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1、公司年会工作指导公司年会工作指导年会是企业对一年公司运营状况的回顾以及对下年度公司战略的展望；年会也是企业对员工一年努力工作的答谢以及对大家来年工作士气的鼓舞。要站在战略角度去看待年会工作。年会工作可以划分为四个阶段，确定主题、工作计划和预算制定、执行和总结。一、一、主题主题每一届公司年会要有一个明确的主题，年会的主题设置有以下五个要点：1、年会的主题需要体现公司的战略规划，展示公司未来的发展方向，推进公司的文化建设。2、年会的主题需要体现企业的行业特点。如果邀请上级领导或者关联业务单位相关人员参加这个年会，就可以定个“感恩”之类的主题来贴进企业的行业特点。3、年会的主题要紧扣公司年度的大事记
2、。4、年会的主题需要符合企业自身的文化，确保年会和谐并顺利进行。5、年会的主题需要符合公司资深员工、核心员工以及高层领导对年会的期望，获悉他们对本年度公司年会的需求或建议。组织者可以通过问卷调研表的方式来了解这些情况。文档工作文档工作年会主题报告需提交给总经理，内容包括公司年会的主题，时间安排、年会设想以及目标。主题确定后，会务组需召集各部门内勤开会，宣布年会主题，要求各部门准备的活动符合年会主题，确定各部门的节目计划。并在内网上发布通知。二、二、工作计划和预算工作计划和预算1、工作计划的确定年会工作需要涉及到酒店、车辆、节目、礼品等各项工作，需有专人负责具体的工作，另外还需安排机动预备人员，
3、以应付紧急事项。一般举办年会，首先会成立一个班子，这个班子成员应该是多方的，各部门都有人参与进来，这些被选的人平时在部门里比较热心，对部门的同事也比较了解，这样的班子会对后面开展工作很有帮助。然后从班子中选出一个主导方团队，由他们担当各个模块的负责人。这样，总指挥只需对全程进行实时调控，保障年会筹备工作能有序地进行下去。班子搭好以后，各模块负责人把任务分发下去，大家分头行动。总指挥负责每周召开会议，及时了解工作中的困难，协助大家解决进程中的障碍。总指挥酒店车辆礼品机动预备节目客房餐饮会场公司年会组织架构图2 2、预算、预算制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。
4、通常而言，年会预算包括以下几个方面：1 1）交通费用）交通费用交通费用可以细分为：(1)出发地至会务地的交通费用包括公司员工到目的地的费用和各地办事处员工往返的交通费用。(2)会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。2 2）会议室）会议室/ /厅费用厅费用具体可细分为：(1)会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台
5、发言线路时也可能需要另外的预算。(2)会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。(3)会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。(4)其他支持费用这些支持通
6、常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。对于这些单项服务支持，公司会务组应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。3 3）住宿费用）住宿费用住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费是主要的开支之一。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会务组应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。4 4）餐饮费用）餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于年会议程需要及目的。(1)早餐早餐
7、通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到 15，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用）(2)中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。如果会务组希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。(3)酒水及服务费在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收 15左右的服务费。(4)会场茶歇此项费用基
8、本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。茶歇价格通常包含服务人员费用，如果会务组需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。(6)其他点心、水果及调制色酒5 5）视听设备）视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不
9、得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理6 6）演员及节目）演员及节目通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关专场或包场除外。7 7）杂费）杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，
10、通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。文档工作文档工作工作计划完成后，会务组向总经理提交年会预算报告 ，并制定年会工作计划，确定预算、节目安排以及客房安排名单。在年会召开前发布年会说明，要求人手一册，内容包含年会说明，会务组联系方式、车辆安排、路线图、年会日程、节目安排等。三、三、执行执行按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到。在年会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。1 1、餐饮安排、餐饮安排根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；餐饮安排通常有两种形
11、式自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。2 2、交通安排、交通安排如果在杭州本地，可
12、以由员工自行前往。如果距离较远，需要安排车辆调度。车辆调度涉及到会务组与旅游公司的沟通。对于会务组，不只要提出用车要求及安排要求，还要考虑时间安排、行走时间及线路等等。在年会举办之前，会务组需提前告诉公司员工准确的上车时间、车牌、每辆车的员工名单，每辆车的负责人，司机。此外还要确定年会路线图。3 3、旅游安排、旅游安排实际上，年会考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。会务组需要根据嘉宾的要求，与旅行社沟通确定线路、线路包价、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程
13、票务等服务。4 4、司仪安排、司仪安排如果是客户答谢年会，必要的礼仪显得温馨，而员工大会则可以较少考虑安排司仪。员工大会司仪则在公司内部选择主持人。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。5 5、秩序维护、秩序维护小型会议特别是企业内部会议秩序基本不
14、用控制，但大型会议，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好6 6、茶歇安排、茶歇安排茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶
15、、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。7 7、摄影摄像安排、摄影摄像安排摄影摄像安排：根据会议的级别和要求，需要安排专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给参加拓展的人员。四、四、总结总结会后总结是成功会议必不可少的一步，即体现了办会者的优质服务，又能为下一次年会的成功积累经验。会议资料：会议资料的收集和资料的保管会议的结算：同会议的各个合作方进行对帐结算，开具发票。通讯录：制作通讯录并发送参会人员。优秀节目评选：公司员工评选优秀的节目，会务组提供相应物质奖励。总结：对整个年会过程进行详细的总结，找出年会过程中的缺点，并提出改进措施。答谢：对会务过程中提供过帮助的人表示感谢，并提供纪念品。文档工作文档工作年会结束后会务组发布年会总结。并发布优秀节目评选通知，评选优秀节目，准备礼品，发放礼品。
