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1、第 1 页 共 11 页第第 6 节节财务监控事务操作指导财务监控事务操作指导6.1 本节知识点本节知识点了解财务科执行财务监控的目的与意义 掌握票据使用监控的原理及各业务操作 掌握收款财务监控的原理及务业务操作6.2 业务介绍业务介绍T/MT/M某医院曾发生过这样的事例：门诊收费室的一名职员，利用职务之便，隐瞒当天的实 际收款额，只上缴一部分给财务科，剩余部分留作自用了，为了不暴露其私吞公款的行径， 他撕毁了相关的发票，并篡改日报表金额，使之表面上看起来与上缴金额相符。在长达一 年的时间里，他贪污了上万元之巨。究其原因，一是没有严格管理发票领用与使用登记， 二是没有严格要求发票号必须连续，三
2、是财务科只能凭上交的发票统计收款额，无法知道 真实的收款情况。 如何才能避免并堵住这种款项黑洞呢？医院首先从发票着手，强调发票号必须连续。 并且建立发票的领用与回收登记。从而很大程度上解决了前两种引发此事件的原因。但发 票的金额仍然无法保证完全真实，也曾出现过“阴阳票据”的情况，交给病人的发票金额 与上报财务的发票金额不一致，在手工模式下，因为无法查看到篡改的过程，要完全杜绝 此类事件的发生很困难，但在医院引入信息化管理之后，以上的难题均变得容易解决了。 HIS 系统为财务科提供了两件利器：“票据监控”与“收费监控” 。 通过“票据监控” ，可以实现发票的领用、回收、重打、报损、作废登记。可以
3、跟踪到 每一个收费人员的票据使用情况。而“收费监控”可以直接查看到每个收费员已收款金额， 如上缴金额与查询的应缴款金额不相符，财务人员可立即做出处理。财务监控作为一个辅 助的工具，对提高财务人员工作效率，有效控制票款黑洞有很大的好处。6.3 运行环境运行环境T/MT/M主要的硬件配置（一个工作站点）一个工作站点配置一台计算机，用于数据输入软件功能模块组合【票据使用监控】 、 【收费财务监控】第 2 页 共 11 页6.4 典型业务操作指导典型业务操作指导T/MT/M6.4.1票据监控操作详解票据监控操作详解业务流程图票据使用票据领用门诊挂号门诊收费收预交款办就诊卡住院结帐票据回收领用记录使用记
4、录报损记录作废记录重打记录6.4.1.1票据领用票据领用作用及应用场景 1、 票据包括： 统一正式发票：门诊挂号收据、门诊收费发票、住院结帐发票 医院自制收据：预交款收据、就诊卡收据 统一正式发票为参照当地财政局统一印制格式，并加盖财务局收费专用章的票据。 医院自制收据格式则由医院自行设计，无财务局收费专用章。 2、 领用的票据有两种方式： 自用：领用的票据只有领用人才能使用。 共用：领用的票据可以由本工作站操作人员共同使用。输入界面介绍第 3 页 共 11 页操作步骤票据领用票据领用操作步骤一览表操作步骤一览表1、 财务人员以自已的身份，登录系统； 2、 双击鼠标进入【票据使用监控】； 票据
5、票据领领用用 1、 点击领用按钮或点击编辑编辑领领用用菜单栏，进入票据领用界面 2、 票据种类处选择票据类型。 （收费收据、预交收据、结帐收据、挂号收据、就诊卡） 3、 号码范围分两段，前段允许为数字与字母的组合，后段仅限数字。总长度可 以在【基础参数设置】中调节，默认为 7 位。 4、 领用人处选择办理领用登记的人员。可选人员范围为人员工作性质为“门诊 挂号员”、 “门诊收费员”、 “住院结帐员”、 “预交款收取员”、 “就诊卡发放员”的人员 姓名。 （具备任何一项即可） 5、 登记人为执行发票发放的人员名，此处默认为登录系统的人员，因此，强烈 建议此功能由发票管理人员亲自操作。 6、 使用
