规范公文培训（幻灯片）

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1、规范公文培训主讲：王千六 副总经理 管理的四大职能：计划、组织、领导、控制 实现管理意图的主要途径：沟通 沟通的方式：口头、书面 有效沟通的要点l系统性：系统阐述、完整体现自己的意图l逻辑性：逻辑地、层次分明地组织表述l准确性：准确表述，不能模棱两可l言简意赅：简洁地表述，尽量减少对方领会难度前 言n任何一级管理者，每天都面临着与上级、平 级、下级的沟通。n公文作为书面沟通的重要形式，对各级管理 者均有较高的要求。n公文处理是否规范，不仅与单位（部室）工 作质量、效率和效果直接相关，还将直接影 响公司经营管理与之相关的各个环节的工作 质量、效率和效果。n各级管理者必须充分认识公文规范处理的重

2、要性。第一部分 培训目的n目前在公司公文处理方面，存在许多不规范现象：l公文收发文程序不合理l公文拟写不规范l公文处理不规范n公文处理上存在的不规范问题普遍存在于公司各单 位、各部室。n随着公司管理的不断强化，上述在公文处理存在的 问题逐渐突出，已经对公司的经营管理造成了较大 的影响，必须要充分重视，并加以改进。n培训的目的就是要逐步规范公司内部的公文处理。n培训选用素材仅供讨论，没有批评含义。第二部分 培训内容纲要n公文处理基本程序n公司内部常用公文文种、基本行文规范 及要点n公文处理中常见问题及案例讨论n公文处理注意事项n各单位（部室）在公文处理中的不规范 操作一、收发公文处理的基本程序收

3、文处理程序收文包括：公司内部各单位（部室）报送领导批阅的 请示、报告、函和外来文件。收文登记填写公文处理笺并贴于公文上办公室主任提出处理意见根据办公室主任意见，送公司领导和有关职能部室阅公司领导如有批示，根据批示，送有关人员或职能部室办理公文传阅完毕后由办公室存 档 有些单位（部室）不是将自己草拟的文件或 外来文件先送办公室收文，而是直接送分管领导 审阅后再交办公室送总经理审批发文处理1、发文首先要选择恰当的公文文种。文种是根据制 文目的、制发单位的权限和收发文单位之间的关系确 定的。2、发文处理程序各部门根据领导授意或工作需要拟稿，交部门负责人 审核后，填写专用发文稿纸，贴于文稿之上，一并交

4、 办公室办公室对其进行公文规范把关送分管领导 会签，总经理签发定稿办公室组织打印部门校对 办公室校对办公室打印成文办公室盖章送发 文件（下行文由办公室统一发放，上行文和平行文由 拟文部门送出）本部有些部室经常是将这两个程序的先后 顺序对调，一旦办公室将文件进行修改，将 致使分管领导第二次会签，浪费不必要的时 间，甚至用红笔二、常用公文文种的基本行文规范及拟制要点请示1、定义：是下级机关就自己工作中无权决定或无力 解决的事项，请求上级机关予以指示、批准、帮助并明 确答复的报请性公文。2、请示的基本结构：包括请示缘由、请示事项和请示 结语。缘由部分应写明请示的原因、目的、根据等。事项 部分是请求上

5、级机关表态、指示的具体内容。这部分需要 把事情说清楚，并提出自己的看法、意见和理由。切忌让 人看了不得要领或是只提请求不表明看法。结束语可用： “以上请示妥否，请批示”，“请批复”，“请审核批准 ”等。在公司内部收文的请示中会有 请示的原因和事项不明，让领导看 了不知请求为何，无从批示。1、定义：是下级机关向上级机关汇报工作、反映 情况、提出意见或建议，以及答复上级机关询问所使 用的报请性公文。2、报告的基本结构：缘由+事项+结束语。结束语一 般可用“以上报告，如有不当，请指示”，“特此报告” 请示与报告的区别1、作用与目的不同：请示目的是为了得到上级的指 示，请求批准解决问题或困难；报告则是

