秘书心理学项目二--秘书的知识与能力管理

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1、 秘书心理学只有拥有一个春天的生命， 才能创造一个生命的春天！项目三 秘书的知识与能力管理教学设计教学目的 1、了解秘书知识结构的构成2、掌握如何优化秘书的知识结构3、了解秘书能力结构的构成4、掌握如何优化秘书的能力结构 教学重点 1、秘书能力结构的构成2、如何优化秘书知识与能力结构 教学难点 1、秘书能力结构的优化 教学方法 讲授、讨论 教学手段 多媒体 教学时数 4课时教学内容任务一：秘书的知识结构任务二：秘书的能力结构任务一 秘书的知识结构教学目标： 1、了解秘书知识结构 的构成 2、懂得如何优化秘书 的知识结构案例导入北京万通机械股份有限公司正在召开临时董事会，专题讨 论投资纳米产品项

2、目的问题。由于大多数董事都只熟知机械加 工，对“纳米”不了解，技术总监正用原子、电子负荷等理论向 大家解释，可显然大家一脸茫然。眼看会议陷入僵局，总裁有 些着急。这时，总裁办秘书，坐在他身后负责会议记录的小琳 悄声问：她是否可以解释一下什么是纳米。总裁连忙应允。于 是，小琳用通俗易懂的语言解释了什么叫纳米、纳米产品的功 效会议收到了预期的效果。会议结束时，总裁宣布让小琳 负责公司整个纳米项目的协调工作。小琳的表现让总裁和董事们刮目相看，对小琳来说，这却 是水到渠成的事。小琳是英语专业的硕士毕业生，半年前才到 总裁办工作，平时也只是打杂，如接电话、取文件、写通知等 。过去她对“纳米”也没多少了解

3、，上个月的一天，总裁让她到 四楼的研发部去取份材料，说自己刚给技术总监打过电话。小 琳拿到的是公司开发纳米产品的可行性报告。习惯性地阅读了 经手的材料后，小琳预感公司有可能要进行这方面的投资。于 是，她开始留心并收集有关“纳米”的材料。还不时向研发部的 人请教有关纳米的一些问题。久而久之，小琳不仅积累了丰富 的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立 了良好的关系。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早 已胸有成竹了。案例思考1.总裁为什么让平素只 是“打杂”的小琳负责 协调对公司关系重大 的纳米投资项目？2.从“打杂”到肩挑重担 ，小琳做了哪些努力 ？ 案例启示如何成为通才型

4、秘书能有意 识地使自己的知识 构架与组织发展需 求相适宜，是小琳 在纳米项目中脱颖 而出的关键。优化 知识结构对于个体 职业发展的重要性 由此可见。一、秘书的知识结构知识结构即知识构成，是指各类 知识相互影响在个体头脑中所形成的 知识框架以及各类知识的比重。各类 知识的比重与交互结合的程度决定着 知识结构的合理性，建立合理的知识 结构是现代人才所必须追求的知识目 标。 1、秘书知识结构的概念秘书知识结构是指秘书在一定时间内 对所有与秘书相关或不相关的知识进行学 习后，在自己头脑中形成的具有一定层次 的互相协调的知识系统。简言之，秘书知 识结构就是秘书人员在从事特定工作时头 脑中既有的知识构成。

5、不同个体其知识构成不同，知识结构 的合理性也不同。2、秘书知识结构的特点1）广博性：秘书工作面宽广；内容庞 杂2）专业性3）发展变化性3、秘书知识结构的构成秘书工作具体繁杂而富于变化的特点决 定了秘书在知识储备上应广博而精深，也决 定了秘书要承担“通才”与“杂家”的角色。（ P5758）（阅读资料一）二、秘书的知识管理方法：1、建立信息网络：人际、媒体、互联网；2、完善个人的知识结构1）对需管理的知识进行分类；2）选择合适的知识管理工具；3）建立个人知识库；4）应用已有的知识任务二 秘书的能力结构教学目标： 1、了解秘书能力结构的构成 2、懂得如何优化秘书的能力结构案例导入张彤大学毕业后到单位

