谈谈机关公文的写作

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1、谈谈机关公文的写作谈谈机关公文的写作同志们毕业之后，大都是去做部队领导工作、机关工作和理论研究工作。不管做什么工作，一个共同的要求，就是都要懂得和学会机关公文的写作。前几期研究生毕业的同志，有的到了工作岗位以后，很长一段时间不适应，一个很重要的原因，就是机关公文写作不过关。根据大家的要求，我们增加这一课，一起来研究一下机关公文的写作问题。机关公文是一个宏大的系统，各种文体有着各自的特点和要求，靠一两堂课，无论如何是完不成这个任务的。下面，我只是根据自己做机关工作的一些切身感受，对一些最基本的东西作点介绍，供同志们参考。想讲三个问题，一是讲讲写好机关公文的重要性；二是讲讲机关公文的主要文体和一般

2、行文原则；三是讲讲怎么样才能把文章写好。一、 写好机关公文的重要性（一）机关公文是部队党委、各级机关加强对部队领导、进行各项工作的重要工具。机关公文，是处理机关公务的文书。军队机关公文，是部队党委、各级机关加强对部队领导、进行各项工作的重要工具。不管是战时也好，平时也好，是军事工作、政治工作也好，后勤、装备工作也好，都离不开机关公务文书。机关公文的重要作用体现在诸多方面。主要的可以概括为以下几点：（1）颁布法规。军队制定的各类法规，都是以“命令”、 “通知”、 “条令”、 “条例”等公文形式颁布的。 （2）传达指示。上级机关和领导同志对工作的指导，除深入实际进行面对面的指导和开会布置外，大量的

3、是通过公文制度实现的。 （3）反映情况。下级机关或单位，向上反映情况、问题、意见、要求，通常是以公文形式实现的。 （4）催促工作。上级机关对部署下去的工作，可以行文催办。下级机关向上级机关的请示，在一定情况下也可行文催询。一般用“紧急通知”、 “通知”或“函”等形式来实现。 （5）商洽公务。没有上下隶属关系的机关或单位，如有事情要商办，多通过“函”、 “介绍信”等公文形式来实现。 （6）教育群众。公文是党的路线方针政策的载体，其颁布、下达，往往是教育群众的一种重要形式。（7）交流信息。许多信息的交流都是以公文形式实现的。 （8）作为凭证。在现实公务活动中，可以公文作为办理事宜的凭证，公务活动结

4、束后，它是历史凭证。总之，我们做部队领导工作也好，做机关工作也好，都是离不开机关公文的。（二）写好机关公文是机关工作者的基本功。学会写作，具有较高的写作能力、写作水平，对做任何一项工作来说，都是非常重要的。对于一般的人来说，在日常生活中是不能离开写作的。如写信、记帐等。一个人一生都处在不断的学习中。学习是为了用，认识世界是为了改造世界。就是要把学到的东西表现出来。而表现 ，无非是“说” ，是“写” ，是“做” 。这个“写”是非常重要的。如果你不能写，即使你是学富五车、满腹经纶，也很难表现得好。有资料说，现在全国专业技术人员中，有三分之一的人没有发表过论文，这不能说不是一个很大的缺憾。我们的机关

5、工作人员，是处在承上启下的位置，是党委、首长的左右手，要干的事情很多，但概括起来无非是两个字。一个是“谋” ，一个是“办” 。我们给机关工作干部起的名字，叫“参谋” 、 “干事” 、 “ 秘书” ，等等，就很说明问题。机关工作者作为领导者的参谋和助手，一是要出谋划策，多出些好主意、好点子，不出歪点子。第二就是要能办事。办事又包括着干好事务性工作和机关文书的写作。一般说来，后者比前者更重要也更困难。跑跑颠颠容易，写东西就不那么轻松了。而过不了写作这个关，机关工作的日子就很难过，就会是一个不合格的机关干部。就是领导干部，也应该懂得、会写机关文书，而且要亲自动手写东西，不要机关代劳。否则，也就很难做

