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1、 浙江新亚休闲用品有限公司浙江新亚休闲用品有限公司首次发布实施日期制 订审 核签 署第一次修订日期制 订审 核批 准第 1 页 共 7 页会议管理制度会议管理制度 文件编号：XY/ 00-006一、一、 目的：目的：通过会议了解、分析、解决问题，提升公司管理，改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议品质。二、二、 范围：范围： 适用于本公司各类会议的管控。三、三、 公司会议类型：公司会议类型：序号序号会议名称会议名称主持人主持人召集部门召集部门时间时间参加人员参加人员主要议题主要议题1年度经营、总结、发展会议总经理/执行总经理总经办每年元月 5日至 10 日之间各部门经理级以上人员参加下年度
2、公司经营目标设定、探讨与分解、工作安排。2月度经营计划会执行总经理总经办每月初 10 号前各部门经理级以上人员参加每月部门工作目标达成状况汇报与检讨。3质量月度总 结与改进例 会品管经理品质部每月 5 号前各生产车间主管、 品管、仓储、技 术、采购等部门 相关人员参加每月检验结果汇报，质量 问题检讨，分析与品质改 善与跟进处理。4全厂员工大 会总经办主任总经办每月第一周 的周一早上全体人员宣导公司政策类、管理类、 激励类、导向类5公司周协调会或检讨会执行总经理 总经办每周一（冬令）18.00（夏令）19:00各部门经理级以上人员参加每周各部门工作总结与汇报。6生产计划会生产部计划经理生产部见此
3、表说明各生产车间主管、采购等部门参加生产订单/物料追踪、进度跟进，异常处理等事项。7部门周例会部门经理各自部门每周一次部门内所有人员部门内部工作安排及调整8相关部门早 会相关部门主 管自行召开定期或每日部门自行设定参 加人员由主持人设定具体早会内 容。9其它专题会指定专人权责部门不定时专题指定人员专门议题四、会议内容：四、会议内容：1、年度经营会议内容：（1）总结去年企业经营与管理内容（含：生产、物流、品质、销售、行政、人力资源、体系建设、财务等方面） ，具体指标落实情况。（2）对各部门主要管理内容进行汇总、检讨与偏差分析。（3）明确去年管理事项不足具体内容。（4）规划明年企业主要经营指标。（
4、5）明确各部门明年主要管理改善专案与年度经营指标。最终形成公司年度经营计划（或规划）报告，分发各部门组织实施。（6）会议纪要报总经办存档。2、月度经营检讨会议内容：浙江新亚休闲用品有限公司浙江新亚休闲用品有限公司首次发布实施日期制 订审 核签 署第一次修订日期制 订审 核批 准第 2 页 共 7 页（1）：各部门针对当月经营与管理目标提供如下情况：A、外贸部门统计当月已完成市场接单数及客户明细，当月客户投诉主要内容及责任部门，并预计下月市场营业计划表。B、生产部统计和提供有关现场质量、产品交期、成本控制、6S 实施、机器管理等方面的实施情况；评估报废、返工、影响交期、影响产能、影响目标实现的主
5、要原因（可视分析图） 。C、物流部门统计和提供有关采购交期、仓储管理、6S 实施、供方考核实施、交货品、质等方面的实施状况，并进行原因分析，提出整体解决方案。D、品质部门统计和提供进料、制程及最终检验产品合格状况，不合格状况、品质异常及结案状况、下属品质教育训练实施等情况；并依品质手法（如：柏拉图、特性要因图等）综合分析各供方进货批次合格率、工序质量统计分析、最终产品的合格率、不合格主要项品质异常项目等，E、管理部门提供人员教育训练实施状况及人力资源综合分析统计表。（2）各部门需检讨在日常管理中的缺失部分，并在资源投入可行情况下提出改善办法。（3）其它与当月管理活动及经营活动相关议题。（4）总
6、经理对本月工作及下月工作方针性议题。（5）各部门针对下月工作计划与经营目标制定相应管制计划与工作报告。（6）以上工作要求由各部门在月工作会议后 2 天内完成，并上报公司总经办，做为当月差异分析与下月工作计划的依据，并形成可行报告，上报总经理一份，各部门主管一份，同时将此部分内容当作部门绩效考核的一部分，纳入部门绩效管理。会议纪要报总经办存档。3、质量月会：（1）总结每月进料、制程及最终检验过程中，物料/产品合格、品质异常结案等情况说明；（2）不合格项分类形成原因分析（要图表分析） ，具体按要求执行；（3）针对不合格事项，分部门分述、检讨改善措施；（4）针对改善跟进项目，落实具体责任部门，专人跟
7、进。（5）会议纪要报总经办存档。4、全厂员工大会：要求全厂所有人员参加，由总经办主任主持会议，并出会议议题由相关部门主管分别讲说，宣导公司政策类、管理类、激励类、导向类的语言。5、公司周例会内容：（1）根据统计或上周会议记录或各部门提供资料总结并分析当期市场销售、客户投诉意见、检讨产品出货情况与交期落实状况；质量事故原因与产品报废原因；物料成本控制及人力工效管理状况通报。（2）分析与提出与（1）项有关的责任部门或直接人，讨论与（1）项有关改进措施或必须扶正（1）项活动正常实施措施。（3）跨部门协调、沟通及管理问题的解决。浙江新亚休闲用品有限公司浙江新亚休闲用品有限公司首次发布实施日期制 订审
8、核签 署第一次修订日期制 订审 核批 准第 3 页 共 7 页（4）总经理或协力部门提出在会议讨论落实议题。（5）下周工作计划的分工合作，行政事务及管理文件宣贯执行。（6）其它与周管理活动及经营活动相关的议题。各部门参照工作计划及会议决议跟踪表执行。（7）会议纪要报总经办存档。6、生产计划会：（1）生产月会应每月下旬召开一次，由生产部最高主管主持，参会人由生产部确定，会议纪要报总经办存档。生产计划例会由生产部经理或计划经理主持，旺季为每周二、四、六晚上 18:0019：00，淡季为每周二、五下午 4：00-5：00 召开，参会人由生产部确定。（2）对在生产订单进度涉及物料、品质、生技等配合问题
