中小外贸公司外贸管理系统解决方案

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1、- 中小外贸公司外贸管理系统解决方案中小外贸公司外贸管理系统解决方案 国内外贸软件现状国内外贸软件现状 外贸行业的特点为贸易性质的多样化、产品结构多样化、业务流程多样化。外贸公司的特点为中小企业为主、业务范围广泛、信息化需求和成本投入不同等。这些特征增加了对外贸软件进行标准化提炼的难度。所以国内相关外贸软件基本上是服务于中小企业并对通用性业务流程模式信息化再造，在系统实现上针对性强、适用性高、随需所取的功能较少。 软件架构及技术选型软件架构及技术选型 软件架构：软件架构： 现在国内大部分服务于中小企业的外贸管理软件出于企业规模和成本的限制， 多数采用 C/S（客户端/服务器端）结构的软件架构。

2、这种架构的缺点在于在每台使用软件的电脑上根据操作功能不同， 都要安装系统软件， 并且对电脑的硬件系统要求较高。造成网络交互性和灵活性不强。 B/S结构的软件架构，是利用业已成熟而被广泛采用的Internet/Intranet技术，以TCP/IP协议为基础，以Web为核心应用，构成统一和便利的信息交换平台。客户端不用安装任何软件，用户只要通过浏览器访问服务器网址就可以方便地进行业务操作、浏览企业内部信息资源。同时这种框架还能提供更好的客户查询和业务交互服务。世界各地的用户，只要登录互联网，就能随时随地的进行业务操作和查看。没有地域和软件安装的限制。 技术选型：技术选型： 基于 B/S 结构的软件

3、架构的显示技术，目前国际上较流行的有两种具体的技术： 信丰油田服务（天津）有限公司外贸管理系统解决方案 天津世纪网新科技开发有限公司 第 2 页 共 7 页 微软.Net 产品体系，利用.NET 平台建设面向服务的架构理念和技术。业务组件的开发将采用.Net 技术，开发语言采用 C#。 开源 J2EE 产品体系，利用 J2EE 框架模式建设面向服务的架构理念和技术。业务组件使用 Webwork、Spring、Hibernate、Freemarker、Flash 等框架和技术，开发语言采用 JAVA。 应用服务器选型：应用服务器选型： .NET 体系：Windows Server 2003 操作

4、系统自带 IIS 应用服务器。 （自购） J2EE 体系：Tomcat 应用服务器（免费） 数据库服务器选型：数据库服务器选型： .NET 体系：Windows SQL Server 2000 以上版本（自购） J2EE 体系： MYSQL(免费)、 Windows SQL Server 2000 以上版本 （自购） 、 ORACLE 10g(自购) 硬件建议配置：硬件建议配置： 服务器硬件配置：目前市场 8000 元普通台式机完全能满足性能要求。 （针对目前需求） 客户端硬件配置：目前市场 3000 元普通台式机完全能满足性能要求。 软件语言版本选择：软件语言版本选择： 根据外贸公司的实际业

5、务要求，本软件界面操作语言选用英语，但支持中文数据显示和保存。方便中国公司业务数据交互和人员操作。 业务实现及功能简述业务实现及功能简述 本系统的主要功能包括：用户权限管理、基础数据管理、合同管理、外销订单管理、采购管理、库存管理、单证管理、费用管理、电子文档管理、统计报表及决策支信丰油田服务（天津）有限公司外贸管理系统解决方案 天津世纪网新科技开发有限公司 第 3 页 共 7 页 持管理等功能。 l 用户权限管理：用户权限管理： 用户与权限管理模块实现对用户名、用户密码、用户权限的管理，在权限足够的情况下，用户可以实现新建、修改、删除用户，对用户密码进行变更以及改变用户使用权限和管理权限等操

6、作。使用权限控制了员工可使用的功能模块；管理权限控制了员工可查看数据的范围。 此种权限管理模式既能应用到内部员工，也能根据客户的要求，动态设置客户访问权限，优化与公司业务交互方式，提高服务品质，抬升企业形象。 l 基础数据管理：基础数据管理： 基础信息管理：对于相关业务基础数据的录入和查询，如：对货柜基础资料、信丰油田服务（天津）有限公司外贸管理系统解决方案 天津世纪网新科技开发有限公司 第 4 页 共 7 页 保险管理、国家、省市、港口、费用、币种与汇率一次性录入，所有基础数据可按权限维护。 商品信息管理：对于商品相关基础数据的录入和查询，如：对商品基础资料、商品包装、价格、商品耗料、海关商

7、品代码、经贸委商品代码、样品等基础数据进行管理。 客户、供应商、服务商信息管理：对国内外公司录入、国内外公司查询、国内外公司价格、公司相关业务人员、客户信用额度资料、国内信用等基础数据进行管理。 l 合同管理：合同管理： 外销合同管理：易于录入合同条款与商品明细，也可从订单复制，方便生成采购合同及各种结汇单证。可将一个产品分成实际中的多个配件，分工厂、分批、分种类、分数量自动生成不同的采购合同和采购订单。 采购合同管理：可针对商品的供货商分别采购，能够实现如下几种对应关系：一个外销合同对应一个采购合同，一个外销合同对应多个采购合同，多个外销合同对应一个采购合同，多个外销合同对应多个采购合同。一