6、方式处选择票据的后续跟踪方式。 “自用”票据仅限领用人选择使用。 “共 用”票据可供使用同一台计算机收费的人员共同使用。 登记时间默认为当前系统时间。 7、点击确定保存领用记录。决定后续使 用模块的票 据可选择性字母或 数字仅限数 字第 4 页 共 11 页领领用用记录记录修改修改 1、 在【票据使用监控】界面左侧选择票据类型，并在领用记录栏，单击选中要修 改的票据领用记录。 2、 系统默认显示一个月内发生的领用记录，如需修改更早以前的领用记录，可在 范围中设置起止日期。 3、 点击修改按钮或点击编辑编辑修改修改菜单栏，进入票据领用界面。 4、除票据种类不可修改以外，其余信息均可修改。 5、修
7、改完毕，点击确定保存领用记录。 删删除除领领用用记录记录 1、 只能删除未使用的票据领用记录。已经使用领用票据已产生了相应使用明细 记录，不能再执行删除。 2、 在【票据使用监控】界面领用记录栏，单击选中要删除的票据领用记录。 3、 点击删除按钮或点击编辑编辑删删除除菜单栏，系统提示是否确认删除，按是 (Y)执行删除。 4、 系统不保存已删除的票据领用记录。 练习题 1、操作员甲领用自用收费票据 500 张，票号长度 8 位。 练习要点：票据领用操作、票据长度设置2、操作员乙领用共用预交票据 1000 张 练习要点：单据类型选择、使用方式选择6.4.1.2票据使用跟踪票据使用跟踪跟踪内容 使用
8、跟踪的内容包括：票据的使用人、使用时间、使用性质、票据号。 票据的使用性质包括：正常使用、重打收回、重打发出、作废收回、报损票据种类在哪个模块使用业务操作对应使用性质1-收费收据【门诊收费管理】正常收款正常使用2-预交收据【预交款管理】重打票据（废票收回） 重打收回3-结帐收据【住院结帐管理】重打票据（重新发出） 重打发出4-挂号收据【门诊挂号管理】退费（废票收回）作废收回5-就诊卡【就诊卡发放管理】未使用票据作废报损操作前提 要实现票据的使用跟踪，必须具备两个前提： 1、 在【基础参数管理】票据管理页面，设置票号严格控制 如图所示：第 5 页 共 11 页2、 在各使用模块本地参数票据控制页
9、面选择当前使用的收费票据。如图所示： 适用模块：【门诊收费管理】 、 【预交款管理】 、 【住院结帐管理】 、 【门诊挂号管理】 、 【就诊卡发放管理】 ） 。注意事项 1、 新领用的票据，第一次使用时，必须正确设置票据号。仅当标记为时，各票据使用模块才会记录票据使用情况号码长度可调节根据当前装在打印 机上的票据号段进 行正确选择。该处只提供使用方式为“共用”的号码段。若需使用“自用”票据，此处可不选择。若当前操作人员没有“自用”票据，则此处必须选择。对照打印机上的 发票号核对（首 次使用时必填）第 6 页 共 11 页2、 票据号在首次设定后，将在每次使用后递增，因此可不必每次设置。但必须每
10、次 检查票据号是否与实际票据号相符。如有不符，应该将票据号修正为与实际票 据号一致。 3、 票据号更改后产生的断号，系统均会自动记录，断号票据可在交回财务科时进行 报损登记，但必须确保票据没有遗失。票据遗失应该追究领用人责任。 4、 不得随意撕毁票据。练习题 门诊收费票据严格控制 练习要点：系统参数设置、本地参数设置、实际票据号检查6.4.1.3票据回收票据回收作用及应用场景 领用的发票用完，需将发票存根联交回财务科，发票管理员核对票据有无缺号，使用 数量、作废数量是否相符。 对自然损坏而未使用的发票，需进行报损登记，将其作废。 对因启用新票据而要求回收的已领用票据，对未用的票段，同样要进行报
11、损登记，将 其作废。而库存的未领出的票据，则不需作此处理。 输入界面介绍操作步骤票据领用 时已限定第 7 页 共 11 页票据报损票据报损操作步骤一览表操作步骤一览表1、财务人员以自已的身份，登录系统； 2、双击鼠标进入【票据使用监控】； 3、在【票据使用监控】界面左侧选择票据类型，并在领用记录栏，找到需进行报 损的票号所在的领用记录，单击选中。 4、 系统默认显示一个月内发生的领用记录，如需查找更早以前的领用记录，可在 范围中设置起止日期。 5、 点击报损按钮或点击编辑编辑报损报损菜单栏，进入票据领用界面 6、 有两种报损方式：单张报损、多张报损。 7、 单张报损时，号码范围仅输入起始号即可
