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1、1 交通视频会议系统管理办法交通视频会议系统管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条 为进一步加强交通视频会议系统的管理，保障视频会议系统的稳定、高效、安全运行，规范视频会议申请、审批，保证视频会议的顺利召开，特制定本办法。 第二条 交通视频会议系统由部机关主节点，各省、自治区、直辖市、新疆生产建设兵团、计划单列市交通运输厅（局、委），上海市、天津市交通运输和港口管理局，天津市市政公路管理局，部海事局、救捞局，长江、珠江航务管理局，中国船级社等分节点单位的视频会议系统共同组成。 第三条 视频会议是改进会风，提高效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各单位应积极利用交通视频会议系统组织召开会议
2、、培训、讲座等，充分发挥其效能。 第四条 职责分工。 （一）办公厅负责视频会议计划管理，审核汇总视频会议计划；计划外的视频会议按规定报批。 （二）科技司负责组织制定有关技术标准和规范，监督指导交通视频会议系统管理。 2 （三）中国交通通信信息中心（以下简称“中心”）受部委托，负责视频会议系统管理、技术保障和运行维护。 （四）会议主办单位负责提出视频会议会务工作要求，组织相关人员参加会议，并根据工作安排，于每年年底前提出下一年视频会议计划，交办公厅审核汇总。 （五）视频会议系统分节点单位负责按照国家和部有关标准规范要求，开展分节点视频会议系统的建设、管理、运行、调试等。 第五条 各节点单位应保障
3、视频会议系统设备（包括应急车、船上的移动视频会议设备）完好、运行可靠，关键设备应配臵备件，并确保必要的建设、运维经费投入。 第二章第二章 会议申请和审批会议申请和审批 第六条 部机关视频会议纳入会议计划进行管理，严格审批。 第七条 已纳入计划内的视频会议不再经办公厅审批。计划外视频会议须按以下程序审批、备案： 以部名义召开的视频会议，须经办公厅核准后，报部领导批准；以司局名义召开的视频会议，须经司局主管领导审核后，报办公厅批准；部海事局、救捞局、搜救中心利用部机关视频会议系统召开视频会议时，须经单位主要领导审核后，报办公厅批准。 3 遇有应急突发事件需临时召开的视频会议，须经会议主办单位主要领
4、导审批同意，会后注明原因报办公厅备案。 第八条 交通视频会议申请办理程序： （一）会议主办单位通过部机关内网预订视频会议室，预订时间应包括会议召开时间和会前 1 个工作日联调时间； （二）会议主办单位填写交通视频会议申请（备案）表（见附件 1），根据情况报办公厅审批或备案。 （三）视频会议批准后，应提前 2 个工作日将交通视频会议申请（备案）表送中心，以便做好会议相关技术准备工作。 第九条 分节点单位组织多个其他分节点单位参加的视频会议，须填写交通视频会议申请表（分节点）（见附件 2），报办公厅审批。 第十条 两个分节点单位之间召开视频会议无需审批，但须提前 2 个工作日告知中心。 第三章第三
5、章 会议保障会议保障 第十一条 各参会节点单位须在会议召开前 1 个工作日参加系统联调，未参加联调的单位原则上不允许参加本次视频会议。联调时，视频会议系统运维保障人员应按照交通视频会议系统联调情况记录表（见附件 3），逐项对照4 检查系统状况和联调结果，及时处理发现的问题；联调结束当日，联调情况记录表须报中心。 第十二条 视频会议召开当日，各参会节点单位须在会前 1 个小时试机；会前 15 分钟停止调试，锁定所有系统操作参数，未经允许禁止其他操作；会前 5 分钟主、分节点全部施行静音，做好会议召开的各项准备。 第十三条 各参会节点单位应采取有效措施，确保视频会议期间网络质量，避免因网络接触不良
