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1、SAP 采购与库存的核算ERP 环境下的采购核算及其控制 存货作为企业的一种资产，在企业资产中占有相当比重，有的企业甚至在其流动资金中占了 7080%的比率。合理选择存货的计价方法对企业的财务状况、经营成果和现金流量会产生不同的影响。因此，企业对存货的管理成为企业管理中非常重要的工作重心之一。随着经济的快速发展，企业对存货的管理手段也在不断加强，技术也越来越先进。党的十六大报告中也指出：信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条科技含量高、经济效益好、资源消耗低、环境污染少、人力资源优势得到充分发挥的新型工业化路子。很多大型的企业随着企业
2、的不断发展，也逐渐从手工或小型的物资或库存管理信息系统（MIS）转向集成的企业信息化来管理企业。 ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划/规划）是集成了企业采购、库存、生产制造、销售、财务成本、人力资源、资产、质量、资金、项目投资管理等在内的企业管理信息系统。与传统的存货管理和财务软件核算上，ERP 环境下存货的管理出现了一些新的变化，这种变化不仅对于企业对存货的管理是重要的，另一方面对于会计师审计存货也是具有重要意义的。ERP 系统的重要特点之一就是高度的集成性和数据的共享。在高度集成的 ERP 环境下，大多数和库存相关的财务核算都是由系统在业务发生时
3、自动产生的，而不再需要财务单独计帐完成。 由于 ERP 环境下的存货管理出现了这些新的特点，因此有必要弄清楚 ERP 系统中的物流及资金流的情况以加强存货管理控制。ERP 系统中的存货计价一般都支持计划/标准价、移动平均价、先进先出法和后进先出法等。这里主要介绍 ERP 系统中最典型也时最常使用的两种计价方法：标准成本和移动平均价。本文将以 ERP 软件中的市场领先者SAP R/3 企业管理软件为例进行介绍采购过程中的成本核算及其控制点。1、标准成本法 在 ERP 环境下，对于存货的采购通常包含两个步骤：采购收货和发票校验。当采购收货和发票校验完成后都会在系统中自动生成相应的会计凭证。但自动记
4、帐的科目和金额由于存货计价方法不同和收货与收发票的顺序不同而不同。 在标准成本法下，采购价与计划/标准价之间的价差直接计入“价差”科目。这里的价差不仅包括计划/标准价与采购价的差异，还包括发票校验时采购价和发票价格的差异。 1.1 先收货后收发票 在标准成本法下，当先收货时，系统将计划/标准价与采购定单价格的差异计入“采购价差”科目，以计划/标准价更新存货的价值。对方科目则计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目，反映“应付暂估”的金额；当收到发票时，若发票价格和采购定单之间存在差异则把该差异也直接计入“采购价差”科目。 现举例说明： 标准成本或初始移动加权平均价：1.1 元/件 初始存货数量
5、：100 件 采购价：1.3 元/件 采购数量：100 件 收货：收货数量：100 件 发票：1.2 元/件 发票数量：100 件 自动产生相应的会计分录如下： 收货时： 借：存货 110 借：采购价差20 贷：收货/收发票 130 发票校验时： 借：收货/收发票 130 贷：采购价差10 贷：应付帐款供应商明细 120 此时该存货数量、金额及成本变化如表 1 所示： 表 1：存货数量、金额及成本变化 （标准成本法先收货后收发票） 时点 数量 金额 标准成本初始时 100 件 110 元 1.1 元/件收货后 200 件 220 元 1.1 元/件发票校验后 200 件 220 元 1.1 元
6、/件1.2 先收发票后收货 在有些企业存在先收到发票而后收货的情况，标准成本法下，其会计核算与先收货后收发票的情况类似，这里不再赘述，只给出相应的结果。 沿用上述例子数据，先收发票后收货，自动产生相应的会计分录如下： 发票校验时： 借：收货/收发票 120 贷：应付帐款供应商明细 120 由于收发票早于收货，此时按发票金额计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目。 收货时： 借：存货110 借：采购价差10 贷：收货/收发票120 此时该存货数量、金额及成本变化如表 2 所示： 表 2：存货数量、金额及成本变化 （标准成本法先收发票后收货） 时点 数量 金额 标准成本初始时 100 件 110
7、 元 1.1 元/件发票校验时 100 件 110 元 1.1 元/件收货后 200 件 220 元 1.1 元/件2、移动（加权）平均法 由于 ERP 系统采用先进的计算机技术，使存货的移动加权平均成为可能，在大多数情况下，使用移动加权平均法对存货计价更贴近存货的实际成本。因此，在很多企业实施 ERP 的过程中选择移动加权平均法对存货进行核算计价。 2.1 先收货后收发票（库存充足） 在移动加权平均法下，企业也存在收到发票时，实际的库存已小于发票数量的情况，因此对于库存是否充足（相对收发票时存货的数量）会直接影响到计入存货科目的金额大小。 与标准成本法不同，在移动加权平均法下，当先收货时，系
8、统将直接按采购定单价格计入存货价值；收发票时的价差，如果库存充足，既库存数量大于发票数量，则直接更新库存价值。相应的对方科目也是计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目。 仍然沿用上述例子数据，自动产生相应的会计分录如下： 收货时： 借：存货130 贷：收货/收发票 130 发票校验时： 借：收货/收发票 130 贷：存货10 贷：应付帐款供应商明细 120 此时该存货数量、金额及成本变化如表 3 所示： 表 3：存货数量、金额及成本变化 （移动加权平均法先收货后收发票，库存充足） 时点 数量 金额 移动平均价初始时 100 件 110 元 1.10 元/件收货后 200 件 240 元 1.
