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1、 换 位 思 考 在 教 学 秘 书 教 学 管 理 中 的 应 用 邱 云 贞 ( 南通大学电子信息学院, 江苏 南通 2 2 6 0 1 9 ) 摘 要:高校教学秘书处于学校教务管理部 门与基层教学单位之间, 协调着领导、 教务处各部 门、 教师、 学生之间的各种 关系, 教学秘书只有真正明确换位思考的意义, 并在工作中应用好换位思考, 才能更好地履行其职责, 提 高工作效率, 促使高 校教学管理水平上到一个新 台阶。 关键词 : 换位思考 教 学秘书 教学管理 所谓换位思考 , 是相对于本位思考而言的, 是跳出平常 所处的环境 , 换一个角度对某件事情进行审思, 也就是设身 处地 、 将
2、心比心, 从对方的角度想问题 、 办事情。换位思考不 仅是一种与人打交道的高超艺术 ,而且是一种充满科学和 理性的思维方法, 它注重通过巧妙的角色互换, 促进人与人 之 间的沟通 。作 为一种先进 的管理理念 和有效 的管理 手段 , 换位思考以诚信为基础 , 以沟通为桥梁 , 一直被人们广泛 地应用于各个行业和领域。在高校教学管理中实行换位思 考 可具体分为教学秘书与领导之 间、 教学秘书与教师之 间、 教学秘书与学生之间的换位思考 , 还包括与教务处各 部 门之间的换位思考 这不仅是适应民主决策和科学管理 的辅助手段 , 还是教学秘书与服务对象意见不一致时采用 的一种很好的心理调节方式 更
3、是换位 的主体间实现沟通 交流的重要方式 , 有助于教学管理工作 的顺利开展和各项 政策的实施。 一、在教学管理中提倡换位思考的必要性 1 有利 于教 学管理 中各种规 章制度 的制 定和运作 一方面 , 领导作为管理者 , 由于看问题角度不同, 往往 忽略了处于执行位置的教学秘书的想法、 处境与困难。另一 方面教学秘书常常觉得院领导不理解 自己。或时常听到领 导讨论如何让教学秘书努力工作,却很少听到领导认真研 究如何提高秘书工作效率 , 包括工作的引导、 资源的支持 、 服务的提供及生活的关心。这种情况会造成上下级相互不 满甚至积怨 , 对上级来说不利于教学管理工作的开展, 甚至 各项规章制
4、度的实施 ;对下级来说也会极大地打击其工作 的热情和积极性。如果处在不同层面的双方能换位思考 即 上级能体会到下属的所感所想 ,在平时的工作生活中给予 更多的关心并积极采纳接受下属的意见和建议 :而下属也 能理解上级, 进而支持并积极配合上级的工作 , 就能共同推 进教学管理工作的顺利运作。 2 有利于营造团结和谐的教学管理工作氛围 教学秘书是联系领导、 教务处各部门的枢纽, 在上级与 平级、 领导与群众的多维关系中, 是上情下达、 下情上传、 沟 通情况的载体。他们需要处理好上下级关系, 沟通联络平衡 左右关系, 协调领导 、 部 门之间的关系 , 必须具有很强的沟 通和协调能力。换位思考的
5、方法可以营造一种宽松和谐的 氛 围 , 有利 于进行 有 效 的 管 理 沟通 , 在 沟通 中通 过换 位 思 考, 可以相互 了解 、 相互尊重 , 建立信任关系。换位思考 的 最大好处就是你能理解对方所处 的实际情况 发 自内心地 为对方着想 , 让对方感觉到 自己受到了尊重。当二级学院 的教学秘书与教务处等职能部门产生误解时, 如果相关部 门及人员都能积极地站在对方 的立场上设身处地考虑 问 题, 这样 , 各部门之间的误解 、 矛盾大都可迎刃而解 。这时 换位思考就成了沟通的润滑剂 在教学管理中就可 以取得 较好 成效 。 3 有助于形成以教师和学生为中心的服务理念 高等教育的中心任
6、务是培养合格优质 的人才,这决定 了教育的一切工作必须以教学为中心展开 教学管理人员 的工作必须紧紧围绕教学这个 中心 , 努力做好为领导服务 、 为教师 服务 、为 学生服 务 而 教学 秘书服 务 的中心则 是教 师、 学生。但由于教学秘书工作涉及面广 工作内容比较繁 琐, 工作责任心强 、 压力大, 长期以来身心比较疲惫 , 遇事容 易急躁。若教师和学生能站在教学秘书的立场上给予理解 和支持 , 就能尽心尽力完成 自己的本职工作 : 教学秘书能站 在教师和学生的角度考虑问题 , 体会教师工作的艰辛 、 学生 求学的困难,就能心态平和地为教师和学生提供更好的服 务。这样 , 教学秘书与教师
7、及学生之间的换位思考就可以增 进双方的相互理解 , 促进双方关系的良好发展 , 进而促使教 学秘书为教师、 学生提供更优质的服务 从而达到“ 优质贴 心服务 , 满 意促进服务 ” 的良性循 环 。 二、 换位思 考在教学 管理 中的具体 做法 1 与 领 导之 间的换位 思考 学 院各 级领 导应 该 主动 从各 方 面 了解 自己的下级 。 如 能力 、 特长、 性格、 爱好等 , 根据个人的不同情况 , 尽量安排比 较适合的岗位与工作 , 帮助他们制定合理 的职业规划 , 提供 发展机会 ; 工作中要注意缓解下级的工作压力 , 及时发现并 帮助解决工作中的困难 , 重视他们提出的意见与建
