文思BUBI报销制度介绍 2012-3-1

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1、BUBI报销制度 Start Here 运营管理部 王梦蕊 线上报销线上报销 属地原则、必须挂靠项目、 审批链接 线下报销线下报销 供应商采购付款、无法线 上填报单据 制度分享 之二 报销类型报销类型 差旅报销、通讯费报销、 交通费报销等 BUBI报销制度 1 线下报销 供应商采购付款-包括租房、履约保证金、投标保证金 【1】付给第三方供应商的借款申请及审批： 【2】付给第三方供应商的借款：收款人只能是对应的供应商。 【3】项目组借款，由项目经理统一借支。 【4】项目组租房可由各平台行政管理部出面签约、付款。 报销单据日期早于报销人入职日期，无法在ERP上填报的单据。 提交付款申领单 主管经理

2、、总监、SVP及 Stanley zhou审批 办理款项借支 2 线上报销 总体原则 【1】遵守属地原则，不得异地借款、报销； 【2】所有费用须挂靠项目； 售前支持费用统一归并售前项目，挂靠不同的任务，使用范围为销售人员及售前支持人员。 行政管理费用挂靠”BUBI行政管理”项目（项目ID：40004837），费用承担部门为个人 归属部门。包括：额度内交通费、通讯费、部门管理及活动费用。 交付类实施项目的费用：归并各自项目费用中，费用承担部门为对应项目的归属部门， 而非费用填报人员的归属部门。 该项费用报销应确保有项目预算且预算尚有余额可用，方能流转审批。 一份报销中的所有费用应归属同一项目；不

3、同项目的费用报销需要分别创建不同的费用报告。 【4】报销费用明细粒度：一笔费用对应一条明细 单笔超过￥1000 以上的报销单，除交通限额费用外，其他均需要先征得 直属领导和总监以上级别人员同意后，才能提交报销。 BUBI报销制度 【3】费用归集到项目： 3 线上报销 ERP线上报销审批链： BUBI报销制度 项目助理 超过5000元 项目经理 员工归属 主管 项目归属 部门经理 项目归属 部门总监 BUBI VP 集团CAO 4 差旅报销 通讯费报销 项目组费用 报销 交通费报销 招待费报销 报销类型报销类型 报销类型 BUBI报销制度 差旅报销 通讯费报销 交通费报销 招待费报销 项目组费

4、用报销 差旅报销 通讯费报销 项目组费用 报销 交通费报销 招待费报销 报销类型报销类型 BUBI报销制度 报销类型 5 招待费报销 交通费报销 通讯费报销 项目组费用 报销 通讯费报销 交通费报销 招待费报销 项目组费用 报销 差旅报销 BUBI报销制度 注意事项： 【1】“先申请，审批通过后方可出差”，不允许后补出差申请。 【2】“先预算，后支出”：所报销费用应确保存在差旅预算中，才能进行差旅报销。 【3】报销时需要的凭证： 每月提交出差补贴报销时需提供： 【4】 涉及到“跨月”的差旅，可以按月提交出差补贴。 差旅审批授权、差旅凭证（火车票、登机牌等）、 住宿清单、相应的发票。 财务会根据

5、往返的差旅凭证原件核对该次差旅所产生的出差补贴。 去程差旅凭证；（第一次为原件，后续为复印件） 差旅授权凭证； 回程差旅凭证原件。 差旅结束后注明： “此次差旅结束” 报销类型 5 招待费报销 交通费报销 通讯费报销 项目组费用 报销 通讯费报销 交通费报销 招待费报销 项目组费用 报销 差旅报销 BUBI报销制度 交通工具的选择： 单程在12 小时以内（含）能够到达目的地的，应乘坐火车硬卧； 【注：特殊情况须乘坐飞机，需要总监及以上领导特批】 需要在出差申请时特别说明； 乘坐火车： 乘坐飞机： 火车单程超过12 小时才能到达目的地的出差； 自驾出差： 可报销费用包括出差过程中因处理公事所产生

