《企业文件管理的个必备技巧》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业文件管理的个必备技巧（12页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 企业文件管理的 6 个必备技巧 坚果云企业版Nutstore Enterprise Edition目录目录 1 概述. 1 2 企业文件管理碰到的问题. 2 2.1 文件分散，丧失价值 . 2 2.2 存储方法不科学，文件易丢失 . 2 2.3 缺乏有效的访问方法 . 3 2.4 文件难以流通、共享 . 3 2.5 机密文件泄露，企业蒙受损失 . 3 3 传统解决方法. 4 3.1 自建文件共享服务器 . 4 3.2 按需求定制系统 . 4 3.3 使用 SaaS 服务 . 5 4 通过云存储管理企业文件. 6 4.1 自动收集文件，统一规范 . 6 4.2 实时备份，保留历史 . 6 4.
2、3 文件可检索，跨平台接入 . 7 4.4 提供便捷的共享、发布渠道 . 7 4.5 严格控制文件权限 . 8 4.6 私有部署，保证可扩展性 . 8 5 总结. 9 6 关于坚果云企业版. 10 1 上海亦存网络科技有限公司 1 概述概述 企业的核心资产，来自于员工日积月累贡献的文件文件。这些 文件以文档、表格、附件、图片等方式存储在不同员工的电脑 上，作为知识，支撑着企业发展。 如果不能很好地管理自己生产的文件，企业的发展就会随 之受到影响， 不仅会降低工作效率， 甚至可能让企业蒙受损失。 实际上，很多企业都面临着来自文件管理的挑战： 文件分散，丧失价值 存储方法不科学，文件易丢失 缺乏有
3、效的文件查询方法 文件难以流通、共享 机密文件泄露，企业蒙受损失 有效的企业企业文件文件管理（管理（Enterprise File Management, EFM） ，可以很好的解决以上问题。为此，我们对国内近百家企业的管理者做了深入的采访和调查，将其在文件管理上遇到的问题加 以总结，结合当今最适合解决文件管理问题的云存储技术，得 出 6 条建议： 自动收集文件，统一规范 文件可检索，跨平台接入 提供便捷的共享和发布渠道 严格控制文件权限 私有部署，保证可扩展性 本文将介绍企业碰到的文件管理问题，分析传统解决方法 存在的问题，并详细说明 6 条文件管理建议。最后通过一个成 功案例，验证 6 条
4、建议的可行性及价值。 通过阅读本文， 企业管理者可进一步了解文件管理的价值， 以及如何有效管理企业文件的方法。 企业管理研究认为， 文件的有效管理可以 降低管理成本、加速 市场运作、提高信息 准确性、减少生产和 销售成本 2 上海亦存网络科技有限公司 2 企业企业文件文件管理碰到的问题管理碰到的问题 在受调查的企业管理者中，一半以上人表示，他们认为自 己企业的文件没有得到良好的管理，且并未找到简单有效的解 决方法。这些问题主要体现在： 2.1 文件文件分散，分散，丧失价值丧失价值 现代企业中，几乎每个员工都配备电脑进行自动化办公，部分员工还经常使用自己的家庭电脑、平板或手机参与办公。 企业文件
5、分散在不同员工的不同设备上。 此外，每个员工的文件组织和命名习惯各不相同，哪些文 件有价值，哪些没价值，其他人很难知晓。这进一步加重了文件的分散性。 企业文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者无法收 集文件、无法统一规范，就难以组织和重用。 在文件严重分散的企业中，员工离职、工作交接时，文件流失、知识断层是常态。甚至往往会因为没时间交接，造成大 量的知识文件不为人知，丧失价值。 2.2 存储方法不科学，存储方法不科学，文件文件易易丢失丢失 这是一个很多管理者没有意识到的巨大潜在问题。在接受 调查的企业中，六成以上管理者表示，自己的企业曾经发生过 至少一次严重的文件丢失事件，给企业带来了不小的
