿长靴Network Optimization Expert Team大家一起来改改函 胜利玩具厂：贵厂女工孙红与鄙厂宣传干事李四，是一对恩爱伴侣，两人苦于 相隔两地、鸳鸯分飞。双方感情受煎熬不说，还加重了家庭的负担， 年迈双亲随女方，缺人照料而苦不堪言，幼弱女儿随男
9、方，缺少母爱 而目不忍睹。这实在是现代生活的一幕悲剧！鉴于以上实际情况双方都曾多次提出，希望把两人调在一起，结 束这种牛郎织女的生活，以使一家团聚，合家欢乐。我们是社会主义 国家，工人是国家的主人，工人的疾苦就是我们的疾苦。从革命人道 主义出发，我们决定同意李四调往贵厂，或请你们同意孙红调往鄙厂 。两者任选其一，你们意下如何？向阳帆布厂 2008年10月29日第四关：语言关Network Optimization Expert Team1、语言特点：“一字入公文，九牛拔不出”l 准确：不夸张，客观反映，注意公文模糊语言、古词语、流行语的使用l 质朴：绝少雕饰，少用描写和抒情的手法l 简明：朱元
10、璋痛打茹太素故事的启示 2.公文术语： 称谓语。“我院”、“该单位”、“贵局” 起首语。“鉴于”、“兹决定” 引述语。“遵照”、“收悉”。 经办语。“经研究决定” 强调语。“务必”、“为盼” 期请语。“以期”、“希予支持”、“望即”、“拟请” 允辞语。“可否”、“准予照办”、“歉难同意” 结束语。“特此函告”、“特此通知”、“专此报告”、“妥否，请批示。”公文需要什么样的语言？Network Optimization Expert Team上行文平行文下行文请求语气严肃庄重, 但不盛气凌人谦虚语气注意行文语气Network Optimization Expert Team目 录公文写作的四道关
11、10种常用文书的写作公文管理的基本规范Network Optimization Expert Team通知概述通知适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公 文，传达要求下级机关办理和需要 有关单位周知或者执行的事项，任 免人员。通知的特点：广泛性和频繁性、时 效性和知照性、指示性和执行性。通知概述写作要点写作模板通知的种类：转文性通知、传达通知 、任免通知周知公务信息：通知的写作Network Optimization Expert Team大家一起来评评材料1：宏远公司关于举办“庆祝公司成立二十周年”征文大赛的通知 材料2：关于泓和公司十周年庆典征文大赛的通知 材料3：关于
12、武鸣明秀园2号专家楼维修的通知 材料4：关于开展内部竞聘的通知 常见的写作毛病： 标题事由概括不清晰 正文必须写得不严密，通知事项应当写得模糊，不 清楚，无法指导开展工作。Network Optimization Expert Team传达通知写作要点 标题要准确，使一目了然，便于 阅读理解和公文处理，提高办事效 率； 要准确及时，正文必须写得切 实可行，事项应当写得明确具体、 层次清楚周密。 无论你要说什么、写什么，都力 求一击必中。 什么叫把一件工作写清楚了？是因为你比别人更清楚。 通知语气要庄重、严肃。通知概述写作要点写作模板Network Optimization Expert Tea
13、mXXX批转（转发、印发）关于XXXX的意见（通报 、通知等）的通知XXX、XXX：XXX关于XXX的意见XXXX年X月X日( X发XXXXXX号)已经XXX同意，现转发给 你们，请认真遵照执行。XXX工作涉及面广、政策性强，XXX对 XXX（单位）XXX（事项）要给予支持和配合 ，对XX过程中发现的问题要按XX有关规定妥 善处理，以促进XXX（事情）安全、有效地进 行XXXXXXX二一年X月X日标 题主送机关通知缘由评价意义转文通知写作要点Network Optimization Expert Team关于召开XXXX会议的通知 XXXX：为了XXXXX，根据XXXXXXXXXXX XXXX
14、XXXXX，现将有关事项通知如下：一、会议内容：XXXX。二、会议时间：XXXX。三、会议地点：XXXX。四、参会人员：XXXX。五、其它事项：XXXX（讲话、稿子份数等 ）。特此通知 XXXXXXX（章）二一年X月X日标 题主送机关通知缘由与会事项（基本五大板块 ）固定结语日 期公章会议通知写作要点Network Optimization Expert Team通报概述适用范围：用于表彰先进、批评错 误、传达重要精神或者情况。通报的特点： 典型性（要精心选择和利用典型 人物、事件或情况）； 时效性（有通知和报导的新闻功 能）； 教育指导性（具有指导下级的教 育作用和意义）。通报概述写作要点写
15、作模板通报的种类：表彰通报；批评通报； 情况通报传达信息情况：通报写作Network Optimization Expert Team大家一起来评评材料1：关于半岛康城黄坡、周斌宗、巫家奕、罗露娟的通报表扬材料2：修改病文XXX关于XXXX的通报 XXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X（摆事实）XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXX（作评价） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X（发号召，提要求）特此通报 一难： 繁简得当二难： 中肯恰当三难： 针对性强 有感召力 通报写作三难：Network Optimization Expert TeamXXX关于XXXX的通报XXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX（摆事实）XXXXXXXXXXX（作评价）XXXXXXXXXX（发号召，提要求 ）特此通报XXXXXXX（章）二 XX年月日标 题主送机关通报内容结 束 语公章 签署日期表彰、批评通报写作要点Network Optimization Expert Team公司关于刘、罗在单位内斗殴的通报公司所属各单位：刘二与罗三是公司职工的职工。10月6日下午上班不久，工会干事刘二推
