使用Ecel的一些小巧门

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1、怎样使用 Excel 1. 自動保存如果使用 WORD/Excel，可以打开 工具选项，在打开的对话框中上方选择“保存”选项卡，里面有一个“自动保存时间间隔秒钟”前面的方框中打上勾，可以选择时间。这样可以在你电脑突然断电或异常死机时避免文件丢失，在下一次打开 WORD 文档时恢复。但关闭时仍然需要选择保存，否则自动储存的文件将被删除。2.利用“顶端标题行“快速设定每页打印标题 在平时工作中，经常看到有人在 Excel 中制表时，将表头在每一页复制一 份，以便在打印时在每张表格中都有表头，这样不仅麻烦而且当每页内容多少 发生变化时，还得重新调整排版。事实上这大可不必，只要在整个表格前面设 置一个

2、表头，然后将表头设置成打印标题，问题便迎刃而解。具体方法是选择“ 文件“*“页面设置“，然后选中“工作表“选项卡，点击“顶端标题行“输入框右边的 按钮，然后在工作比标中将需要作为表头的一行或多行选中，点击“确定“即可。3.利用”冻结窗格”增强表格的直观性 - 当我们在制作一个 Excel 表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下 滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应 的标题，事实上利用”冻结窗格”功能可以很好地解决这一问题。具体方法是 将光标定位在要冻结的标题行(可以是一行或多行)的下一行，然后选择”窗口” *”冻结窗格”即可。滚屏时，被冻结的标题行总是显示

3、在最上面，大大增强了 表格编辑的直观性。 4.利用“条件格式“将特定的数据醒目显示 - 在一个表格中有时我们常常想让一些零散分布的、具有一定特征的数据以 不同格式显示出来，以便一目了然，易于查阅。Excel 的“条件格式“功能可轻松 地实现这一点，具体方法是先选定一块区域，然后选择“格式“*“条件格式“，在 打开的窗口中输入条件，然后单击“格式“按钮，对满足条件的数据的显示格式 (字体、边框和图案)进行设置，若要增加条件，还可按“添加“按钮添加下一个条 件。这样在选定的区域内满足条件的数据都将以您设定的格式进行显示。 5.利用“条件求和向导“对数据按条件进行汇总 - 在一个表格中经常需要将表中

4、的数据按一定的条件进行求和计算。如一个 人事职称档案表，需要统计“助理工程师“、“工程师“、“会计师“等职称的人数各 为多少。对类似问题，利用“条件求和向导“便可很好地解决。具体方法是选择“ 工具“*“加载宏“，在打开的窗口中选中“条件求和向导“，然后按“确定“按钮，调 用加载宏; 选择“工具“*“向导“*“条件求和“，进入求和向导; 在求和向导中首先 单击“输入“框右边的小按钮，然后在表格中直接选定包含数据的区域，再单击“ 下一步“，在“求和列“中选定求和数据所在列，在“条件“框中添加求和的条件， 根据向导的步骤指定存放汇总结果的单元格，即将光标置于输入框中，直接在 表格中选中相应单元格即可

5、，最后单击“完成“按钮。在汇总结果单元格中将出 现预期的汇总结果，且一旦设定，汇总结果单元格会随着数据变化自动汇总， 一劳永逸。要取消汇总结果只需点击汇总结果单元格，将公式去掉即可。当然， 熟悉函数公的用户，可直接定义单元格的公式，效果是一样的。6.Excel 中数组公式Excel 中数组公式非常有用，尤其在不能使用工作表函数直接得到结果时，数 组公式显得特别重要，它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的 公式。 输入数组公式首先必须选择用来存放结果的单元格区域（可以是一个单元格）， 在编辑栏输入公式，然后按 CtrlShiftEnter 组合键锁定数组公式，Excel 将在 公式两边