6、汇报工作、反 映情况，有助于上级机关及时了解情况，为正确决策提 供信息。 2、制发时间不同：请示必须在事前进行，不得“先 斩后奏”；报告大都在事后或在事件进行中，亦可在事前 行文。 报告报告3、内容结构不同：请示主要写带有迫切性，并需上级 机关明确指示、批准或解决的事项，行文时只能一文一事； 报告则着眼于汇报或反映情况，既可一文一事，也可一文数 事。4、行文要求不同：请示是问文，要求领导批复；报告是陈文 ，一般不要求回复。 函1、定义：不相隶属的行政机关之间用以互相商洽工作、询 问和答复问题，或向有关主管部门请求批准的知照性公文。2、函的种类：商洽函、询问函、请批函、复函、传知函3、函的基本结

7、构：缘由+事项+结束语，结束语通常以“请予 支持、此复、特此函复、专此函复、盼复、专此函达”等词来结束 。公文的语言特点：用词准确、言约意丰、精炼明快、通俗易 懂、浅显流畅、用语及语体风格应符合特定的文体要求。三、公文处理注意事项及案例讨论公文编制注意事项1、明确目的拟写材料前，首先应弄清拟文的目的，目的明确了，在写文 章的时候才会围绕这个目的展开论证，这样写出来的文章才不至于 内容散乱、没有主题或是让人看了抓不着要领；明确目的后，构思如何围绕此目的层层展开论述，以确保文 章结构清晰，层次分明；避免文章结构不合理，头重脚轻。提纲拟定后，根据内容需要对应重点说明的部分用详细文字 阐述清楚；要求文

8、字简明扼要，切忌冗长复杂，重点和非重点部 分用同样多的笔墨。2、制定提纲3、重点突出4、用语规范在拟写不同文体的材料时，尤其是上报给公司领导或 向外报送的文件材料，要注意用语得体，语气谦和，切忌用 命令的口气。 如：“请向总提出意见！”, “请你部有关部门尽快解决”等 。 5、选材适当在编制文件材料时，应根据内容要求，可引用恰当的符合文 章要求的文字材料，切忌千篇一律的引用太多无关材料。 例如：1.3乳业市场状况 1.3.1在建设任务书中的 “全国乳制品市场分析” 近几年，中国的乳业正在进入黄金发展期，奶制品正在一切特征。联合国 粮农组织（FAO）预测2005年世界奶类总产量将达到6.1501

9、108t，中国 将达到1395104t；2005年世界奶类总消费量6.1504108t，中国消费量 为1611.9104t；2005年世界人均乳品年消费量80.4kg，中国消费量为 11.3kg。农业部发布的优势农产品区域布局规划提出到2015年，我 国牛奶产量计划达到3300104t，人均牛奶占有量将达到23kg。按照“十 五”计划制定的乳业发展战略,“到2005年，人均奶类占有量将达到10kg， 总产量达到1350104t，到2030年，人均奶类占有量达到25kg，总产量 达到4250104t。6、语句简炼，层次清晰句与句之间逻辑顺序要严密，段与段之间要 有自然的过渡，文章才显得流利顺畅。

10、 如：为了能迅速增强企业竞争力，增加产能满足日益增长 的市场需求，推动企业技术进步，推动重庆乳业的快速发 展，增加国家税收、提高企业经济效益，促进和优化农业 经济结构、增加农民收入，同时为改善重庆市人居环境和 城市形象，满足城市发展需要，积极响应重庆市工业企业“ 退二进三”政策，公司决定实施渝北乳品加工基地（暨乳品 一、三厂迁建技改）建设项目，该项目占地面积131亩，总 建筑面积，该项目建成投产后具有良好的经济效益 和社会效益，全部投资回收期为x年，财务内部收益率为 x%。我公司特此向贵部申请项目借款xxx万元，用于项目 建设，恳请贵部能给予支持批准。调整后的语序：为了满足日益增长的乳制品市场

11、需求，同时积 极响应重庆市工业企业“退二进三”政策，公司决定 在渝北国家农业园区实施渝北乳品加工基地建设（ 暨乳品一、三厂整体迁建技改）项目。项目占地面 积.总投资xx万元。项目建成投产后，将有效提高 公司的产能和技术水平，进一步增强企业竞争力， 较大幅度提高企业经济效益，增加国家税收，产生 良好的社会效益和经济效益。项目的实施还将有力 推动重庆乳业的整体产业升级，并带动重庆奶牛养 殖业、饲料业的快速发展，对优化调整重庆市农业 经济结构、解决库区产业空心化问题、促进农民增 收致富均有着十分重要的意义；项目建成后，平均 每年投资利润率为x%，全部投资回收期为x年，财 务内部收益率为xx%。收发文