6、、网络攻击、病毒等问题影响视频会议召开。 第十四条 会议期间注意事项： （一）分会场应根据要求摆设主要领导桌签、悬挂会标等，并确保桌签及会标在系统中的图像效果清晰； （二）分会场运维保障人员应坚守岗位，实时监控视频会议系统运行状况，及时处理出现的问题，并听从主会场运维保障人员的指挥调度，确保电话联络畅通，随叫随应； （三）分会场运维保障人员应保证系统接收和播放的音、视频质量，严禁播放与会议无关的音、视频； （四）未经允许，不得将电脑终端接入视频会议系统； （五）分会场不发言时，须将话筒调至静音状态； （六）参会人员应面对摄像头，保持坐姿端正，关闭手机或把手机臵于震动状态； 5 （七）会场内禁止
7、吸烟等。 第十五条 会议期间分会场出现音、视频中断故障时，应及时中断与主会场的连接，立即与主会场运维保障人员取得联系，排查解决问题，待故障解决后，报主会场运维保障人员，由主会场将分会场重新呼入会中。 第十六条 会议结束后，中心负责组织技术点评会，会后由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断系统连接后，方可关闭视频会议系统。 第十七条 会议结束当天，各分会场运维保障人员应及时填写交通视频会议系统使用情况登记表 （见附件 4）并报中心。会议的录音、录像资料应妥善保存。 第四章第四章 日常日常管理管理 第十八条 各节点单位应定期对其视频会议系统进行自检。中心每月至少组织 1 次各分节点单位
8、参加的联调，各分节点单位应于联调结束当日，填写交通视频会议系统联调情况记录表报中心。 第十九条 各节点单位应明确视频会议系统的具体管理部门，配备 2 名以上视频会议运维保障人员，并填写交通视频会议运维保障工作联络登记表 （见附件 5）报中心，如情况发生变动，应及时报中心备案。 第二十条 视频会议运维保障人员应具有较强的责任6 心，熟悉视频会议系统管理要求和系统架构，熟练掌握系统操作使用方法，具备一定的网络故障分析处臵能力，并须参加部组织的视频会议系统操作管理培训。 第二十一条 部每年组织举办视频会议系统操作管理培训，各节点单位须组织运维保障人员参加，参训人员培训考核结果将通报各节点单位。 第二
9、十二条 各分节点单位新建或改造视频会议系统，须符合交通视频会议系统有关技术和管理要求，通过中心组织的联调测试，报部科技司同意后方可正式接入交通视频会议系统。 第五章第五章 奖励与惩罚奖励与惩罚 第二十三条 部将定期通报视频会议系统运行情况，对于在交通视频会议系统管理运行工作中，做出显著成绩的单位和个人，部和各节点单位可予以表彰和奖励。 第二十四条 对不严格执行本办法的单位和人员，由于以下原因导致会议不能正常召开或对会议造成严重影响的，中心应会同有关单位查找分析原因、提出整改措施报部，部将视情况给予通报批评，追究有关单位和人员责任。 （一）未明确运维保障部门、人员，或情况变更后未及时报中心备案；
10、 7 （二）对视频会议系统建设和运维保障不力，频繁发生系统或设备故障的； （三）未按要求准时参加系统联调，会前未按要求提前开机； （四）会场会务工作组织混乱，严重影响会议效果； （五）会议期间未按规定操作摄像机、音频等设备，造成传输图像和声音出现明显问题，影响会议正常召开。 第六章第六章 附则附则 第二十五条 本办法由部科技司负责解释，各单位须根据本办法制定相关实施细则。 第二十六条 本办法自发布之日起施行。原交通视频会议系统管理办法 （厅科教发2006406 号）同时废止。 8 附件附件 1 1 交通视频会议申请交通视频会议申请（备案）（备案）表表 主办单位 （盖章） 年 月 日 联系人 固
