EXCEL基础知识精讲

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1、1EXCELEXCEL基础知识基础知识基础知识基础知识2010年年10月月2提 纲提 纲前言前言常用的基本功能常用的基本功能常用的基本函数常用的基本函数数组公式数组公式简单的宏应用简单的宏应用3前言前言EXCEL是一个功能很强大的数据处理程序，本文将主要讲解EXCEL的数数 据整理、数据检索据整理、数据检索等功能；本文针对的EXCEL版本是EXCEL2003；EXCEL2007有新的扩展功能，但 基本功能没有大的变化；EXCEL自身也有缺陷，如难以处理海量的数据（EXCEL单个Sheet的极 限是65536行行256列列，而且运行起来速度很慢），需要用另一种工具 Access来补充；EXCEL

2、的函数自身的功能比较简单，但函数间的组合应用却能实现很 复杂的功能，并没有固定的模式，运用之妙，存乎一心运用之妙，存乎一心；EXCEL的数组公式数组公式是一个很强大的工具，能够实现多维数组的操作；而宏宏更是无所不能，它本身是一种计算机语言VBA；4无线专业常用的表格和功能无线专业常用的表格和功能基站数据库话务统计数据表可研、设计附表投资估算表、预算表设备配置表数据整理功能，如数据透视表、打印格式设置等；数据库功能，如查询、匹配、条件检索、求和、计数、数组计算等；5无线专业使用无线专业使用EXCEL常见的问题常见的问题数据格式不规范，数据不一致，说明不完整；某个表格里引用了其它表格的内容，在不需

3、要数据联动的时候却不取消链 接；在复制大量、零散数据的时候，采用粘贴的方式，而不使用公式，常常出 现操作失误；在复制数据的时候，不按照模板的格式要求，不采用选择性粘贴成数值的 方式，数据的格式和内容比较随意，常常破坏模板，给数据汇总造成很大 麻烦；在打印含有大量数据的表格的时候，页面格式比较混乱；6使用使用EXCEL的规范化经验的规范化经验新建一个表，应首先应调整字体格式、文本对齐格式等；不随意变动表里的公式和格式；不改变表里的“有效性”数据格式；不随意在表中插入一行或者一列，要注意对公式的影响；在表格尾部插入新行或者新列时，要注意对汇总公式的影响，建议在倒数 第二行或者第二列插入；7提 纲提

4、 纲前言前言常用的基本功能常用的基本功能常用的基本函数常用的基本函数数组公式数组公式简单的宏应用简单的宏应用8常用基本功能列表常用基本功能列表格式类格式类筛选、拆分、冻结窗口（重点）；页面设置（重点）；分页显示、打印预览（重点）；条件格式；索引类索引类查找、替换；名称；数据整理类数据整理类有效性（重点）；分列（重点）；排序；数据透视表（重点）；分类汇总；其它其它选择性粘贴（重点）；公式审核（重点）；常用符号（重点）；9格式类基本功能格式类基本功能筛选、拆分、冻结窗口（重点）筛选、拆分、冻结窗口（重点）位置：位置：（1）菜单“数据”-“筛选”-“自动筛选”；（2）菜单“窗口”-“ 拆分”；（3）

5、菜单“窗口”-“冻结窗口”；作用：作用：（1）可自定义条件筛选有用的数据；（2）拆分一个主 窗口为几个子窗口，可以分别显示和拖动；（3）部分区域将一 直显示，不受拖动的影响；注意：注意：拆分和冻结窗口两个功能不能同时发生作用，程序会自 动用后一个功能替换前一个功能；小技巧如何快速统计筛选后显示的单元格数量？如何快速 计算筛选后显示单元格的平均值、和等数据？小技巧如何方便的比较同一个数据表的两处内容？10格式类基本功能格式类基本功能页面设置（重点）页面设置（重点）位置：位置：菜单“文件”-“页面设置”主要功能主要功能左端左端/顶端标题栏顶端标题栏作用：作用：打印的时候固定每一页的左端和顶端tit