12、处理注意事项1、发文处理：根据发文稿纸顺序，自己应先审稿， 确保无误后交办公室按程序发文；交公司审批文件，应先 交办公室收文，由办公室按规定程序处理。有些部门没有对自己草拟的稿仔细检查， 没完成自身职责便直接交办公室修改，自己部门工作量 减轻，但从公司整体讲，工作进度将受到很大延误，办公 室工作也将受到很大影响；定了稿，还应该将自己 的原稿与定稿对比，以找出差别，寻求改进2、外来文处理：不在公文上涂画；重要文件应先交 办公室收文四、公文拟制的主要问题格式不规范1、标题写法不规范：关于购置电脑及打印机的申请、天友系列新品奶 粉定价的建议、商务函的标题申请报告、关于调 整新鲜杯搅拌酸奶保质期的建议

13、报告说明：公文里没有申请、建议、申请报告、建议报告 这些文种，根据上面标题的内容，应选用请示和报告这两 种文种，且报告有工作报告和情况报告之分，没有建议报 告和申请报告，在上一次的办公室主任培训中也提到不能 将请示写成申请，但有些单位在拟写公文的时候依然写成 申请。公文的文种可以从前面讲到的请示和报告的区别来 确认。2、结束语不规范：如：在关于购置电脑的请示中，其结束 语为：“特此申请，妥否，请批示”应该删掉3、文号不规范：乳x发2005第y号正规的文号写法：乳x2005 y号，渝天友文2005 号请示内容不规范：1、请示事项不明：如：关于购置x台电脑的请示：“为确保工作顺利开展， 现急需购置

14、x台新的电脑，请公司信息管理中心统一购置。特此申 请”分析：此请示有两个不规范：一是只说急需电脑主机，缺少明 确的请示语句，请示事项未写明；二是必须按照公司计算机硬件 管理办法要求，完善请示相关内容，并规范程序。2、请示内容模糊：如：关于发布xx市场户外广告的请示：“现将广告位的具 体情况汇报如下：广告面积：具体位置：xx沿河边墙壁；广告费 用：xxxx元（含制作费）妥否，请批示。”广告费用xxxx元是每年还是每月， 不清楚，领导无从批示。3、请示对象不明如：车辆购置计划：“供应分公司：根据xx公司2005 年工作需要，现将所需配送车辆购置计划说明如下：计 划新增yy车4-6台，费用预计在52

15、-78万元，用于.需 要。”应先向公司领导请示，批准后送 供应分公司采购委员会采购请购车的数量和费用 不明，领导无从批示4、标题指向不明如：标题为天友系列新品奶粉定价的建议，内容为：“公 司市场营销部：天友系列新品奶粉近期将上市，经充分考虑 ，建议采取 的原则，留足运作空间，以此来促进各环 节的积极性，特建议定价如下。”A、请示对象错误，应 该是公司或公司领导， 办公室收文后会先让市 场部提意见，再送总经 理审阅。B、同时也反映出公文 处理程序上的模糊。从内容可以反映出文种使用错误， 需要领导批示新品定价，应该用请 示。没有“建议”这种公文。5、请示事项用语不规范如：关于恢复部分产品生产的请示：“我厂根据目前 的生产组织及市场情况，建议公司同意立即恢复草莓 酱、菠萝粒、八联杯蓝莓、蜂蜜的生产和销售。用语不得体，给领导请示却带命令的 口气，可改为：恳请公司同意恢复6、请示与报告混用如：报告：“向总，为加强日常工作的记载 及文件的规范化，同时也使办公自动化，以 提高工作效率，促使工作更适应企业发展的 需要，特申请购买电脑一台，请领导审阅，批准 。特此报告”分析：典型的文种与内容不符，根据此文的内容， 应该改为请示，结束语为“妥否，请批示”。