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1、OmniFocus 教程OmniFocus 简介OmniFocus 用于帮您保存您打算处理的所有对象，无论是办公桌上马上就截止的一叠文书工作，还是车库里您打算某年进行雕刻的大理石雕塑。当然，您也可以使用纸张或普通的文本编辑应用程序来制作一个冗长的列表。但是，OmniFocus 会仔细巧妙地解读任务列表：它会为您显示眼下您需要注意的事项，以便让众多项目取得进展。它会记住您要推迟的项目、您认为重要却数周没有处理过的项目，以及如果不立即处理就可能会失败的项目。OmniFocus 特别酷的地方在于：一旦您熟悉它，就可以非常信任这个系统，因为任何资料都不会漏掉。它给您带来的好处是，您现在所做的事情正是您
2、眼下需要做的，您甚至根本就不需要做什么事情。 快速教学课程教学课程 1：创建项目教学课程 2：添加动作教学课程 3：创建和分配上下文教学课程 4：动作状态教学课程 5：使用视图栏教学课程 6：将对象放入收件箱教学课程 7：检查项目1教学课程 1：创建项目OmniFocus 的资源库中已经预先附带了几个项目。在本教学课程中，我们假设您已经看过并删除了这些项目，但是如果您愿意，也可以保留它们。请想出一些您正在做或想要开始做的、需要几个步骤才能完成的工作。在 OmniFocus 中，我们称之为项目。要创建项目，请点按蓝色工具条底部的加号按钮，并键入名称。您在工具条中创建的每个项目也会出现在主大纲中。
3、您可以创建几个不同的项目，来继续进行教学课程。教学课程 2：添加动作在主大纲中选择一个项目，然后按下 Return 键将动作添加到该项目。动作标题要尽量具体，应该可以一看到动作马上就准确地知道要做什么。连续按下 Return 键并键入名称，即可添加多个动作。您不需要马上就添加从现在到项目完成所需的每一个动作，以后可以随时添加新动作。2教学课程 3：创建和分配上下文“上下文”主要集中于 OmniFocus 帮助您找出下一步操作的方法：它们可表示完成某项内容所需的位置、工具或人员。OmniFocus 中包含的上下文可以让您了解其中的含义：您所创建的任何项目都可能包含在因“日常事务”外出时要做的事情
4、、“电话”通话、您“办公室”里要做的事情、要与“老板”交谈的事情，等等。通过点按工具栏中的“上下文”按钮切换到上下文模式：规划模式的蓝色工具条容纳的是项目，而上下文模式的紫色工具条容纳的是上下文。OmniFocus 已为您创建好几种上下文。点按工具条下面的加号按钮可以添加新的上下文，连按现有的上下文名称可对其进行更改。您可以根据需要为执行工作的各种位置和模式添加多种上下文：家庭、办公室、Mac、日常事务、电话，如此等等。以后在需要时还可以随时添加更多的上下文。现在，请通过点按工具栏中的“项目”图标返回到您的项目：打开每个“无上下文”动作的弹出式菜单，从您刚刚在上下文模式中看到的上下文中进行选择
5、，为每个动作分配一种上下文。3教学课程 4：动作状态您可能已经注意到有些动作的颜色与其他动作不同。动作的样式取决于动作的状态，以便让您了解动作是否可用。每个项目中的下一个动作颜色为紫色。这表示继续项目必须执行的动作。在顺序项目（也就是需要按顺序完成动作的项目）中，只有下一个动作被视为可用。其余动作为灰色，表示这些动作在您完成下一个动作之前不可用。如果您点按项目名称右侧的双箭头，将该项目更改为平行，就会看到下一个动作后面的动作都会变为黑色。因为您无需按照任何特定顺序来执行这些动作，所以它们都变为可用状态。教学课程 6：将对象放入收件箱当有新工作需要处理时，您不必去查找正确的项目、添加动作并分配上
6、下文。您可以暂时将新内容放入收件箱中。在工具栏中点按“收件箱”按钮。按下 Return 键来创建新的收件箱项。为该项键入描述性尽可能强的标题以供暂时使用。连续按下 Return 键来添加您想到的任何工作。就是这样。您可以根据需要在收件箱中添加多项信息，将收件箱用作一个资料容纳区域，用于存放那些尚未准备好完整添加到项目资源库中的内容。对于超快速的头脑风暴动作，可以尝试使用快速输入窗口。只要做好准备，就可以随时将这些项转换为适当的动作，为每个项分配项目和上下文，然后点按工具条中的“整理”按钮。这些项会移动到其所属位置。如果您想要将收件箱项转换为项目而不是动作，将其拖移到工具条中即可。4教学课程 7