6、le栏；主要功能主要功能打印区域打印区域作用：作用：固定打印区域，可将辅助单元格排除在打印区域外；主要功能主要功能页眉页脚页眉页脚问题哪些title适合用顶端标题栏显示，哪些title适合用 页眉显示11格式类基本功能格式类基本功能分页显示、打印预览（重点）分页显示、打印预览（重点）位置：位置：（1）菜单“视图”-“分页显示”；（2）菜单“文件”-“打印预 览”作用：作用：（1）可观察每页的打印区域；（2）可预览打印的效果；小技巧打印时如何保证每页的页宽相同？12格式类基本功能格式类基本功能条件格式条件格式位置：位置：菜单“格式”-“条件格式”；作用：作用：根据条件自动变化单元格的格式；问题为

7、了醒目，公式出错的单元格需要标注成红色，每次 公式变化都要手动筛选出错的单元格，手动标注颜色，如何快速 的实现这一功能？13索引类基本功能索引类基本功能查找、替换查找、替换位置：位置：（1）菜单“编辑”-“查找”；（2）菜单“编辑”-“替换”；作用：作用：（1）查找符合要求的单元格；（2）替换符合要求的单 元格的内容为指定值；注意：注意：查找可以查找公式里的内容，也可以查找公式计算出的 结果；小技巧某个EXCEL引用了外部文件的数据，但不清楚具体是 哪一个单元格，如何快速定位？14索引类基本功能索引类基本功能名称名称位置：位置：菜单“插入”-“名称”；作用：作用：给某个区域取一个别名，一方面方

8、便对该区域进行操作 ，另一方面也是对该区域的内容或者功能进行的注释；注意：注意：数据区域左上方有专门的名称窗口，可在下拉菜单中选 择某个名称，直接跳至该名称定义的区域；问题某个EXCEL文件的数据非常庞大繁多，多达几十个 Sheet，其中很多地方要引用一个设备折扣率，该折扣率位于文 件中某个不显眼的位置，一个不熟悉该文件内容的使用者如果能 够快速的寻找和使用这个折扣率呢？15数据整理类基本功能数据整理类基本功能有效性（重点）有效性（重点）位置：位置：菜单“数据”-“有效性”；作用：作用：单元格的内容只能按照有效性的规定填写，否则会禁止 操作或者告警，可以用于规范使用者的填写习惯和内容范围；注意

9、：注意：“有效性”中的“序列”选项可以提供下拉菜单供使用者选择 ，菜单中的可选项为“序列”中指定的内容；16数据整理类基本功能数据整理类基本功能分列（重点）分列（重点）位置：位置：菜单“数据”-“分列”；作用：作用：按照设置条件将某列分裂成若干列；可以按照固定宽度 分裂，也可以按照指定的分隔字符分裂；注意：注意：分列后将就近产生新的数据列，会导致EXCEL表里原有的 数据被覆盖；小技巧某列的单元格内容为日期，格式为“*-*-*”（ 年/月/日），如何将日期中的年、月、日分离出来；17数据整理类基本功能数据整理类基本功能排序排序位置：位置：菜单“数据”-“排序”；作用：作用：可以将一组无序的内容

10、按照一定的顺序排列；注意：注意：（1）如果不选择“有标题行”，则标题行的内容也参与排 序；（2）如果不选择“扩展选定区域”，则只有被选内容会按照顺 序排列，而被选内容对应的其它内容不会变动，这会导致整个表 格的对应关系发生变化；18数据整理类基本功能数据整理类基本功能数据透视表（重点）数据透视表（重点）位置：位置：菜单“数据”-“数据透视表和数据透视图”；作用：作用：将数据自动按照指定的条件归类、统计、计算等，是一 种非常强大的数据整理功能，目前我们常用的还只是其中一小部 分功能；注意：注意：（1）制作数据透视表的区域必须有title内容；（2） title行不能有合并单元格；小技巧有一个庞大

11、的数据库，其中某一列有几十上百种类 型，如何能快速的将各种类型整理出来？19数据整理基本功能数据整理基本功能分类汇总分类汇总位置：位置：菜单“数据”-“分类汇总”；作用：作用：将数据按照类型归类、统计、计算；注意：注意：（1）分类汇总的实质作用是按照顺序，将连续的同类型 的数据归并，并用subtotal函数进行统计、计算；（2）分类汇 总后，将在左侧提供若干按钮，实现多层面的显示；问题“数据透视表”功能也能实现数据的归类、统计、计算 ，与“分类汇总”功能有什么不同？20其它基本功能其它基本功能选择性粘贴（重点）选择性粘贴（重点）位置：位置：右键“选择性粘贴”；作用：作用：在对原有数据进行粘贴时