6、的路桥费、汽油费、停车费。 其中： 停车费需要注明停车费产生原因。 汽油费=汽车行驶里程（公里数）/100*11（每100公里油耗）*8元/ 升（其中包含车损补偿）； 报销类型 6 招待费报销 交通费报销 通讯费报销 项目组费用 报销 通讯费报销 交通费报销 招待费报销 项目组费用 报销 差旅报销 BUBI报销制度 住宿准则： 【1】优先选择协议酒店：推荐等级依次为： 超出住宿标准部分员工自理； 同性出差，两人应住一间； 酒店开具住宿发票、住宿清单。 【2】如无协议酒店，则参考住宿标准为： 注意事项： 报销类型 7 招待费报销 交通费报销 通讯费报销 项目组费用 报销 通讯费报销 交通费报销

7、招待费报销 项目组费用 报销 差旅报销 BUBI报销制度 出差补贴： 上述补贴中包含了伙食、交通（除往返交通站点的费用）和通讯补贴； 实习生出差享受同等差补。 往返交通站点的交通费： 可报销的限额为150 元/人，应与车船机票同天的交通票据，实报实销； 一次前往多地，每增加一个出差地点，报销限额增加50 元/人。 总监及以上人员出差的住宿费、交通费、伙食费采取实报实销的方 式，不再享有出差补贴。 每人每天80 元： 北京、上海、广州、深圳四个城市； 每人每天70 元： 每人每天50 元： 除上述四个城市外的其它城市； 选择自驾出行。 报销类型 8 9 通讯费报销 差旅报销 差旅报销 招待费报销

8、 交通费报销 项目组费用 报销 BUBI报销制度 额度内报销 【1】员工身兼多职者，从高适用限额，不得重复使用限额； 【2】按月提交，并且最迟在次月末提交报销，逾期作废。 【3】额度标准如下： 通讯费报销说明： 【1】只能报销登记在BUBI通讯录上的移动型电话号码； 【2】双线控制：职级限额内实际发生金额70%报销，超出自理； 【3】报销票据应为移动电话的月结话费发票； 如：使用充值卡发票，需要打印话费清单作为报销附件。 【4】ERP报销时需要注明明细。 如： 2011年12月手机通讯费额度内报销：200*0.7 =140元 报销类型 10 通讯费报销 差旅报销 通讯费报销 招待费报销 项目组

9、费用 报销 交通费报销 BUBI报销制度 限额内报销说明： 【1】可报销的交通费票据范围： 【2】限额交通费发票要求： 【3】如有多种发票混报，费用类型为【市内交通费-其他】， 明细里注明：20*年*月交通限额报销，发票张数。 按照当月实际发生的在部门预算或项目预算内实报实销（的士票，公交票，地铁 票），说明因公乘坐出租车的时间，事由，起点，终点等信息供审批人查阅。 一次出租车费用一条费用明细，该次行程中所发生的过桥过路费、燃油费等都 可以放在一起。描述中注明：起点、终点、事由、发票张数。 上海交通充值定额发票下方因注明了“仅限个人使用”的字样，故财务不接受此类发票。 包括出租车票、地铁票、公

10、交车票、公交IC 卡充值发票、 油费、加油卡充值费、停车费及过路过桥费；其他车辆 费用如维修费等不得报销。 必须为当月的市内交通费（发票日期在本月内的交通费）， 不得使用其他月份的交通费报销限额替报。 无报销限额说明： 报销类型 交通费报销 招待费报销 交通费报销 通讯费报销 差旅报销 项目组费用 报销 BUBI报销制度 业务招待费： 限额说明： 【1】餐饮娱乐及旅游类接待不得超过人民币1,800.00 元/人次； 【2】馈赠礼品的单价不得超过人民币1,800.00 元； 【4】如赠送多人，应分别按照单张金额小于人民币1,800.00 元的金额开具发票。 招待费明细里必须说明：招待时间、对象、