9、进行追踪与跟进。（3）对涉及生产过程中的问题，及时进行解决、反馈与具体安排。（4）其它涉及生产相关事项说明（如：人员安排、劳动纪律、现场及安全生产等）7、部门周例会各部门主管自主召开的每周一次的例会，部门内部工作安排、协调及调整，形成会议决议，会议纪要报总经办存档。8、专题会、培训会、各部门早会及相关会议内容：（1）由会议主持人或召集人根据会议达成目标的作出会议内容安排。（2）会议程序安排和记录整理遵守本制度规定。（3）各专题会会议纪要报总经办存档。9、说明：1、公司年度、公司月度、公司周例会开会地点设在公司一楼会议室或四楼多功能厅。2、公司月度经营会、质量月会等召开时间，由召集部门统筹，如与
10、其它会议有重叠现象，则推迟召开或协商解决。3、全厂员工大会地点在公司办公楼前或仓库前雨棚区。4、生产例会由生产部确定参会人员。5、部门周例会必须每周召开一次，会议纪要并抄送到总经办。6、部门早会由各部门主管自行召开，总经办不定时检查。7、专题会：讨论、培训、生产、质量、技术等各部门召集的会议可以根据开会内容放于公司四楼多功能厅或公司一楼会议室。五、会议准备工作：五、会议准备工作：1、有会议主持人和召集部门及参会人员都应分别作好有关准备工作。包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、通知与会人等。2、入定期会议的，不再另行通知。3、列情况之一
11、者，按“谁组织，谁通知”的原则进行会议通知：3.1、列入定期会议的临时组织的会议；浙江新亚休闲用品有限公司浙江新亚休闲用品有限公司首次发布实施日期制 订审 核签 署第一次修订日期制 订审 核批 准第 4 页 共 7 页3.2、然已列入定期会议，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明和修改的；3.3、它会议组织人认为应另行通知的情况。4 、会议组织部门应提前一天（紧急会议除外）以书面、电话或网络形式通知与会人员；会议通知应包括：会议名称、会议主题、会议时间、参会人员、地点、需准备的材料或其它要求；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。5
12、、会议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。6、议组织部门应提前做好会务准备工作，如落实会场、准备会议资料、表格、会议器材等会议所需的各种设施、用品等；7、议组织部门应提前填写会议室使用申请表 ，由总经办统筹安排。六六、会议召开的原则会议召开的原则1、公司所有的会议必须以精简、有效、节俭的原则进行；2、会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分；3、大力精简会议，保证会议质量，讲求会议效率，尽量缩短会期，控制会议时间，减少与会人员，能合并召开的要统筹合并；4、会议议题要明确，中心要突出，议程有安排，议论研究
13、问题不要偏离主要内容，要议而有决，做出结论，个别问题可适当搁置下次再议。5、经过论证有利于公司发展的决议，由公司领导审批后责成有关部门或当事人进行办理且议定完成时限，事中应及时汇报。七、会议的计划和审批七、会议的计划和审批1、各项定期会议应由公司领导或各部门负责人根据公司组织和总体经营发展的需要提出，并对会议时间、与会人员、会议报告内容进行审批，并列入会议计划表 ，如因特殊情况，另行通知说明。2、不定期会议由会议组织部门根据工作需要和会议内容向各部门负责人提出申请，经各部门负责人批准后，会议的组织和管理工作按本制度执行。八、八、 会议组织会议组织1、 会议主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场，
14、检查会务落实情况，做好会前准备。2、会议主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。3、 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。4、 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5、会议主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门） 、达成标准和时间等会后跟进安排向浙江新亚休闲用品有限公司浙江新
15、亚休闲用品有限公司首次发布实施日期制 订审 核签 署第一次修订日期制 订审 核批 准第 5 页 共 7 页与会人明确。6、与会人应准时到会，并在会议签到表上签到；会议发言应言简意赅，紧扣议题；遵循会议主持人对议程控制的要求；遵守会议纪律，做好本人的会议纪录。7、 会议时间须严格控制，超过 2 小时的会议，中间应适当安排休息时间；根据会议进行情况确需延时的，主持人要征得与会人员同意。九、会议记录九、会议记录1、 公司各类会议应确定专人负责记录，完成会议记录 。2、各部门应设一名会议记录员（一般为本部门的助理） ，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。3、 公司组织的会议由总经办负责会议
16、记录工作。4、 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。5、会议记录应于会议当日呈报会议主持人审核签名，会议纪录的发放或传阅范围由会议主持人确定。6、公司组织的各类会议的会议纪录须报总经办存档备查；各部门负责组织的各类会议的会议记录，由本部门会议记录员负责日常归档、保管，同时报总经办存档、备查、跟踪。7、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。十、会议跟进十、会议跟进1、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，由会议组织部门负责；会议主持人另有指定的由指定人负责。2、公司会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实，公司领导另有指定的由指定人负责。3、 会议跟进的依据以会议记录为准。十一、会议纪律及会议管理要求：十一、会议纪律及会议管理要求：1、进入会议室后关闭通讯工具或者调到振动，会议过程中如遇有来电，会后再予联系，如确因紧急事件需要长时间接听电话，应向参加会议的公司领导或者会议