6、搞财务工作，一干就是三年。她 不喜交往，一心专注于工作，因过硬的业务能力与显著的工 作成绩，先后两次被评为单位先进工作者，还被作为业务骨 干加以培养。张彤平时喜欢看书、写文章，总经理经常在报 刊上看到她的文字，认为她写作能力强又认真肯干，在秘书 岗位应该能有优异的表现，便将她调到办公室当秘书。然而 ，张彤作为秘书的工作表现却屡屡让总经理感到失望。一次 ，总经理正与来访的老同学交谈时，一个十分重要的客户来 访。张彤见总经理有客人也不问究竟，就径直将客户带到休 息室等候，然后忙自己的去了。直到客户等得不耐烦，直接 打电话给总经理，才知道总经理原来一直就在等候他。还有 一次，总经理需临时召开一个重要

7、的会议，让张彤负责落实 3点开会，眼看3点就要到了还不见张彤回来汇报，总经理压 住性子出去一看，原来营销部原定3点30分也要用会议室， 张彤正在跟营销部的员工说明此事。诸如此类的事时有发生 ，半年多过去了，张彤感觉自己在秘书岗位上干得很不顺手 ，领导和同事们对她的工作也很不满意。案例思考1. 单位领导为什么将张彤调来做秘书 ？2. 张彤在秘书岗位上为什么表现不好 ？ 案例启示张彤在财务工作中表现优异，得益 于她一心扑在工作上的专注，具有了过 硬的业务能力，这些能力适宜她作为财 务管理人员的需要。然而在财务工作中 助益于她的“一心不闻窗外事，只管工作 财务事”的专注在强调枢纽地位、重视沟 通与协

8、调的秘书工作中却恰恰会成为牵 绊这些充分说明不同的工作有不同的 能力需求。 一、秘书的能力结构能力结构是顺利、有效地完成某种 活动所必须具备的综合的心理特征。秘书的能力结构就是秘书能顺利、 有效地完成秘书工作所必须具备的综合 的心理特征。秘书工作的综合性决定了 秘书的工作成效必然取决于秘书能力结 构的合理性。要成为合格的秘书必须了 解合理的秘书能力结构其构成情况。二、秘书能力结构的构成秘书合理的能力构成既包含人们从 事各种活动所必须具备的一般能力，也 包含完成秘书工作所必需的特定能力即 业务能力，和特殊能力。（一）一般能力（基础能力）基础能力是保障智力活动的普遍因素， 秘书的基础能力包括注意力

9、、观察力、记忆 力、想象力、思维力和创造力。1、注意力“注意是我们心灵的惟一门户，意识 中的一切，必然都要经过它才能进来”。俄罗斯教育家乌申斯基秘书的注意力主要通过注意的稳定、注 意的分配和注意的转移三种形式加以表现。 2、观察力观察力的培养首先重在观察习惯的养成 。做到时时留心、事事留心、处处留心。 其次，应掌握科学的观察方法，有目的、 有顺序、系统地进行观察，以期捕获一切 有价值的信息，准确地把握事物。另外， 针对特定的观察对象，常常需要特定的知 识背景为前提，有意识地结合相应的知识 进行观察往往能提高观察效率。3、记忆力（受欢迎）记忆力是个体存储和提取信息的能力。 秘书尤其强调这一基本能

10、力。首先从“通才 ”的目标出发，秘书需要借助记忆力学习、 存储，必要的时候提取许多知识；此外， 秘书工作内容繁杂，信息量充斥其间，如 果没有良好的记忆力或记忆办法，往往导 致信息遗忘或信息错觉，贻误工作；第三 ，秘书工作具有极强的服务性与辅助性， 便捷的服务，有效的辅助常常需要秘书如“ 小灵通”般通记种种日常讯息，以便为领导 提供更方便快捷的服务，从根本上提高工 作效率。 4、想象力想象力就是人们在头脑中模拟事物形象、模拟 事情发生的能力。例如秘书在进行办公室设计与办公环境布置时 可借助想象力在头脑中充分想象各种可能的图景 设计与布置，初步筛选出适宜的方案，而不是将 每一种造型或布局都过一遍；

11、秘书进行会议筹备 也需要在头脑中想象会议如何演进从而把握好每 一个环节甚至是细节；秘书在处理沟通、协调、 谈判、公关等工作时也需要充分想象对方可能的 反映，并针对性地谋划应对的方案等等。可见秘 书的想象力是秘书预见与创造的内在推动力。5、思维力思维力是指人对事物进行综合、分析、推理 和判断的能力。简言之就是人们思考的能力。思 维力是智力结构的核心能力，其它四种基础能力 需要借助思维力的缜合方能转化出价值。无论是 承担助手、参谋、写作、公关工作还是服务、管 理、保密工作，都离不开秘书的有效思维，秘书 要发挥参谋助手的作用，必须具备良好的思维力 。思维力的形成重点在于养成思考的习惯，惯 于发问，勤

