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1、精品文档2016 全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作 独家原创 1 / 6商务信函的写作主要要点商务信函的写作主要要点总结了几方面的内容总结了几方面的内容, ,希望对您写作商务信函有借鉴作希望对您写作商务信函有借鉴作用。用。口语化口语化每一封信函的往来每一封信函的往来, ,都是您跟收信人彼此之间的一次交都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的流。人都是感性的, ,所以您需要在您的信函里体现感性的一所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解面。然而很多人都有一种误解, ,以为写作商务信函就应该用以为写作商务信函就应该用一种特殊的一种特殊的“生意腔生意腔”,”,于是把
2、一封本来应该是热情而友好于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”,“Yourcomplaintisbein“Yourletterhasbeenreceived”,“Yourcomplaintisbeinglookedinto”glookedinto”而不是而不是“Ihavereceivedyourletter”“Ihavereceivedyourletter”或者或者“Wearelookingintoyourcomplaint”“Wearelookingintoyourcompl
3、aint” 。其实我们简单的来。其实我们简单的来理解一下理解一下, ,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗? ?只只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句的语句, ,用我用我/ /我们做主语我们做主语, ,这样才能让我们的信函读起来热这样才能让我们的信函读起来热情情, ,友好友好, ,就象两个朋友之间的谈话那样简单就象两个朋友之间的谈话那样简单, ,自然自然, ,人性化。人性化。想象一下想象一下, ,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作
4、伙伴表示歉意时合作伙伴表示歉意时, ,您会怎么说您会怎么说? ?我想您会说我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday” 。既然在电话。既然在电话中您会这样说中您会这样说, ,为什么在信件中要改成为什么在信件中要改成精品文档2016 全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作 独家原创 2 / 6“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”?“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”?
5、放放弃这种所谓的弃这种所谓的“生意腔生意腔”吧吧, ,让您的信也象谈话那样简单让您的信也象谈话那样简单, ,自然自然, ,人性化。人性化。语气语调语气语调由于您写的信函都是有其目的性的由于您写的信函都是有其目的性的, ,所以您信函里所采所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下考虑一下, ,您写这封信函是想达到一个什么样的目的您写这封信函是想达到一个什么样的目的, ,您希您希望对收信人产生一种怎样的影响呢望对收信人产生一种怎样的影响呢? ?是歉意的是歉意的, ,劝说性的劝说性的, ,还还是坚决的是坚决的, ,要求
6、性的。这完全可以通过信函中的语气语调来要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。表现。真诚真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作不管是生活中的交往还是生意上的合作, ,真诚是最重要真诚是最重要也是最基础的也是最基础的, ,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么不管说什么, ,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍读一遍, ,确保如果此时对方正在电话中与您通话确保如果此时对方正在电话中与您通话, ,他一定能他一定能够感受到您的自然和真诚。够感受到您的自然和真诚。直接直接跟您一样跟您一样, ,
7、您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以所以, ,信函一定要写得简明扼要信函一定要写得简明扼要, ,短小精悍短小精悍, ,切中要点。如果切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容, ,请毫请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅, ,反反而会混淆视听而会混淆视听, ,非但不能让读者感兴趣非但不能让读者感兴趣, ,反而会让他们恼火反而会让他们恼火, ,精品文档2016 全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作 独家原创 3 / 6
8、产生反感。产生反感。礼貌礼貌我们这里所说的礼貌我们这里所说的礼貌, ,并不是简单用一些礼貌用语比如并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorderyourkindinquiry,youresteemedorder 等就可以的。而是要等就可以的。而是要体现一种为他人考虑体现一种为他人考虑, ,多体谅对方心情和处境的态度。如果多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流本着这样的态度去跟别人交流, ,那么就算您这次拒绝了对方那么就算您这次拒绝了对方的要求的要求, ,也不会因此失去这个朋友也不会因此失去这个朋友, ,不会影响今后合作的机不会
9、影响今后合作的机会。会。特别要注意特别要注意, ,当双方观点不能统一时当双方观点不能统一时, ,我们首先要理解我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时责不公平时, ,请表现一下您的高姿态请表现一下您的高姿态, ,您可以据理力争您可以据理力争, ,说明说明您的观点您的观点, ,但注意要讲究礼节礼貌但注意要讲究礼节礼貌, ,避免用冒犯性的语言。避免用冒犯性的语言。还要提醒一点还要提醒一点, ,中国人有句话叫做中国人有句话叫做“过犹不及过犹不及” 。任何。任何事情事情, ,一旦过了头一旦过了头, ,效果反而不好。礼貌
10、过了头效果反而不好。礼貌过了头, ,可能会变成可能会变成阿谀奉承阿谀奉承, ,真诚过了头真诚过了头, ,也会变成天真幼稚。所以最关键的也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好还是要把握好“度度”,”,才能达到预期的效果。才能达到预期的效果。简洁简洁就象前面提到的就象前面提到的, ,要用简洁朴实的语言来写信函要用简洁朴实的语言来写信函, ,让您让您的信函读起来简单的信函读起来简单, ,清楚清楚, ,容易理解。用常见的单词容易理解。用常见的单词, ,避免生避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达, ,就不要用词组。就不要用词组。多用短句多用短句, ,因为
11、短句更容易理解。少用因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“and”,“but”,“however”,“consequently”“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连这些让句子变得冗长的连精品文档2016 全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作 独家原创 4 / 6词。在同一封信函里词。在同一封信函里, ,不要使用多个相同含义的单词。比如不要使用多个相同含义的单词。比如, ,您您前面写了前面写了“goodshavebeensent”,“goodshavebeensent”,那后面再提到这件事时那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如就不要再用其他单
12、词如“forward”“forward” “dispatch”“dispatch”等。因为等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。含义。精确精确当涉及到数据或者具体的信息时当涉及到数据或者具体的信息时, ,比如时间比如时间, ,地点地点, ,价格价格, ,货货号等等号等等, ,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚, ,更有助于加快事务的进程。更有助于加快事务的进程。针对性针对性请在邮件中写上对方公司的名称请在邮件中写上对方公司的名称, ,或者在信头直接称呼或者在信头直接称呼
13、收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的, ,而不是那种群发的通函而不是那种群发的通函, ,从而表示对此的重视。当然从而表示对此的重视。当然, ,如果如果您无法确定收信人的名字您无法确定收信人的名字, ,那就在称呼一栏里写那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”“DearSirs”or“DearSirorMadam” 。语言朴实语言朴实前面我们说过前面我们说过, ,商务信函不需要用华丽的词句。根据西商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯方的语言习惯, ,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当他
14、们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时我们跟西方人进行商务沟通时, ,也要尽量避免华丽复杂的词也要尽量避免华丽复杂的词句。比如句。比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperat“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”,ion”,就不如直接写成就不如直接写成精品文档2016 全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作 独家原创 5 / 6“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouin“Wehope
15、tohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”,thefuture.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。这样才更加符合西方人的语言习惯。回复迅速及时回复迅速及时给买家的回复给买家的回复, ,千万要迅速及时。因为买家通常只看最千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复先收到的几封回复, ,从中去选择合适的供应商。如果您的回从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时复不够及时, ,就可能因为抢不到先机而失去商机。就可能因为抢不到先机而失去商机。标题标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到意识到, ,事实上事实上,E-mail,E-mail 的标题是很重要的一个部分的标题是很重要的一个部分, ,您的邮您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容没有内容, ,看起来象群发的垃圾邮件的话看起来象群发的垃圾邮件的话, ,很多买家就会直很多买家就会直接删除。比如这样的标题接删除。比如这样的标题“Howareyou?”,“Howareyou?”,“Canwework
