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1、會 議 主 持一 會議的重要性會議的意議l會議是一個包括人員內容目的之過程 事件。其中涉及誰做什么如何做和為 什么做。l會議基本上是合作的工作過程，因此會 議這兩個字包含的可能性，幾乎和工 作一樣多。l美國會議：決定會議走向經理級：1/4/周會議 常為人詬病的會議問題l參加者未出席。l參加者遲到或早退。l參加者心不在焉，甚至打瞌睡。l參加者在同一時間爭相發言。l會議被某人或是某幾個人所主導。l參加者展劃彼此間的人身攻擊。l會議毫無成果。l會議只是重復上回會議的主題。l會議過於冗長，而達成必寥寥可數。l參加者在散會時說終於結束了，我們總 算可以回到工作崗位。l會議沒有進展。會議失敗的理由會議前準
2、備l因為錯誤的理由召開會議，或是根本沒也 召開會議的必要。l因為準備不周，或者根本沒有準備。l因為不明確的角色與責任。l因為主管或參加者未準備必要的資料。l因為會議召開的地點。l因為會議召開的時間。會議失敗的理由會議中l討論離題。 l花費過多時間卻一事無成。 l參加者精神渙散。 l參加者不想有貢獻，或者保留態度。 l參加者為了避免爭端而什么都不做。 l一群人無法做決策。 l沒有任何行動計劃就宣告散會。 l散會時，參加者對決策感到失望。 l參加者的貢獻未獲得肯定。會議失敗的理由會議后l負責做事的人沒有完成任務。l參加者不把承諾當一回事。正確的會議心態l改善會議最有效的方法，就是每一個人都 把會議
3、當成工作。每一個參加者都知道為 什么要召開這個會議，要知道這個團體要 做什么，了解別人的期望，準備好要竭盡 所能的貢獻自己所長。 l無效率的會議會打擊士氣，您的團隊成員 將因此對其他同仁感到失望。不好的會議 帶來的影響，將導致團隊的士氣受挫，造 成對工作績效的負面效果。無效率的會議造就無效率的企業l會議之所以重要是因為企業文化會在此駐 留。會議是企業表達你是這里的一份子 的方式。所以，如果我們每天開的都是 無聊的會議，我們難免不會認為這家企業 無聊至極。無效率的會議會讓參加者對企 業產生負面的想法，影響不可謂不大。好的會議l你可以提出問題。 l你可以回答問題。 l你可以討論重要議題，達成集體決
4、策。 l你可以幫助團隊成員發展思考能力。 l你可以汲取其他人的經驗。 l你可以讓團隊成員提出問題，并且理清問題。 l你可以獲得對某一問題的各種看法。 l你可以藉此觀察團隊成員的互動情形。 l你可以促進同舟共濟的感覺。 l你可以幫助團隊成員彼此間的合作。二會前準備Beniamin Franklin 不做準備，你就準備失敗吧！1.擬定議程無論你開會的目的為何，你必須針對各個 不同之目的的回答下列，才能擬定議程：你想做什么？會議內容要如何安排？該邀請哪些人開會？參加會議的哪一部份？為什么要找這個人來開會？ 議程議程指的是會議的計劃。議程(Agenda)意 指該做的事情，我們也可以把議程看 做是行動重
5、點的計劃。2.確定會議的目的l準備會議的第2個程序是確認會議的目的。 確認會議到底要做什么，如果沒有目的， 就不要開會。l如果你開會的理由不夠充足，切勿浪費時 間和精力。兩種會議型態l參與式會議：需要團體的意見。l非參與式會議：主要是單向傳達，例如資 訊傳遞振興士氣等。浪費時間的會議型態l進度報告。l選美表演：只為了取悅主管的簡報。l資訊會議。l對處政策會議：找來不同部門的人，頒怖 公司儀典。l規劃會議：沒完沒了的計劃，永遠不採取 行動3.設定目標l在決定開會的目的后，必須進一步決定開 會的目標，也就是會議所要達達的終點。 你的目標可以是：l如果你的會議目的是討論三種降低成本的 方法，你的目標
6、可以是從三種方法中找出 一種，并且擬定落實該提案的行動計劃。4.決定方法l會議的方法有三種：可能性的談話：擴大創意啟發想法。機會的談話會：透過討論、分享資訊、分析立場選擇，以縮小可能的選擇範圍。 行動的談話會：做出決議，承諾採取行動。5.決定決議l決議的四種基本方法：主管決多數決共識決：參與者可以支持的結果。代議決：選一群人來做決定。6.分配會議時間l一般會議原則是不超過90分鐘，如果可以 盡量不要超過60分鐘。l當然，會議時間仍要依據會議的性質而定 ，例如年度計劃策略規則等類的會議， 經常需要一天的時間進行。訂定議程時間l訂定議程時間的好處如下：當你逐一考慮每個項目所花費的時間，你就更 能正
7、確的估算總時間。當與會者知道你在每一個議程所設定的時間， 他們便會更注意時間，以及更有效率。當你知道每一個項目該花多少時間，你就更能 自信的進行會議，感覺一切都在掌握之中。當你進度落后時，你知道該如何調整時間。7.決定與會者l會議長度會隨著出席人數而增加。所以必 須要慎選與會者。l你必須針對每一個預定要邀請的與會者詢 部這個問題這個人對會議有什么貢獻呢? 8.準備人員l人員包含：主持人 抄寫員計時員 記錄員資料提供者 來賓9.準備文書l確認開會時間地點 l分發議程，議程包含：日期和時間 項目地點 方法目的 結束時間開始時間 與會名單l分發議程及相關資料三主持會議會議的開始l在會議一開始時，主持
8、人必須花費兩分種 做以下幾件事情：說明會議的目的確認與會者都了解每一項議程和目的詢問與會者是否對議程有意見設定和維持適當的進行節奏l離題主持人要負責收導會議進行的方向，以預防離的發生。 離題時主持人必須禮貌的徵詢大家的意見，要求回到正題。l會議進度延遲在會議進度延遲并且到達結束時，你必須判斷是否結束會議或是繼續進行會議。如果會議進行順利，你可以決定繼續進行會議，否則，可以決定另外安排開會事宜。指揮討論l指揮討論的要訣包含開啟討論管理參與讓討論聚焦結束討論達成決議l決議的類型主管決多數決共識決：所有參與者可以支持的結果。代議決：選一群人來做決定。檢驗決議l所謂檢驗決議是指，主持人必須以完整的 句
9、子說明這項決議，并且確認所有的與會 者對這項決議有共同的認知。計劃行動與指派工作l無論透過何種方式做成決議，若是沒有引導 出行動方案，這個決議就沒有多大的意義。 所以，主持人必須：決定該次決議採取哪些行動方案。如果可能的話，討論應該採取行動的時間指派一組人或一個人負責行動方案。明確指出行動方案應該有的成果。四結束會議與追蹤盡量準時結束會議l準時結束會議的四個理由顯示對與會者的尊重鼓勵與會者更有效率可以避免會議在令人失望的狀況下結束， 因為多數超時會議都會令與會者感到沮喪。 不能準時結束會議代表你管理不佳。結束會議的說明l會議結束時，主持人應該說明：會議的重點協議與決議的內容行動方案與工作分派，包括由誰負責應 該完成什么任務完成任務的時間完成任務的標準等。表達感謝l會議結束后，必須盡快發出會議記錄。會議追蹤l在會議結束后，主持人必須追縱會議的行 動方案執行成果，并且將執行成果做成書 面記錄通知與會者，以向與會者確認行動 方案的工作進度。