9、20 元/件发票校验后 200 件 230 元 1.15 元/件2.2 先收货后收发票（库存不足） 当收货后，在收发票时如果库存不足，既库存数量小于发票数量，则收发票时的价差，系统通常会将差异金额在“存货”和“采购价差”科目上按比例分摊。 仍然沿用上述例子数据，收货后收发票前领用 120 件，自动产生相应的会计分录如下： 收货时： 借：存货 130 贷：收货/收发票 130 领用时： 借：生产成本/费用消耗144 贷：存货144 发票校验时： 借：收货/收发票 130 贷：存货 8 贷：采购价差2 贷：应付帐款供应商明细 120 由于收发票时库存数量小于发票数量，因此收发票时的价差，在“存货”
10、和“采购价差”科目上按比例分摊，其中： “采购价差”科目所分摊差异 =总差异*（发票数量-当前库存数量）/发票数量 =（130-120）*100-（100+100-120）/100 =10*20/100 =2 “存货”科目应分摊的差异 =总差异*当前库存数量/发票数量 =（130-120）*（100+100-120）/100 =10*80/100 =8 此时该存货数量、金额及成本变化如表 4 所示： 表 4：存货数量、金额及成本变化 （移动加权平均法先收货后收发票，库存不足） 时点 数量 金额 移动平均价初始时 100 件 110 元 1.10 元/件收货后 200 件 240 元 1.20
11、元/件领用后 80 件 96 元 1.20 元/件发票校验后 80 件 88 元 1.10 元/件2.3 先收货后收发票（收货时为负库存） 在移动加权平均价法下，对于先收货后收发票还存在一种特殊情况，即在收货时库存不足，帐面库存已小于零。实际业务当中也的确存在这样的情况而并不一定是帐实不符。例如，在某些石油天然气行业，由于存货如油品随自然条件如气温不同而使测量结果不完全相同，而这种差异也存在于合理范围之内，就可能存在帐面已经为负而实际存货尚可发货，即负库存的情况。当然原则上不应出现负库存的情况，但在极特殊的条件下也在情理之中。在这种情况下收货时，系统不完全将直接按采购定单价格计入存货价值，而是
12、将负库存数量与采购价和移动平均价间所得差额计入“采购价差”科目。 仍然沿用上述例子数据，收货前领用 120 件，自动产生相应的会计分录如下： 领用时： 借：生产成本/费用消耗132 贷：存货132 收货时： 借：存货126 借：采购价差4 贷：收货/收发票130 其中： 采购价差 =|（定单价格-移动平均价格）|*负库存数量 =|（1.30-1.10）|*20 =4 （对于定单价格存货数量）时： 借：收货/收发票 130 贷：存货8 贷：采购价差2 贷：应付帐款供应商明细 120 其中： “采购价差”科目所分摊差异 =总差异*（发票数量-当前库存数量）/发票数量 =（130-120）*100-
13、（100-120+100）/100 =10*20/100 =2 “存货”科目应分摊的差异 =总差异*当前库存数量/发票数量 =（130-120）*（100-120+100）/100 =10*80/100 =8 另外，如果此时发票校验时也是负库存，则差异全部直接记入“采购价差”科目。实际上，此时“采购价差”科目所分摊差异 =总差异*（发票数量-当前库存数量）/发票数量 =（130-120）*100-0/100（负库存时当前库存视为“0”） =10*100/100 =10 存货数量、金额及成本变化如表 5 所示： 表 5：存货数量、金额及成本变化 （移动加权平均法先收货后收发票，收货时负库存） 时
14、点 数量 金额 移动平均价初始时 100 件 110 元 1.10 元/件领用后 -20 件 -22 元 1.10 元/件收货后 80 件 104 元 1.30 元/件发票校验后 80 件 96 元 1.20 元/件2.4 先收发票后收货 在移动加权平均法下，如果收发票早于收发票，则收发票时按发票金额计入“收货/收发票”中间过渡待清帐科目，而收货时按发票金额更新“存货”价值。 仍然沿用上述例子数据，先收发票后收货，自动产生相应的会计分录如下： 发票校验时： 借：收货/收发票 120 贷：应付帐款供应商明细 120 由于收发票早于收货，此时按发票金额计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目。 收货时： 借：存货 120 贷：收货/收发票120 在移动加权平均价法下，对于先收发票后收货时如果收货时为负库存，则此时“采购价差”科目所分摊金额的原则与先收货后收发票的负库存处理一样。此时该存货数量、金额及成本变化如表 6 所示： 表 6：存货数量、金额及成本变化 （移动加权平均法先收发票后收货） 时点 数量 金额 移动平均价初始时 100 件 110 元 1.10 元/件发票校