8、议 , 充分 尊重他们的想法 , 强调他们的重要性 , 使他们作 出的贡献得 一1 71 到回报。教学秘书作为学院各项事务的直接处理者, 对于院 领导制定的各种制度、 分配的各种任务, 不应只考虑 自己的 利益 , 应该站在院领导的角度考虑, 从大局出发 , 保证教学 管理工作的顺利开展。 2 与教务处各部门的换位思考 所有执行的教学管理政策都是学校制定并下发 的, 二 级学院教学管理很重要的一点就是将学校的教学管理政策 传达给每位教师,并负责在 日常的教学管理工作中予 以贯 彻。为了不断完善管理制度 。 还应及时将教师和学生对学校 教学管理政策的意见和建议反馈到学校教务处。使管理政 策更能够
9、适应一线教学与管理。积极配合学校督导组对学 院各项教学工作进行检查等。教学秘书的工作特点决定了 除了要以教学为中心 。为领导 、教师和学生提供好服务之 外 另外一项重要的工作就是协调好上下关系及横向关系 和内部事务关系。 俗话说 : “ 金无足赤, 人无完人” , 在工作中, 上下级之间、同事之间及老师与学生之间难免有产生误解 的时候, 此时我们应学会换位思考, 多从自身查找问题。 3 与 教师之间的换位思考 按照学校的管理模式 。专业教师主要 由各学院进行管 理 这使得二级学院教学管理工作直接面向所在学院的教 师。具体按照学校相关规章制度对教学工作进行管理 , 保障 教学有序地开展。 比如安
10、排教学任务、 排课、 调课、 补课、 组织 教学检查并及时反馈学生意见 、宣传和贯彻学校相关管理 政策、 安排监考并督促成绩及时录入等。在这些环节中如果 有个别教师的任务完成得不够好 教学秘书首先要 以服务 者的角色出发 , 主动跟教师沟通了解具体情况, 为教师做好 服务 , 帮助他们解决困难, 从而更好地完成相关的教学管理 工作。 4 与学生之间的换位思考 二级学院面向学生的教学管理工作概括起来有:每年 的报到注册 ;上学期课程的补考及安排;重修课程报名确 认 ; 四 、 六级和计算机等级考试报名; 选修课报名及指导; 转 专业报名 ; 学籍管理; 课表的排定 ; 考试手续的办理 ; 毕业生
11、 毕业资格及学位资格的审查 ;毕业设计管理等多项基本的 教学管理工作。其繁琐性可想而知。 但教学秘书不能只想到 烦 而要充分认识到 自己工作的重要性, 并时刻以饱满的热 情对待 自己的工作。在工作中要把 自己定位为服务者而不 是管理者, 尊重学生 、 理解学生、 关心学生、 爱护学生、 造就学 生, 把学生当成学校最重要的资源。这样 , 服务内容、 服务方 式、 服务制度、 服务流程等就可以更多地从学生的的角度考 虑 ,教学秘书与学生的关系也就脱离了冰冷的管理和被管 理的关系, 从而转化成为一种友好和谐的关系。在与学生的 交往中, 通过换位思考 , 理解学生, 帮助学生, 尊重每个学生 的权利
12、 , 教学秘书就会变得宽容、 善解人意, 服务也由此变 成了快乐的事: 另外真诚热心的服务和体贴人微的帮助能 换来学生的信任与理解,他们会更好地服从并配合教学秘 书的管理。 进而大大提高教学秘书的工作效率。 三、 换位思 考应 注意的 问题 首先 我们要认识到平等和尊重是换位思考的前提 , 上 级管理者应主动放下架子 ,将 自己与下属及被管理者放在 平等的地位, 对他们给予充分的尊重 , 这样才能使换位思考 发挥作用 , 使工作能够顺利开展 。其次 。 换位思考只宜律己 不宜律他, 教学秘书要想工作能够顺利开展, 就要换位思考 , 多从对方的角度考虑问题 , 多为对方着想。 而不能强制要求 对
13、方也站在 自己的角度考虑问题 , 这样 , 换位思考的作用才 能更好地发挥。再次, 换位思考强调的是潜移默化的效果 , 其实质上是人本管理的表现。通过潜移默化而非规章制度 树立“ 人人为我、 我为人人” 的观念 。这就要求换位思考深入 人心 , 落实每个人的日常行为中, 进而形成管理上的良性循 环 , 促进教学管理工作的顺利开展。最后 , 换位思考要想在 教学管理中取得成效 , 就必须长期倡导与坚持, 一遇困难就 放弃是不能达到 目的的。换位思考的实施尤其需要各级领 导带头实施。只有领导身体力行, 长期坚持, 将 自己树立成 榜样, 带动大家逐渐形成乐于换位思考的风气 , 才能更好地 提高教学管理水平。 四、 结语 总之 换位思考是一种有效的管理策略 它反映了以人 为本的管理理念。不管在工作中碰到什么问题 、 发生什么不 愉快的事情 处于不同角色的管理人员如果能善用换位思 考策略反思 自己, 心情就会豁然开朗 许多问题也会迎刃而 解。教学秘书也就能更好地履行职责 , 提高工作效率 , 从而 促使高校教学管理水平上到一个新台阶。 参考文献: 1 林 明日 论高校二级学院教学秘书换位思考能力的 培养 J 学理论, 2 0 1 1 , ( 2 6 ) 1 7 2