12、于思考，善于总结提炼。另外不固守 成规，敢于创见，也是形成良好思维力的一个重 点。 6、创造力秘书的创造力集中体现在预测与创新上 。创造力往往建立在兴趣、好奇心和怀疑 的精神之上。并要求占有大量的事实和信 息。预测与创新往往都因为博学。（二）业务能力（核心能力）业务能力就是胜任秘书工作所具备的核 心能力。是由秘书的工作内容决定的，是 秘书胜任秘书工作的关键因素。 秘书应具备的业务能力1、表达能力 2、办事能力 3、协调能力 4、沟通能力 5、管理能力 6、信息处理与调查研究能力 7、时间管理能力（ABCD/什么偷走了我们的时间.doc） 8、社交能力 9、公关能力 10、办公自动化能力 11、

13、学习能力（三）特殊能力特殊能力是核心能力之外，用人单位特别 看重的秘书需具备的特长。根据单位的不同而 具有特殊性。如驾驶、喝酒、唱歌、打牌等。 （阅读资料一）在供大于求的人力资源市场上，企业的择人标准 因为可选余地大而变得五花八门。除了专业技能的考 察，很多企业也注重员工其他技能的考察。除驾驶外 ，喝酒、唱歌、搓麻、打牌等技能也被企业看作“一 技之长”，纳入招募标准。有人将这些技能统称为“灰 色技能”，认为其属于“邪门歪道”。然而，事实上， 专业技能的发挥离不开人际交往等辅助技能，上述“ 一技之长”只要在正常范围内，也只是平常的人际沟 通方式，不必带有色眼镜看待。三、优化秘书的能力结构秘书能力

14、结构是由各种能力、技能 组成的多层次、多序列、多要素的动态 综合体。能力结构是否合理，对秘书活 动效率起着至关重要的作用。优化能力 结构是秘书高效服务于组织与实现个体 价值最大化切实有效的良方。 1、确定角色，找准能力虽都为秘书但不同的秘书因服务于不同的 组织与领导赋予其角色的重心往往不同。有的 秘书强调写，如机关的文字秘书；有的秘书强 调说如翻译秘书；有的秘书强调不说如机要秘 书确定角色就是明确组织对自己岗位的要 求，明确领导对秘书工作的期待与需求，从而 确定自己在“这一个”组织中如何担当秘书角色 。明确自身的角色担当后，可排列工作内容， 分析做好这项工作需要哪些知识、能力，从而 落实该角色

15、的胜任强调哪些能力？哪些是核心 能力？哪些是基础能力？有没有特殊的要求？ 认识并形成所扮演的“这一个”秘书应有的能力 框架。2、对照自身，确定目标有了具体的能力框架，就可以绘制 出致力于完善能力、表达能力去向的“能 力地图”了。秘书人员对照能力框架中每 一项工作所要求具备的能力分析自己的 实际情况，哪些突出，哪些具有，哪些 完全不具备，从而确定能力发展目标。3、给予规划，实践渗透能力的形成不可能一蹴而就，秘书人员在 确定自身的能力发展目标后，以“要能优先”、 “统筹兼顾”的原则，在日常工作中有意识地集 中力量培养重要能力，同时兼顾其它能力的需 要，将能力的发展渗透到日常的工作生活中， 在实践中

16、不断学习不断反思不断总结。能力的 局限往往与知识的盲点有一定关联，不擅与人 交际的人排除个性原因往往是因为不懂得如何 与人打交道，因此在这一过程中，有意识地获 取相关知识，例如：人际关系学、人际相处艺 术、如何与领导相处等等，通过一定的知识积 累消除盲点，再将吸收的知识用以观察生活、 指导实践，从而通过学习、实践、反思、总结 、再学习的循环获得能力的发展。4、逐日调整，完善结构秘书的能力结构在逐日发展中，组织对秘 书的需求也在逐日变化中，秘书的知识能力管 理因而也需日新常新。在经历了一个阶段有目 标有意识的特定能力发展后，个体主要的“能 力矛盾”得到缓解，能力结构得到一定程度的 完善，次要的“能力矛盾”升级。同时，组织的 需求在变，新的“能力矛盾”产生，对能力的发 展又提出新的要求。就是在这样日新常新的环 境下，要求秘书不断调整自身的能力框架与能 力地图，不断地完善能力结构。其实，人终其 一生都在成长，都需要成长，在家庭如是