12、。多张报损时，号码范围处输入 起止号码。 8、 报损人处默认为当初办理领用登记的人员。 9、 登记时间默认为当前系统时间。 10、报损的票据数将统计在使用记录中报损栏。练习题 预交款票据回收，其中 10 张报损 练习要点：单张报损、多张报损、票据使用明细查询6.4.1.4票据核对与查询票据核对与查询主界面介绍双击可查看明细情况需监控的 五种票据正常与重打记录均在各使用模块登记票据回收时登记退费操作时自动登记重打操作时自动登记已领用的票据概况第 8 页 共 11 页数据关系：数据关系： 1、重打：重打操作包括两个动作，收回废票，重打发票。因此，在票据使用明细 中使用栏与收回栏均有“重打”数据统计
13、。 使用栏中“重打”统计“重打发出”的票据。 收回栏中“重打”统计“重打回收”的票据。 数量关系： 领用数量=剩余数量+总数（使用）+总数（收回） 。如数量关系不相等， 请检查使用记录。6.4.2财务监控操作详解财务监控操作详解业务流程图财务科各收款环节门诊挂号门诊收费收预交款办就诊卡住院结帐收费监控收费票据￥z缴款应缴金额实缴金额=？实时传送定时上交查找断号并停留在断点记录上第 9 页 共 11 页作用及应用场景 在全院联网的基础上，各收费站点输入收费票据并保存后，这张票据自动通过网 络实时传送到财务科工作站点，财务科人员通过【收费财务监控】 ，可实时查看各收款 站点，各收款员的票据总额（应
14、缴金额） 。如果收款员在实际缴款时，实缴金额与应缴 金额不符，财务科人员立即会引起警觉，并作出相应处理。 输入界面介绍操作步骤财务收款财务收款操作步骤一览表操作步骤一览表1、 财务人员以自己的身份，登录系统 2、 点击进入【收费财务监控】界面； 3、 在左侧选中当前缴款的人员。默认情况下此处仅显示“期末暂存”不为 0 的收 款员。如需要显示所有收款人员，可通过点击查查看看所有收款所有收款员员，即可显示 出人员工作性质为“门诊收费员”、 “门诊挂号员”、 “住院结帐员”、 “预交款收取员”、 “就诊卡发放员”的人员名（具备其一即可）。 4、 选中人员后，可查询到该人员已缴款总额及历次缴款记录。重
15、要的是期末暂 存金额，即该收款员已经收取但尚未上缴财务的金额（应缴金额）。如果此栏 为 0，则表示该收款员已经票款两清。 收取收取缴缴款款 1、 财务科人员将缴款金额与日报表、票据进行核对，并在计算机中登记缴款记录。2、 点击增加按钮或点击编辑新增缴款记录菜单栏，进入缴款登记卡界面。3、日期默认为当前系统时间，应根据交款同时上交的日报表时间调整此日期。 3、 在已经有缴款记录的记录行的结算号栏中按回车键，新增一行，在金额栏 输入本次上缴的实际金额。实缴金额应与应缴金额相符。在特殊许可下，可允 许部分缴款。期初暂存：收款员经手的票据总额。 缴款合计：已上缴的金额累计。 期末暂存：收款员已收费但尚未上缴 的应缴金额。第 10 页 共 11 页4、 在摘要处可根据需要输入缴款的目的及其他备注信息。 5、 按【确定】完成缴款，系统自动打印出“人员缴款收据” 6、 将收据交与缴款人员，完成本次缴款。 删删除除缴缴款款记录记录 1、 如果因为工作疏忽造成了错误的缴款登记，只能将缴款记录删除，再重新输入。2、 在【收费财务监控】界面缴款记录中选择要删除的缴款记录。 3、 点击删除按钮或点击编辑删除缴款记录。 4、 系统提示是否确认删除，按是(Y)执行删除。 5、 系统不保存已删除的记录。 6、 删除不再打印收据，所以，财务人员应要求收款员交回缴款收据并当面销毁
