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1、一、档案工作管理条例一、档案工作管理条例第一章 总 则 第一条 为了加强我院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据档案法和国家教委第 6 号令普通高等学校档案管理办法制订本条例。 第二条 本条例所指的档案是我院从事教学、科研、党政管理以及其他各项工作中直接形成的反映我院活动历史的对我院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作，要把档案工作纳入学校整体发展规划，加强档案工作的领导和管理。 第二章领导体制和机构设置 第四条 我院档案工作由主管校长领导，校长办公室主任分管。 第五条 建立综合档案室，隶属于校长办公室，由校
2、长办公室一名主任兼管。综合档案室是我院档案工作的职能管理部门，集中统一管理全校档案工作。 第六条 综合档案室的基本任务 1贯彻执行国家、省、邮电部关于档案工作法规、政策、规定，规划全校档案工作。 2制定本校关于档案工作的规章制度，并负责指导、监督和检查执行情况。 3负责接受、分类、编目、鉴定、统计、保管全校各类档案和有关资料。 4开展档案利用工作。 5编辑档案参考资料。 6对全校兼职档案工作人员进行业务指导。 7开展档案学术研究和交流活动。 8负责全校文史工作和综合统计工作。 9办理学校领导交办的有关档案、文史、统计等方面的业务工作。 第七条 我院各系（部）、处、室等归档部门，确定一名领导分管
3、档案工作，并配备一名兼职档案人员具体负责档案工作，各归档单位的档案工作在校综合档案室的指导下进行（兼职档案员职责附后）。 第三章档案工作人员 第八条 我院档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。 第九条 我院档案工作人员属档案专业技术人员，按档案专业人员职务试行条例（职改字1996第 39 号），实行专业技术职务聘任制。 第四章 文件材料的收集、归档、移交和接收工作 第十条 各立档单位要把反映本校主要职能活动的各种文字、图表、声像材料完整、系统地收集起来。 第十一条 我院文书、科研、教学等档案门类分别
4、根据具体要求建立和完善相应的归档制度，纳入教学、科研和管理单位具体人员的职责范围，做到每项工作都有完整、准确、系统的文件材料、资料归档。 第十二条 档案工作要与学校的各项工作协调发展，要把各种文件材料的归档列入学校各单位岗位责任制，逐步做到“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。） 第十三条 我院文书、科技等档案实行文件材料形成部门立卷制度，立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，交本部门主管领导审查后向档案室办理交接手续。 第十四条 我院文书、科技等档案的归档制度按有关规定确定。 第十五条 归档的文件材料应质地优良，书写工整、字迹清晰。
5、 第十六条 归档时间按以下要求。 1学校党、政各部门及按年度归档的部门，在次年六月底前完成。 2教学部门应在次学年寒假前归档。 3科研、基建、设备等部门应在项目完成后两个月内归档。 4会计档案立卷后应在财务部门保存两年后，再向档案室移交归档。 第十七条 学校档案归档份数，一般要求一式一份，单套保存。如果重要案卷或利用频繁案卷，可视情况一式二份，实行两套保存。 第十八条 归档的具体要求和手续 1必须按照归档范围将应收集归档的文件材料收集齐全、完整、准确，既不杂乱，也不短缺或遗漏。 2按照文件材料的形成规律和内在区分价值，合理组卷。 3凡是归档的案卷，卷面、卷内目录、备考表等项内容，必须填写正确、
6、规范，标题简明、确切。 4凡装订的案卷要按“三孔一线”装订整齐、牢固，卷容美观大方，不装订的案卷、文件、图纸等要折叠整齐，编写件号与页号。 第十九条 我院教职工及党政领导在从事教学、科研及党政管理工作中形成的各种文件材料，按规定向档案室移交，集中管理，任何人不得据为已有。对个人向档案室捐赠档案的，学校应给予奖励。 第五章 经费、库房和设备 第二十条 我院档案工作所需经费，列入学校预算，在行政办公费用中统筹解决。 第二十一条 逐步改善工作条件，有符合档案管理要求的专用库房，做到三室分开（办公室、阅览室、库房）。 第二十二条 有计划地为档案室配备去湿机、吸尘器、复印机、空调等设备，逐步实现计算机管
7、理。 第六章 档案的管理 第二十三条 档案室应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，要写出报告，经领导批准后，组织人力、物力修复或复制。 第二十四条 档案室对各门类档案，要进行编号和排列，我院档案分类方案另订。 第二十五条 档案室对保管期限已满的档案逐步进行鉴定，对失去保存价值的档案，按档案的销毁原则，登记造册，报校领导批准，予以销毁。 第二十六条 制定统计制度，对各种档案进行统计，并造表上报。 第二十七条 建立库房管理制度。 第七章 档案的利用 第二十八条 档案室保存的档案，主要供本校利用，执行借阅制度。 第二十九条 要编制档案检索工具，为档案管理标准化打好基础。 第三十条 积极
8、开展档案编研工作，为教学、科研、管理等各项工作服务。 第三十一条 积极开展档案的宣传工作，如举办档案展览等。 第八章 惩考核与奖 第三十二条 档案室建立检查考核制度，明确岗位职责，对优秀的档案工作人员给予奖励。第三十三条 对违反档案法的行为，应按档案法规定的条款给予处罚。 第三十四条 本条例发布之日起执行。 二、档案工作岗位责任制二、档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的校领导职责 1组织全校性的宣传、贯彻执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动； 2加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应