7、：检查项目您应该定期检查项目，以确保其处于良好状态。此示例假设您使用 OmniFocus 已经有一段时间，时间长到足以让某些项目达到一周检查期。请从“透视”菜单选择“检查”（如果愿意，还有一个相应的按钮可供您添加到工具栏中）。在此视图中，剩余的项目会按照应进行检查的时间顺序进行分组。查看每个项目，确定其是否处于所需的状态。是否需要为其添加新动作？您是否仍计划执行该项目，还是应该将其状态更改为“暂停”？是否应放弃该项目，并将其状态更改为“已丢弃”？如果该项目已处于暂停状态，是否应该将其设置回“活跃”状态？如果您对所检查项目的状态感到满意，请从“编辑”菜单选择“标记为已检查”（也可以使用对应的工具
8、条按钮），然后继续检查下一个项目。对每个项目进行定期评估会对您大有助益：规划做得好，工作才出色。5使用 OmniFocus项目和动作：规划所需操作项目、动作和上下文的协作方式动作在 OmniFocus 中，动作表示您需要做的事情。在理想的情况下，动作是明确的工作块，其描述名称以明确的动词开头。如此一来，工作不必着急开始，也更加容易完成：例如，“将邮箱删除到回收站”和“组装书架”这样的动作，通常比模糊的“完成移入”的动作更易于进行。当然，您应该找到最适合自己的明确程度。当您创建并四处移动动作时，OmniFocus 会记录哪些动作可用、处于等待中或已完成。项目相关的动作会分组到项目中，项目表示具有
9、共同目标的一组动作。只要您要完成的工作需要不只一个动作（如“完成移入”或“发布小说”），就适合成为项目。然后，项目会组织到文件夹中，以记录更广泛的工作区域。单个动作列表一些动作（如“理发”）并不真正适合任何特定项目，它们只是您需要做的个别琐事。您可以将此类动作保存在单个动作列表中。这些列表类似于项目，但是将其中包含的动作视为彼此无关。上下文将上下文分配给每一个动作是很有用的（甚至对于某些人相当重要）。您可以将上下文简单地看作执行给定任务所需的位置或模式：只有在“电话”旁边才能打电话，只有在因“日常事务”外出时才能购买食品，只有在使用“Mac”时才能上网搞研究。仔细想想的话，几乎所有任务都需要处
10、于特定的上下文才能完成。您可以使用“项目”视图和“上下文”视图来查看动作，了解其所属的项目或需要的上下文。创建项目无论何时，只要您发现需要执行的操作多于一个步骤，就应该创建项目。要创建项目：请确保您在项目模式中；通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式：点按工具条底部的加号按钮。为新项目键入标题。6无论处于哪种显示模式，您都可以通过以下方式创建新项目：在工具条中点按“添加项目”按钮，从“文件”菜单选择“添加项目”，或者按 Command-Shift-N。OmniFocus 会自动切换到规划模式。将动作添加到项目如果您想到任何推动项目继续进行所需的动作，可以随时将其添加到项目。虽然大多
11、时候您可能要使用收件箱或快速输入窗口来添加动作，但当然您也可以直接将其添加到项目。要将动作添加到项目：请确保您在项目模式中；通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式：在工具条或在主大纲中，通过点按项目名称旁边的索引卡片图标来选择项目。或者，选择项目中已有的动作。按下 Return 键或在工具条中点按“添加动作”按钮，新动作会立即出现在所选项的旁边。为新动作键入名称。通过点按动作的项目符号并将其拖移到新位置，即可将动作在项目之间移动。通过将动作拖移到大纲或工具条的顶层，甚至可以将动作转换为项目。将文件和备注附加到动作和项目您可以使用动作或项目的备注区域来存储关于该项的额外信息或素材。在
