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1、文件编号： XXX01修订状态： A/0XXX 公司程序文件标 题文件控制程序页 码： 第 1 页 共 4 页1 1. . 目目的的 对与质量体系有关的文件及资料进行控制，以确保相关场所所使用文件是有效版本。 2 2. . 适适用用范范围围 适用于本公司与质量管理体系有关的文件和资料及其他管理文件的控制。 3 3. . 职职责责 3.1 管理者代表负责组织质量手册的编写，由总经理审批。 3.2 管理者代表负责组织各部署进行程序文件编写及批准。 3.3 各部署负责相关文件的编制、审核、使用和保管。 3.4 ISO 事务局负责组织对现有体系文件的定期评审。 3.5 ISO 事务局负责质量手册及程序
2、文件的编码、发布、更改、控制及日常管理工作，并确保文件 为有效版本。 3.6 各部署的文件管理员负责各自部署作业文件的编码、发布、更改、控制及日常管理工作，并确 保文件为有效版本。 4 4. . 工工作作程程序序 4.14.1 文件分类保管及编号文件分类保管及编号 4.1.1 文件分类及保管 4.1.1.1 质量手册（包含所有过程控制的程序文件） ，由 ISO 事务局备案保存。 4.1.1.2 公司第三层文件分为两类： A. 部署工作手册，作为各部署运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部署 管理制度等）;工作标准（岗位责任制和任职要求等）;技术标准（国家标准、行业标 准、企业标准及作
3、业指导票、检验规范等）;部署质量记录文件。由各部署自行保存并 报 ISO 事务局备案存档。 B. 其它质量文件，可以是针对特定产品项目和合同编制的质量计划或其它标准、规范等， 文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相关的部署保存、使用。 4.1.1.3 部分外来的管理性文件，包括与质量体系有关的政策、法规文件等，由 ISO 事务局保存。 4.1.2 文件和资料的编号:A. 体系文件的编码方法 a. 质量手册XXXQM 序号 质量手册代号b. 程序文件 XXXQP口口文件编号： XXX01修订状态： A/0XXX 公司程序文件标 题文件控制程序页 码： 第 2 页 共 4 页文件序号 程序文件
4、代号c. 三层文件.公司内部发行文件： XXXWI口口口文件序号三层文件代号 .公司外来文件当外来文件本身有编号时可引用该编号,没有编号时按以下方法进行编号。 XXXWIW 口口口口口文件序号指导文件代号三层文件代号d. 质量记录表格XXXQP口口口口记录序号文件序号程序文件代号4.1.3 修改状态A. 版本状态用版本/修订号表示。B. 版本号用：“A、B、C”表示,修订号用“0-4”表示,修改到第 5 次时换版(有重大 修改可提前换版)。 4.24.2 受控文件的发放受控文件的发放 4.2.1 ISO 事务局及各部署文件管理员制定文件发放范围审批表 ，分别交管理者代表或各部署 长批准。 4.
5、2.2 ISO 事务局及各部署文件管理员对照文件发放范围审批表制作相应份数的文件副本,文文件编号： XXX01修订状态： A/0XXX 公司程序文件标 题文件控制程序页 码： 第 3 页 共 4 页件正本应在其背面加盖“正本”章加以标识。 4.2.3 各部署文件领用人在文件领用/回收登记表上签名领取注有分发号和加盖“受控文件” 或“复印配布”印章的文件。 4.2.4 当需使用文件的部署人员因故未列入文件发放范围时，不得随意借用他人的文件，而应填 写文件借阅/补领审批表 ，经管理者代表或所属部署长批准后，到 ISO 事务局或各部署 文件管理员处办理领用手续。 4.2.5 当文件使用人的文件严重破
6、损影响使用时，应到 ISO 事务局或所属部署文件管理员处办理 更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理 员将破损文件销毁。 4.2.6 文件领用人应妥善保管好所领文件，当文件使用人将文件丢失后，应办理申请领用手续 （领用申请中应对文件丢失的原因做出说明，必要时应做出检讨） ，经原文件发放审批人 批准后方给予重新发放。文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的 分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部署，防止误用。 4.34.3 受控文件的更改受控文件的更改 4.3.1 文件需更改时，应由提出文件更改的部署人员填写文件更改审批表说明更改的原
7、因及 更改内容，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据 4.3.2 文件更改审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。 4.3.3 文件更改批准后，由 ISO 事务局或各部署文件管理员实施更改，并在文件更改审批表 的更改情况上做相应记录后，按文件领用/回收登记表的名单发放修改后的文件，同 时收回作废的旧文件。 4.44.4 文件和资料的类别文件和资料的类别 文件和资料分为受控文件及非受控文两大类,受控文件发行时，应加盖红色“受控文件” 或 “复印配布”发行印章，并注明分发号,受控文件不得私自复印；非受控文件发放后可不 进 行回收、销毁处理，但发放时须进行登记。 4
8、.54.5 作废文件的处理作废文件的处理 收回的作废文件，由 ISO 事务局或各部署文件管理员负责销毁。如需保留作参考，由 ISO 事务局或各部署文件管理员加盖“作废保留”章后方可留用。 4.64.6 文件的日常管理文件的日常管理 4.6.1 文件拟制经审批后，质量手册、程序文件及作业指导书正本由 ISO 事务局存档，所有受控 文件均应编入受控文件一览表或作业指导票管理台帐中。 4.6.2 需临时借阅文件的人员，应填写文件借阅/补领审批单 ，经管理者代表或部署长批准方 可借阅文件。凡有保密要求的文件的借阅一律需经总经理或部署长批准，借阅者应在指定 日期归还文件。内部原版文件一律不外借，以防止文
9、件丢失或损坏。 4.6.3 除 ISO 事务局及各部署文件发放处外,使用单位不得复印任何正式文件。 4.6.4 文件应保持清晰，易于识别。 4.6.5 ISO 事务局及各部署文件发放处应定期检查各部署使用的文件是否有丢失、损坏、误用等 情况,如有不符应及时处理。文件编号： XXX01修订状态： A/0XXX 公司程序文件标 题文件控制程序页 码： 第 4 页 共 4 页4.74.7 外来文件的管理外来文件的管理 4.7.1 需直接引用的各类外来文件，根据文件内容由文件相应接收人加盖“收件日期”红色印章 后方可使用。 4.7.2 各部署应定期对所使用的法律法规、国家和行业标准进行查询和更新，以保证公司所使用 的法律法规及标准是现行有效版本。 4.7.3 ISO 事务局及各部署文件管理员应编制外来文件目录 。 4.7.4 ISO 事务局及各部署文件管理员负责外来文件的发放和管理工作，发放及管理工作与受控 文件相同。 4.84.8 对承载媒体不是纸张的文件的控制也应参照上述规定执行。对承载媒体不是纸张的文件的控制也应参照上述规定执行。 4.94.9 作为质量记录的文件应执行作为质量记录的文件应执行质量记录控制程序质量记录控制程序 。 5.5. 相关文件相关文件6.6. 相关记录：相关记录：