6、好领导工作。所以，我们说，写好机关公文是机关工作者的基本功。（三）机关工作者怎么才算过了公文“写作关”？怎么才算过了写作关？很难说一个确切的标准。我看能不能这样讲，文章写作能不能过关，主要看两条：一是自己满意不满意。一般地说，写出的东西自己感到满意了，就问题不大，如果自己都不满意，就不要轻易出手。二是领导满意不满意。不符合领导意图，领导那里通不过，自己再满意也不行。要做到自己满意、领导满意，起码应达到下面三点要求：一是，作的基本训练扎实。写作的基本训练，指的是文章写作中对一些最基本东西所提出的要求、所进行的训练。主要包括：行款格式要正确；标点符号要周严；文字书写要规范；语句表达要顺畅。这都是写

7、文章的一些最起码、最基本的要求。但这些最起码、最基本的东西，一点都不能马虎。二是，文章写得“ 像个样” 。就是说，你写的东西很通顺，还有点文采，能拿得出去，人家看了以后觉得它很像样子。像样，也是相对而言的。起码是：主题鲜明（有中心） ，材料充实（有内容） ，结构严谨（有层次） ，表述精确（有分寸） ，就是像样子了。三是，具有一定的文体感。文体是非常之多的。门中有类，类中有别，复杂得很。就机关文书来说，也有几十种体式，最常用的是命令、通知、报告、总结等。我们不要求“十八般武艺，样样精通” ，但是常用的三几种文体要写得很像，对其它的有一般了解、有一点“敏感”就行了，就可触类旁通。需要写别的体式时，

8、看看范文，想想特点，很快就能适应的。（四）机关工作者要热爱写作。机关文书具有鲜明的综合性、实践性特点。写作能力，是一个人的理论功底、思想水平、生活阅历、知识储备、表达技巧、文字水平，乃至气质禀性的综合反映。因此，提高写作能力，靠写作课、写作知识所能解决的问题是相当有限的，决定性的战役要靠自己去打。可以说，多看多写，是一条提高写作能力的要道。多看，就是要多观察，用自己的眼睛去读好世间这部活书。多写，就是要多练习，熟能生巧。这里，有一个前提，就是必须热爱。要学好写作，你对写作不热爱是不行的。爱因斯坦说：“热爱是最好的老师” 。何其芳生前在指导别人学写诗时也说：“对诗没有爱情不行” 。应该说，写作是

9、一件苦差事，是很辛苦的事情，你不下点苦功夫，无论如何是不行的。当然，有苦也有甜。当你比较理想、比较完满的写出了一篇好文章时，那真是一种极大的乐趣，一种真正的享受。因此，要下一个很大的决心，要准备吃苦。一旦你决心已下，感到了苦中之乐，达到了废寝忘食、如醉如痴的程度，那离过写作关也就不远了。旺盛的写作热情，始终是推动你不断前进的内在动力。二、机关公文的主要体式和一般行文原则机关公文的种类很多。不管是上行文（下级机关向上级机关的发文）也好，平行文（平行机关或不相隶属的机关之间的发文）也好，还是下行文（上级机关对所属下级机关的发文）也好，概括起来，常用的体式主要有这样几种：（一）命令。它是上级机关发布

10、的具有强制性、指令性的文件。主要用于下达重要任务作出规定或发出号召，明确重大强制性的行政措施，任免、嘉奖、惩戒有关人员等。一般由行政首长和领导机关使用。命令具有强制性、权威性、严肃性的特点。一般分为任免令、指挥令、政治动员令等。命令的写作格式，一般由标题、正文、签署、日期构成。正文通常先写命令的根据，再写命令的事项，最后写执行的要求。命令的撰写要求：（1）按权限规定行文，签发人是有权发布命令的机关最高领导人。 （2）行文要简短有力，明白无误，切记冗长罗嗦。 （3）语言要坚决果断，用词准确肯定、清楚明白，切忌含含糊糊。（二）指示。它是上级机关对所属下级机关使用的一种领导和指导性文件。主要用于部署

11、工作。具有较强的时效性、法规性和行政约束力。指示同命令相比，语气较为平缓，执行时较为灵活。指示的正文，通常由缘由、内容和要求三部分构成。缘由是开头部分，一般应交待指示的原因、目的、依据和重要意义。内容是主体部分，主要包括任务、指导原则、具体措施等。要求是结尾部分，应具体、简要。指示撰写的要求：（1）根据要充分；（2）意见要切实；（3）措施要得力。（三）决定。凡党政机关就某些重大工作任务、重大问题、重大行动做出关于方针、政策、制度、措施的安排，都可以叫“决定” 。决定一般包括标题、正文、落款三部分。标题必须反映出发文机关、事由和公文种类三项内容。正文一般包括：（1）作出决定的理由。包括背景、根据