6、麻烦。总 结而言，文件丢失的原因有以下几种： 存储设备（员工的电脑、U 盘、光盘）被盗窃 人为误删除，或误修改 软硬件故障 中病毒，电脑被洗劫一空 显然，以上问题都是由于文件没有得到妥善的存储而引发 的。然而一个有趣的现象是：几乎所有未经历文件丢失的管理 者都缺乏对文件丢失的警惕，这更加重了问题的严重性。 “我经常看到的情况 是： 企业文件由相互隔 离的作者创造， 一堵无形的墙竖立在每一个 员工之间， 打散了企业 本该完整的知识体系。 同样的文件被重复地 创造、创造、再创造，浪费了所有人的时间” Ann Rockley 加拿大信息管理专家 3 上海亦存网络科技有限公司 2.3 缺乏有效的缺乏有
7、效的访问方法访问方法 企业文件的最大价值在于重复利用。任 何一个被解决的问题、积累的知识、完成的 项目、客户的资料，都是可以为其他人所用 的宝贵企业财富。 不幸的是，企业文件固然以各种形式存 在，但大部分企业却缺乏有效的访问方法， 文件难以被重用。这种问题主要表现在两方面： 文件难以查询：当有人需要获取知识信 息或其他文件的时候， 缺乏有效的查询手段。 他们不知道企业是否有自己需要的文件，或 者因为时间久远，找不到存放的位置。 无法随时随地访问： 出差或拜访客户时， 经常需要远程访问企业文件， 包括项目资料、 投标书、 产品文档甚至和工作伙伴交换文件。 如果企业没有为文件的远程访问提供支持，就
8、会给工作带来极大的不便。 2.4 文件文件难以流通、共享难以流通、共享 同部门、项目组的人员之间，通常需要频繁地交换、共享 文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的文件共享手段， 那么文件发送、 更新将变得非常浪费时间， 造成工作效率降低。 同样的问题也容易出现在销售和客户之间。销售如果不能 及时和客户更新文件，容易导致理解不一致，延长销售周期。 2.5 机密机密文件文件泄露，企业蒙受损失泄露，企业蒙受损失 在企业中，除了某些公共资料外，任何文件都有自己的权 限。对文件进行分类并严格控制权限有利于防止文件泄露，这 一点在金融、法律或拥有核心技术的企业中显得尤为重要。 虽然在接受调查的企业中，大
9、多数管理者都认为自己企业 的文件需要加入严格的保密措施，但实际上并没有多少企业将 其付诸行动。 4 上海亦存网络科技有限公司 基本 满意 27% 不满 意 39% 被搁 置 34% 3 传统解决方法传统解决方法 实际上，在接受调查的企业中，大多数已经尝试过一些文 件管理办法， 但都受到了管理者这样那样的抱怨 。 我们将他们 尝试过的办法总结为 3 类，并分析各种方案的利弊。 3.1 自建自建文件文件共享共享服务器服务器 一些中小企业通常会利用共享文件夹或 FTP 的方式，搭建一个简单的文件共享服务器。 这种方式的好处非常明显： 简单。 搭建后公司会要求所有员工将产生的文件放进来，实现统一管 理
10、。但这种方法几乎无一成功，原因主要有： 操作复杂，难以推行：每个员工都必须及时将生产的文件更新到服务器方便其他同事实时访问，这一看似简单的操 作却容易打断员工当前工作，难以推行。 无法远程访问：由于服务器过于简单，出于安全考虑通常 会限制该服务器的远程访问。出差或拜访客户的员工无法 及时获取文件，严重限制员工使用的积极性。 服务不稳定，缺乏保障：简单的文件服务器容易出现软硬 件故障，无法 7x24 持续运行。加之缺少备份措施，如果硬 盘发生损坏，文件就会丢失。 欠缺查询功能：由于没有文件搜索功能，时间久远或由他 人生产的文件难以被利用起来。当员工离职或调动后，其 生产的文件成了服务器上不为人知的数据垃圾。 3.2 按需求定制系统按需求定制系统 与中小企业相比，大型企业更习惯寻找软件集成商，在经 过长时间的需求分析和开发测试后，运行定制化的企业文件管 理系统。但最终的结果往往不尽如人意。 调查中，我们发现了一个惊人的数字：将近 73%的大型企 业在投入大量资金和时间后，对新系统并不满意。有 34%的系 统由于无法胜任需求而被搁置。主要原因包括： 需求理解偏差：软件集成商往往无法深入理解文件管理在 企业内部所需发挥的作用和必须的功能，开发过程中需求定制系统真