11、人数、事由等。 定义 是指对外的各类接待，包括餐饮娱乐、礼品馈赠及出访、旅游等。 【3】每人次馈赠的总额不得超过人民币1,800.00 元； 报销类型 11 仅销售人员和技术总监以上级别可报销招待费用。 招待费报销 项目组费用 报销 交通费报销 招待费报销 通讯费报销 差旅报销 BUBI报销制度 项目组成员享受以下福利： 项目活动费 项目餐费 额度：为项目成员每人月150 元； 管理人：由项目经理统一管理支配。 【1】客户处开发才享受本福利，每工作人天有20 元的工作餐补助； 【2】根据项目经理每周上报工时计算，按自然月以工资异动的形式发放； 【3】出差人员不再享受餐补。 仅为项目实施阶段享受

12、本福利； 在预算额度内发生的费用统一由项目经理凭票实报实销； 报销发票必须是实施阶段的发票； 不足1人月的，按实际折算的人月预算。 报销类型 12 招待费报销 项目组费用 报销 交通费报销 通讯费报销 差旅报销 BUBI报销制度 租房费用报销 要求：出差超过3个月（含3个月）的项目应租房； 租房费用包括： 【1】租房租金、取暖费和物业管理费上限指导如下： 【2】租房水电费、网络宽带费用（含初装费）费用上限指导如下： 【3】如需采购物品，则仅限于被单被套等床上用品费用上限指导为400 元/床 租房租金、取暖费、物业管理费、水电费、网络宽带费、 购置床上用品费用，不报销出租房内的固定电话费。 费用

13、指导： 报销类型 13 BUBI报销制度 答疑汇总 15 1、ERP线上报销的地址是多少？ https:/ 2、ERP的用户ID与密码是什么？ 用户用户ID为文思邮箱前缀，密码为邮箱密码。为文思邮箱前缀，密码为邮箱密码。 3、为什么第一次上ERP，显示不了报销相关字段？ 首次登陆首次登陆ERP后，系统不能检索个人信息，需要先进行个人信息维护，如后，系统不能检索个人信息，需要先进行个人信息维护，如 下图所示。信息维护后，系统才会建立此账户，次日登陆时会正常显示。下图所示。信息维护后，系统才会建立此账户，次日登陆时会正常显示。 4、交财务的报告单与发票怎么贴？ 第一张：费用报告单；第一张：费用报告

14、单； 第二张：差旅授权单（没有差旅报销者此张省略）；第二张：差旅授权单（没有差旅报销者此张省略）； 第三张：第三张：A4白纸贴发票。白纸贴发票。 BUBI报销制度 答疑汇总（续） 16 5、怎么查询已经提交的报销单？ 差旅和费用中心差旅和费用中心 费用报告费用报告 其他其他2项项 查看（然后直接搜索即可）。查看（然后直接搜索即可）。 6、报销单被退回时需要在哪里更改？ 差旅和费用中心差旅和费用中心费用报告费用报告修改（然后直接搜索即可）。修改（然后直接搜索即可）。 7、报销单审批结束后有邮件通知吗？ 没有，需要自己上没有，需要自己上ERP查看查看 8、为什么报告中审批链中的人都已经审批通过，此张报告单还显示正在流程中呢？ 财务审核单据后整个报销流程才会结束。财务审核单据后整个报销流程才会结束。 9、审批结束后，应该在哪打印报告单？ 差旅和费用中心差旅和费用中心 费用报告费用报告 打印（直接搜索）打印（直接搜索） 可以搜索到的可以搜索到的 报告就证明审批链上的流程已结束，可以打印后交财务了。报告就证明审批链上的流程已结束，可以打印后交财务了。 Thank You! BUBI报销制度 运营管理部 王梦蕊 线上报销线上报销 属地原则、必须挂靠项目、 审批链接 线下报销线下报销 供应商采购付款、无法线 上填报单据 报销类型报销类型 差旅报销、通讯费报销、 交通费报销等