12、、原因、目的和意义。 （2）作出决定的内容。包括政策、原则、措施、部署和安排。 （3）为教育党员、干部和群众，发出号召。在正文之后写明作出决定的机关和日期。（四）报告。报告是下级机关向上级机关汇报工作和处理重大问题时使用的一种陈述性文件。带有请示事项、要求领导机关给予答复的，为请示报告。报告按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告等，按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告、工作进程报告等。报告一般包括标题、正文、发文单位、时间四部分内容。报告的正文通常由起因、内容、结尾三部分组成。起因是说明为什么和根据什么要写报告。内容是正文的主体如写情况、经验、问题、今后意见等。结尾一般是简单的结束语，例

13、如“如上情况，特此报告” “上述报告如无不妥，请指示”等。报告撰写的要求是：材料充分，情况真实，中心突出。请示报告的结构与“报告”基本相同，正文包括请示缘由、请示事项和结尾三部分内容。请示报告应意见明确、一文一事、要求合理。 （五）通知。通知是一种使用范围较广的文体。凡需特定机关和人员知道、办理的事宜，都可用通知。通知的种类很多，按形式可分为：通知、联合通知、紧急通知、补充通知；按内容分为：批示性通知、指示性通知、事务性通知、会议通知、任免通知等。通知的内容一般包括：被通知的单位和个人；通知的事项；通知的目的和要求；通知单位和日期。由于通知的种类不一样，写法也各有特点。但不管那种类型的通知，都

14、应注意以下几点：（1）通知一般要有一个符合标题三要素（发文机关、事由、文种）的标题，使人一看就知道是通知什么事情或要求做什么事情。 （2）通知的标题下面、正文之前，要写明被通知的单位（可以是一个，也可以是几个或所有下属单位） 。 （3）通知要求要符合实际、切实可行，文字要通顺达意、准确精炼。（六）通报。通报是领导机关把作战训练和工作情况、经验教训以及好坏典型告知所属下级单位的一种公文。主要分为三类：传达重要情况的通报；宣扬先进的通报；揭露问题的通报。它的作用在于沟通消息、互通情况；学习他人经验；记取他人教训。通报的写法不同于决议、决定、通知、指示等公文，属于叙事的写法。基本的要求是：叙事清楚、

15、简明扼要；内容真实、准确无误；目的明确、具有普遍指导意义和及时。（七）批复。批复是上级机关对下级机关的请示事项给予答复时使用的一种公文，是不同于指示这种主动性行文的一种被动性行文，具有明显的指向性。分直接性批复、部分适用的转发式批复、普遍适用的转发式批复三类。批复一般由标题、正文、落款组成。 （1）标题：根据需要，分为发文机关加事由加受文机关加文种、发文机关加事由加文种、发文机关加事由加基本态度加文种、表明态度加事由加文种、 “复”加请示公文标题等几种写法。（2）正文：开头的写法，经过会议研究确定的答复，要写清何时何种会议研究确定，未经权威性会议研究的就直接指明请示事项和答复。正文的主体，即对

16、事项的答复。主要内容为，表明对事项的态度：完全同意、原则同意、部分同意或完全不同意，并写明理由；明确所请示的问题；指出强调的问题或注意事项；指明落实的办法。结尾一般用“批复”、 “特此批复”或提出要求。有的也可不写结尾。 （3）落款。写明发文机关和日期，加盖公章。批复是答复性文书，下面必须照此执行。因此，写作时应做到：态度明确、措词准确、文字简炼。（八）会议纪要。会议纪要是把一次会议召开的概况、讨论的主要问题和结果，整理出来而形成的一种文件。整理会议纪要有两个目的，一是为了向上级汇报会议的情况，使上级了解，以便及时指导。二是为了向下属传达，以便贯彻执行。有时，上级机关认为有普遍意义，还可用正式文件向下批转。会议纪要，首先要写好标题。标题应写明某某会议纪要。正文一般分为三个部分：（1）开头。写会议概况：会议是由谁批准召开的，举行的时间、会期、会址、参加人员、会议议程或进行情况、主要收获等。要用很简短的文字，把会议的概貌叙述出来。 （2）纪要的主体。这一部分，要经过很好的分析、概括、提练、加工整理，把会议的主要精神和成果反映出来。会议的规模比较大、讨论的问题比较多、涉及的方面比较