6、自动加上花括号“”。注意：不要自己键入花括号，否则，Excel 认 为输入的是一个正文标签。选取数组公式所占有的全部区域先选中区域中任意 一个单元格，然后按下 Ctrl/键即可。编辑或删除数组公式编辑数组公式时， 须选取数组区域并且激活编辑栏，公式两边的花括号将消失，然后编辑公式， 最后按 CtrlShiftEnter 键。选取数组公式所占有的全部区域后，按 Delete 键 即可删除数组公式。数组常量的使用数组公式中还可使用数组常量，但必须自 己键入花括号“”将数组常量括起来，并且用“，”和“；”分离元素。其 中“，”分离不同列的值，“；”分离不同行的值。使用不在工作表中的数组 有时，公式仅

7、占用一个单元格时也需要以数组的方式输入。其具体原则是：一 个公式使用了数组，并且这个数组不在工作表上，就应该使用数组的方式输入 这个公式。 下面介绍两个使用数组公式的例子。 1有如图所示的工作表，需分别计算各商品的销售额，可利用数组公式来实现。单元格 F2 中的公式为：=SUM(IF(A2:A11=商品 1，B2:B11C2:C11,0)。 这个数组公式创建了一个条件求和，若在 A2:A11 中出现值“商品 1”，则数组 公式将 B2:B11 和 C2:C11 中与其相对应的值相乘并累加，若是其他值则加零。 同时，虽然数组 B2:B11 和 C2:C11 均在工作表中，但其相乘的数组 B2:B

8、11C2:C11 不在工作表中，因此必须使用数组公式。2假设要将 A1:A50 区域中的所有数值舍入到 2 位小数位，然后对舍入的数值 求和。很自然地就会想到使用公式：=ROUND(A1,2)ROUND(A2,2) ROUND(A50,2)。 有没有更简捷的算法呢？有。因为数组 ROUND(A1:A50,2)并不在工作表中，因 此要使用数组的方式输入公式，即：=SUM(ROUND(A1:A50,2)。7、Excel 文件的加密与隐藏如果你不愿意自己的 Excel 文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保 护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意 的是，自己设定的密码

9、一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝 进入。给文件加密的具体方法为：A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保 存或者（另存为）”的对话框中输入文件名；B、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存 选项”的对话框中输入自己的密码；这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即 使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。C、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击 “确认”，最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输 入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。8、对单

10、元格进行读写保护单元格是 Excel 执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保 护是 Excel 对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护 两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已 经存有信息的浏览和查看加以限制。对单元格的写保护有两种方法：A、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的 单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有 效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。B、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分 为以下步骤：（1）选定需要锁定的单

11、元格或单元格集合；（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中， 选中“锁定”；（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格 的锁定设置。对单元格的读保护有三种方法：A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格 集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像 是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目， 以达到读保护目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上， 从格式菜单中选定矩形

12、的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被 随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。C、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表， 使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。9、快速填充相同数据如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个 单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们 可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据， 具体方法为：A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住 Ctrl 键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；B、输入要

13、填充的某个数据。按住 Ctrl 键的同时，按回车键，则刚才选中的 所有单元格同时填入该数据。10、连续两次选定单元格我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的 其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”“选项” “编辑”，取消“按回车键后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许 多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选 定单元格方法就显得灵活、方便：单击鼠标选定单元格，然后按住 Ctrl 键再次单击鼠标选定此单元格。此时， 单元格周围将出现实线框。11、在工作

14、表之间使用超级连接首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作 表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话 框的“链接到文件或 URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文 件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选 择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的 任意位置，即可实现中文 Excel2000 在自动打开目标工作表并转到相应的位置处， 这一点与 WORD 的使用很相似。12、快速清除单元格的内容首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的 Delete 键，此时你会发现你只 是删除了

15、单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格 呢,请看下面的两种操作步骤：A、选定想要清除的单元格或单元格范围；B、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；C、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注” 中的任一个。13、快速修改单元格次序在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放 选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住 Shift 键可以快速修改单元格 内容的次序。具体方法如下：A、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的 Shift 键；B、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行 拖放操

16、作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的 次序即发生了变化。14、在 Excel 中利用公式来设置加权平均加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算， 关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平 均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在 Excel 中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分 子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。15、用 Excel 绘制函数图像函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太 好，而用 Excel 绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法 如下：A、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建” 命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格；B、然后在 A 列的 A1 格输入“X=”，表明这是自变量，再在 A 列的 A2 及 以后的格