11、定电话 移动电话 会议名称 会议起止时间 开始： 年 月 日 时 分 结束： 年 月 日 时 分 出席会议最高级别领导 部级 局级 处级 会议地点 四楼会议室 五楼会议室 部应急办值班室 五楼报告厅 三楼多功能厅 会议类型 计划内 （无须报办公厅审批） 应急突发事件（须报办公厅备案） 计划外 办公厅审批意见： （盖章） 年 月 日 会议议程 （可另附页） 有 无 多 媒 体 （PPT、视频） 播放 无 有 单位： 有无分节点 发言 无 有 单位： 9 参会节点 省级地方交通运输主管部门省级地方交通运输主管部门 全选 北京市交通委员会 天津市交通运输和港口管理局 河北省交通运输厅 山西省交通运输
12、厅 内蒙古自治区交通运输厅 辽宁省交通厅 吉林省交通运输厅 黑龙江省交通运输厅 上海市交通运输和港口管理局 江苏省交通运输厅 浙江省交通运输厅 安徽省交通运输厅 福建省交通运输厅 江西省交通运输厅 山东省交通运输厅 河南省交通运输厅 湖北省交通运输厅 湖南省交通运输厅 广东省交通运输厅 广西壮族自治区交通运输厅 海南省交通运输厅 重庆市交通委员会 四川省交通运输厅 贵州省交通运输厅 云南省交通运输厅 西藏自治区交通运输厅 陕西省交通运输厅 甘肃省交通运输厅 青海省交通厅 宁夏回族自治区交通运输厅 新疆维吾尔自治区交通运输厅 新疆生产建设兵团交通局 天津市市政公路管理局 上海市城乡建设和交通委员
13、会 计划单列市交通运输主管部门计划单列市交通运输主管部门 全选 厦门市交委 青岛市交委 宁波市交通局 大连市交通局 深圳市交通局 海事系统海事系统 全选 部海事局 上海海事局 天津海事局 辽宁海事局 河北海事局 山东海事局 江苏海事局 福建海事局 浙江海事局 广东海事局 广西海事局 长江海事局 海南海事局 黑龙江海事局 深圳海事局 救捞救捞系统系统 全选 部救捞局 北海救助局 东海救助局 南海救助局 烟台打捞局 上海打捞局 广州打捞局 北海第一救助飞行队 东海第一救助飞行队 东海第二救助飞行队 南海第一救助飞行队 长江航务管理局 珠江航务管理局 中国船级社 其他： 备注 注：视频会议批准后交中
14、心，联系人：曹光、赵斌 固定电话：01065292335 手机： 13910013958、15010467230 传真：01065292345 地点：部机关东 324 房间 10 附件附件 2 2 交通视频会议申请表（分节点）交通视频会议申请表（分节点） 主办单位 （盖章） 年 月 日 联系人 固定电话 移动电话 会议名称 会议起止时间 开始： 年 月 日 时 分 结束： 年 月 日 时 分 办公厅审批意见 （盖章） 年 月 日 会议议程 （可另附页） 有 无 多 媒 体 （PPT、视频） 播放 无 有 单位： 有无分节点 发言 无 有 单位： 11 参会节点 省级地方交通运输主管部门省级地方
15、交通运输主管部门 全选 北京市交通委员会 天津市交通运输和港口管理局 河北省交通运输厅 山西省交通运输厅 内蒙古自治区交通运输厅 辽宁省交通厅 吉林省交通运输厅 黑龙江省交通运输厅 上海市交通运输和港口管理局 江苏省交通运输厅 浙江省交通运输厅 安徽省交通运输厅 福建省交通运输厅 江西省交通运输厅 山东省交通运输厅 河南省交通运输厅 湖北省交通运输厅 湖南省交通运输厅 广东省交通运输厅 广西壮族自治区交通运输厅 海南省交通运输厅 重庆市交通委员会 四川省交通运输厅 贵州省交通运输厅 云南省交通运输厅 西藏自治区交通运输厅 陕西省交通运输厅 甘肃省交通运输厅 青海省交通厅 宁夏回族自治区交通运输厅 新疆维吾尔自治区交通运输厅 新疆生产建设兵团交通局 天津市市政公路管理局 上海市城乡建设和交通委员会 计划单列市交通运输主管部门计划单列市交通运输主管部门 全选 厦门市交委 青岛市交委