9、做的工作； 3关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持；及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。 二、分管档案工作的各处、室、系、部领导职责 1组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每学期研究一次档案工作； 2加强与学校档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量； 3做好本部门教学秘书、行政秘书兼职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。 三、各立卷部门兼职档案管理人员职责 1坚持平时立卷，根据本部门（单位）不同种类文件材料形成的特征，
10、制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档； 2负责本部门文件材料（教学科研、基建、设备、医疗、财会材料）的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统； 3归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录、填写清楚，案卷标题简明扼要； 4主动接受学校档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档； 5积极参加业务学习，不断提高档案工作水平； 6注意文件材料的安全保密工作。 四、学校综合档案室职责 1贯彻执行国家、省、邮电部关于档案工作的法规、政策、规定，规划全校档案工作。 2制定本校关于档案工作的规章制度，并负责指导、监督和检查执行情况。 3负责接受、分类、编
11、目、鉴定、统计、保管全校各类档案和有关资料。 4开展档案利用工作。 5编辑档案参考资料。 6对全校兼职档案工作人员进行业务指导。 7开展档案学术研究和交流活动。 8负责全校文史工作和综合统计工作。 9办理学校领导交办的有关档案、文史、统计等方面的业务工作。 五、学校综合档案室主任职责 1负责制定综合档案室的工作计划、规划，进行季、学期、年度的本室工作总结，拟制（修订）业务工作的各项规章制度，并认真地组织实施； 对本室人员进行进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务； 组织本室人员参加政治和业务学习，组织兼职档案人员、兼职统计人员的业务培训； 负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函，负责
12、有关档案工作、统计工作、文史工作对外联系； 调查了解本校档案、统计、文史工作情况，并就以上工作的改革提出意见和建议。 完成学校领导及校办交办的事宜。 三、三、档案安全保密制度一、档案人员必须遵守中央文件规定的十条保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密，否 则要追究责任，严肃处理。 二、档案人员要严格执行档案的查借阅制度，借出的档案要及时归档、核实。发现问题及时处理。 三、档案人员要随时检查本室安全、保密设施，发现问题立即报告，及时解决，离开档案室时，必须锁好卷橱，关好门窗。 四、销毁档案要登记造册，须经领导签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。 五、档案的保管及其利用中有关条款，
13、也是保密措施的重要内容。 六、入库的档案要根据国家档案法和保密法的有关规定，确定密级、变更密级和解除密级。 七、库房内严禁吸烟，以防火灾。 八、加强保密观念，每逢节假日进行一次安全、保密检查，及时消除不安定因素。四、四、 档案库房管理制度 按规定将档案分类排放、排列整齐。 保持库房清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。 库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查库房消防器材。 非经允许，外人不得随便进入库房。 管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙，确保库房安全。 熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符
14、。对已破损和字迹退色的档案，应及时候和复和复制。 有库房温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。 未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。 切实做好平时防范工作，做到人离灯灭，消除火灾隐患，保证档案安全。 五、五、档案统计工作制度 建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据，按邮电部、省、市等部门要求及时报送各种报表。 按上级和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。 对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。 档案工作人员要加强档案统计工作责任心，认真学习和掌握档案统计方面的基本知识，建立科学的档案统计系统。 搞好档案统计分析，提高档案工作的管理水平。 六、六、档案鉴定销毁制度 档案室要按规定进行鉴定，对保管期限已满，认为毫无保存价值的档案予以销毁。 对要鉴定销毁的档案，在分管校长领导下，档案室和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工、个人初鉴、集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。 销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