12、选择一个动作或项目之后，点按该行最右端的备注图标 （或按下 Command-）。您可以在此区域中键入、粘贴或拖放纯文本、多信息文本、链接、图像或其他文件。再次点按备注图标，即可隐藏备注和附件。将文件附加到项的另一种方式是：选择该项，然后从“编辑”菜单选择“附加文件”。根据预设，OmniFocus 会创建附加文件的链接，而不会将文件添加到 OmniFocus 数据库。这样即可防止数据库发生不必要的增长（对进行数据同步尤为重要），不过如果您删除文件或将其放入 OmniFocus 找不到的地方，链接就会中断。要让 OmniFocus 将文件拷贝到数据库进行安全保存，请在拖放文件时按住 Option
13、键，或在“附加文件”对话框中选择“将文件嵌入文稿”。如果怀疑数据库中有某些不需要的附件，请检查附件列表。带有备注或附件的项将始终显示备注图标，而其他项仅会在被选定或鼠标指针放在其上时才会显示该图标。记录每个项目的下一个动作任何处于活跃状态的项目都会记录您尚未完成的下一个动作，并会为其设置不同于其他动作的样式：根据预设，下一个动作为紫色。这有助于确定应该如何继续推进项目。当您仅将注意力集中于后续动作时，可以将其他动作都隐藏起来。通过点按工具条中的图标来显示视图栏，然后从动作过滤弹出式菜单选择“下一个动作”：7对于需要按顺序执行动作的顺序项目，只有执行下一个动作，才能让项目继续。对于可以按照任何顺
14、序执行动作的平行项目，下一个动作只是列表中的第一个动作而已，它更像是一个提示，提醒您接下来您可能想要执行的动作。将项目设为顺序或平行某些项目中的动作可以按任何顺序完成，如在不同的商店中挑选物品，这种项目是平行项目。而有些项目则要求先完成一个动作之后再开始下一个动作，如构建“翼手龙纸模”，这种项目是顺序项目。在平行项目中，所有未完成动作都是可用的，“下一个动作”就是列表中的第一个动作。而在顺序项目中，只有下一个动作是可用的。无论项目为顺序 还是平行 ，在大纲中都通过项目行右侧的箭头对显示。要切换到其他类型，只需点按该图标。您还可以从检查器选择类型。如果您发现自己经常使用某种类型，可以在数据预置中
15、更改预设设置。使用组您可以分层组织项目中的动作。这样做有助于记录复杂的项目，还可以将动作划分为更小的动作而无需创建完全独立的项目。成组与项目一样分为平行或顺序。这意味着您可以将平行成组放在顺序项目的内部（反之亦然）以表示复杂的相关性。要为动作添加一些子动作，并借此将其转换为成组：选择一个动作充当新成组的父动作。从“编辑”“大纲”菜单选择“添加子项”，或按下 Command-。要为一些已有的动作创建成组：选择您要归入成组的所有动作。从“编辑”“大纲”菜单选择“成组”，或按下 Command-Option-L。您也可以通过缩进动作，来使其成为大纲中其紧前方动作的子动作：选择您想要缩进的动作，确保大
16、纲中有其他动作位于其前方。从“编辑”“大纲”菜单选择“缩进”，或按下 Command-，也可以点按项的一个句柄向右拖移。创建成组时，父动作将采用粗体样式。在上下文模式下，成组父动作以粗体显示，而动作不以粗体显示，根据这一点可区分成组与动作。如果您将动作成组标记为完成，也会将其所有子动作标记为完成。您甚至可以将成组嵌套在其他成组中，但您很快就发现这样做很可笑。如果一个项目中存在两个以上的分层，您就应该考虑将所有内容分为独立的项目。将项目组织到文件夹使用文件夹可以方便地整理项目，具体方式与在 Mac 上使用文件夹整理文件一样。例如，您可以为生活的方方面面创建文件夹：可以是“家庭”、“工作”、“健康”、“教育”、“娱乐”，甚至可以是“翼手龙纸模”。通过这种方式，当您集中精力处理某方面问题时，就可以在工具条中只展开该文件夹，或使用“聚焦”功能将其他文件夹完全隐藏起来。要创建文件夹：请确保您在项目模式中；通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式：8在工具条中，选择要在其上显示新文件夹的项。点按工具条下面的“添加文件夹”按钮。命名新文件夹