12、，可以选择粘贴的该数据的数 值，或者公式，或者格式等，还可以对原有数据进行转置；小技巧某列数据是网络设备的价格（单位为元），如果要 改为以万元为单位，有什么快速的修改方法？21其它基本功能其它基本功能公式审核（重点）公式审核（重点）位置：位置：菜单“工具”-“公式审核”；作用：作用：可以审核公式、追踪公式引用单元格、追踪公式从属单 元格等，是检查公式错误、阅读公式内容的必备功能；小技巧某个公式引用了很多的单元格，分布在表格中的不 同位置，如何快速定位这些被引用的单元格？22其它基本功能其它基本功能常用符号（重点）常用符号（重点）$（“绝对引用”符号）绝对引用的单元格不会随着位置的变 化发生偏移

13、，例如$D5（绝对引用D列）、D$6（绝对引用第6行） 、$E$4（绝对引用E4单元格）；&（“合并”符号）例如E4单元格的内容是“2010”，E1&“年”的 结果是“2010年”；相当于Concatenate函数；“”（“字符”符号）例如“E5”代表字符串E5，而E5代表E5单元 格；（“文本”符号）例如000001如果被当作数字，只能显示数 字1，而如果采用000001，则显示000001；、-、*、/、加、减、乘、除、乘幂；某些场合下，有些字符有特殊含义，如果想引用该字符 的本义，可以用“”来标记，例如*在某些地方代表通配符，如果 想引用*字符本身，可以用*来表示23提 纲提 纲前言前言

14、常用的基本功能常用的基本功能常用的基本函数常用的基本函数数组公式数组公式简单的宏应用简单的宏应用24函数的说明函数的说明EXCEl函数的主要作用是用于数据库操作、数学计算、财务、统计等方 面；这里重点介绍基于数据库操作的函数重点介绍基于数据库操作的函数；每个函数都有帮助文件帮助文件，多阅读帮助文件可以了解具体的使用方法； 也可以在输入函数名称后，点击插入函数功能“fx”，按照程序提供的格 式指引使用该函数；EXCEL函数自身的功能比较简单，但是通过一定的技巧技巧，通过函数之间 的配合，能够实现比较复杂的功能；EXCEL函数的使用与计算机编程有一定的相似性，使用者应采用编程的编程的 思维思维来灵

15、活使用各种函数；小经验在编写函数公式之前，一定要先浏览浏览一下对象的大体情况 ，了解对象的规律，并且规范规范对象的格式、数据形式、说明描述等；EXCEL函数的局限性局限性主要体现在不能实现数组计算、不能实现循环计算 ，数组计算需要用数组公式来补充，循环计算需要用宏来补充；25函数的手动计算和迭代计算函数的手动计算和迭代计算手动计算的作用：手动计算的作用：在公式数量比较大的情况下，每一次更新少量数据都会引起 所有公式的重新计算，导致程序运行速度缓慢，为了避免这种现象，可以采用“手 动计算”功能，在使用者需要的时候才进行计算；手动计算的位置：手动计算的位置：菜单“工具”-“选项”-“重新计算”-“手动重算”；手动计算的操作：手动计算的操作：快捷键“F9”，自动更新整个EXCEL表；也可以选择只更新当前 Sheet；迭代计算的作用：迭代计算的作用：如果一个公式引用了其本身，就会导致“循环引用”的现象，公 式将无法计算出结果，如果采用“迭代计算”功能，可以在循环若干次之后或者计 算结果收敛到一定程度后，结束循环计算；迭代计算不仅是用来纠正循环引用的 问题，而且在特定场合也是一种计算机数值运算的方法；迭代计算的位置：迭代计算的位置：菜单“工具”-“选项”-“重新计算”-“迭代重算”；问题：新国标中，“建设单位管理费”是基于“工程总概算”计算出来的，如果客户 要求将“工