8、个外销合同下的一个货号的商品可以拆分为几部分向不同供货商分不同时间采购。 l 外销订单管理：外销订单管理： 外销订单管理主要是订单执行的管理，即对订单情况的记录、跟踪和控制。包括随时对订单完成情况的跟踪、控制订单的实际执行。根据实际补货情况实现追加执行订单；进行比较并显示订单执行差异。 外销订单管理是本系统整体的起源单据和最终目标， 因而在整个系统中处于核心地位。 信丰油田服务（天津）有限公司外贸管理系统解决方案 天津世纪网新科技开发有限公司 第 5 页 共 7 页 l 采购管理：采购管理： 采购管理是结合实际的外销合同和订单需要，通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、供货信息

9、管理、订单管理、质量检验管理等功能综合运用的系统管理模块。 采购订单是采购业务中流动的起点，采购订单管理主要是对订单执行的管理，即对订单情况的记录、跟踪和控制，包括针对采购合同的执行；随时对订单完成情况的跟踪、控制订单的实际执行。根据实际补货情况实现追加执行订单。 l 库存管理：库存管理： 库存是企业业务处理核心，欲加强企业管理必先有效管理和控制库存。虽然信丰公司将货物仓储业务委托专门的仓储公司进行管理，仓储公司也能提供信息化库存管理服务。 但是对于信丰公司企业内部库存管理业务来说， 为了提高库存管理掌控机制，更快更准确的查询和处理库存数据，在此系统中有必要对货物仓储进行信息化管理和流程规范，

10、实现合理、高效、便捷的库存管理模式。 仓库管理模块包括了入库管理、出库管理、结存管理、统计与查询 4 个子功能模块。通过出入库严密的流程管理、单据记录和打印管理，确保货物信息的实时性、准确性。仓库管理模块可以直接按不同仓库、商品进行各类库存信息的查询、统计，实现 “所见即所得”的库存处理。 入库处理 ：入库通知单录入、查询和打印，入库单的验收、录入和查询。 出库处理 ：出口通知单录入、查询和打印，出库单验收、录入和查询。 结存处理和统计查询 ：仓库结存、材料物资总账、材料物资明细账、库存商品总账、库存商品明细账、包装物品总账、包装物品明细账等账单的查询和信丰油田服务（天津）有限公司外贸管理系统

11、解决方案 天津世纪网新科技开发有限公司 第 6 页 共 7 页 打印。 l 单证管理：单证管理： 为了帮助用户摆脱烦琐的手工制作外贸单证，提高劳动效率。本系统的单证管理模块通过动态抽取其它相关业务模块如：合同、订单、采购订单、商品信息、仓储库存数据、财务数据、基础数据信息等关联数据内容，由计算机生成符合用户要求的全套外贸单证如：议付类单证、报关类单证、商检类单证等等 。方便用户对单证历史数据的查询、修改、复制和打印（包括套打） 。 对于系统数据不全的单证，系统提供单证录入、回填、保存功能。 单证管理模块提供单证自定义模版功能。 以此满足用户多种单证格式的需求，用户完全可以按照自己的要求自定义单

12、证而不用改动软件本身。 所有单证均可输出成 WORD、EXCEL、PDF 格式或者发送 EMAIL。 除了以上所提的功能外，本套单证管理模块还包括：运输单据管理、录入、和查询、外汇核销单管理、录入和查询、信用证管理、查询等等单据管理功能。 l 费用管理费用管理 本系统的费用管理模块根据中小外贸公司的实际需求通过对企业的各有关的外销、采购、收付款的登记、退税费用以及其他费用进行全面的管理。并能对某些时间较长，金额较大的应收账款提出催款提示等。 本系统费用管理主要分为：应收、应付款管理，出口核销退税应收款项管理以及相对应的费用统计报表。 付款通知单的录入和查询、应收款管理和查询、应付款管理和查询、

13、费用管信丰油田服务（天津）有限公司外贸管理系统解决方案 天津世纪网新科技开发有限公司 第 7 页 共 7 页 理和查询、收款通知单录入、核销退税应收款管理和查询 应收账款报表、应付账款报表、核销退税账款报表 l 电子文档管理：电子文档管理： 对于业务往来的邮件、电子图片、电子文件等电子文档，系统根据其业务功能按照要求进行系统归档，并记录相应的存挡时间，存挡人。使用者可以随时通过合同号、订单号、客户名称等查询条件进行查询，并能直接打开操作。有了这个电子文挡管理，可以很好的归纳所有的电子文挡的存放，需要的时候也能方便的找到，使公司原先杂乱的日常文挡管理得到了有规律的存放。 l 统计报表及决策支持管

14、理：统计报表及决策支持管理： 经营统计分析报表包括了按外销合同、出口发票、采购合同等统计，针对具体的每一类报表，可按照部门、业务员、客户、货物种类、业务发生时间段等来进行统计，所有报表均可输出成 WORD、EXCEL、格式或者发送 EMAIL。系统也可以根据信丰公司的需求，实现一些客户个性化的统计报表。为管理层的决策支持提供最及时、准确、有效的数据。 我们会根据不同的部门和不同的使用者，把他们所关心的业务数据统计显示出来，以备他们作出正确决策。例如公司老总可能要关心到整个公司的运营情况。如各部门的财务数据，利润、现金、采购成本、管理成本。以及各个项目运做进度等等；各部门的负责人可能要关注自己部门的运营情况，部门费用状况。 对于供应商、服务商提供的价格和服务，系统会进行比较统计，为管理都的决策支持提供最及时、准确、有效的数据。